Effiziente Zusammenarbeit ist das Herzstück erfolgreicher Organisationen. Doch wie oft scheitert sie daran, dass nicht klar ist, wer wofür verantwortlich ist.

Wer Verantwortlichkeiten und Rollen nachschärfen oder gar neu definieren will, hat dafür verschiedene Möglichkeiten. Wir stellen drei Konzepte vor und klären, was du unabhängig vom Konzept beachten solltest.

Oft wird der Wert von Klarheit erst dann deutlich, wenn man sie nicht hat. Hättest du Spaß bei der Arbeit, wenn du ständig vergessene Aufgaben übernehmen oder Zuständigkeiten mit deinen Kolleg:innen aushandeln müsstest, anstatt deiner eigentlichen Tätigkeit nachzugehen? Vermutlich nicht.

Wenn Rollen und Verantwortlichkeiten unklar sind, können verschiedene Herausforderungen entstehen.

• Effizienzverlust: Ungeklärte Rollen und Verantwortlichkeiten machen dein Team ineffizient. Im Extremfall bedeutet das: Mehrere Personen arbeiten an derselben Aufgabe, andere Bereiche werden überhaupt nicht abgedeckt – weil sich niemand für sie zuständig fühlt.
• Konflikte und Frustration: Missverständnisse über Verantwortlichkeiten können Spannungen im Team erzeugen. Während einige Mitglieder Aufgaben an sich reißen, um ihre Leistung zu beweisen, halten sich andere möglicherweise zurück. Dies kann nicht nur die Zusammenarbeit erschweren, sondern auch zu Unzufriedenheit und Konflikt im Team führen.
• Geringe Motivation: Wenn Mitarbeitende nicht wissen, woran sie gemessen werden, verlieren sie schnell die Lust, sich einzubringen. Dies führt zu weniger Eigeninitiative und einer mentalen Distanz zum Team.

All diese Dinge möchte niemand in einem Team erleben. Sie stehen sowohl dem Geschäftserfolg als auch der Zufriedenheit der Mitarbeitenden im Weg. Eine universelle Blaupause zur Rollenklarheit gibt es leider nicht – die Lösungen sind so vielfältig wie die Teams und Unternehmen selbst. Zudem gibt es einige Herausforderungen, die du berücksichtigen solltest.

Rollen und Verantwortlichkeiten zu definieren, ist ein kontinuierlicher Prozess. Er erfordert nicht nur Reflexion und Anpassung, sondern auch die Berücksichtigung individueller Bedürfnisse und sich wandelnder Rahmenbedingungen. Folgende Aspekte solltest du beachten:

• Dynamische Arbeitsumfelder: Insbesondere in agilen Projekten und Startups ändern sich Anforderungen und Aufgaben fortlaufend. Damit Rollen auch in einem dynamischen Umfeld Orientierung bieten, sollten sie klar genug definiert sein, aber dennoch Raum für Flexibilität lassen. Außerdem wichtig: Eine regelmäßige Überprüfung, ob Rollen noch die Realität und den Anspruch der jeweiligen Position sinnvoll abbilden oder angepasst werden müssen.
• Hybride und remote Zusammenarbeit: In hybriden oder remote arbeitenden Teams ist es besonders wichtig, dass Zuständigkeiten klar dokumentiert und für alle sichtbar sind. Digitale Tools, strukturierte Kommunikationsprozesse und klare Frameworks schaffen Transparenz und verhindern Missverständnisse.
• Anpassungsfähigkeit der Mitarbeitenden: Flexible Rollen setzen voraus, dass die Teammitglieder offen für Veränderungen sind und sich aktiv einbringen. Dies erfordert eine gezielte Auswahl von Mitarbeitenden mit diesen Eigenschaften sowie Maßnahmen wie Trainings, Coaching und regelmäßiges Feedback, um ihre Anpassungsfähigkeit und Zusammenarbeit weiter zu stärken.

Es gibt verschiedene Ansätze, um Rollen und Verantwortlichkeiten zu definieren. Drei bewährte Methoden stellen wir dir hier vor – oft ist eine Kombination besonders effektiv.

Stellenbeschreibungen sind eine bewährte Grundlage, um Erwartungen an eine Rolle zu klären. Wichtig ist jedoch, sie nicht starr zu gestalten. Flexibilität ermöglicht es, auf Veränderungen im Team oder in der Organisation einzugehen.

Überarbeite Beschreibungen regelmäßig und sorge dafür, dass sie sowohl Orientierung bieten als auch Raum für Anpassungen lassen. Ergänze sie durch individuelle Entwicklungsgespräche, um Rollen an veränderte Stärken und Bedürfnisse anzupassen und den Mitarbeitenden klares Feedback zur Ausübung der entsprechenden Rolle geben zu können.

Idealerweise enthält eine Beschreibung Informationen zu Themenbereichen wie Aufgaben und Verantwortlichkeiten, aber auch zu erforderlichen Qualifikationen und Kompetenzen, Zielen, Erfolgskriterien (möglichst konkret!) sowie Berichtslinien und wichtigen Schnittstellen.

Die RACI-Matrix bringt Klarheit in komplexe Projekte oder Prozesse. Sie zeigt auf, wer verantwortlich (Responsible) und rechenschaftspflichtig (Accountable) ist, wer konsultiert (Consulted) werden muss und wer informiert (Informed) wird.

Eine übersichtliche Tabelle schafft Transparenz und sorgt dafür, dass Zuständigkeiten klar verteilt sind. Dies ist nicht nur in größeren oder komplexeren Projekten oder Teams sinnvoll, sondern zum Beispiel auch im Kontext einer Prozessoptimierung oder im Rahmen des Aufbaus einer neuen Organisationsstruktur.

Das von Christian Botta entwickelte Rollen-Canvas (oder auch Role Model Canvas) orientiert sich am bekannten Business Model Canvas. Eine visuelle Vorlage hilft, die Aufgaben, Erwartungen und Befugnisse einer Rolle zu erarbeiten und letztendlich auf einem einzigen Blatt Papier übersichtlich zusammenzufassen.

Das Konzept der Rollen-Canvas wurde ursprünglich für die Rollendefinition innerhalb von Projektteams entwickelt, eignet sich aber auch für einen Abgleich der Rollenverständnisse innerhalb eines sich neu formierenden oder bestehenden Teams. Weil die Canvas-Erstellung besonders interaktiv ist, wird sie üblicherweise im Rahmen von Team-Workshops oder auch zur Diskussion in Feedbackgesprächen eingesetzt.

In holokratischen Organisationen werden klassische Positionen größtenteils durch ein dynamischeres Rollen- und Kreismodell ersetzt, das auf Flexibilität und Eigenverantwortung setzt.

Allerdings funktioniert Holokratie nicht für alle Teams oder Organisationen gleichermaßen. Der Ansatz erfordert ein hohes Maß an Disziplin, Kommunikation und Selbstorganisation. Besonders in großen Teams oder Unternehmen wird die Umsetzung komplexer, da die Abstimmung und die Anpassung von Rollen mit zunehmender Größe schwieriger werden. Es ist daher wichtig, zu prüfen, ob dieser Ansatz zur Kultur und Struktur deiner Organisation passt.

Rollen und Verantwortlichkeiten sind nicht nur für die Effizienz entscheidend, sondern auch für den Teamzusammenhalt. Regelmäßige Gespräche über Erwartungen, Arbeitspräferenzen und Stärken fördern das Vertrauen im Team und schaffen ein gemeinsames Verständnis für die Zusammenarbeit.

Klar definierte Zuständigkeiten reduzieren Konflikte und schaffen Sicherheit. Gleichzeitig hilft der Austausch über Arbeitspräferenzen und individuelle Stärken, die Zusammenarbeit gezielt zu verbessern.