Welche Möglichkeiten Selbständige nutzen können und wo sich überall kleine finanzielle Überraschungen verbergen, verrät Steuerexperte Paul-Alexander Thies, Geschäftsführer vom Online-Buchhaltungstool Billomat.

Ob gemeinsam mit anderen Freelancern oder alleine daheim – für beide Varianten gibt es die Möglichkeit steuerlicher Erleichterungen. Für Selbständige mit Sitz in einem Gemeinschaftsbüro lohnt es sich, alle Belege über die gezahlten Tage, Wochen oder Stunden aufzuheben und bei der anstehenden Steuerklärung einzureichen. Bei einem Arbeitszimmer in den heimischen vier Wänden errechnet das Finanzamt die genaue Fläche, die als Büro genutzt wird, anhand des Wohnungsgrundrisses und ermittelt in welcher Höhe der Anteil an Miete und Nebenkosten der selbstständigen Tätigkeit zuzurechnen sind.

Seit Januar 2014 gilt: 30 Cent pro zurückgelegtem Kilometer erstattet das Finanzamt zurück. Selbständige, die auf die öffentlichen Verkehrsmittel zurückgreifen, können sogar die Monatskarte oder, sobald es deutschlandweit auf Reisen geht, auch die Bahncard von der Steuer absetzten. Aber Vorsicht: Das Finanzamt erstattet das Geld nur dann, wenn es feststellt, dass die Anschaffung sich tatsächlich gelohnt hat. Das bedeutet, erst wenn das Amt sieht, dass der Freiberufler durch den Kauf einer Bahncard tatsächlich auf lange Sicht Kosten gespart hat, kommt das Geld zurück.

Apropos Reisen: Auch Selbständige können Verpflegung bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden je Tag anrechnen lassen. Ob Boardkaffee oder Pommes unterwegs – fern ab vom eigenen Büro gilt: Bei einem ganzen Arbeitstag liegt der Pauschalwert für Verpflegung bei zwölf Euro pro Tag. Bei mindestens 24 Stunden Abwesenheit werden täglich 24 Euro anerkannt. Doch eines müssen Selbständige unbedingt beachten: Sollten sie eine mehrtägige Reise ansteuern, ändert sich die Pauschale auf zwölf Euro, unabhängig vom Zeitpunkt der Ankunft und der Abreise. Also, zusammengefasst gilt: 24 Stunden Abwesenheit ergeben 24 Euro Verpflegungspauschale, bei 48 Stunden bleibt es weiterhin bei 24 Euro.

Selbstständige haben keine Ansprüche auf die gesetzliche Altersvorsorge. Umso wichtiger ist es deshalb, selbst an die Zukunft zu denken. Es gibt eine Möglichkeit, nicht nur etwas Gutes für die Rente zu tun, sondern dabei auch noch etwas Geld zu sparen, durch die logische mathematische Gleichung: Mit der Zahlung der Beiträge einer freiwillig abgeschlossenen Rentenversicherung sinkt auch das zu versteuernde Geld, das als Lohn auf dem Konto landet. Mit dieser Denkweise fällt es dem einen oder anderen Freelancer leichter, an seine Altersvorsorge zu denken. Bei der Haftpflichtversicherung verhält es sich allerdings anders. Selbständige und Unternehmer können sie als Betriebsausgabe in ihrer Steuererklärung verbuchen.

Was bei Unternehmen schon längst an der Tagesordnung ist, nutzen auch immer mehr Selbständige: Ein knackiges und kreatives Logo ist ein wichtiges Mittel, um im Kopf zu bleiben. Der passende Designer kann eine bildliche Identität zaubern, die für Wiedererkennung bei potentiellen Kunden und Partnern sorgt. Diese Dienstleistung können Selbständige von der Steuer absetzen, indem sie das Designer-Honorar als Betriebsausgabe verbuchen.

Nach dem Motto „Wer rastet, der rostet“ sollten vor allem Freiberufler sich stetig fortbilden. Doch auch Unternehmer liebäugeln mit der einen oder anderen Weiterbildung, um neue Perspektiven und Wissen zu erlangen. Beträge, die zur Weiterbildung oder für Zusatzqualifikationen innerhalb des eigenen Berufsfeldes ausgegeben werden, sind von der Steuer absetzbar.

Kugelschreiber, Textmarker, jeder Block und Haftnotizzettel – Kleinvieh macht auch Mist! Daher lohnt es sich, die Kassenbons von jedem Kopierpapierkarton zu behalten und mit der Steuererklärung einzureichen. Sogar die Nutzung einer Rechnungssoftware oder eines Virenscanners können Freiberufler und Unternehmer als Betriebsausgaben verbuchen. Die Voraussetzung: Betriebsausgabe heißt, das alles beruflich verwendet wird!

Es gibt viele Utensilien bei der Büroausstattung, die auch aus zweiter Hand noch genutzt werden können. Diese Vorgehensweise ist nicht nur nachhaltig und kostengünstig, sondern kann sich sogar steuerlich rentieren. Bewegliche Wirtschaftsgüter, wie der Computer oder Gegenstände für die Geschäftsausstattung, können auf einen Schlag abgesetzt werden, solange der Nettopreis jedes Gegenstandes 410 Euro nicht übersteigt.

Der nächste Tipp geht nun ein wenig tiefer in den Buchhaltungsdschungel: das weite Feld der sogenannten Abschreibungen. Jedes Mal, wenn ein Freelancer sein Geschäftstelefon benutzt, sinkt der Wert seines Apparates. Die Abschreibung ist die Erfassung der Wertminderungen dieses Vermögengegenstandes. Es gibt viele unterschiedliche Abschreibungsarten, doch eine gute Möglichkeit bieten die sogenannten GWGs, die geringwertigen Wirtschaftsgüter. Selbständige können beispielsweise ihren neu gekauften Schreibtisch im selben Jahr komplett abschreiben, in dem sie ihn gekauft haben. Die Logik hinter der sofortigen Abschreibung lautet: Je weniger Geld auf dem Konto ist, desto weniger wird versteuert. Um die Möglichkeit in vollen Züge nutzen zu können, müssen die Güter die nachfolgenden drei Kriterien erfüllen. Es muss sich um:

• bewegliche Wirtschaftsgüter handeln,
• die selbstständig genutzt werden können und
• deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten 410 Euro (netto) nicht überschreiten.

Übliche geringwertige Wirtschaftsgüter sind etwa Kopierer und Computer oder Einrichtungsgegenstände wie Schreibtische. Ein Drucker fällt dabei heraus, da er nur funktioniert, wenn er an einen PC angeschlossen wird.

Sollte ein Freelancer sich allerdings dazu entschließen, seine Frau mit der Geschäftskreditkarte einzuladen, geht die Rechnung auf seine eigene Kappe.

Bei einem gemeinsamen Essen oder einem Getränk können Freelancer und Unternehmer ihren Kunden in einer angenehmen Atmosphäre kennenlernen. In vielen Geschäftsbeziehungen ist diese Art der Kundepflege Alltag, der vom Finanzamt unterstützt wird. Diese sogenannte Kundenbewirtung kann zu 70 Prozent als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Eine wichtige Voraussetzung dafür lautet: Der Beleg muss den Ort, Anlass und die beteiligten Personen enthalten. Sollte ein Freelancer sich allerdings dazu entschließen, seine Frau mit der Geschäftskreditkarte einzuladen, geht die Rechnung auf seine eigene Kappe.

Die Liste der zehn Beispiele zeigt, dass es sich gerade für Freiberufler lohnt, jeden noch so kleinen Beleg zu sammeln. Die genannten Punkte reißen nur ein paar Aspekte in der Welt der Steuerersparnisse an und zeigen: Es gibt noch so viele Möglichkeiten für Freelancer und Unternehmer. Eine Faustregel gilt allerdings für alle Steueraspekte: Das Finanzamt muss jeden Kauf nachvollziehen können, damit es diesen auch berücksichtigen kann. Transparenz ist das Ticket zur Steuerschatzinsel.

Ebenfalls spannend: 

• Mehr Mut zur Selbstständigkeit: Tipps für ein erfolgreiches Freiberufler-Dasein
• Selbstständigkeit: Alles, was du über Buchhaltung wissen musst