Schimpft man über Meetings, befindet man sich meist in guter Gesellschaft. Die mal kürzeren, mal längeren Besprechungen im Team haben keinen guten Ruf, das kollektive Stöhnen darüber hat sich regelrecht etabliert. Die Gründe dafür sind vielfältig: Meetings seien zu zeitraubend, ineffizient, nervenzehrend.

Dennoch bestätigen Studien und Befragungen zu Themen wie Homeoffice, Teamwork, Arbeitsorganisation und digitaler Kommunikation immer wieder, dass diese Präsenztreffen für eine gute Zusammenarbeit unerlässlich sind. Frustrierend ist oft eher die ineffiziente Durchführung, was den Teilnehmern das Gefühl vermittelt, sie würden mit Meetings Zeit verplempern.

Wir haben uns deshalb mal angeschaut, wo das größte Frustpotenzial steckt – und wie passende Lösungen aussehen. Daraus haben wir sieben Tipps für effektivere Meetings erstellt.

Manager des mittleren und gehobenen Managements verbringen zwischen 35 und 50 Prozent ihrer Arbeitszeit in Meetings. Bei nicht leitenden Angestellten wird der Anteil deutlich darunter liegen, aber dennoch ist es wahrscheinlich, dass mindestens ein Teilnehmer eines Meetings einen Anschlusstermin hat. Deswegen ist es wichtig, sich an die vereinbarte Dauer für ein Meeting zu halten.

Wenn das Thema zu unübersichtlich und umfangreich ist, ist es sinnvoller, es von vorn herein nach Teilgebieten aufzuschlüsseln und zwei oder drei kürzere Meetings anzusetzen. Denn verschätzt man sich hier bei der Planung, führt das entweder dazu, dass die Teilnehmer Folgetermine verschieben müssen, dass ein Anschlussmeeting kurzfristig vereinbart werden muss oder dass in der Hektik der verbleibenden Minuten vieles untergeht.

All das hat ungeheueres Frustpotenzial und ist absolut ineffektiv. Zusammenfassend heißt das: Ja, es ist wichtig, die vereinbarte Zeit einzuhalten. Aber: Das ist nur möglich, wenn die Zeiteinschätzung realistisch getroffen wurde. Und das führt uns zum nächsten Punkt.

Eine realistische Zeiteinschätzung ist nur möglich, wenn klar definiert ist, was besprochen werden soll – und wenn ermöglicht wird, dass alle gut vorbereitet sind. Dafür sollten vorab alle Materialen für die Teilnehmer zu Verfügung stehen – und zwar rechtzeitig mindestens zwei Tage vorher.

Wenn es ein größeres Meeting mit einer umfangreichen Agenda ist, kann ein für alle zugängliches Dokument Sinn ergeben, in das jeder eintragen kann, welche Punkte er für besonders wichtig hält. Eventuell stellt sich so schon vorher heraus, dass einige Punkte ausgeklammert werden müssen oder können.

Zudem sollte zu jedem Meeting ein Ziel formuliert werden, dass man am Ende erreicht haben will.

Die Runde sollte so klein wie möglich und so groß wie nötig gehalten werden. Nicht jeder, den das Thema eines Meetings tangiert, muss zwangsweise teilnehmen. Oft reicht es auch, wenn ein Mitglied eines Teams oder einer Abteilung stellvertretend vor Ort ist und vorher Informationen, Argumente oder Wünsche der anderen eingeholt hat.

In Meetings, die mehrere Themen behandeln, die nicht alle Teilnehmer betreffen, kann man diese Mitarbeiter auch nur für bestimmte Slots zum Meeting dazu holen.

Der vorangegangene Punkt funktioniert nur dann wirklich gut, wenn man in Meetings grundsätzlich ein Protokoll führt, dass die wichtigen Beschlüsse – idealerweise begründet – inklusive aller daraus resultierenden Handlungsanweisungen protokolliert. So kann man im Nachgang alle informieren, die es betrifft und man hat sich die nur zuhörenden Teilnehmer gespart.

Zudem verhindert das Protokoll Missverständnisse durch unterschiedliche Erinnerungen – und jeder weiß genau, was er zu tun hat.

Wenn möglich, sollten die Teilnehmer ohne Laptop ins Meeting kommen. Falls nicht, sollte am Anfang jedes Meetings kommuniziert werden, dass alle Beschäftigungen, die nichts mit dem Meeting zu tun haben, tabu sind.

Der Grund: 96 Prozent der Befragten einer Studie gaben an, in Meetings Multitasking zu betreiben – wie zum Beispiel E-Mails lesen. Studien zeigen allerdings, dass Multitasking ineffektiv ist (und zudem in Meetings auch nicht besonders respektvoll oder höflich).

Noch anstrengender als ein klassisches Meeting ist eins, zu dem man nur per Telefon dazu geschaltet wird. Es ist schwierig alle Stimmen zuzuordnen und jede Botschaft, die über Körpersprache übermittelt wird, kommt nicht an.

Besser ist es deshalb, Teilnehmer, die nicht physisch anwesend sein können, per Videochat hinzuzufügen. Das geht recht unkompliziert, wenn man die entsprechende Technik (Kamera, Mikro und Beamer) im Meetingraum fest installiert.

Wer das Meeting angesetzt hat, führt idealerweise auch durch die Besprechung – und sorgt dafür, dass die Agenda eingehalten wird. Noch besser ist es, wenn sich jeder Mitarbeiter einer Firma dafür verantwortlich fühlt, dass die Meetings, an denen er teilnimmt, effizient verlaufen. Das heißt für Arbeitnehmer: sorgfältige Vorbereitung, im Meeting fokussiert bleiben, bei der Einhaltung der Regeln mitwirken und sorgfältige Nachbereitung. Für den Arbeitgeber heißt das: dem Mitarbeiter Zeit einräumen für die Vor- und Nachbereitung, keine Sanktionen oder Gekränktheiten, wenn ein Mitarbeiter im Meeting einen Vorgesetzten darauf hinweist, dass er überzieht, Monologe hält oder vom Thema abweicht.

Wie man mit anstrengenden Meeting-Teilnehmern umgeht, kannst du auch in unserem Artikel „Wer kennt sie nicht? 10 stereotype Typen, die Gift für Meetings sind“ nachlesen.

Im Tagesgeschäft gehen diese Punkte oft nach und nach unter und am Ende findet man sich doch wieder im Chaos-Meeting wieder. Hilfreich kann es sein, wenn alle Regeln unternehmensübergreifend kommuniziert werden und gezielt danach gefragt wird, wo die Mitarbeiter Probleme bei der Einhaltung sehen. Auch eine große Timer-Uhr im Meeting-Raum hilft dabei, die Zeit im Auge zu behalten. Und auch wenn das in der Startup-Branche nicht so gern gesehen wird: Manchmal hilft auch etwas Strenge. Füße vom Tisch, Laptop zu, ab jetzt 20 Minuten. Go!

Deine Meetings sind zwar effektiv aber langweilig? Dann lies auch Schluss mit Langeweile in Meetings! 5 simple Ideen für mehr Spaß in jeder Besprechung. Und wenn du auf der Suche nach Tools bist, mit denen du Meetings noch effektiver organisieren kannst, dann wirst du hier fündig.