Im vergangenen Jahr sahen sich Unternehmen mit überwiegender Büropräsenz verschiedenen Problemen ausgesetzt. Eines davon: Unter den damals geltenden Coronaregeln durfte nicht die gesamte Bürofläche genutzt werden. Zwischen den Arbeitsplätzen musste ein Mindestabstand von 1,50 Metern gewährleistet bleiben. Das Problem war vor allem organisatorischer Natur. Wer sollte wann an welchem Arbeitsplatz arbeiten?

Das Osnabrücker Unternehmen Basecom hatte zur Lösung dieses Problems mit 1.50 Office eine Web-App mit einem ganz pragmatischen Ansatz geschaffen. Sollten doch die Mitarbeiter die verfügbaren Plätze und Zeiten flexibel selbst buchen. Das System achtete dabei nur auf die Maximalbelegung und den Mindestabstand. So konnte die Rückkehr ins Büro ohne viele Umstände geregelt stattfinden.

1.50 Office (von 1,50 Metern, dem Mindestabstand) war eine Web-App auf der Basis des PHP-Frameworks Symfony, die Basecom kostenlos zur Verfügung gestellt hatte. Unternehmen konnten das System frei verwenden, der Start war einfach.

Im August 2021 hat Basecom das System in vollkommen überarbeiteter Version und unter neuem Namen auf den Markt gebracht. Es hatte sich gezeigt, dass die Probleme doch nicht so kurzfristiger Natur waren als zunächst angenommen. Mittlerweile hat sich aus dem kurzfristigen Fernbleiben vom Büro ein veritabler Wechseltrend hin zu mehr Heimarbeit entwickelt. Damit werden Systeme wie das ehemalige 1.50 Office, das heutzutage Desk.ly heißt, für Unternehmen zu einem auch dauerhaft erforderlichen Organisations-Tool.

Verschwunden sind die eher hemdsärmeligen Ansätze. Mit Desk.ly  hat Basecom ein ausgewachsenes Desk-Sharing-Werkzeug an den Start gebracht, das sogar Dritt-Logins und das White-Labeling, also die Darstellung unter eigenem Corporate Design, erlaubt.

Wie nah am Puls der Zeit die Basecom-Entwickelnden sind, zeigt sich jetzt erneut. In rasanter Geschwindigkeit haben sie ihr Tool um die Möglichkeit, 3G-Nachweise zu hinterlegen, erweitert. Pünktlich zum Start der Regelung am 24. November 2021 ist die neue „Corona: 3G-Prüfung“ verfügbar.

Die neue 3G-Prüfung soll die gesetzlich vorgeschriebene Kontrolle sowie das Protokollieren der Impf-, Genesenen- und Testnachweise so einfach wie möglich machen. Die Funktion kann vom Admin in den Einstellungen aktiviert werden. Der legt auch fest, welche Mitarbeitenden der Gruppe derer zugeordnet, die die Nachweise prüfen sollen.  Die sehen dann die Option „Corona: 3G-Prüfung“ im Menü.

3G-Prüfungen werden im System nicht über die Mitarbeitenden, sondern ausschließlich über die Prüfenden erfasst. So ist sichergestellt, dass de rechtlichen Anforderungen eingehalten werden. Dabei sind alle Nachweise möglich. Wenn aber der Nachweis-Typ „Testnachweis“ ausgewählt wird, wird automatisch – aber anpassbar – das aktuelle Tagesdatum sowie ein Gültigkeitszeitraum von 24 Stunden angezeigt.

Ansonsten hat sich am Grundkonzept von Desk.ly nichts geändert. Jedes Unternehmen benennt einen Administrator. Der pflegt Standort, Raumpläne und Nutzer ein. Für die Nutzenden gestaltet sich der Vorgang überaus simpel. Einmal eingeloggt, führt uns das System zur Buchung.

Dazu müssen wir zunächst einen Standort wählen. Danach können wir einen Bereich, etwa 1. OG links, in dem wir arbeiten wollen, anzeigen lassen. Der grafische Raumplan zeigt mittels grünen und roten Kennzeichnungen an, welche konkreten Plätze noch frei oder bereits belegt sind.

Darin können wir nun einen Platz per Klick auswählen. Es öffnet sich ein modales Fenster. Hier können wir den Platz als Lieblingsplatz festlegen und/oder ihn über einen Minikalender tageweise buchen. Mehrere Tage können gewählt werden. In einem Folgeschritt bestätigen wir, ob wir den Platz ganztags oder nur vor- oder nur nachmittags benutzen wollen. Passt alles, klicken wir „Jetzt buchen“ und unser Arbeitsplatz ist gebucht.

Neben der reinen Platzreservierung können wir uns auch anzeigen lassen, wer an welchem Tag an welchem Platz im Büro anwesend ist oder sein wird. Über eine „Buchungsübersicht“ sehen wir unsere eigenen Buchungen auf einen Blick.

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Mit dem neuen System hat Basecom die Administrationsmöglichkeiten erweitert. So können einzelnen Plätzen jetzt besondere Ausstattungsmerkmale oder andere Eigenschaften zugewiesen werden. Für Nutzende wird das System vor allem dadurch komfortabler, dass es vollständig mobil bedienbar ist. So können Buchungen auch über das Smartphone getätigt werden.

Nach Angaben des Herstellers wird Desk.ly mittlerweile von mehr als 650 Unternehmen mit über 15.000 Nutzenden eingesetzt. Neben der deutschen und der englischsprachigen Version soll es in Kürze auch eine französische und eine spanische Version geben. Gerade diese internationale Ausrichtung war der maßgebliche Grund für den Namenswechsel. Basecom geht dabei davon aus, dass uns die flexiblen, hybriden Arbeitsmodelle auch in Zukunft erhalten bleiben werden.

Entsprechend gibt es für die Zukunft ein Geschäftsmodell hinter Desk.ly. Das ist aber nicht anders als fair zu bezeichnen. Teams, die aus bis zu zehn Personen bestehen, zahlen für die Nutzung von Desk.ly nichts. Unternehmen, die sich bis zum 30. Juni 2022 registrieren, zahlen bis zum 31. Dezember 2022 nichts. Erst ab dem 1. Januar 2023 zahlen sie 0,20 Euro pro Nutzer und Monat. Wer sich erst nach dem 30. Juni 2022 registriert, zahlt 0,50 Euro pro Nutzer. Damit dürfte Desk.ly niemanden wirtschaftlich überfordern.

Übrigens: Logischerweise führt die App eine für die Corona-Nachverfolgung geeignete Kontakt-Dokumentation gleich mit. So können Infektionsketten am Arbeitsplatz im Zweifel nachvollzogen werden. Aber auch außerhalb der Coronakrise kann das Tool als nützliches Verwaltungswerkzeug – etwa für Coworking-Spaces oder die Fortführung offener Arbeitsmodelle über die Krise hinaus – überzeugen.

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