Auf unserer Website t3n.de hatten wir unsere Leser im Dezember 2009 dazu
aufgerufen, uns ihre Fragen zum Thema Selbst- und Zeitmanagement zu
schicken. Herausgekommen sind dabei zahlreiche Fragen, unter anderem zur Selbstdisziplin bei
E-Mails und zur Getting-Things-Done-Methodik (GTD), die unser Experte Oliver Gassner hier
beantwortet.

Leser Tobias P. fragt: Mich würde interessieren, wie oft man am Tag sinnvollerweise seine E-Mails checken sollte. Ich bemerke leider immer wieder, dass ich mich von meiner Inbox „fremdsteuern“ lasse und durch neue Mails die wirklich wichtigen Tasks des Tages aus den Augen verliere. Wie macht ihr das?

Man sollte sich von E-Mails bei der Erledigung wichtiger Dinge nicht abhalten lassen. Man rennt derweil ja auch nicht zum Briefkasten. Eine E-Mail kann in der Regel gar nicht dringend sein (wohl aber wichtig), denn wenn das Anliegen dringend wäre, hätte derjenige angerufen. Also sollte man jegliche Mailbenachrichtigung – visuell wie akustisch – abstellen.

Zu Bewältigung der E-Mail-Flut empfiehlt der Zeitmanagement-Profi und Buchautor David Allen das Inbox-Zero-System. Wichtigste Grundregel: Die eigene Inbox mindestens alle 24 bis 48 Stunden leeren [1]. Wenn nämlich die Inbox leer ist, kann man sich voll und ganz auf seinen eigenen Aufgaben konzentrieren, die auf der Next-Action Liste stehen sollten.

Mails sekundärer Bedeutung (Newsletter und Benachrichtigungen aus dem Social Web) können einen nicht ablenken, wenn man sie automatisch in eine „andere Inbox“ laufen lässt. Diese sieht man erst durch, wenn die primäre leer ist und ein paar wichtigere Tasks erledigt sind. Mails, bei denen man nicht primärer Empfänger sondern lediglich „CC:“ ist, sollten ebenfalls in eine eigene CC-Mailbox laufen, die erst nach der Hauptinbox durchgesehen wird. Bei Mitteilungen von Diensten wie XING, Twitter oder Facebook über neue Nachrichten in deren Inbox bietet es sich an, diese mit „_del” zu taggen und nach kurzer oberflächlicher Durchsicht zu löschen. Die Nachrichten selbst werden dann ohnehin innerhalb der Dienste abgearbeitet.

Generell gilt: Je mehr einen E-Mails von den eigentlichen Aufgaben ablenken, desto seltener sollte man sie überprüfen. Ein Tipp: E-Mails zu regelmäßigen Zeiten bearbeiten. Als Minimum bieten sich die Uhrzeiten 10:00 Uhr (damit man vorher noch etwas tun kann) und 15:00 Uhr (damit man die Angelegenheiten „heute noch erledigen kann“) an.

Allerdings hat man gerade nach sehr effizienten Tagen, an denen man viele E-Mails mit Anfragen und Rückfragen geschrieben hat, oft am Folgetag einen Tag, bei dem man nicht aus der E-Mail-Inbox rauskommt, weil jetzt die ganzen Antworten zu verarbeiten sind. Ein „Tag in der Inbox“ muss also nicht per se ein unproduktiver Tag sein, er ist eventuell einfach die Folge eines sehr effizienten Tages mit seinen
Next-Action-Listen.

Leserin Aygul fragt: Was sind die „Verantwortungsbereiche“, von denen David Allen schreibt? Welche sollte man haben? Ich habe das Problem, dass ich, wenn ich dort „Reisen“, „Bücher“ oder „Filme“ aufliste, diese Listen endlos werden. Wenn ich Listen als Projekte deklariere, sind es wiederum Projekte, die niemals enden. Wie sieht eine typische Nutzung aus?

„Verantwortungsbereiche“ sind die Anwort auf die Frage, „Was muss ich pflegen?“, Projekte hingegen die Anwort auf die Frage: „Was kann ich abschließen?“. Verantwortungsbereiche sind eine Mischung aus dem, was der Selbstmanagement-Experte Stephen Covey „Rollen“ nennt und dem, was Covey und ganz ähnlich der Autor Lothar Seiwert bei der Idee „schärfe die Säge“ verfolgen.

Man sollte sich fragen: Wer wird an meinem 80. Geburtstag eine Rede halten? Was werden
sie sagen? Diese Redner repräsentieren Rollen im Leben: Tochter,
Ehefrau, Mutter, Arbeitskollegin, Marketingexpertin, NGO-Mitglied,
Freundin. Die Idee der „Säge“ meint Nicht-Projekte, die einen menschlich machen: Körper/Gesundheit, Seele/Wissen und das soziale Leben. Seiwert fügt hier auch „das Berufliche“ hinzu, um das Thema Life-Balance voll zu umfassen. Verantwortungsbereiche sind also „das, was ich pflegen muss, um Lebensbalance zu haben“. Diese Bereiche haben dann Projekte „unter sich“. Beispiele für Bereiche sind:

• Arbeit (für Geld und Kunden, es gibt auch andere), die man wieder in mehrere Bereiche aufsplitten kann (Dozent, Berater, Journalist)
• Akquise, Networking, Marketing
• Operatives (also Organisatorisches)
• Finanzen
• Familie
• Freunde
• Man selbst (Geist, Seele, Entspannung, Gesundheit)

Allen geht davon aus, dass man fünf bis sieben Geschäftsbereiche hat und sieben bis zehn persönliche. Das hängt auch davon ab, ob man manche Aufgaben als Verantwortungsbereich oder einfach als „Dauerprojekt“ klassifiziert. Das Thema „Lesen“ könnte man beispielsweise als Projekt ansehen, sofern sich darunter konkrete Aufgaben (Next-Actions) wie „das Buch xy kaufen“ sammeln. Genauso gut kann „Lesen“ aber auch ein Verantwortungsbereich sein, dem wiederum eins oder mehrere Projekte untergeordnet sind.

Leser Damian will wissen: Analoge Notizen (bei mir aktuell im Moleskine) bereiten mir Kopfzerbrechen. Ich schreibe im Prinzip alles runter, was mir einfällt, also generelle Notizen oder aus Besprechungen sowie direkte ToDos. Das mache ich in der Regel immer mit einem Datumsstempel. Nur habe ich oft Schwierigkeiten, alles auseinanderzuhalten, da ich keine gute Methodik habe, um Notizen aufzuschreiben und diese entsprechend zu markieren. Ich habe schon oft gesehen, dass diverse Nutzer von GTD sich „Tabs“, also Bereiche für die einzelnen Gebiete, mit Post-Its oder ähnlichem abtrennen. Gibt es weitere Optimierungstipps?

GTD setzt auf die klare Trennung der Schritte Erfassen (capture), Klären (oder „Durcharbeiten“) und „Organisieren“ (ich nenne es gern „Kanalisieren“, denn es geht um die Verteilung auf „Kanäle“). Allen weist darauf hin, dass wenn man versucht, diese drei Schritte zusammenzuwerfen, dies zu Konfusion führt.

Man sollte eine Stelle haben, wo man alles sammelt. Anschließend kommt die Phase, wo man entscheidet:

• Was ist die „Next Action“?
• Wo ist die Next Action? Dies trägt man auf die passende Kontextliste, also beispielsweise: Büro, zu Hause, Erledigen, „Someday“, „Waiting for“.
• Ist das ein Projekt? Folgen noch weitere Handlungen? Falls ja, dann kommt eine Notiz auf die Projektliste.
• Ist es ein Termin oder etwas zur Wiedervorlage? Dann kommt es in eine Wiedervorlage-Mappe oder in den Kalender.
• Muss ich gar nix machen und will ich es nur nicht wegwerfen? Dan kommt es ins Archiv (A-Z).
• Wenn es nichts von obigem ist, ist es Müll.

In einem Moleskine braucht man also mindestens folgende Abteilungen:

• Eingang
• @Arbeit/Büro
• @Zu Hause
• @Unterwegs/Besorgen
• Möglicherweis weitere Kontextlisten für Personen/regelmäßige Besprechungen (also: @Chef, @Lebenspartner, …)
• Someday Maybe/Irgendwann
• Waiting for
• Projektliste

An weiterer Stelle – außerhalb des Moleskine – braucht man zusätzlich einen Kalender, eine Wiedervorlage und ein Archiv. Hinzu kommen noch „Projekthilfsmaterialien“. Dies sind physikalische oder digitale Ordner, in denen man Projektinfos sammelt. Mit Papier ist ein zusätzlicher Aufwand verbunden und viele Anwender von GTD arbeiten nicht mit Papier – außer direkt am Schreibtisch und zum Erfassen oder in Besprechungen.

Der Vorteil der „sortierten“ Tasks ist, dass man zehn „Reminder“ gesammelt rausschicken kann, oder zum Beispiel alles was man mit @personX besprechen will eben auch zusammen hat, wenn man die Person trifft oder anruft. Und man wird nicht von „Rasenmähen“ auf der Liste abgelenkt, wenn man im Büro sitzt – es sei denn, man ist der Hausmeister.

Wem das obige Vorgehen zu komplex erscheint, für den ist die „Autofocus“-Methode des Autors Mark Foster eine Alternative. Diese dient aber nur zum „Wegschießen“ von Tasks und eignet sich nicht wie GTD zur Projektplanung und -kontrolle. Mehr Informationen zu der Methode findet man auf der Website des Autors [2].

Moritz B. fragt: Wie kann ich aus GTD Nutzen ziehen? Ich kam noch nie so richtig in den Workflow rein, um eine Erleichterung zu verspüren. Dabei habe ich es lange Zeit versucht. War ich zu inkonsequent?

Es wirkt etwas religiös, aber um Allen (sinngemäß) zu zitieren: „Wenn man es nicht regelmäßig macht, ist es kein System.“ Wenn die Listen also weder lückenlos noch vollständig und nicht das zentrale Cockpit sind, man also immer noch „Kram“ im Kopf und auf dem Schreibtisch hat, hat man weder Überblick noch Kontrolle.

Der Nutzen von GTD ist, dass man nur „einmal pro Woche nachdenkt“: beim Durchsehen. Den Rest der Zeit kann man auf „Automatik“ verbringen und muss eben Erfassen und Klären/Durcharbeiten. Dadurch kommt man in das, was andere Kreativleute „die Zone“ oder „den Flow“ genannt haben.

Wie das aussieht? Wenn man mal einen Tag konzentriert nur in den Listen gegraben hat und „Sachen erledigt“, hat man in der Regel eine Tonne Zeug weggeschafft, ist platt und fragt sich: „Könnte ich das nicht immer haben?“ Ja, man kann. Und da man den „Normalkram“ effizient erledigt, ist jede Menge Platz für neue Ideen und Kreativität. Das ist der eigentliche „Payoff“ von GTD.

Fragen zu GTD und Selbstmanagement?

Dann stell sie hier http://bit.ly/taskinator oder schreib sie an oliver.gassner+taskinator@gmail.com