Vor 30 Jahren erschien die erste Projektmanagement-Software. Damals benötigte der spätere Software-Riese Microsoft eine Lösung, um die Arbeit seiner Teams besser zu koordinieren. Die Idee für Microsoft Project war geboren. 1984 kam die erste Version auf den Markt. Nach dem Siegeszug von Windows konnte sich das Tool schnell im Business etablieren. Seitdem hat sich der Markt für Projektmanagement-Lösungen kontinuierlich weiterentwickelt.

Heute konkurrieren Projektmanagement-Tools nicht nur unter sich, sondern zunehmend auch mit Anwendungen aus den Bereichen Task-Management, Social Enterprise und sogar CRM und Invoicing. Inzwischen finden immer mehr Anwenderunternehmen in schlanken Aufgabenverwaltungs-Tools wie Asana, Todoist, Producteev oder sogar Wunderlist alles was sie benötigen, um ihre Teams, Kunden, Projekte und ihre tägliche Arbeit effizient zu verwalten. In sozialen Netzwerken für Unternehmen wie Yammer, Chatter oder Socialcast spielt das Thema Projektmanagement ebenfalls eine zentrale Rolle. Im Folgenden werden allerdings lediglich reine Projektmanagement-Lösungen vorgestellt.

Mit Basecamp erlebte das Projektmanagement eine Renaissance. Nach dem ersten Release im Jahr 2004 konnte sich die Software als eine der weltweit wichtigsten Projektmanagement-Lösungen positionieren. Hinter dem Produkt steht die SaaS-Company 37Signals aus Chicago, die keinen anderen als Amazon-CEO Jeff Bezos als (einzigen) Investor früh gewinnen und sich mit dieser und weiteren Business-Apps sowie mit dem Web-Framework Ruby on Rails in der Branche einen Namen machen konnte. Anfang des Jahres hat das Unternehmen mitgeteilt, dass es ab sofort unter dem Namen Basecamp firmiert und zu einem „One Trick Pony” wird. Das ganze Team soll sich in Zukunft ausschließlich auf dieses Produkt fokussieren.

„Wir haben festgestellt, dass es beim Projektmanagement nicht um Charts, Berichte und Statistiken geht, sondern um Kommunikation“, so die Kampfansage an den Platzhirsch Microsoft Project, die die Firmengründer Jason Fried und David Heinemeier Hansson in ihrem Buch „Getting Real” – für viele junge Firmengründer so was wie eine Bibel – formuliert haben. Mit Basecamp ist eine besonders flexible und leichtgewichtige Software entstanden, die stark kommunikationsorientiert ist und Projektmanagement für Firmen aus allen Branchen attraktiv gemacht hat. Treu dem Motto „weniger ist mehr” reduziert sie Projektmanagement auf ein Minimum: Aufgaben- und Terminverwaltung, Notizen, File-Sharing, Kommentare und Diskussionen. Im Laufe der Jahre wurden sogar zentrale Features (zum Beispiel Whiteboards und Zeiterfassung) aus dem System entfernt.

Wer es noch schlichter und einfacher haben möchte, kann auf weitere leichtgewichtige Systeme zurückgreifen, die sich mehr oder weniger an der „Getting Things Done“-Philosophie von David Allen, kurz GTD, orientieren. Hierzu zählen beispielsweise das Web-Tool Werkstatt42, das besonders stark von Basecamp inspiriert ist, und moderne Alternativen wie Trello, Asana, Flow und Tracky, die das Thema „Social Task Management” in den Vordergrund stellen. Hinzu kommen weitere interessante Dienste wie 5pm und Apollo, bei denen Time Tracking eine zentrale Rolle spielt. Letztere ist eine moderne Web-App, die zudem ein umfangreiches Kontaktmanagement bereitstellt. So stehen bei Apollo zahlreiche Werkzeuge zur Verfügung, mit denen Firmen nicht nur Projekte, Aufgaben, Termine und Dokumente gemeinsam im Team verwalten können, sondern auch Kontakte und Leads.

Neben den leichtgewichtigen Lösungen gibt es eine ganze Reihe leistungsfähigerer PM-Suites, die einen ganzheitlichen Lösungsansatz verfolgen und mit einem umfangreichen Feature-Set punkten. Diese dienen als zentrale Projekt-Plattformen, auf der alle Projektbeteiligten zusammenarbeiten können, egal ob sie im gleichen Büro sitzen oder vom Home Office oder im Ausland arbeiten. Hierzu zählt zum Beispiel Projectplace. Dabei handelt es sich um einen aus Schweden stammenden SaaS-Dienst der Enterprise-Klasse, der zu den ersten PM-Lösungen gehört, die man im Browser nutzen konnte. Das Tool präsentiert sich im modernen Flat-Design und adressiert mit hochwertigen Mobile-Apps und Social-Collaboration-Funktionen die Anforderungen, die heute an moderne Business-Lösungen gestellt werden. Die unzähligen Features, die von der Lösung bereitgestellt werden, decken die wichtigsten Aspekte der effizienten Zusammenarbeit ab: Projektplanung (unter anderem mit einem mächtigen Gantt-Diagramm und Kanban-Boards), Collaboration und Kommunikation (Aufgabenverwaltung, Status-Updates, Diskussionen, Voice-Chat, Screensharing etc.), sowie gemeinsame Dokumentenverwaltung.

Wrike präsentiert sich als eine umfangreiche Projektmanagement-Lösung aus Mountain View, die dennoch recht einfach gehalten ist. Zu den zentralen Funktionen dieser modular aufgebauten Software gehören unter anderem Aufgabenverwaltung, Workload-Management, kollaboratives Dokumentenmanagement sowie Kommunikations-Tools wie Kommentare, Aktivitätsstreams und E-Mail-Integration. Traditionelle PM-Werkzeuge wie Gantt-Diagramme, Zeiterfassung und maßgeschneiderte Berichte runden das Funktionsspektrum der 2006 gestarteten Lösung ab.

Direkt mit Wrike konkurriert ProofHub. Die ebenfalls aus den USA stammende All-in-One-Lösung bringt Collaboration, Kommunikation, Aufgabenmanagement, Zeiterfassung, Reporting und Dateiverwaltung unter einen Hut. Dokumente lassen sich Projekten zuweisen und mit dem Team gemeinsam bearbeiten. Was die effiziente Dateiverwaltung angeht, bietet das Programm nahtlose Integrationsmöglichkeiten mit populären Cloud-Storage-Diensten wie Google Drive und Dropbox an. Dokumente, die in einer dieser Plattformen abgelegt sind, können beliebigen Projekten oder Aufgaben zugeordnet werden und stehen in ProofHub jederzeit zur Verfügung.

Eine weitere professionelle PM-Suite, von der anspruchsvolle Anwender profitieren können, ist Projectfacts, das hierzulande entwickelt und als eine Art ERP-System (Enterprise Resource Planing) für den Dienstleistungssektor vermarktet wird. Mit Planio bietet sich zudem ein Alles-Könner aus Berlin an, der auf der Open-Source-Lösung Redmine basiert. Mavenlink, AceProject, RedBooth, Smartsheet, Zoho Projects und ActiveCollab positionieren sich ebenfalls als funktionsreiche Alternativen, die als Steuerungszentrale für Projekte aller Art dienen sollen.

Softwarehersteller stellen ganz spezielle Anforderungen an eine PM-Software. Denn die Zusammenarbeit von Projekt- und Produktmanagern, Programmierern, Designern und Testern bei komplexen Software-Projekten erfordert in der Regel eine genaue Planung und Koordination der Aufgaben. Neben einfachen To-Dos müssen auch Bugs, Issues und Support-Tickets verwaltet werden. Die Softwareschmiede Atlassian, die in Australien ihren Hauptsitz hat, ist einer der Top-Anbieter, die in diesem Bereich den Ton angeben. Mit Jira hat sie eine speziell für Entwickler-Teams konzipierte Plattform im Portfolio, die sich in der Praxis längst bewährt hat und bei namhaften Unternehmen wie Twitter oder BMW zum Einsatz kommt. Die Anwendung bietet ein umfangreiches Feature-Set mit über 150 Funktionen an. Von Bug- und Issue-Tracking über Aufgaben-, Code- und zentrale Projekt-Verwaltung bis hin zu detaillierten Berichten und Analytics-Werkzeugen: In Sachen Funktionalität dürfte Jira kaum Wünsche offen lassen. Hinzu kommt die Möglichkeit, das Programm über zahlreiche Plugins und Integrationen erweitern zu können.

Immer mehr Softwareanbieter scheinen in der Agilen Softwareentwicklung mit den bewährten Management-Methoden Scrum, Kanban und Co. eine effiziente Arbeitsmethode zu finden, um komplexe Projekte erfolgreich zum Ziel zu führen. Mit Jira Agile steht deshalb eine spezielle Version der Lösung zur Verfügung, die Unterstützung für Scrum und Kanban bietet und es Kunden ermöglicht, schnell in agile Prozesse einzusteigen.

Zu den weiteren Spezialisten in Sachen Agile Development zählt die Firma Pivotal Labs aus San Francisco, die 2012 durch den Enterprise-Software-Anbieter EMC übernommen wurde. Mit Pivotal Tracker vereint sie agiles Projektmanagement mit „Backlogs”, „User Stories”, „Epics” und Co. mit umfassenden Collaboration-Funktionen, die für einen reibungslosen Informationsaustausch unter den Projektbeteiligten sorgen sollen. Auf dem Online-Dashboard lassen sich Stories (Funktionen, Bugs, Releases etc.) im Produkt-Backlog anlegen und zentral im Team managen. Hier kann das gesamte Team seine Aufgaben gemeinsam verwalten und diskutieren.

Wenn man einer Aufgabe folgt, wird man über Kommentare und Ereignisse automatisch benachrichtigt. News-Feeds, die derartige Events auflisten, helfen dem Team, stets auf dem Laufenden zu bleiben. Ebenfalls praktisch sind die zahlreichen Reports, die einen Überblick über den Projektfortschritt und die Leistung der einzelnen Teammitglieder geben. Sprintly, Planbox, TargetProcess, AgileZen und Clarizen sind weitere professionelle agile PM-Suites, die den Vergleich mit Pivotal Tracker und Jira nicht scheuen müssen.

Jeder Mensch hat einen ganz persönlichen Arbeitsstil, jeder Projektmanager verfügt über individuelle Führungsqualitäten und in jeder Firma wird der Begriff Unternehmenskultur anders definiert. Vor diesem Hintergrund sieht der Weg zu mehr Produktivität in jedem Unternehmen anders aus. Dies spiegelt sich auf dem Markt für Projektmanagement-Dienste in einem extrem breit gefächerten und vielfältigen Angebotsspektrum wider. Dieses reicht von schlanken Tools für kleinere Unternehmen mit flachen Strukturen wie Basecamp und Apollo, die ganz bewusst auf traditionelle Planungs- und Reporting-Werkzeuge verzichten über umfassende All-in-one-Lösungen wie Projectplace, Wrike und ProofHub, die eine ganze Reihe nützlicher Werkzeuge rundum Projektplanung und -durchführung, Kommunikation, Collaboration und Reporting bereitstellen bis hin zu zielgruppenspezifischen Anwendungen, die – wie es bei den aufgeführten agilen Projektmanagement-Diensten der Fall ist – die Arbeitsprozesse einer bestimmten Branche optimal abdecken. Jeder Projektmanager dürfte auf dem heutigen Markt eine passende Lösung finden können, die zu den Arbeitsformen und -methoden der Mitarbeiter am besten passt. Denn wenn das Team die Nutzung der PM-Software als zusätzlichen Aufwand betrachtet, ohne darin einen echten Nutzen für sich zu erkennen, macht der Einsatz einer entsprechenden Software wenig Sinn.

In dieser Tabelle findet ihr eine Übersicht diverser Projektmanagement-Tools aus den drei vorgestellten Kategorien.