In eigener Sache

Stelle inzwischen besetzt: Office-Manager*in – Schwerpunkt Support Geschäftsführung (m/w/d)

Du bist ein geborenes Organisationstalent, denkst immer einen Schritt voraus und möchtest deine kommunikative Stärke täglich zum Einsatz bringen?

Von Lena-Josefin Pres
3 Min.
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Wir bieten dir die Möglichkeit, deine Eigeninitiative und deine Hands-on-Mentalität voll zu entfalten. Ab sofort suchen wir eine*n motivierte*n Office-Manager*in (m/w/d) zur schwerpunktmäßigen Unterstützung der t3n-Geschäftsführung.

Dein Tag bei t3n

  • Zum Start in den Tag checkst du deinen Task-Manager, deinen persönlichen Kalender und verschaffst dir als nächstes einen Überblick über den Tagesablauf unserer drei Geschäftsführer.
  • Der Tag lässt kaum Pausen für zwei der Geschäftsführer zu – und es sind mal wieder kurzfristig Termine dazugekommen. Du stimmst dich mit den Team-Kolleg*innen zur Notwendigkeit der Nachmittagstermine ab und organisierst eigenständig im Sinne der Geschäftsführung um.
  • Im Backoffice-Daily stimmst du dich mit dem Team über die anstehenden Themen aus der gesamten Unit ab, damit du stets einen Überblick über alle relevanten Bereiche hast und der Geschäftsführung jederzeit Auskunft geben kannst.
  • Die Post ist eingegangen. Du digitalisiert sie, um sie an die richtige Adresse weiterzuleiten und bearbeitest Themen eigenständig.
  • Eine Projektbesprechung mit unserem CPO steht an. Du prüfst noch einmal alle notwendigen Voraussetzungen, um das Meeting vor Ort oder digital stattfinden zu lassen (Gibt es einen Zoom-Link und ist die Agenda vorhanden? Braucht es Bewirtung?).
  • Die nächste Beiratssitzung soll in drei Monaten stattfinden. Du kümmerst dich jetzt bereits um die Auswahl und Buchung einer passenden Location und informierst die Teilnehmer*innen über den aktuellen Stand.

Deine Tätigkeitsschwerpunkte

  • allgemeine Organisations- und Assistenzaufgaben
  • Terminkoordination und Kalenderverwaltung, inklusive der Vor- und Nachbereitung
  • Organisation von Reisen und den dazugehörigen Abrechnungen
  • Belegverwaltung
  • E-Mail-Postfach-Management
  • Unterstützung bei Meetings (Vorbereitung, Protokollierung, Nachbereitung)
  • Besorgungen erledigen (Restaurantbuchungen, Geschenke, Abholungen)

Dein Profil

  • Du hast bereits in deiner bisherigen Rolle als Geschäftsführungsassistenz oder Office-Manager*in eng mit der Geschäftsleitung zusammengearbeitet und bringst mindestens zwei Jahre Berufserfahrung mit.
  • Du verfügst über ein hervorragendes Organisationstalent und bist es gewohnt, in einem dynamischen Umfeld ruhig zu agieren.
  • Du arbeitest selbstständig, hast eine schnelle Auffassungsgabe und bist es gewohnt, immer einen kleinen Schritt vorauszudenken.
  • Du kommunizierst professionell und bist darin geschult, Sachverhalte souverän und überzeugend zu präsentieren – womöglich auch in einem fremdsprachlichen Umfeld.
  • Du bringst betriebswirtschaftliches Know-how aus dem Studium und/oder Berufserfahrung mit.
  • Du denkst stets digital und bist mit den gängigen Tools und Workflows im Unternehmensumfeld (Google Suite: Docs, Slides, Sheets, Gmail) und digitalen Tools im Office- und Projektmanagement vertraut (Asana, Slack etc.).

Über uns

Agile Arbeitsmethoden, flache Hierarchien und ein gemütliches, modernes Office: Sowas gibt’s nur in Berlin? Wir beweisen dir das Gegenteil! Unsere mehr als 70 Kolleginnen und Kollegen arbeiten jeden Tag mit voller Leidenschaft daran, t3n weiter als Plattform für die Digitalwirtschaft und Bewegung für digitale Zukunft zu etablieren – ob im t3n HQ im Herzen von Hannover oder aus dem Homeoffice.

Zum t3n-Universum gehören unser seit 2005 erscheinendes Printmagazin, die Plattform t3n.de mit Online-Berichterstattung, Jobbörse und Personen- und Firmenverzeichnis, der t3n Podcast und das Membership-Modell t3n Pro.

Wir freuen uns, dich genau so kennenzulernen, wie du bist. Je bunter, desto besser! Alter, Herkunft, Aussehen, Sexualität und Geschlecht sind uns dabei total egal. Bei uns haben alle dieselben Chancen.

Unsere Benefits

  • Du bekommst ein zeitgemäßes und flottes Macbook, das du auch privat nutzen kannst.
  • Sobald ein Normalbetrieb wieder absehbar ist, warten in unserem modernen Office in Hannover Obst, Müsli, Brot, feinster Kaffee und allerlei Getränke sowie Krökeltisch, Tischtennisplatte und Xbox auf dich. 
  • Bis dahin tun wir alles dafür, um dir die bestmögliche Remote-Experience zu ermöglichen und dich Teil des tollen Teams werden zu lassen sowie dein eigenes Wohlergehen in den Fokus zu rücken mit Meditations-Apps, morgendlichen Yoga-Sessions oder Workouts. 
  • Team-Events, Donut-Kaffee-Dates, interne Barcamps und viele weitere Events helfen zusätzlich dabei, remote oder live und in Farbe Kolleg*innen kennenzulernen, sich auszutauschen und gemeinsam Spaß zu haben.
  • Wir fördern deine Entwicklung und ermöglichen dir den Besuch geeigneter Fortbildungen.
  • Das ist noch lange nicht alles – wir bieten unseren Mitarbeitern noch viele weitere Benefits!

Was jetzt passiert?

Du findest dich in unserer Stellenausschreibung wieder und willst Teil der Crew werden? Klick einfach auf den Button und überzeug uns mit deiner Bewerbung! Dein Ansprechpartner ist Ingo Wollny.

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