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Trendreport

New Normal: Was einen wirklich guten Arbeitsplatz ausmacht

Unternehmen wollten coole Kaffeeküchen und offene ­Büros – dann kam Corona. Jetzt denken Firmen und Mitarbeiter ­intensiv darüber nach, was einen guten Arbeitsort wirklich ausmacht.

Von Manuel Heckel
10 Min.
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Arbeiten hoch oben über Berlin: Das Startup Independesk vermietet im Restaurant des Fernsehturms Arbeitsplätze. (Foto: Ole Witt)

Sie waren wieder da. Zumindest ein Teil der Belegschaft. Zumindest für ein paar Tage in der Woche oder auch nur im Monat. Zumindest noch Anfang Oktober. Firmen und Mitarbeiter haben sich wieder am Arbeitsalltag versucht. Manche mit großem Vergnügen: weil ihnen die Lieblingskollegin gefehlt hat, das Essen in der Kantine oder auch die Abwechslung zu den eigenen vier Wänden. Andere kramten nur widerwillig die Zugangskarte hervor: Die Pendelei nervt sie, der Lärmpegel auch – und der Kaffee daheim schmeckt auch besser als das, was da aus der Maschine im Büro tröpfelt.

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Im ersten Schritt wurden die Arbeitsräume corona­kompatibel gemacht. Doch im zweiten Schritt – gerade auch angesichts des anstehenden Pandemie-Winters mit steigenden Infektionszahlen und wieder schärferen Auflagen – wird auch wieder im Großen über das Büro nachgedacht. Was vorher Alltag war, ist heute eine Abwägungsfrage: „Warum sollte ich in ein schlechtes Büro zurückkehren wollen?“, meint auch Andreas Pfnür, Professor für Immobilienwirtschaft und Baubetriebswirtschaftslehre an der TU Darmstadt.

Sogar Google denkt neu. Immer wieder hatten sich Unternehmen in den letzten Jahren von Einrichtung und Gestaltung aus dem Silicon Valley inspirieren lassen. Offene Büroflächen, flexible Schreibtischnutzungen, dazu Ecken und Gelegenheiten für den zufälligen Austausch unter den Mitarbeitern. Nun steht fest: Bis zum nächsten Sommer dürfen die Mitarbeiter des Techgiganten auf jeden Fall im Homeoffice bleiben.

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Gleichzeitig arbeitet der Konzern daran, dass auch die eigenen Büros – ob das Googleplex in Mountain View oder die deutsche Zentrale in Hamburg – wiederbelebt werden können. „Wir schätzen unsere Büros sehr, wir schätzen die Kultur dort“, sagte ­Alphabet-Chef Sundar Pichai jüngst in einem Videointerview mit dem US-Magazin Time, „aber ich denke, wir müssen mehr Flexibilität ermöglichen.“

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Diese Herausforderung wird das Thema Arbeitsort in den nächsten Jahren prägen: Wie viel Austausch tut gut, wie viel Abstand ist gewünscht? Mitarbeiter und Vorgesetzte werden mehr darüber nachdenken müssen, welches Umfeld sie gerade benötigen. Und Unternehmen werden mit dem Problem umgehen müssen, den Widerspruch zwischen variablen Arbeitsorten und langfristigen Mietverträgen zu schaffen.

Mit Abstand und App ins alte Büro

Erst einmal müssen Sticker und Flatterbänder dabei helfen, das Arbeiten im Büro zu ermöglichen. Pfeile weisen die richtige Laufrichtung aus, Schreibtische werden auseinandergerückt. Die Mund-Nasen-­Bedeckung ist bis zum eigenen Arbeitsplatz Pflicht, regelmäßiges Stoßlüften plötzlich gerne gesehen. Coworking-­Anbieter Wework hat für die gemütlichen Sofaecken sogar eigene Kissen bedrucken lassen: „Bitte halte zwei Meter Abstand. “

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Außerdem soll Technik helfen. Einige Unternehmen rüsteten Luftfilter für ihre Büros nach. Siemens kündigte im Sommer an, 100.000 Mitarbeiter an 600 Standorten in 30 Ländern mit der App Comfy zu versorgen. Die gehört praktischerweise seit einer Übernahme vor zwei Jahren zum eigenen Portfolio. Und half zunächst dabei, die Belegschaft über die Regeln an ihren jeweiligen Standorten aufzuklären: Wo sind die Räume wieder geöffnet, wie viele Mitarbeiter dürfen sich gleichzeitig im Büro aufhalten?

Dazu soll jetzt nach und nach auch die Anbindung an die Gebäudetechnik kommen. Dann lässt sich leichter erkennen, wie viele Personen sich schon in einem Raum befinden. Oder, wenn die Klimaanlage es zulässt, lässt sich auch eine passende Temperatur für den eigenen Arbeitsbereich einstellen. „Es gibt ein reges Interesse daran, in smarte Gebäudetechnologie zu investieren“, sagt Elisa Rönkä, die bei Siemens Smart Infrastructure die ­digitale Marktentwicklung in Europa verantwortet. „So kann man den Arbeitsplatz zukunftssicher gestalten.“

„Bitte halte zwei Meter Abstand“, steht auf den Kissen in den ­Sofa­ecken des Coworking-Anbieters Wework. (Foto: Ole Witt)

Flächendeckend ist das noch kein Alltag. Einige Firmen hatten sich in den vergangenen Jahren über das Thema Arbeitsort schon Gedanken gemacht. Andere nahezu überhaupt keine. Das wundert den Wissenschaftler: „Der Einfluss des Arbeitsplatzes auf den Erfolg eines Unternehmens ist sehr groß – dafür wird aber noch recht wenig getan“, sagt Pfnür. „Firmen sehen häufig nur die Kosten für die Mietverträge und schauen nicht darauf, wie man die Produktivität steigern könnte.“ Viele Büros atmen auch heute noch die Optik und Organisation der 1980er-Jahre. Denn die Erkenntnis, dass der Raum eine direkte Auswirkung auf die Atmosphäre hat, ist noch nicht in jedes alte Chefeckbüro ­eingezogen. Dazu kommt: Wer sich ernsthaft mit dem Thema auseinandersetzen will, muss oft viel investieren. Und manchmal Glück haben, dass ein Mietvertrag dann endet, wenn man etwas ändern will – die Kontrakte laufen in der Regel über ­mehrere Jahre.

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Manchmal gehört also auch ein bisschen Glück beim Timing dazu. In Deutschland etwa hat Siemens vor zwei Jahren flächendeckend von fest installierten Rechnern auf Laptops umgestellt. Das ermöglichte im März überhaupt erst den hektischen Wechsel ins ­Homeoffice. Und es hilft nun dabei, dass Mitarbeiter flexibel entscheiden können, ob und wann sie ins Büro kommen.

Immobilienexperten geht es dabei weniger um gefüllte Getränke­kühlschränke und geölte Tischkicker, sondern um das passende Licht, die richtigen Sichtachsen und eine gute Luft­qualität. Gerade für das Büro gilt: Form follows Function. Und dabei wird immer stärker deutlich: Gefordert ist hier eine größere Flexibilität der Räume. Eine einheitliche Aufteilung macht vielleicht optisch für Besucher etwas her, bringt den Mitarbeitern aber selten etwas: „Sie können dem Callcenter nicht das gleiche Büro anbieten wie der IT-Entwicklung“, sagt Pfnür.

Wo agile Arbeitsweisen Einzug halten, verändern sich sogar während eines Projekts die Ansprüche an den Raum. Entweder ziehen die Mitarbeiter aus einem großen Konferenzraum in Einzelbüros und treffen sich zwischendurch zum Standup an der Theke der Kaffeeküche. Oder, das könnte eine Variante werden, sie bleiben in ihrem Gebäudeteil – und verschieben Raumtrenner, um den passenden Arbeitsort zu schaffen.

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Das Problem: Betonwände lassen sich in vielen Gebäuden nicht so einfach versetzen wie bunte Post-its. Einen schnellen Wandel lässt die starre Infrastruktur nicht zu. Neue Büro­gebäude dürften zunehmend darauf ausgerichtet sein, dass sie auf ­vielerlei Arten genutzt werden können. Das ist heute schon relativ einfach für spezialisierte Coworking-­Anbieter wie ­Wework. Dort sind Flächen dafür vorbereitet – in kurzer Zeit können Glasscheiben umgestellt und so die Bürogrößen verändert werden. Für Unternehmen mit Sitz in prunkvollen Altbauvillen oder massiven Büro­gebäuden aus den 1960ern ist so ein Wandel hingegen schwerer umzusetzen. „Sie brauchen einen Baukörper, der flexibel ist und wie eine Zwiebel aus verschiedenen Schichten besteht“, formuliert es der Forscher von der TU-Darmstadt.

„Der Arbeitnehmer der Zukunft wird vier oder fünf Orte haben, an denen er sich regelmäßig aufhält.“

Unternehmen, die ihre Belegschaft nicht am Fließband versammeln müssen, könnten zudem in Zukunft noch einige Schritte weiter gehen. Aus „Büro“ oder „Homeoffice“ wird eine ganze ­Palette an möglichen Orten, die der Angestellte nutzen kann. „Der Arbeitnehmer der Zukunft wird vier oder fünf Orte haben, an denen er sich regelmäßig aufhält“, sagt Rainer Haueis, General ­Manager Smart Infrastructure bei Siemens Smart ­Infrastructure. Wer im engen Austausch mit Kollegen arbeiten will, kommt ins Büro. Wer konzentriert an Präsentation oder Bericht arbeiten muss, macht das im heimischen Arbeitszimmer. Und wer kreativen Input sucht, klappt den Laptop vielleicht in einem Café oder Coworking-Space auf.

Welche Umgebung genau dabei zur Inspiration anregt, bleibt den Beschäftigten selbst überlassen. Auch sogenannte dritte Orte, also Räume jenseits vom expliziten Arbeits- oder Wohnzweck, kommen ins Spiel. In Berlin könnte der Weg zum Beispiel auf den Fernsehturm führen. Im dortigen Restaurant, 207 Meter über dem Alexanderplatz, lassen sich seit September auch stundenweise Arbeitsplätze anmieten. Dort können die Gedanken dann in die Ferne schweifen. Im stolzen Preis von knapp 40 Euro pro Stunde sind immerhin Fensterblick, WLAN, Kaffee, Wasser und eine „Powerbowl“ garantiert.

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Pfeile auf dem Boden ­weisen die Laufrichtung und ­gearbeitet wird bei Wework mit Maske. (Foto: Ole Witt)

Hinter dem Angebot steckt das Startup Independesk. Auf dessen Plattform sollen Arbeitsplatzsuchende mit freien Schreib­tischen zusammengebracht werden. Bereits ein paar Wochen nach dem Start sind 70 verschiedene Orte buchbar, weitere 80 sollen bald dazukommen. Die allermeisten liegen noch in Berlin, aber auch in Tübingen, Leipzig, Bayreuth und Potsdam könnten bald Schreibtische dazukommen, berichtet Mitgründer Karsten Kossatz. Mit einem ähnlichen Konzept ist Twostay unterwegs: Das Startup vermietet tagsüber Arbeitsplätze in Cafés, Bars oder Restaurants.

Die Kalkulation soll sich für beide Seiten lohnen: Die Vermieter können sich ein paar zusätzliche Euros durch die temporären Untermieter verdienen. Einige Unternehmen hatten sich in den vergangenen Jahren Flächen auf Vorrat gesichert – und blicken jetzt täglich auf teure, unbesetzte Büro-Quadratmeter. Die Nutzer können spontan per Klick festlegen, welche Umgebung ihnen an diesem Arbeitstag passt. „Bei jedem von uns variiert die Arbeitsatmosphäre“, sagt ­Kossatz, „da sollte man auch die Orte variieren.“ Der Fernsehturm, das Spionagemuseum oder das Seebad Friedrichshagen gehören zu den exotischeren Varianten – überwiegend bieten aber Unternehmen oder Agenturen überzählige Plätze an. Statt sich das eigene Wohnzimmer mit dem Partner im Homeoffice zu teilen, ist vielleicht nur ein paar Straßen weiter ein professionell ausgestatteter Arbeitsplatz frei. „Menschen ­brauchen dedizierte Räume, um produktiv zu arbeiten“, ist ­Kossatz überzeugt.

„In Zukunft könnte vieles bei einem Workplace-Manager zusammenlaufen.“

Auch herkömmliche Coworking-Spaces könnten so noch einmal an Bedeutung gewinnen. Bei Wework etwa stiegen in den vergangenen Monaten die Anfragen von Konzernen. 48 Prozent der gemieteten Fläche bei Wework wurden bereits von großen Unternehmen belegt – Tendenz steigend. „Der Trend hat sich auch in der Coronakrise verfestigt“, sagt Nikolay Kolev, der das Geschäft von Wework in Nord- und Zentraleuropa leitet. Zugleich treibt die Unternehmen die Überlegung um, wie eine Hybrid-Strategie in der Praxis aussehen soll. Denn die Firmen mussten die Kapazität ihrer Zentralen häufig drastisch verringern – gleichzeitig aber sollten wichtige Teams unbedingt weiter eng zusammenarbeiten. Auch für das Onboarding wurden die Mietbüros gerne genutzt: „Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter gestaltet sich unheimlich schwierig, wenn alle komplett remote arbeiten“, sagt Kolev.

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Einige Unternehmen würden bereits im Recruiting mit der Möglichkeit werben, dass man bei ihnen Wework-Flächen in Anspruch nehmen könne, berichtet Kolev. Solche Initiativen zahlen auf das Image als guter Arbeitgeber ein – und können den morgendlichen Stau in Städten verringern. Zunehmend könnten daher auch geteilte Büroflächen außerhalb der hippen Stadtzentren entstehen. Mit Büros entlang von Ausfallstraßen oder in Vor­orten reduziert sich die Pendelstrecke deutlich.

Der Chemiekonzern BASF hat extra das Startup 1000 ­Satellites gegründet, das rund um das Hauptwerk in Ludwigshafen nach und nach weitere Räume einrichtet. Manche der ­Corporate-Coworking-Räume der BASF-Ausgründung stehen der Allgemeinheit offen. Andere sind ausschließlich für Konzernmitarbeiter gedacht. Abgerechnet wird die Zeit dann über die Kostenstelle der Abteilung.

Mittelfristig will sich auch Independesk als Dienstleister für Unternehmen etablieren. „Perspektivisch stellen wir uns vor, dass Firmen ihren Mitarbeitern ein Arbeitsplatzbudget über ­Independesk zur Verfügung stellen“, sagt Kossatz. Auch Wework hofft, dass viele Unternehmen auch bei Büros zunehmend auf flexible Kosten setzen: Also lieber monatsweise ausreichend große Flächen im Coworking-Space anmieten, als eine eigene Immobilie samt Hausmeister und Kantine zu betreiben.

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Heute schon beschäftigen viele Unternehmen Travel-­Manager, die die Richtlinien für die notwendigen Reisen der Angestellten festlegen und Rahmenverträge mit Mietwagen­anbietern oder Fluggesellschaften verhandeln. In Zukunft könnte vieles bei ­einem Workplace-­Manager zusammenlaufen. Der organisiert Kapazitäten an den unterschiedlichsten Orten, kümmert sich um den reibungslosen Zugang zu allen möglichen Arbeits­orten – und sorgt für die Abrechnung mit deren Betreibern.

Eine Ungewissheit mag das Nebeneinander aus Coworking-­Space, Wohnzimmer und Büro bringen: Die große Freiheit lagert auch mehr Verantwortung an die Mitarbeiter aus. Der Arbeitstag beginnt so nicht mehr mit dem Öffnen des Laptops, sondern schon am Vorabend mit der Überlegung, wo man überhaupt arbeiten will – und wo dann noch ein Platz gebucht werden kann. Natürlich könne das für manche Beschäftigte auch Druck bedeuten, räumt etwa Siemens-Managerin Rönkä ein. Doch sie und andere Experten sind sich sicher, dass die Vorteile überwiegen: „Menschen wollen die Möglichkeit haben, unabhängig über ihren Arbeitsort zu entscheiden.“

Killt Corona die Kaffeeküche?

Unabhängig heißt aber auch: Der zufällige Austausch in der Kaffee­küche, am Kicker oder in der Kantine wird seltener. Lange Jahre optimierten Unternehmen ihre Büros genau darauf, dass Entwicklerin und Marketingmanager beim Small Talk auf neue Ideen kommen. „Lernen durch Osmose“, nennt es Siemens-­Expertin Rönkä. „Man kriegt durch Kultur und Kollegen im Büro neue Impulse.“

Im Moment ist dieses Miteinander höchstens mit Maske möglich. Es könnte aber dazu kommen, dass die Gelegenheiten zum Austausch deutlich geringer werden. „Am Ende geht es darum, dass man selbst über seinen Arbeitsort entscheidet – aber die Teams sind dann zersplittert“, sagt Wissenschaftler Pfnür. Im Idealfall lässt sich morgens in einer App erkennen, welche ­Kolleginnen sich auch für die Präsenz im Büro entschieden ­haben. Im schlechtesten Fall sieht man auch den engsten ­Kollegen ­wochenlang nur noch in strikt getakteten Zoom-Konferenzen.
Klar ist: Die Beschäftigung mit dem Arbeitsort wird in ­Zukunft mehr Raum für Angestellte und Führungskräfte ein­nehmen. Dazu gehört die Reflexion darüber, was einem selbst guttut – und wann man die Pendelei für einen Team-Tag in Kauf nimmt. Die Lernprozesse laufen gerade erst an. Im Stuttgarter Siemens-Büro sind es aktuell täglich etwa 200 von 1.700 Mit­arbeitern, die gleichzeitig vor Ort arbeiten.

Standortleiter Haueis hat für sich und sein Führungsteam bislang den Montag als fixen Vor-Ort-Termin eingeführt – und den Kalender erst einmal mit Meetings vollgepackt. Diese hohe Taktzahl, berichtet der ­Manager, wolle er in den nächsten Wochen unbedingt reduzieren: „Ich brauche im Büro mehr Zeit für informelle Begegnungen“, sagt er. „Die habe ich am meisten vermisst.“

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