Buchhaltung gehört nicht gerade zu den Lieblingsbeschäftigungen von Gründern, Startups oder Freiberuflern. Auch kleine und mittlere Unternehmen tun sich mit den Themen Rechnungsstellung, Mahnwesen, Buchhaltung und Finanzen oft schwer. Das ist nicht überraschend, denn im Rechnungswesen fallen ständig unzählige Aufgaben an, die wenig Spaß machen und viel Zeit und Nerven kosten können. Allzu häufig wird zudem für buchhalterische Tätigkeiten immer noch auf einfache Office-Programme wie zum Beispiel Excel zurückgegriffen, was das Ganze zusätzlich verschlimmert.

Moderne Buchhaltungslösungen aus der Cloud versprechen Abhilfe. Mit nützlichen Features, einer einfachen und intuitiven Bedienung und optisch ansprechenden und modernen Anwendungsoberflächen, die dem Vergleich mit Consumer-Apps oft problemlos standhalten können, versuchen Softwareanbieter, das trockene Thema etwas spannender zu gestalten.

Einen einfachen Einstieg in die Welt der Online-Buchhaltung bieten leichtgewichtige Invoicing-Tools. Sie ermöglichen die Erstellung professionell gestalteter Rechnungen im eigenen Firmendesign und sorgen für den reibungslosen Rechnungsversand – per E-Mail, Fax oder auf dem Postweg. Gleichzeitig stellen sie die notwendigen Werkzeuge bereit, um Kunden, Produkte, Zahlungen, Belege, Angebote und Gutschriften effizient zu verwalten.

Ein weiterer Vorteil: E-Billing-Dienste stellen den ordnungsgemäßen Aufbau von Rechnungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicher. Das ist zumindest dann der Fall, wenn man den Service eines lokalen Anbieters nutzt – beziehungsweise eines internationalen Providers, der seine Lösung für den deutschen Markt angepasst hat. Dagegen sind populäre Accounting-Lösungen wie etwa FreshBooks aus Kanada oder QuickBooks aus Kalifornien hierzulande weniger zu empfehlen, da sie für die gesetzeskonforme Rechnungserstellung in Deutschland nicht vorbereitet sind.

QuickBooks zum Beispiel ist komplett auf Deutsch übersetzt – doch bei der Erstellung einer Rechnung lassen sich die bei uns geltenden Mehrwertsteuersätze nicht auswählen. Auch notwendige Zusatzangaben werden nicht automatisch hinzugefügt. Bei komplexeren Anwendungsfällen wie der Gewinn- und Verlustrechnung oder der Bilanzierung werden die Defizite ausländischer Dienste noch deutlicher. Vor diesem Hintergrund – ganz abgesehen von datenschutzrechtlichen Aspekten – ist man in Sachen Invoicing und Buchhaltung bei deutschen Lösungen auf der sicheren Seite.

Eine in der Praxis bewährte Lösung ist SalesKing. Das Tool bringt CRM, Vertrieb und Rechnungen unter einen Hut und deckt damit die wesentlichen Standardfeatures ab, die KMU von einem Rechnungsprogramm erwarten. So können Firmen ihre Rechnungen, Kunden und Produkte verwalten, Angebote und Gutschriften online schreiben und daraus PDF-Dokumente im eigenen Corporate Design erstellen – alles zentral auf einer einzigen Plattform.

Ein weiteres, einfaches Cloud-Tool, das sich auf das Thema Rechnungsstellung fokussiert und, ähnlich wie SalesKing, mit einigen Extras punktet, ist Billomat. Die in Siegen entwickelte Web-Lösung unterstützt ebenfalls die Verwaltung von Produkten, Kunden, Rechnungen, Angeboten und so weiter. Auf dem Online-Dashboard werden sämtliche in Bearbeitung stehende Dokumente übersichtlich aufgelistet, sodass der Anwender sich jederzeit einen schnellen Überblick über offene Angebote, überfällige Rechnungen oder bevorstehende Zahlungen machen kann. Die Software lässt sich mittels Add-Ons mit über 20 Online-Diensten integrieren, darunter mit Online-Shop-Systemen wie Shopify und mit Productivity-Apps wie Basecamp.

Die Dresdner Abrechnungslösung Fastbill stellt eine nennenswerte Alternative dar, die mit weiterführenden Funktionen zur Beschleunigung und effizienteren Gestaltung der Rechnungsstellungsprozesse aufwartet. So bietet sie zum Beispiel die unbürokratische Onlinebezahlung von digitalen Rechnungen. Das Tool unterstützt dabei gängige Zahlungsmethoden wie PayPal, Lastschrift, Kreditkarte und den Online-Dienst Sofortüberweisung.de. Praktisch: Fastbill informiert den Anwender automatisch über Zahlungseingänge und überfällige Zahlungen. Ein weiteres, interessantes Feature ist die angebotene mobile Scan-App (für iOS und Android erhältlich), mit der sich Belege erfassen und im System archivieren und verwalten lassen.

Bei Easybill sucht man mobile Apps vergeblich. Dafür wartet das Programm mit einigen interessanten Schnittstellen auf, die für den einen oder anderen Anwender ausschlaggebend sein können. So lassen sich Rechnungen beispielsweise nicht nur per E-Mail versenden, sondern über Dienste von Drittherstellern wie PixelLetter auch per Fax oder auf dem Postweg. Für E-Commerce-Anbieter interessant: Easybill überzeugt durch nahtlose Integrationsmöglichkeiten mit Ebay und Amazon. Mithilfe spezieller Werkzeuge können Online-Händler ihre Rechnungen automatisch in Easybill erstellen. Weiterführende Funktionen rund um Reporting und Zeiterfassung runden das Funktionsspektrum der Software ab.

Für Dienstleiter und Unternehmen, die projektorientiert arbeiten und ihre Leistungen auf Stundenbasis abrechnen, haben einige Anbieter Zeiterfassungsfunktionen in ihre Lösungen integriert. In diese Kategorie fallen die in Europa entwickelten Dienste SmallInvoice und Zervant. Ersterer wird von der Schweizer Softwareschmiede Lourens Systems angeboten und ist, so der Hersteller, für den deutschen Markt optimiert. Eine Besonderheit dieser Software besteht in der Möglichkeit, Projekte anzulegen und als Kostenstelle zu verwalten. Dank der integrierten Time-Tracking-Werkzeuge können Arbeitszeiten protokolliert, einem Projekt zugewiesen und schließlich in Rechnung gestellt werden. Zu den weiteren Highlights von SmallInvoice zählen unter anderem Paypal-Integration, automatisierte Kundenkorrespondenz sowie der weltweite Postversand von Rechnungen in über 50 Länder. Das User-Interface ist allerdings etwas gewöhnungsbedürftig.

Einen ähnlichen Lösungsansatz verfolgt auch Zervant. Der in Finnland beheimatete Online-Dienst ist ebenfalls für Deutschland optimiert. Im Gegensatz zur Schweizer Konkurrenz wartet er jedoch mit einer zeitgemäßen Anwendungsoberfläche auf, die nicht nur schön aussieht, sondern auch für eine hohe Usability sorgt.

In puncto Funktionalität gibt es einen weiteren, entscheidenden Unterschied: So verfügt Zervant neben Fakturierung und Zeiterfassung auch über ein umfassendes Buchhaltungsmodul. Basierend auf den versandten Rechnungen und Aufzeichnungen zu Einnahmen und Ausgaben verspricht Zervant, die Buchhaltung größtenteils automatisieren zu können.

Neben einfach gehaltenen SaaS-Diensten, die sich im Kern auf die effiziente Fakturierung fokussieren, bietet der Cloud-Markt auch eine ganze Reihe umfangreicherer Services an, die mit Zervant konkurrieren und Rechnungsstellung, Buchführung und Finanzen unter einen Hut bringen. Sie richten sich nicht nur an Profis, sondern wollen unter dem Motto „Buchhaltung für Nicht-Buchhalter“ vor allem den Laien in die Lage versetzen, die komplette Buchhaltung selbst erledigen zu können. Basierend auf den angelegten Rechnungen, Einnahmen und Ausgaben lässt sich dabei die Erstellung von Umsatzsteuervoranmeldungen, Einnahmenüberschussrechnungen (EÜV), Gewinn- und Verlustrechnungen (GuV) und weiteren Berichten teilweise automatisieren und deutlich beschleunigen. Zudem verfügen solche Buchhaltungstools häufig über Online-Banking-Module.

Für Freelancer und Kleinunternehmer, die auf der Suche nach einem leichtgewichtigen und intuitiven Buchhaltungsprogramm für sowohl Rechnungsstellung als auch Buchhaltung sind, ist Debitoor eine empfehlenswerte Alternative. Die minimalistische Lösung verzichtet bewusst auf überflüssige Features und besticht durch ein modernes, vom Cloud-Dienst Dropbox inspiriertes User-Interface. Praktisch dabei: Der Anwender kann seinem Steuerberater oder Buchhalter Zugriff auf seinen Account gewähren – kostenlos. Wem die von Debitoor angebotenen Funktionen nicht genügen, der kann auf seinen „großen Bruder“ zurückgreifen: E-Conomic. Mit diesem Tool bietet der gleichnamige Softwarehersteller, der hinter Debitoor steht, eine umfangreichere Lösung für Buchhalter und Steuerberater mit Kreditorverwaltung, Verbindlichkeiten, Bilanzen, Abo-Rechnungen und mehr.

Mit Lexoffice präsentiert der etablierte Softwarehersteller Lexware, der seit über 20 Jahren kaufmännische Anwendungen entwickelt, eine modular aufgebaute Cloud-Lösung, die sowohl Einsteiger als auch Profis anspricht. Wer lediglich seine Rechnungen selbst erstellen und den Rest seinem Steuerberater überlassen möchte, findet in der Einsteigerversion eine einfach gestrickte Lösung, die mit SalesKing, Billomat, Easybill und Co. vergleichbar ist. Anwender, die ihre Belege gerne im Griff haben und die monatliche Buchführung in Eigenregie erledigen wollen, können auf das Paket „Buchhaltung & Finanzen“ zurückgreifen. Und auch alle, die ihre gesamte Buchhaltung alleine machen möchten, werden nicht enttäuscht: Die teuerste Variante „Buchhaltung und EUR“ lässt in Sachen Funktionalität kaum Wünsche offen. Mit Smartsteuer stellt Lexoffice zudem ein ergänzendes, schlankes Tool zur Verfügung, mit dem man seine Steuererklärungen online erstellen kann. Ein weiterer Pluspunkt: In der iPad-App von Lexoffice werden die wichtigsten Features der Software in einer für das Tablet optimierten Version bereitgestellt. In direkter Konkurrenz zu Lexoffice stehen Collmex, Sage One und Fortnox.

Unternehmen, die auf Invoicing komplett verzichten können, sind bei FreeFIBU genau an der richtigen Adresse. Die in Düsseldorf entwickelte Lösung legt den Schwerpunkt auf Buchhaltung und Finanzen. Sie wendet sich sowohl an Freiberufler und Kleinunternehmen als auch an bilanzierungspflichtige Firmen und kann mit einem umfassenden Steuerservice punkten. So bietet der Hersteller als Steuerberatungsgesellschaft verschiedene Zusatzleistungen rund um Lohnbuchhaltung, Jahresabschluss, Steuererklärungen und mehr an. Diese können Kunden nach der Registrierung online beauftragen und dann direkt im System verwalten.

Cloud-basierte Buchhaltungstools sind stark im Kommen. Das ist kein Wunder, wenn man bedenkt, dass sich die Buchhaltung aufgrund des rechtlichen und regulatorischen Rahmens stark standardisieren lässt und somit bestens für das SaaS-Modell geeignet ist. Denn dank des hohen Standardisierungsgrads sind Anbieter in der Lage, typische Prozesse im Rechnungswesen ständig zu optimieren und für den Kunden immer einfacher zu gestalten. Da sie mit einer Standardlösung ein breites Publikum erreichen, können sie zudem Skalierungseffekte nutzen, um ihre Produkte zu möglichst attraktiven Preisen anzubieten.

Von dieser Marktdynamik profitieren vor allem Freiberufler und KMU. Schon ab rund fünf Euro netto im Monat erhalten sie professionelle Lösungen, die enorme Potenziale zur Vereinfachung von Abläufen und zu Kosteneinsparungen mit sich bringen. Das Angebot ist dabei breit gefächert und reicht von schlanken Rechnungsprogrammen für Einsteiger bis hin zu umfassenden Systemen, mit denen Profis die gesamte Buchhaltung online erledigen können. Egal für welche Lösung man sich letztlich entscheidet, eines steht fest: Besser als Excel wird sie allemal sein.

Weitere Rechnungsprogramme findet ihr in unserem Artikel „Rechnungsprogramme: 13 Anbieter im Überblick“.