Zenkit: Das Startup mit der Alleskönner-Software

(Foto: Jan Helge Petri)
Ihr wertvollster Mitarbeiter ist ein Außerirdischer: Immer, wenn die Zenkit-Gründer Martin Welker und Peter Oehler ihr Maskottchen Asmo auf einem Messestand präsentieren, zieht es die Besucher magisch an. Das Geschöpf in brauner Robe, das an E.T. erinnert, prangt dann im Schneidersitz hockend auf einem Aufsteller und wirbt mit einem Leuchtkristall in der Hand für die Software der beiden Gründer. „Die Leute wollen dann sofort wissen, was wir eigentlich machen“, sagt Oehler.
Anders, magisch, Ruhe stiftend. Das soll Zenkit für Kunden sein. Und das in einem Markt, der in den vergangenen zehn Jahren so explodiert ist wie kaum ein anderer in der Software-Welt: Projektmanagement. Da wäre etwa Asana, gegründet von zwei Ex-Facebook-Mitarbeitern, das seit seiner Gründung 2008 über 160 Millionen Dollar von Investoren erhalten hat. Ebenfalls die Planung von Projekten vereinfachen Trello und Wunderlist. Beide Anbieter wurden für hunderte Millionen Dollar von großen Techkonzernen aufgekauft. Hinzu kommen diverse Nachzügler wie Airtable oder Monday, die Firmen mit immer neuen Funktionen für sich gewinnen wollen.
Kein Wunder, dass dieses Software-Chaos an vielen Mitarbeitern in Unternehmen nicht spurlos vorübergeht. Die Überforderung nimmt zu. Laut einer repräsentativen Emnid-Umfrage fühlen sich 43 Prozent der Berufstätigen in Berlin durch zu viele digitale Tools am Arbeitsplatz behindert. Sie nutzen häufig Wunderlist als To-do-Liste, Trello für das Projektmanagement, Outlook zum Verwalten von E-Mails, Dropbox für das Filesharing und Slack für den Austausch mit Kollegen. Die Folgen: sinkende Konzentration, mehr Missverständnisse, längere Projektphasen.
Zenkit: Ein Tool für fast alles
Das sieht auch Zenkit-Gründer Martin Welker so: „Wir können es uns nicht leisten, einen guten Teil der Produktivität durch den Overhead von Software-Nutzung zu verlieren“, warnt der 43-jährige Informatiker. Damit sich der digitale Wandel der Arbeitswelt mit der Leistungsfähigkeit von Mitarbeitern vertrage, gebe es nur eine Lösung: „Wir brauchen Mut zur Reduktion, zur Vermeidung von Komplexität“, so Welker. Das soll sich auch im Namen seiner Software widerspiegeln: Zenkit, gesprochen mit weichem S, setzt sich zusammen aus Zen, der buddhistischen Lehre, und dem englischen Wort Kit, das so viel heißt wie Baukasten.

Zenkit will durch ein aufgeräumtes Interface mehr Ruhe in die Projektverwaltung bringen. (Screenshot: Zenkit)
Mitgründer Peter Oehler, der sich bei Zenkit um den Vertrieb kümmert, weiß, dass das erklärungsbedürftig ist. Ein weiteres Tool, um der Tool-Flut Herr zu werden? Kann das die Lösung sein? Oehler veranschaulicht die Vorzüge von Zenkit daher an einem banalen Beispiel: Einer Gartenparty, die am nächsten Wochenende stattfinden soll.
Er navigiert über die helle Oberfläche im Browser und erstellt zuerst eine Liste mit Dingen, die für die Gartenparty benötigt werden. Ein DJ, Grillgut, einige Kisten Bier, zwei Lichterketten. Jeder Aufgabe weist Oehler ein Fälligkeitsdatum und einen Verantwortlichen zu. „Normalerweise würde dafür eine App wie Wunderlist reichen. Aber was dort fehlt, ist ein genauer Überblick zum Fortschritt des Projekts“, erklärt der 43-Jährige. Bei Zenkit kein Problem: Mit einem Klick wandelt er die To-do-Liste in eine Kanban-Tafel um, eine Funktion, die viele Unternehmen bisher vor allem von Trello kannten. Dieses Tool ist nun nicht mehr notwendig. Auch mit Zenkit kann jede Aufgabe im Projekt „Gartenparty“ einer bestimmten Phase zugeordnet werden. Etwa „in Bearbeitung“ oder „Erledigt“. Das sei aber noch nicht alles, sagt Oehler. Die Darstellung von Projekten könne noch weiter variiert werden. „Auch Excel-Tabellen, eine Kalenderansicht und sogar Mindmaps für erste Skizzen sind möglich.“
Dadurch, dass Zenkit die Funktionen vieler Anbieter in einer einzigen Software zusammenfasst, will es sich von der Konkurrenz abheben – und so das Tool-Wirrwarr im Büroalltag vieler Unternehmen eindämmen. Welker und Oehler legen großen Wert darauf, dass die Ansichten schlank und luftig bleiben und zum Bearbeiten einladen. Deswegen ploppen viele Funktionen von Zenkit auch erst auf, wenn Nutzer über einen Menüpunkt fahren, oder sie verbergen sich hinter einem weiteren Klick.
Wer seine Projektdaten nicht selbst in Zenkit anlegen möchte, kann sie aus fremden Anwendungen wie Trello oder Wunderlist über eine Programmierschnittstelle importieren. Die Vision der beiden Gründer: Eine Software, mit der Mitarbeiter eines Unternehmens alles gleichzeitig organisieren können.
In Karlsruhe wird diese Vision schon gelebt. In einer ehemaligen Orthopädiepraxis im Stadtzentrum organisieren sich die 15 Mitarbeiter hinter Zenkit fast ausschließlich über ihre Software. Egal, ob es sich um ein Meeting handelt, eine Werbekampagne, ein neues Software-Update oder einen Artikel für den hauseigenen Firmenblog. Zusatz-Tools, die nicht messbar die Produktivität erhöhen, hat das Team weitgehend abgeschafft. Dazu passen auch die Räumlichkeiten der Firma: Volle Meeting-Cubes und Glaswände übersät mit bunten Klebezetteln, wie man sie aus vielen Startup-Büros kennt, sucht man hier vergebens. Statt Tischkicker und Kaffeebar gehören Buddha-Figuren und Topfpflanzen zur Ausstattung. Wenig solll vom Wesentlichen ablenken. Nur Asmo, das außerirdische Zenkit-Maskottchen, ist auf Tassen und Postern präsent.

Zenkit will von Karlsruhe aus die Welt erobern. Doch noch fehlt der passende Investor. (Foto: Jan-Helge Petri)
Asmo steht auch für den astronomisch großen Markt, den die Gründer anpeilen wollen: „Allein bis zum Jahr 2021 werden mit Projekt- und Portfoliomanagement-Software weltweit rund 5,4 Milliarden US-Dollar umgesetzt“, rechnet Zenkit-Chef Martin Welker vor. 2025 sollen es ihm zufolge sogar knapp zehn Milliarden sein. Das Geschäftsmodell von Zenkit unterscheidet sich dabei kaum von der Konkurrenz. Die Software ist bei bis zu fünf Nutzern kostenlos, ab sechs wird eine Gebühr von 7,50 Euro pro Monat und Nutzer fällig.
Das Problem: Von Milliardenumsätzen sind die Karlsruher noch weit entfernt. Anders als viele ihrer Wettbewerber aus den USA haben Martin Welker und Peter Oehler bislang auch keinen finanzkräftigen Investor im Rücken, der das schnelle Wachstum mit Millionenbeträgen vorfinanzieren könnte. Der vergleichsweise junge Anbieter Airtable etwa sammelte erst im März rund 50 Millionen US-Dollar von Investoren ein. Eine Summe, die hierzulande aus Sicht der Zenkit-Gründer noch immer schwer aufzutreiben ist. Vorerst ist in Karlsruhe deshalb Bootstrapping gefragt, einmal erzielte Umsätze und Überschüsse werden also direkt wieder in die Firma investiert.
Bereits Software an die Nasa verkauft
Andererseits: Dass die Unternehmer durchaus in der Lage sind, Software-Projekte mit bescheidenen Mitteln zu großen Verkaufsschlagern zu machen, haben sie in der Vergangenheit schon bewiesen. Allen voran: Martin Welker. Nachdem der Diplom-Informatiker mit dem Platzen der Dotcom-Blase zu Anfang des Jahrtausends seinen Job als Entwickler im Silicon Valley verloren hatte, machte er sich 2003, zurück in Deutschland, selbstständig. Welker gründete mit wenigen zehntausend Euro vom Sparbuch die Software-Firma Axonic. Die brachte dann im Laufe der Jahre mehrere kleine Desktop-Applikationen auf den Markt.

Zwei Mitarbeiterinnen von Zenkit im Karlsruher Büro. (Foto: Jan-Helge Petri)
Mit Chilibase, einem Suchprogramm für E-Mails, konnten Nutzer beispielsweise ihr Postfach gezielt nach Kontakten durchforsten, die bestimmte Vorgaben erfüllen. „Etwa gemeinsame Interessen oder fachliche Kompetenzen“, erinnert sich Welker. Zwar habe sich die Software trotz euphorischer Presseberichte zunächst „nicht sonderlich gut“ verkauft. Doch die Technologie und die Anstellung von Peter Oehler als Vertriebsleiter legten den Grundstein für das erfolgreichste Projekt von Axonic: Lookeen.
Im Gegensatz zu Chilibase handelte es sich um eine Desktop-Suchmaschine für Windows. Sie konnte den Computer neben E-Mails und Anhängen auch nach Kalendereinträgen, Dokumenten, Notizen und Fotos durchforsten. Die Veröffentlichung der Software erfolgte 2008 – lange bevor Microsoft sein Betriebssystem mit einer ähnlich komplexen Suchleiste ausstattete. Seitdem wurde Lookeen laut Welker an rund 40.000 Unternehmen in 150 Ländern verkauft. „Sogar an die Nasa“, erzählt er. Neben der US-Weltraumbehörde haben angeblich auch diverse Dax-Konzerne die Software auf den Rechnern ihrer Mitarbeiter installiert. Insgesamt, so Welker, werden die Axonic-Produkte von weltweit über fünf Millionen Menschen genutzt. Von den Lizenzgebühren – ein siebenstelliger Betrag pro Jahr – zehrt die Firma bis heute. Sie finanzieren nun auch die Entwicklung von Zenkit.
Pivot noch vor dem Launch
Dem Projektmanagement-Tool ging, wie so oft in der Historie der Karlsruher Firma, zunächst eine andere Idee voraus. Als Welker die Software 2014 erdachte, schwebte ihm ein Onlinebaukasten vor, der es Nutzern ermöglichen sollte, eine eigene App ohne tiefe Programmierkenntnisse zu entwickeln. Das Team tüftelte zwei Jahre lang im Verborgenen an Zenkit und stand bereits kurz vor dem Launch. Doch wenige Tage vor Weihnachten blies Zenkit-Chef Welker den Marktstart ab. „Ich hatte kein gutes Gefühl“, sagt er. Niemand aus dem Team habe die Software gerne genutzt. „In diesem Moment dachte ich mir: Wie soll das Programm hunderte Millionen Nutzer erreichen, wenn ich selbst noch nicht einmal mit Begeisterung auf den App-Button drücke?“

Das Zenkit-Maskottchen: Asmo ist überall präsent. Hier auf einer Tasse. (Foto: Jan-Helge Petri)
Aus den Worten des Unternehmers lässt sich heraushören, welche Bedeutung Zenkit für ihn und sein Team hat. Die Software markiert gewissermaßen einen Wendepunkt in der bereits 15-jährigen Firmengeschichte. Statt wie bisher alle paar Monate ein neues Tool zu entwickeln in der Hoffnung, es möglichst gewinnbringend verkaufen zu können, will sich das Team künftig ausschließlich auf Zenkit konzentrieren. Die Erwartungshaltung an die Software ist groß. Sie soll nicht weniger als eine Antwort auf den digitalen Wandel der Arbeitswelt sein.
„Wir wollten eine Software entwickeln, die auch in 20 oder 30 Jahren noch in Unternehmen genutzt wird“, sagt Welker über die Motivation, die hinter dem Pivot im Jahr 2014 steckte. Was nach dem nicht durchgeführten Launch von Zenkit also folgte, war ein radikaler Strategiewechsel. Das Team hob die flexible und modulare Software-Technologie aus dem App-Baukasten heraus und entwickelte sie in wenigen Monaten zum Projektmanagement-Tool weiter. Auf dem Gründerfestival Bits & Pretzels im Herbst 2016 stellte Vertriebschef Peter Oehler die Software dann erstmals dem Fachpublikum vor.
Mit Erfolg: In den darauffolgenden Wochen wurde Zenkit von tonangebenden Tech-Portalen vielfach als „Trello-Killer“ angepriesen. Etwa von Lifehacker, Product Hunt oder Hacker News. Auf diese Weise konnte die Projektmanagement-Software bereits wenige Monate nach dem Start mehrere zehntausend Nutzer für sich gewinnen. Inzwischen, sagt Oehler, habe Zenkit rund 140.000 registrierte Nutzer. Die Zahl wachse jeden Monat um zehn bis 15 Prozent. Auf bezahltes Marketing setzen die Karlsruher bisher nicht.
„Alles unter 100 Millionen Nutzer wäre für uns kein Erfolg“
Womit wir wieder bei den Konkurrenten aus Übersee wären. Die nämlich können wegen prall gefüllter Kriegskassen aggressiv für ihre Projektmanagementlösungen werben – und sich so wertvolle Marktanteile sichern. Zenkit-Chef Welker, der seine Projekte bisher stets aus eigenen Mitteln finanziert hat, ist sich dieses Wettbewerbsnachteils bewusst. „Natürlich können wir mit Summen von 50 Millionen US-Dollar, wie sie jüngst Airtable erhalten hat, noch nicht mithalten“, sagt er. Trotzdem sei Zenkit seiner Ansicht nach konkurrenzfähig. Auch, weil er die Anbieter aus den USA „auf andere Art und Weise überholen“ will.
Gemeint ist damit zum Beispiel die Verfügbarkeit der Software. Neben mobilen Apps für das Smartphone gibt es Zenkit seit Kurzem auch für macOS, Windows und Linux. Früher als andere Anbieter hat sich das Team um die Internationalisierung gekümmert. Fast 30 Übersetzer und Korrekturleser waren über Monate damit beschäftigt, Zenkit in acht Sprachen zu lokalisieren. Neben Englisch und Deutsch versteht die Software auch Französisch, Russisch, Koreanisch, Portugiesisch und sogar Chinesisch. Das soll Zenkit ein schnelles Wachstum in Märkten verschaffen, die von der Konkurrenz bisher kaum erschlossen sind. Schon heute habe Zenkit Nutzer aus über 100 Ländern, betont Welker.
Profitieren will die Firma auch von den zuletzt verschärften Datenschutzregeln in Europa. Seit im Mai 2018 die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft getreten ist, stehen hierzulande genutzte Projektmanagementlösungen auf dem Prüfstand. „Viele Unternehmen haben bisher auf Anbieter gesetzt, die ihre Server in den USA stehen haben“, erklärt Zenkit-Vertriebschef Peter Oehler. Der damit verbundene Verwaltungsaufwand, so hofft er, könnte viele Unternehmen zum Wechsel auf eine rein europäische Softwarelösung bewegen. „Jede dritte Anfrage bei uns ist motiviert durch den Wunsch nach mehr Datensicherheit“, sagt Oehler. Diese könne Zenkit seinen Kunden bieten: „Alle Daten der Software werden auf Servern in Deutschland gehostet.“

Die Zenkit-Gründer im Gespräch mit t3n-Redakteur Daniel Hüfner. (Foto: Jan-Helge Petri)
Überhaupt ist es der Umgang mit Daten, der Zenkit zum wichtigsten Werkzeug in der Organisation von Unternehmen machen soll. Denn im Projektmanagement sehen die Gründer erst den Anfang. Neue Zenkit-Funktionen sollen auf lange Sicht sogar IT-Riesen wie SAP das Geschäft streitig machen. „Konkret denken wir an die Möglichkeit, ein vollwertiges CRM zu integrieren oder einen Helpdesk für den Kundensupport“, erklärt Welker. Durch entsprechende Templates soll Zenkit von Nutzern beliebig erweitert werden können. Wie bei einem Baukasten eben. Viel Potenzial sehen die Zenkit-Gründer darüber hinaus in der Automatisierung von Arbeitsschritten. Sind alle Daten aus den unzähligen bisher genutzten Tools erst einmal zentral bei Zenkit hinterlegt, können sie miteinander interagieren. Um nur ein Beispiel zu nennen: Immer, wenn ein Mitarbeiter eine Rechnung in Zenkit hochlädt, könnte die Software sie automatisch in ein PDF umwandeln und es an den Kollegen aus der Buchhaltung schicken. Auch der Empfang und Versand von E-Mails aus Zenkit heraus ist geplant. „Zenkit wird zur Produktivitätsplattform für Unternehmen“, kündigt Welker an. Dass für eine ernst zu nehmende Businessplattform die 140.000 bisher gewonnenen Nutzer nicht ausreichen, ist dem Gründer natürlich klar. „Alles unter 100 Millionen Nutzer wäre für uns kein Erfolg“, sagt er.
Bleibt nur noch die Frage, ob sich dieses ambitionierte Ziel auch von einer ehemaligen Orthopädiepraxis in Karlsruhe aus erreichen lässt. Klar: Karlsruhe war 2003 als Internethauptstadt bekannt. Hier wurde die erste E-Mail Deutschlands verschickt, hier steht noch heute das europaweit größte Rechenzentrum. Die Nähe zum renommierten Karlsruher Institut für Technologie (KIT) verspricht Zugang zu jungen IT-Talenten. Aber reicht das, um auch ohne Investorenkapital zum nächsten SAP zu werden?
Martin Welker und Peter Oehler geben sich selbstbewusst: „Die Art von Software, die wir entwickeln, wird nicht entscheidend davon beeinflusst, an welchem Standort wir das tun“, sagen sie. In Karlsruhe seien die Wege kurz, das Startup-Leben anders als etwa in Berlin weniger aufgeregt. Sie sagen aber auch: Um wirklich groß zu werden, ist eine Finanzierungsrunde auf lange Sicht alternativlos. „Mindestens 50 Millionen US-Dollar müssten es schon sein, um finanziell zur Konkurrenz aufschließen zu können. Bei einer solchen Summe wäre ein Umzug auch im Preis inbegriffen.“ Erste E-Mails mit namhaften Geldgebern aus den USA haben sie angeblich schon ausgetauscht. Das richtige Angebot aber war noch nicht dabei. Also muss das Projekt der Zenkit-Macher vorerst weiter aus eigener Kraft wachsen. Und zwar nicht nur auf Nutzerseite, sondern auch intern: Bis Ende nächsten Jahres sollen schon 30 Mitarbeiter an der Alleskönner-Software basteln. Asmo, den Außerirdischen, nicht mitgerechnet.
- Projektmanagement-Tools: Die wichtigsten Anbieter im Überblick
- Was macht eigentlich … ein Projektmanager?