Es ist dringend. Er wollte nur mal kurz hallo sagen. Sie kommt grad vorbei und da fällt ihr ein, dass – ja, was ist es, das nicht in eine E-Mail passte, für das es keinen Termin gab und das jetzt so viel wichtiger ist als meine Konzentration?

Unterbrechungen zählen zu den wichtigsten Produktivitätskillern. Schon nach kurzen Ablenkungen dauert es mehrere Minuten, bis es Menschen gelingt, sich wieder in ihre Aufgabe zu vertiefen. Diese Zeit wird länger, je herausfordernder die Unterbrechung ist. Besonders problematisch sind damit jene „kurzen Fragen“, die Kolleginnen und Kollegen einander stellen, weil es natürlich schneller geht, jemanden zu fragen, der sich damit auskennt, als es einfach selbst zu recherchieren.

Was jetzt passiert: Das Gehirn der Befragten stellt sich auf die Frage ein. Dieser Prozess lässt sich gar nicht verhindern. Es stellt eine Antwort bereit, denkt an weitere Details und eine Weile, nachdem die andere Person gegangen ist, fallen einem immer noch wichtige Aspekte ein, die dann noch schnell nachgereicht werden müssen. Herzlichen Glückwunsch: Eine kleine Frage hat dich dauerhaft abgelenkt.

Ablenkung ist ein echter Produktivitätskiller. Und eigentlich wissen das alle. Aber in einem Moment tritt dieses Wissen in den Hintergrund. Wir brauchen also Team-Regeln. Dies ist ein Vorschlag, wie diese Regeln aussehen können. Macht was Eigenes draus:

1. Es gibt Stillarbeitszeiten. Sie sind über die Woche verteilt festgelegt, alle kennen sie. Sie sind lang genug, um etwas zu schaffen, und kurz genug, damit Fragen bis danach Zeit haben.
2. Direkt davor und danach liegen keine Meetings – ideal ist eine Pufferzeit von etwa 30 Minuten.
3. Soll in dieser Zeit im kleinen Team gearbeitet werden, dann wird das vorher geplant und räumlich von anderen getrennt.
4. Relevante „Sonst komme ich nicht weiter“-Fragen werden vorher gestellt – oder eben danach.
5. Sprecht über Körpersprache. Arbeitet eine Person konzentriert, dann sieht man das. Einigt euch darauf, einander nicht anzusprechen. Das gilt auch außerhalb von Stillarbeitsphasen.

Die Krux mit der kurzen Frage ist, dass sie ein Problem von einer Person auf eine andere verlagert. Der Zusammenarbeit dient es mehr, wenn ihr euch aufeinander einlasst. Und das bedeutet manchmal, dass die kurze Frage eben doch per Mail gestellt wird. Für einen Kaffee verabreden, um darüber zu sprechen, könnt ihr euch dann immer noch.

Ohne Absprachen mit allen ist es schwieriger, sich vor Unterbrechungen zu schützen. Ein Faktor dabei ist die Tatsache, dass viele Menschen sich das gar nicht trauen. Und doch ist es nötig. Versuch das hier:

1. Kündige deine Arbeit an. So kann das aussehen: Ich werte heute Daten aus und erstelle danach Präsentationsunterlagen. Deshalb bin ich von 10 bis 12 und von 14 bis 15:45 Uhr nicht erreichbar. Alles Wichtige: Gern per Mail. Ich melde mich.
2. Sprich mit den Menschen, die dich besonders häufig unterbrechen. Du kannst dir (fast) sicher sein, dass sie es nur gut meinen. Wenn du dein Problem klarstellst und sie einlädst, mit Ankündigung vorbeizukommen (statt ohne), dann erhält das die Arbeitsbeziehung.
3. Sei unkooperativ. Ja, das geht auch in freundlich. Wenn du allen Menschen sofort hilfst, dann gewöhnen sie sich daran. Also mach das nicht.

Stört dich jemand bei der Arbeit, dann sag dieser Person, dass du gerade keine Zeit für ihr Anliegen hast. Bitte sie, es per Mail zu schicken. Kündige an, dass du dich darum kümmern wirst, wenn du mit dem, was du gerade tust, fertig bist. Oder bitte die Person, zu einer verabredeten Zeit wiederzukommen.

Ja, das ist ein bisschen fies. Aber eigentlich tust du genau das, was die andere Person auch tut: Du sortierst Aufgaben in deinen Tag und du übernimmst dabei die Kontrolle. Und diese Kontrolle dient deiner Produktivität.