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Ratgeber

Selbstständigkeit: Alles, was du über Buchhaltung wissen musst

(Bild: Shutterstock)

Viele Menschen träumen davon, sich im Beruf zu verwirklichen, haben allerdings Angst vor der Bürokratie. Dabei muss man es sich nicht unnötig schwer machen mit der Selbstständigkeit. 

Cheatsheet mit Facts und Daten rund um die Selbstständigkeit

Wenn es um die Rechnungserstellung und Buchhaltung geht, gibt es als Selbstständiger eine ganze Menge zu beachten. Wie muss meine Rechnung aussehen? Was ist eine zusammenfassende Meldung? Welche Fristen muss ich für die Steuerabgaben einhalten? Und was passiert eigentlich, wenn ich eine der vielen Fristen versäumen sollte?

Damit du den Überblick behältst, haben wir alle für dich wichtigen Infos in einen Beitrag gepackt!

Hier eine Übersicht:

  • Anmeldung der Selbstständigkeit
  • Rechnungen
  • Steuerabgaben
  • zusammenfassende Meldungen
  • Mahngebühren des Finanzamts
  • Buchhaltung
  • Fazit

Anmeldung der Selbstständigkeit

Die Gewerbeanmeldung ist die erste Hürde in die Selbstständigkeit. Denn jeder Selbstständige ist dazu verpflichtet, seine gewerbliche Tätigkeit anzuzeigen. Ausgenommen davon sind Freiberufler, Wissenschaftler und Tätigkeiten in der Land- und Forstwirtschaft.

Gewerbetreibender oder Freiberufler?

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Bild: sevDesk.

Freiberufler benötigen also keine Gewerbeanmeldung und müssen somit auch keinen Gewerbeschein beantragen. Allerdings sind sie dazu verpflichtet, sich beim Finanzamt anzumelden, sobald eine freiberufliche Tätigkeit aufgenommen wird. Im §18 des Einkommensteuergesetzes ist klar definiert, welche selbstständig ausgeübten Tätigkeiten zu den freien Berufen zählen.

Dazu zählen

  • künstlerische
  • schriftstellerische
  • unterrichtende
  • erziehende
  • und wissenschaftliche Tätigkeiten.

Gründer, die ein Gewerbe betreiben wollen, müssen den Weg zum Gewerbeamt ihrer Gemeinde aufsuchen. Dort muss dann das eigene Gewerbe angemeldet werden. Das richtige Formular zur Gewerbeanmeldung findest du online auf der Webseite deiner Gemeinde. Beim anschließenden Gang zum Gewerbeamt solltest du folgende Unterlagen dabei haben:

  • Personalausweis
  • je nach Tätigkeit eine Erlaubnis oder Genehmigung
  • eine Handwerkskarte, wenn du einen Handwerksbetrieb gründen möchtest
  • eine Gewerbekarte, wenn du einen handwerksähnlichen Betrieb gründen möchtest
  • einen Handelsregisterauszug, wenn dein Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist
  • 10-40 Euro für die Gewerbeanmeldung
  • falls du nicht die deutsche Staatsangehörigkeit besitzt, brauchst du eine Aufenthaltsgenehmigung, die dir erlaubt, selbstständige gewerbliche Tätigkeiten auszuführen

Rechnungen

Das Umsatzsteuergesetz legt genau fest, wie eine Rechnung auszusehen hat und welche Angaben gemacht werden müssen. Und das sollte auch eingehalten werden. Denn unvollständige und falsche Angaben sind ein Verstoß gegen die Rechnungsform und gefährden so den Vorsteuerabzug. Das bedeutet: Der Rechnungsempfänger bekommt die in der Rechnung enthaltene Umsatzsteuer nicht vom Finanzamt zurück.

Welche Rechnungsangaben sind also verpflichtend?

  • Name und Anschrift: Wer hat die Rechnung gestellt und an wen geht sie? Name und Anschrift des Unternehmens und des Kunden müssen vollständig angegeben werden.
  • Bankverbindung: Deine Bankverbindung musst du auch angeben – ansonsten weiß dein Kunde nicht, wohin mit seinem Geld. ;-)
  • Steuernummer: Die Angabe der Steuernummer oder der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (notwendig, wenn Rechnungen ins Ausland gehen) ist verpflichtend.
  • Rechnungsdatum: Wann wurde die Rechnung ausgestellt?
  • Rechnungsnummer: Um welche Rechnung handelt es sich? Für die nachträgliche Identifikation einer Rechnung muss eine eindeutige Nummer vergeben werden.
  • Rechnungsgegenstand: Was wird in Rechnung gestellt? Welche Leistung, welches Produkt?
  • Rechnungsbetrag: Wie hoch ist die Rechnung? Der Rechnungsbetrag muss in Nettobetrag in €, Angabe des Umsatzsteuersatzes von 7% oder 19% und die Höhe des Umsatzsteuerbetrags aufgeschlüsselt werden.
  • Zeitpunkt der Leistungserbringung: Wann wurde die Leistung erbracht? Die Angabe des Monats ist ausreichend.
  • Rabatte: Wenn nicht schon in Einzelpreisen enthalten, müssen vorher vereinbarte Rabatte angegeben werden.
  • Rechnung: Das Wort „Rechnung“ muss auf der Rechnung erscheinen!

Bist du Kleinunternehmer? Dann kannst du die Kleinunternehmer-Regelung in Anspruch nehmen.

Papierform oder elektronisch?

Für die gesetzlichen Regelungen gibt es keinen Unterschied zwischen der Papierform oder der Übermittlung auf elektronischem Wege. Sollte der Kunde eine schriftliche Rechnung wollen, bist du allerdings verpflichtet, diese zu liefern. Generell ist die elektronische Variante einfacher und kostengünstiger.

Was muss auf eine Teilrechnung?

Rechnungen für große Aufträge werden oft in mehrere Teilrechnungen (= Abschlagsrechnungen) aufgeteilt. Der Vorteil: Die Zahlungen für den Rechnungsempfänger werden gleichmäßig über das Projekt verteilt und das Unternehmen erhält bereits vor Abschluss des Projektes Geld und muss nicht so viel vorstrecken.

Grundsätzlich ist die Teilrechnung genauso aufgebaut wie eine herkömmliche Rechnung. Zusätzlich muss sie als Abschlagsrechnung gekennzeichnet sein und es muss angegeben werden, um welche Abschlagsrechnung (z.B. Abschlagsrechnung Nummer 1) es sich handelt.

Wenn die volle Leistung erbracht wurde, wird eine Schlussrechnung erstellt. In dieser werden die bereits bezahlten Teilrechnungen vom Gesamtbetrag abgezogen.

Was, wenn der Kunde nicht zahlt?

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Bild: sevDesk.

Im ersten Schritt solltest du ein persönliches Gespräch suchen und dich möglichst beiläufig nach der ausstehenden Zahlung erkundigen. So erfährst du schnell, ob die Rechnung vergessen wurde oder ob andere Gründe für die fehlende Zahlung verantwortlich sind.

Eine schriftliche und freundlich formulierte Zahlungserinnerung kann als zweite Maßnahme helfen. So bringst du deinen Kunden nicht in Verlegenheit, erinnerst aber trotzdem höflich an die fehlende Zahlung.

Wenn auch dann noch nicht gezahlt wurde, kommt die Mahnung ins Spiel. Mahnung bedeutet, dass der Kunde in Zahlungsverzug gerät. Sobald das passiert, hast du Anspruch auf Verzugszinsen (5-8% über dem Basiszinssatz). In der Regel spricht man von drei Mahnungsstufen. Der Kunde sollte hier merken, dass es dir ernst ist. Bei der dritten Stufe sind höflich formulierte Mahnungen fehl am Platz.

Nach der dritten Mahnung bleibt dir nur noch der Weg zum Anwalt. Ein von ihm formuliertes Anwaltsschreiben lässt den Kunden meist zahlen – aus Angst vor höheren Kosten, die auf ihn zukommen könnten.

Der letzte Schritt um an dein Geld zu kommen: Kunden verklagen. Hier solltest du dich allerdings gut mit deinem Anwalt absprechen. Lohnt es sich? Wie sehen die Perspektiven aus? Ein solches Verfahren kann viele Ausgangsmöglichkeiten haben.

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7 Reaktionen
Silke Spahr

Lieber Christian,

ich bin Geschäftsführerin des Bundesverbandes der Filmeditoren, die auch größtenteils selbständig arbeiten. Ich würde Deinen hervorragenden Beitrag zur Rechnungsstellung gerne im internen Bereich unser Webseite veröffentlichen, weil immer wieder Fragen unser Mitglieder genau in diese Richtung gehen. Und besser und prägnanter als Du es dargestellt hast, kann man es nicht machen. Natürlich würden wir Dich als Autor nennen und auch alle sonstigen Voraussetzungen erfüllen, die aus Deiner Sicht notwendig wären.

ich freue mich auf Deine Rückmeldung,

beste Grüße

Silke Spahr

Antworten
Christian

Ich glaube da ist eher Fabian gefragt, oder? ;)

Antworten
Fabian Silberer

Hallo Silke,
freut mich, dass auch dir der Beitrag gefällt. Gerne kannst du den Beitrag in eurem internen Bereich veröffentlichen :-) Hilfreich könnte euch auch unsere PDF-Version des Artikels sein. Hier haben wir noch mal alles grafisch aufbereitet und diese kann auch schnell ausgedruckt oder archiviert werden.
https://sevdesk.de/cheatsheet-selbststaendigkeit/
Viele Grüße
Fabian

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Christian

Danke für die hilfreiche Übersicht! Gibt es vielleicht die Möglichkeit, das als PDF runterzuladen?

Antworten
DR

Die Druckfunktion (Strg+P) mit Chrome oder dem Opera-Browser scheint gut zu funktionieren. Dort einfach als "PDF drucken" auswählen.
Mein Firefox blendet zwar den Großteil der Werbebanner aus, aber unterschlägt auch Teile vom Artikel.

mfg

Antworten
Fabian Silberer

Hallo Christian,
freut mich wenn die Übersicht gut ankommt.
Wir haben eigentlich noch eine Infografik und eine PDF-Version zur Verfügung gestellt. Leider wurden beide Versionen im Artikel nicht übernommen. Wir haben beide Versionen noch kurzfristig auf unserer Website zur Verfügung gestellt:
https://sevdesk.de/cheatsheet-selbststaendigkeit/

Fabian

Antworten
Christian

Ah, sehr gut! Bin auch gerade dabei, neben dem festen Job, ein zweites Standbein als Freiberufler aufzubauen. Von daher sind solche Tipps und Infos gern gesehen. Danke für die PDF Datei :)

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