Die Pflege von Produktdaten wird für Unternehmen zunehmend wichtiger. Händler vertreiben ihre Produkte längst nicht mehr nur über die eigene Internetpräsenz, sondern sprechen ihre Kunden über unterschiedliche Vertriebskanäle an. Jeder Absatzkanal benötigt dabei unterschiedliche Produktinformationen, sei es für einen Online-Shop, einen Print-Katalog oder die mobile App.

Um die Fülle an Daten zu verwalten, sind PIM-Systeme nützliche Tools. Sie sammeln Informationen zu den angebotenen Produkten aus verschiedenen Quellen und bündeln sie zentral an einem Ort. Dort können sie mit weiteren Informationen angereichert und vervollständigt werden, bevor sie schließlich über die unterschiedlichen Vertriebskanäle ausgegeben werden. Wir haben die einzelnen Prozesse mit der Open-Source-Lösung Akeneo getestet.

Die Gründer Frederic de Gombert, Benoit Jacquemont und Nicolas Dupont sind seit zehn Jahren im E-Commerce-Bereich aktiv und haben schon zahlreiche Projekte für große französische Marken umgesetzt. In den Gesprächen mit ihren Kunden haben sie herausgefunden, dass viele zwar zufrieden mit ihrer E-Commerce-Lösung sind, ihnen aber die Pflege ihrer Produktdaten Sorgen macht. Im Jahr 2012 haben sie deshalb Akeneo gegründet.

Das Produkt wurde speziell für nicht-technische Benutzer konzipiert und soll eine einfache Art des Produktmanagements ermöglichen. Die erste Version Akeneo 1.0.0-Beta1 hat das Unternehmen im September 2013 gelauncht. Seit Januar 2014 ist die vierte Beta-Version „Akeneo 1.0.0-Beta4“ erhältlich. Das Open-Source-PIM-System kann zudem in einer Online-Demo getestet werden. Technisch setzt Akeneo auf der Oro-Platform auf, einer Business-Application-Platform (BAP), die schon viele Schlüsselfunktionalitäten und technische Komponenten beinhaltet. Akeneo soll zudem sehr flexibel sein und sich gut mit Applikationen von Drittanbietern oder anderen IT-Systemen integrieren lassen.

Informationen zu einzelnen Produkten können einen ganz unterschiedlichen Ursprung haben. Sie liegen beispielsweise als Daten im Shopsystem, in Excel-Listen oder werden direkt von den Lieferanten zur Verfügung gestellt. Bei der Informationsdichte kann man schnell den Überblick verlieren – erst recht, wenn viele Mitarbeiter an der Pflege dieser Daten beteiligt sind und Produkte auch in unterschiedlichen Sprachen verwaltet werden müssen. Häufig kommt hinzu, dass die entsprechenden Daten in unterschiedlichen Formaten vorliegen.

Ein PIM-System sammelt all diese Daten an einem zentralen Ort und fungiert als alleinige Quelle für alle späteren Vertriebskanäle. Bei Akeneo werden all diese Daten über eine Import-Engine in das PIM-System überführt und dort gesammelt. Die Anbindung erfolgt über CSV- sowie Excel-Dateien. Weitere Schnittstellen zu Drittanbietern sind geplant oder können dank des Connector-Frameworks angebunden werden. Eine Historie zeigt alle Importvorgänge an, wobei auch zeitgesteuerte Importe möglich sind.

Liegen die Daten einmal im PIM-System vor, können sie durch die einzelnen Mitarbeiter bearbeitet werden. Oftmals reichen die Informationen der Lieferanten nicht aus und müssen zusätzlich mit Daten angereichert werden. Je nach Absatzkanal kommen weitere Anforderungen an die Produktbeschreibungen hinzu, die über das PIM-System zentral am Produkt verwaltet werden. Auch länderspezifische Produktbeschreibungen werden hier gepflegt. Beispielsweise können Übersetzungsbüros über Zugriffsrechte die Daten selbst eingeben. Sie sollten dann allerdings nur bestimmte Schreibrechte erhalten.

Akeneo sieht für seine Open-Source-PIM-Lösung ebenfalls ein rollenbasiertes Zugriffsmanagement vor, das bei der Rechtevergabe für unterschiedliche Nutzer hilft.

Einige weitere Schlüsselfunktionen von Akeneo im Überblick:

• Konfigurierbare Produkt-Ansichten
• Individuelle Klassifikation mit mehreren Kategorien
• Übersicht zu Produkt-Varianten
• Historie der Änderungen von Produkten und Kategorien
• Pflege von Produkten in mehreren Sprachen
• Daten werden in UTF-8 gespeichert (unterstützt somit auch Sprachen wie Japanisch, Chinesisch, Russisch, Arabisch, …)
• Übersetzer-Modus für direkte Pflege der sprachspezifischen Produktangaben aus dem Backend

Neben dem Extrahieren der Daten aus unterschiedlichen Quellen verfolgt ein PIM-System auch das Ziel, die Qualität der Daten zu kontrollieren. Ungenaue Informationen sind eine häufige Ursache für eine geringe Conversion-Rate und schlechte Retourenquoten. Durch vollständige und hochwertige Produktinformationen lassen sich Kosten und Zeit einsparen.

Aus diesem Grund hat Akeneo eine Qualitätskontrolle für die Daten entwickelt. Mit ihr kann definiert werden, welche Attribute mindestens erforderlich sind, um ein Produkt als vollständig zu betrachten. Hier kann es Unterschiede je nach Produktfamilie (TV, Buch et cetera), Land oder Verkaufskanal (Online-Shop oder Print) geben.

Sind die Daten für ein Produkt vollständig, können die Informationen an die jeweiligen Vertriebskanäle ausgegeben werden. Das kann eine Website sein, eine mobile Applikation, ein Print-Katalog, ein Marktplatz oder vieles mehr.

In Akeneo kann man diese Absatzkanäle individuell festlegen und definieren. Über die Export-Engine erfolgt schließlich die Ausgabe der Daten in die unterschiedlichen Kanäle, was zeitlich gesteuert oder partiell für Produkte, die seit dem letzten Export aktualisiert wurden, erfolgen kann. Eine Historie gibt einen Überblick zu allen Datentransfers. Der Export erfolgt in CSV-Dateien. Eine REST-API ermöglicht zudem synchrone Interaktionen mit Anwendungen von Drittanbietern.

Die Datenpflege ist vor allem für die Multi-Channel-Strategie eines Unternehmens von enormer Bedeutung, denn der Vertrieb über diverse Kanäle erfordert viele unterschiedliche Produktinformationen. Diese lassen sich mit einem PIM-System wesentlich einfacher verwalten. Bei der rasanten technologischen Entwicklung werden auch zukünftig weitere Kanäle hinzukommen, es lohnt also, frühzeitig darüber nachzudenken, wie man das eigene Produktportfolio managen möchte. Akeneo ist für diesen Zweck ein gutes Werkzeug. Ich bin gespannt, welche Features das Open-Source-PIM-System mit dem kommenden Release einführen wird.