Die Ursachen, die für einen Wechsel oder eine Einführung eines auf den E-Commerce spezialisierten WMS sprechen, sind vielfältig. Oft stellen sich Händler die Frage, ob ein Wechsel kurz vor oder mitten in der umsatzstärksten Saison überhaupt sinnvoll ist. In diesem Artikel erfährst du, worauf es dabei ankommt. 

Typische Gründe, die dafürsprechen, dass du für deinen Onlineshop beziehungsweise für die Abwicklung deiner Marktplatz-Bestellungen ein (neues) Warenwirtschaftssystem (WaWi) oder WMS benötigst, sind zum Beispiel: 

Ineffiziente Logistikprozesse: Die Auftragsabwicklung erfordert zu viele Arbeitsschritte, Kenntnisse über Sortiment und Lagerstruktur sowie eine hohe technische Affinität deiner Mitarbeiter bei der komplizierten Bedienung deiner aktuellen Systemlandschaft.

Fehlerhafte Auftragsabwicklung: Deine Kunden erhalten falsche Artikel oder du generierst Überverkäufe und kannst nicht alle Bestellungen zeitnah bedienen. Oder – umgekehrt – du hast Ware lagernd, die in deinen E-Commerce-Kanälen gar nicht gelistet ist. 

Keine Skalierung möglich: Das Wachstum deines Business wird durch die bestehenden Prozesse eingeschränkt oder verhindert. Das gestiegene Bestellaufkommen kann nur mit weiterem Personal irgendwie kompensiert werden.

Es gibt aber auch Faktoren, die zu einem dringend erforderlichen Wechsel des WMS führen, zum Beispiel:

Ransomware-Attacke: Hacker haben dein System angegriffen, die Datenbank ist verschlüsselt und es ist kein Arbeiten mehr möglich – der Versand steht still.

End of Life des Shopsystems: Bislang hat dein Shopsystem gute Dienste geleistet und du hast den Umzug auf die aktuelle Version hinausgezögert. Aber: Deine bestehende WaWi ist nicht mit dem neuen Shop kompatibel. 

Rechtliche Anforderungen nicht erfüllt: Du stellst fest, dass dein aktueller Systemanbieter sich nicht an rechtliche Vorgaben hält oder, dass sich zum Beispiel Daten entgegen geltendem Recht nachträglich verändern lassen.

Oft wird die erstmalige Einführung als leichter empfunden, auch wenn das Programm für alle erst einmal Neuland ist: Durch den Wegfall manueller Schritte erkennen die Mitarbeiter schnell die Vorteile. Bei kleinem Bestellaufkommen, selbst während saisonaler Spitzen, gestaltet sich somit die erstmalige Einführung eines LVS/WMS oder ERP meist reibungsloser als ein Systemwechsel. Denn: Fast jede Funktion der neuen Lösung bringt in Kürze echten Nutzen.

Ein Umstieg erfordert eine detaillierte Betrachtung der Ist-Situation und muss auch die Lagerstruktur, bereits genutzte Hardware oder Dritt-Software in diese Analyse miteinbeziehen: Wie stark verändern sich bereits eingespielte Prozesse? Müssen Änderungen im Lager vorgenommen werden, um das neue WMS produktiv in Betrieb zu nehmen? Sind Anpassungen an vorhandenen Schnittstellen zu Dritt-Systemen notwendig, damit die neue Lösung live gehen kann? 

Die sorgfältige Planung eines Systemwechsels ist entscheidend. Lasten- und Pflichtenhefte (RFP) helfen, Lücken und Prozessänderungen zu identifizieren. Ein detaillierter Projektplan definiert Meilensteine, priorisiert Aufgaben und warnt vor Verzögerungen, die ansonsten den Go-live gefährden könnten. Wie das bestenfalls aussehen kann, beschreibt Constantinos Calios, Gründer & CEO, KoRo Handels GmbH, so: „Der Descartes Installateur hat sehr gute Arbeit geleistet: strukturiert, unkompliziert, planbar. Es wird zielgerichtet auf das Live-Gehen hingearbeitet und die Kontakt- beziehungsweise Reaktionszeit war sehr schnell.“ 

So glatt die technische Umstellung der Systemlandschaft auch verlaufen mag, so wird oft vergessen, dass die neue WaWi von Menschen bedient wird. Kommuniziere allen Projektbeteiligten rechtzeitig, warum genau jetzt eine neue Software eingeführt wird, und informiere sie über die Vorteile. Das trägt dazu bei, Ängste wie „alles wird komplizierter“ zu vermeiden. Somit ist dein Team aktiv an den einzelnen Projektphasen beteiligt und kann leichter den Nutzen (zum Beispiel weniger Stress in der Versandabwicklung) erkennen.

Eine Systemumstellung oder -einführung während oder kurz vor Peaks bedeutet, dass neben dem Tagesgeschäft auch Aufgaben rund um die Implementierung anstehen. Es kann daher hilfreich sein, dein Stammpersonal in dieser Zeit mit saisonalen Arbeitskräften zu unterstützen, die unter anderem Lagerplätze beschriften oder eine Stichtagsinventur vor dem Go-live durchführen. Ist dies keine Option, ist es umso wichtiger, dem gesamten Team beizeiten zu erklären, dass für eine Weile eine höhere Arbeitsbelastung notwendig ist, aber bald die Entlastungen zu spüren sein werden. 

Kurz vor oder während eines Peaks eine neue Software einzuführen ist möglich, erfordert aber ein gewisses Maß an Anstrengung, Sorgfalt und Motivation aller Beteiligten. Sollte es also notwendig werden, eine neue Lagerlogistik-Lösung wie Descartes pixi WMS einzuführen, überlege genau, wie hoch die tatsächliche Dringlichkeit ist. Ist das Projekt nicht weiter zu verschieben, müssen sorgfältig Meilensteine definiert werden. Ein professionelles Projekt-Management seitens des Lösungsanbieters ist hierbei essenziell für den Gesamterfolg. 

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