Sensible und persönliche Daten sind heutzutage ständig in Gefahr. Besonders im Unternehmensumfeld ist daher große Vorsicht geboten, wenn es um die Kommunikation und den dazugehörigen Datenaustausch geht. Mit diesen grundlegenden Tipps sorgst du für mehr Sicherheit in Sachen Datenschutz in deinem Unternehmen.

In Unternehmen sollte das Thema Datenschutz mittlerweile ein alter Hut sein. Doch nicht nur die oder der von dir ernannte Datenschutzbeauftragte sollte sich der Wichtigkeit der Sache bewusst sein. Stell sicher, dass sich all deine Mitarbeitenden mit der Notwendigkeit von DSGVO-konformer Kommunikation auseinandersetzen und die Datenschutzregeln während der Arbeit auch in der internen Mitarbeiterkommunikation beachten. Hierfür kannst du direkt beim Onboarding deine neuen Mitarbeiter:innen für das Thema DSGVO und die geltenden Datenschutzregeln in der Unternehmenskommunikation sensibilisieren, zum Beispiel in Form eines kurzen Workshops. 

Better safe than sorry: Beuge von Anfang möglichen Problemen in Bezug auf den Umgang mit persönlichen Daten vor, indem du deinem Team DSGVO-konforme IT-Anwendungen und ansprechende Kommunikationstools bereitstellst. So greift dein Team gar nicht erst auf andere Kommunikationskanäle zurück und die Etablierung von unsicheren Messengerdiensten, die eventuell im privaten Rahmen genutzt werden, fällt weg. 

Regelmäßigkeit ist hier das Stichwort: Sind alle Regeln und Arbeitsanweisungen zum Thema Datenschutz und Unternehmenskommunikation up to date? Stehen große Änderungen an, die Auswirkungen auf den Datenschutz haben? Prüfe und aktualisiere gegebenenfalls alle betroffenen Unternehmensbereiche, IT-Anwendungen und Kommunikationskanäle, die möglicherweise Einfluss auf die Datensicherheit nehmen. Blocke dir hierfür feste, sich wiederholende Termine oder stell sicher, dass dein:e Datenschutzbeauftragte:r sich dieser Thematik intensiv widmet. 

Du bist in Sachen Datenschutz präventiv gut aufgestellt? Dann vergiss nicht, dich auch im Alltag aktiv gegen möglichen Datenmissbrauch zu schützen. Angefangen beim Recording von Videocalls, von Unternehmenspräsentationen oder beim Teilen von Screenshots: Hab ein Auge darauf, persönliche Informationen oder sensible Daten besonders in Aufzeichnungen zu verbergen und unkenntlich zu machen. Hier kannst du mit diverser Software arbeiten, die vertrauliche Informationen verbirgt, bevor du das Material mit Mitarbeiter:innen oder Außenstehenden teilst. 

Du bist dir nicht sicher, ob dein aktuelles Kommunikationstool wirklich sicher ist, oder hast einfach noch nicht das richtige gefunden, dass all deine Bedürfnisse wirklich erfüllt? Dann lohnt sich ein Blick auf Zoho Cliq, die Team-Messaging-Software von Zoho, mit der du den Zugriff auf deine Daten wirklich kontrollieren kannst. Die Software bietet dir mit ihren Funktionen für Video-, Audio- und Gruppenkonferenzen eine umfassende Unified-Communications-Lösung. Außerdem lassen sich mit Cliq einfach und schnell separate Kanäle einrichten, etwa für Teams, Projekte oder unternehmensweite Diskussionen. 

On top können auch noch Applikationen von Drittanbietern integriert werden. Dies geschieht aber unter hohen Datenschutzstandards bei Zoho: Das Unternehmen legt generell einen hohen Wert auf das Thema und schützt all deine Daten, die über öffentliche Netzwerke an die Server übertragen werden, mit starken Verschlüsselungstools. Ganz nach dem Motto „We don’t own your data, you do.“ gibt Zoho deine Daten nicht weiter – auch nicht zu Werbezwecken. Der Fokus liegt also alleine auf dir und deinen Daten, und nicht auf den Werbetreibenden. Dabei nimmt das Unternehmen ebenfalls Abstand vom Tracking des Nutzerverhaltens. Das gilt auch für das Tracking durch Dritte.

Mehr zur Zohos Privacy Commitment

Über den Cliq-Client kannst du in den einzelnen Chat-Sessions innerhalb von Sekunden Dateien aller Art mit deinen Teammitgliedern teilen. Fallen dabei auch ab und zu sensible Daten an? Dann hast du unter anderem die Möglichkeit, deinen Chatverlauf zu deaktivieren, damit deine Nachrichten nicht auf den Cliq-Servern gespeichert werden. Möchtest du doch auf die Daten zurückgreifen, dann bleiben diese für zusätzliche Sicherheit während der Speicherung verschlüsselt. Zusätzlich werden alle personenbezogenen Informationen nur dann verarbeitet, wenn deine Einwilligung dafür vorliegt. 

Zoho Cliq ist also dein sicherer Kommunikationspartner, der dich und dein Team bei deiner täglichen Arbeit unterstützt. Du willst alle weiteren Vorteile von Zoho Cliq erleben? Dann geht es hier lang. 

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