Ihr habt es geschafft: Ein Journalist ist zur Recherche auf eure Website gegangen. Doch dann findet er oder sie den Pressebereich nicht, sucht verzweifelt nach weiterführenden Informationen oder den richtigen Ansprechpartner – und gibt dann frustriert auf. Damit dieser Worst Case nicht eintritt, solltet ihr für euren Pressebereich ein paar Grundregeln einhalten.

Es ist so offensichtlich, wird aber so oft übersehen: Kennzeichnet euren Pressebereich mit einem eindeutigen Titel wie „Presse“ in der Navigation eurer Website. Interessierte Journalisten sollen ihn sofort und schnell finden können. Versteckt ihn also bitte nicht als eine Unterseite auf der dritten Navigationsebene.

Eine gute Struktur ist auch für den Pressebereich selbst eine Selbstverständlichkeit. Präsentiert die wichtigen Informationen also übersichtlich und ansprechend. Vermeidet bitte auf jeden Fall Registrierungsschranken mit Passwörtern, mit denen sich Journalisten erst umständlich einloggen müssen – das macht alles zu kompliziert.

Menschen erfassen visuelle Informationen bis zu 60.000 mal schneller als durch Texte. Außerdem ziehen Bilder die Aufmerksamkeit an sich und werden in Zeiten von Instagram und Co. auch für klassische Medien immer wichtiger. Deshalb lohnt es sich für euch, in gutes Bildmaterial zu investieren. Das absolute Minimum sind hochwertige Bilder der relevanten Personen aus dem Unternehmen. Noch besser ist es, wenn ihr professionelle Aufnahmen vor unterschiedlichen Hintergründen anbietet, gerne auch in verschiedenen Formaten (hochkant und quer). Achtet dabei auch auf solche Kleinigkeiten, dass in Brillengläsern keine Spiegelungen vorhanden sind und karierte oder zu extravagante Kleidungsmuster merkwürdig aussehen können.

Zusätzlich hilft es, wenn ihr noch weiteres aussagekräftiges Bildmaterial von eurem Unternehmen, eurem Team und euren Produkten zur Verfügung stellt. Vermeidet dabei Stockfotos und allzu gestellte Aufnahmen. Nicht umsonst hat GOT-Darstellerin Emilia Clarke sich in einem aktuellen, viralen Video über Stockfotografie lustig gemacht.

Alle Bilder sollten in einem gängigen Format (etwa jpg, png) und einer guten Auflösung vorliegen (zum Drucken empfehlen sich mindestens 300 dpi), eindeutig beschriftet und datiert sein. Achtet außerdem darauf, dass ihr die Bildrechte nennt und die Aufnahmen eindeutig zur lizenzfreien Weiterverwendung freigegeben sind.

Ihr selbst habt eventuell den Überblick über alle wichtigen Zahlen, Fakten und Meilensteine des Unternehmens, ein Außenstehender hat dies allerdings nicht. Damit er oder sie sich nicht umständlich durch verschiedene Unterseiten eurer Website klicken muss, solltet ihr im Pressebereich einen Faktenüberblick liefern. Dies könnt ihr entweder als Faktenblatt zum Herunterladen anbieten oder in einer Übersicht auf der Seite selbst.

Ähnlich wie Fotos wecken Infografiken die Aufmerksamkeit und helfen, auch komplexe Informationen ansprechend zu präsentieren. Wenn ihr in einem erklärungsbedürftigen Bereich unterwegs seid, kann außerdem ein Glossar mit Definitionen und weiterführenden Links hilfreich sein.

Achtet bei allen Informationen und Materialien, die ihr zur Verfügung stellt, darauf, dass sie vollständig, datiert und aktuell sind. Nichts ist ärgerlicher als unvollständige und veraltete Informationen.

Pressemitteilungen dürfen auf einer Presseseite natürlich nicht fehlen. Journalisten sollten sie im Pressebereich schnell finden und als Worddokument und PDF herunterladen können. Die Kür ist es, wenn das Archiv der Pressemitteilungen nicht nur chronologisch geordnet (aktuellste zuerst), sondern auch thematisch durchsuchbar ist. Besonders, wenn ihr bereits eine größere Zahl an Mitteilungen online habt, erleichtert dies den Überblick. Verleiht jeder Mitteilung einen eindeutigen Titel und vergesst nicht das Erscheinungsdatum.

Wenn ihr PDF zum Herunterladen anbietet, dann bitte stets als Text-PDF, damit Textzeilen direkt kopiert werden können.

Wenn ihr bereits in den Medien präsent gewesen seid, könnt ihr gerne auch einen Pressespiegel einrichten. So sehen alle Besucher gleich, wer bereits wann über euch berichtet hat. Achtet dabei allerdings auf Lizenzrechte. Am einfachsten ist es, wenn ihr das Medium, den Titel und das Datum nennt und einen weiterführenden Link anbietet.

Für Rückfragen verweist jeder gute Pressebereich auf einen Ansprechpartner und nennt die Kontaktdaten (Telefon, E-Mail). Dass die Person dann auch erreichbar ist und zeitnah auf Rückfragen antwortet, versteht sich von selbst. Ein freundliches Portraitfoto kann auch nicht schaden, schließlich sind wir alle Menschen und finden es sympathischer, wenn wir ein Gesicht vor Augen haben.

Wahrscheinlich nutzt ihr bereits den ein oder anderen Social-Media-Kanal für euer Unternehmen oder betreibt gar einen eigenen Blog. Verlinkt im Pressebereich übersichtlich auf diese weiteren Informationsquellen. So erleichtert ihr den Journalisten die weitere Recherche.

Die Kür eurer Presseseite ist, wenn ihr Journalisten die hier aufgezählten relevanten Informationen auch noch gesammelt in einer qualitativ hochwertig aufgearbeiteten digitalen Pressemappe zum Herunterladen anbietet. Bitte vermeidet allerdings auch hier unnötige Registrierungsschranken.

Wenn ihr diese Hinweise für euren Pressebereich befolgt, seid ihr auf einem guten Weg. Auch wenn ihr nicht alle hier aufgelisteten Tipps von Anfang an umsetzt, so solltet ihr folgende Faustregel im Hinterkopf behalten: Macht es Journalisten so einfach wie möglich, schnell und unkompliziert an alle relevanten Informationen zu kommen.