Es ist eines der Themen, das Selbstständigen und all jenen Unternehmen, die im B2B-Bereich oder mit Behörden arbeiten, derzeit Kopfzerbrechen bereitet: die neue E-Rechnung. Diese steht ab 2025 als Verpflichtung im Raum – anders als bisher, wo es diese zwar auch schon gab, sie aber nur in bestimmten Umfeldern genutzt wurde und generell nicht obligatorisch war.

In diesem Ratgeber erklären wir, was hinter der E-Rechnung steckt, wie sich diese von normalen PDF, das viele von uns schon regelmäßig als Rechnung verschicken, unterscheidet, und zeigen auf, für wen die E-Rechnung in Zukunft verbindlich sein wird. Außerdem erklären wir, warum diese auch Vorteile hat, was sich im Hinblick auf die Vorsteuer ändert und stellen ein paar Lösungen vor, mit denen sich das Thema einigermaßen einfach (und teilweise sogar kostenlos) abdecken lässt.

Bei der E-Rechnung handelt es sich um eine digitale Form der Rechnung, die elektronisch erstellt, übermittelt und empfangen wird. Im Gegensatz zur klassischen Papierrechnung läuft bei der E-Rechnung das gesamte Handling von der Ausstellung bis zur Archivierung digital. Und im Gegensatz zum eigentlich ja auch digitalen PDF hat die E-Rechnung immer noch einen automatisiert verarbeitbaren Teil im XML-Standard. Dabei gibt es für Deutschland zwei Varianten, die parallel existieren: Xrechnung und Zugferd.

Beide Formate, Xrechnung und Zugferd, eignen sich gut für den elektronischen Rechnungsverkehr, da sie eine automatisierte Verarbeitung durch entsprechende Software erlauben, bieten aber unterschiedliche Ansätze je nach den Anforderungen der Rechnungssteller und -empfänger.

Die Xrechnung ist ein rein strukturiertes, XML-basiertes Format, das für den digitalen Rechnungsaustausch verwendet wird und schon heute für für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern nach den geltenden Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU zum Einsatz kommt. Interessanterweise ist es zwar nämlich schon heute in vielen Bereichen des öffentlichen Sektors Pflicht, aber dennoch bei Weitem noch nicht überall in der Verwaltung eingeführt.

Bei Zugferd (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) handelt es sich um ein hybrides Format, welches sowohl strukturierte Rechnungsdaten als auch ein von Menschen lesbares PDF kombiniert. Genauer gesagt enthält das PDF/A-3-Format eingebettete XML-Daten, die es ermöglichen, dass die Rechnung sowohl visuell angezeigt als auch automatisch verarbeitet werden kann. Der XML-Teil ist hier übrigens bindend für den Fiskus, auch was die Validierung betrifft, weswegen Buchhalter:innen hier besonders auf Unterschiede achten müssen und sich nicht nur auf die für Menschen lesbare Version verlassen können.

Es gibt übrigens in beiden Bereichen unterschiedliche Advanced-Versionen bzw. Profile, die unterschiedlich viele Daten enthalten können. Zugferd ist im B2B-Bereich weiter verbreitet. Während sich die Xrechnung vollständig automatisieren lässt und prinzipiell auch dafür gedacht ist, handelt es sich bei Zugferd um eine flexiblere Lösung, die beides unterstützt.

Das Schlechte vorweg: Es spielt keine Rolle, ob du Freiberufler, kleiner Selbständiger bist, ein Startup oder einen großen Handelskonzern hast – an der E-Rechnung kommt über kurz oder lang keiner vorbei, der mit anderen Unternehmen (B2B) oder der Verwaltung (B2G) handelt. All das gilt, egal ob du bilanzierst oder mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung auskommst, egal ob du umsatzsteuerpflichtig oder (haupt- oder nebenberuflicher) Kleinunternehmer:in bist.

Bisher war für die verbindliche Rechnungsstellung mit einer der beiden E-Rechnungen das Einverständnis des Empfängers oder der Empfängerin nötig, ab dem 1.1.2025 musst du Rechnungen in den beiden genannten Formaten annehmen und verarbeiten können. Wie das geht, erklären wir später.

Gleichzeitig sollten Unternehmer:innen schon ein paar weitere Daten im Kopf behalten. Denn ab 2027 ist eine Papierrechnung nur noch bei einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro geduldet, ab 2028 auch das nicht mehr. Dann werden auch sämtliche anderen strukturierten und unstrukturierten digitalen Formate nicht mehr erlaubt sein, weil das Finanzamt die Vorsteuer dann nicht mehr erstattet.

Lediglich bei Kleinrechnungen unter 250 Euro, bei Fahrkarten und einigen Vereinen, die steuerbegünstigt sind, wird es einige Ausnahmen geben. Das bedeutet aber umgekehrt auch, dass man etwa als Unternehmen, das eine Bewirtung in einem Hotel für eine größere Gruppe beauftragt, in Zukunft  eine digitale Rechnung bekommen wird. Und auch der Selbstständige, der bisher seinen PC im Elektronikmarkt gekauft hat, wird zur Absetzung der Vorsteuer bald einen entsprechenden digitalen Rechnungsbeleg benötigen (beides allerdings erst ab 2028). Letzteres ist unproblematisch, da man hier ohnehin die entsprechenden Kontaktdaten oder Firmendaten für die Rechnung angibt.

Fun fact: Du musst 2028 auch einen Blick auf deine alten Rechnungen, die du Monat für Monat wieder bedienst, werfen. Denn auch regelmäßig gezahlte Rechnungen wie ein seit Jahren laufender Mietvertrag müssen dann einmalig in digitaler Form vorliegen, damit der Vorsteuerabzug wie gewohnt gewährt wird.

Bis 2028 zurücklehnen und abwarten kannst du allerdings nicht. Denn schon ab dem neuen Jahr wirst du digitale Rechnungen annehmen können müssen. Nun kannst du zwar theoretisch mit einem beliebigen XML-Reader die Daten einsehen, deutlich sinnvoller ist es aber natürlich, diese über einen Rechnungsviewer anzusehen. Dieser sollte zugleich eine Validierung enthalten, damit du sehen kannst, dass die Rechnung korrekt ist und sämtliche Anforderungen erfüllt. Dies sind insgesamt wohl über hundert, die sich teilweise gar nicht sinnvoll von Hand erfassen lassen.

Sinnvoll ist es auch, eine Lösung zu haben, die die Rechnung nicht nur über einen Viewer anzeigt, sondern danach gleich GoBD-konform, also rechtssicher ablegt – und das gilt sowohl für die eigentliche XML-Rechnung als auch für die kommentierenden Anhänge, also wenn etwa ein Bild oder ein Stundenzettel mitgeschickt wird). Denn du wirst in Zukunft gegebenenfalls bei einer Steuerprüfung nachweisen müssen, dass  die Rechnung zum Zeitpunkt des Eintreffens rechtskonform war.

Die Geschichte mit der E-Rechnung ist quasi eine Sonderkonjunktur für alle Anbieter von Buchhaltungs-Software oder Buchhaltungs-Clouds. Fakt ist, dass eigentlich jede Buchhaltungslösung im kommenden Jahr zum einen ermöglichen wird, die E-Rechnung in den Varianten Xrechnung sowie Zugferd einzulesen und zu verarbeiten. Unterschiede wird es dabei bei der Frage geben, ob diese validiert werden und wie diese rechtssicher dokumentiert werden. Die Rechnung selbst wird ja in der Regel ohnehin schon GoBD-konform festgeschrieben, die Information, dass diese zum Zeitpunkt der Erfassung valide war, sollte das aber auch werden.

Gerade für Selbstständige, die in der Vergangenheit oftmals mit unkonventionellen Lösungen wie Word-Dateien in der Rechnungserstellung oder mit Excel-Listen für die Buchhaltung gearbeitet haben, bietet all das aber auch eine entscheidende Chance: Denn spätestens, wenn man mit dem Finanzamt zu tun hat, kann eine Buchhaltungs-Cloud mit entsprechenden Dokumentationen bares Geld wert sein.

Empfehlenswerte Tools, die kostenlos sind, gibt es einige. Neu ist hier zum Beispiel Wiso Mein Büro Free, mit dem sich E-Rechnungen kostenlos und ohne Abo erstellen und erhaltene Rechnungen einsehen lassen. Der Ansatz dahinter ist klar – Stichwort Freemium: Die vor allem kleineren Kund:innen sehen so die zweifellos vorhandenen Vorteile einer „richtigen“ Buchhaltungslösung und können gegebenenfalls upgraden, eine Rechnung, die für beide Seiten aufgehen könnte.

Ähnlich ist es bei Accountable, einem noch relativ neuen Dienst, der das Augenmerk eher auf die Vorbereitung für die Steuer legt. Das Unternehmen launcht (ab Oktober) eine kostenlose Lösung zum Versand und Empfang von E-Rechnungen für alle Selbstständigen, die die rechtssichere Erstellung, den Versand und Empfang von E-Rechnungen ermöglicht. Man wolle so unkompliziertes und automatisiertes E-Invoicing ermöglichen und werde die Formate Zugferd und Xrechnung unterstützen. Zusätzlich können Nutzer:innen ihre eigenen PDFs durch einfaches Hochladen in ein E-Rechnungsformat umwandeln.

Auch Steuerlösungshersteller Datev hat eine Plattform zur E-Rechnung, die in den Grundfunktionen kostenlos ist und das Verarbeiten von den gängigen Rechnungstypen erlaubt. Darüber hinaus kann auch der Quba-E-Rechnungs-Viewer interessant sein. Es handelt sich dabei um eine Open-Source-Lösung für Windows, Mac-OS und Linux, die Rechnungen, die sich per Drag & Drop öffnen lassen, mit sämtlichen Anhängen in einer tabellarischen Darstellung auflistet. Bei Zugferd-Rechnungen wird auch die PDF-Variante angezeigt. Ebenfalls hilfreich, aber nur für maximal zehn Rechnungen am Tag kostenlos, ist Portinvoice.com. Der Service validiert E-Rechnungen und prüft diese nach 64 Kriterien, ob sie den Anforderungen der Bundesregierung entsprechen.

Neben diesen kostenlosen Lösungen gibt es eine Vielzahl weiterer Buchhaltungs-Cloud-Lösungen, etwa Sevdesk, Papierkram, Haufe Lexoffice, Sage Active, um nur einige zu nennen. Wir haben hierzu eine Marktübersicht, die einen Überblick verschafft. Sie alle bieten oder werden in Kürze in der jeweiligen Variante Funktionalitäten zum Einlesen, Verarbeiten und gegebenenfalls auch Erstellen und Versenden von E-Rechnungen bieten.

Übrigens gibt es noch einen weiteren guten Grund, jetzt auch als kleines Unternehmen auf eine solche Buchhaltungslösung zu setzen: Das Thema mit den E-Rechnungen, so berichten Expert:innen, wird in den nächsten Jahren noch einige Veränderungen mit sich bringen – und diese könnten im halbjährlichen Rhythmus dazu führen, dass man sich mit den Neuerungen im jeweiligen Standard befassen muss. Gerade wer nur wenige Rechnungen und keine eigene Buchhaltungsabteilung hat, kann sich so viel unnötige Mehrarbeit ersparen, wenn er diesen Teil an einen Dienstleister auslagert, der die entsprechende Software für eine Vielzahl an Unternehmer:innen aktuell hält.

Nein, E-Rechnungen gibt’s in vielen Ländern schon deutlich länger, teilweise seit den Nullerjahren. Sie sind insbesondere im Handel und beim Zahlungsausgleich von Firmen untereinander beispielsweise in Frankreich (Faktur-X), deutlich weiter verbreitet und selbstverständlicher als bei uns.

Dass sich jetzt das Thema auch in Deutschland so durchsetzt, hat unter anderem damit zu tun, dass es EU-weit verpflichtend kommen wird. Es handelt sich dabei um eine Initiative der Europäischen Union mit dem Ziel der vollständigen Automatisierung des Rechnungsverarbeitungsprozesses ohne menschliches Eingreifen. Auch wenn im Kern Einigkeit hierüber herrscht, befinden sich die europäischen Gesetze dazu noch in der Ausgestaltung und Entwurfsphase.

Das alles klingt nicht nach Entbürokratisierung oder Bürokratieabbau, auch wenn die Ampelregierung ja erst kürzlich genau das wieder in Aussicht gestellt hat. Doch es gibt eine Reihe von Vorteilen und Argumenten für die Digitalisierung solcher Rechnungen. Zum einen ist all das ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung der Wirtschaft und könnte es für den Gesetzgeber vereinfachen, Steuerhinterziehung auf die Spur zu kommen.

Zum anderen sorgt all das auch auf Seiten der Unternehmen langfristig für weniger Papier, weniger Korrekturbedarf und nicht zuletzt automatisierte Prüfung und Verarbeitung der Rechnungen. Allerdings weiß jeder, der schon einmal mit Elster oder einer anderen vergleichbaren Lösung gearbeitet hat, dass ein auch nur minimal nicht regelkonformer Eintrag dazu führen kann, dass ein ganzer Datensatz nicht angenommen wird. Ob also vieles im heutigen Unternehmens – und Selbstständigenalltag so leichter wird, darf bezweifelt werden.

Möglichst einfach zu lösen ist dabei auch das Thema der revisionssicheren und nachvollziehbaren Datenablage. Ob damit langfristig auch die regelmäßige Umsatzsteuervoranmeldung entfallen kann (oder gar die Jahresumsatzsteuermeldung entfallen wird), bleibt abzuwarten.

Für Unternehmen, Selbstständige, aber im schlimmsten Fall auch den Schulförderverein oder eine:n nebenberuflichen Kleinsthändler:in kommt einiges an digitalen Neuerungen. Das ist im ersten Anlauf, also zum 1.1.2025 nicht allzu wild, denn es gibt kostenlose Tools, mit denen man die E-Rechnungen auslesen und verarbeiten kann. Diese reichen gerade für Menschen mit wenigen Rechnungen zunächst auch aus.

Langfristig kommt niemand drumherum, die Neuerungen auch für eigene Rechnungsstellungen umzusetzen, was allerdings für diejenigen, die unter 800.000 Euro Jahresumsatz liegen, erst für Januar 2028 ansteht. Auch als kleineres Unternehmen solltest du aber spätestens jetzt über eine der genannten Cloud-Lösungen für deine Buchhaltung nachdenken. Es ist davon auszugehen, dass der Markt an Lösungen rund um die E-Rechnungen auch in nächster Zeit noch dynamisch bleibt und sich bei den Anforderungen an die E-Rechnung und deren Standardisierung noch einiges in den nächsten drei Jahren ändern wird. Klar ist aber, dass Unternehmen nicht darum herumkommen werden, da in Zukunft auch die Umsatzsteuer (und der Vorsteuerabzug!) hierüber abgerechnet werden könnte.