Keine Frage: Ihr könntet euer Online-Meeting natürlich über Skype abwickeln. Oder einfach die gute alte Telefonkonferenz nutzen. Doch was ist mit Dokumenten? Mit Notizen, Diagrammen, Fotos? Was ist, wenn euch ein Kollege ein Projekt auf seinem Bildschirm zeigen will? All das wird schwierig mit konservativen Methoden. Um dem Abhilfe zu schaffen, gibt es etliche Tools, die versuchen, digitale Meetings einfacher zu machen.

So unterschiedlich ihre Ansätze, so unterschiedlich auch ihre Möglichkeiten – der Markt der Kollaborations-Tools ist groß. Einige dieser Tools setzen auch Chat-Funktionen und Kommunikation, andere auf Workflow-Methoden und wieder andere auf das Aufgaben-Management. Wir haben uns einige von ihnen angeschaut und unter die Lupe genommen, für welchen Einsatzzweck sie sich eignen. Und wenn ihr auf einen Blick sehen wollt, was welches Tool kann: Unter dem Artikel findet ihr eine kleine Tabellenübersicht, die euch genau das zeigt.

Jell: Dank dem Tool habt ihr immer im Blick, woran eure Team-Mitglieder gerade arbeiten. (Screenshot: Jell)

Das Software-Startup Formstack aus Indianapolis versucht, Teams durch Kollaboration produktiver zu machen. Und die passiert natürlich per App. „Je größer wir wurden, desto offensichtlicher wurde es für uns, wie wichtig regelmäßige Standup-Meetings sind“, schrieben die Gründer von Formstack über die erste Idee zu ihrer App Flock – die inzwischen Jell heißt. „Auf der anderen Seite wurde es immer frustrierender, diese Meetings mit Mitarbeitern in verschiedenen Zeitzonen zu koordinieren.“ Und: Die Zeit, die durch solche Meetings verloren ging, wurde mehr und mehr. Ein Frust, den wohl jedes Unternehmen in der ein oder anderen Form kennt. Und so entstand Jell, eine Web-App, die digitale Standup-Meetings für Teams so einfach wie möglich machen soll. Das Prinzip? Denkbar einfach: Jedes Team-Mitglied beantwortet morgens drei simple Fragen.

1. Was hast du gestern gemacht?
2. Was machst du heute?
3. Welche Herausforderungen hast du zu meistern?

Diese Fragen und ihre Antworten können dann an alle anderen Mitarbeiter verteilt oder im Team-Chat, den Jell natürlich auch mitbringt, zur Diskussion gestellt werden. Jell will somit Standup-Meetings, wie sie in vielen Unternehmen als Start in den Tag stattfinden, gleich ganz obsolet machen und alle wichtigen Tasks eines Teams an einem zentralen Ort bündeln. Darüber hinaus bietet Jell eine Integration in Slack oder HipChat, so könnt ihr die dort gespeicherten Informationen direkt über den Chat abfragen.

Mit seinem Ansatz stützt sich das Team auf diverse Studien, die belegen, dass Mitarbeiter glücklicher und vor allem produktiver sind, wenn sie nicht an einem festen Ort und zu festen Zeiten arbeiten müssen. Interessant ist, dass Formstack sein Produkt mit allen Basis-Funktionen für beliebig viele Team-Mitglieder kostenlos anbietet. Für vier US-Dollar im Monat pro Nutzer sollen Unternehmen darüber hinaus auch noch Premium-Funktionen wie frei editierbare Fragen, Ziele oder Reports bekommen, für neun US-Dollar kommen beispielsweise ein SAML-basierter Single-Sign-on oder besserer Support dazu.

• Kann Jell: Stehmeetings ersetzen
• Kann Jell nicht: Aufgaben-Koordination, Audio-Konferenzen, Video-Konferenzen, Screen-Sharing, Dokumenten-Sharing, Meeting-Planung, Mobile Lösung / Apps,Team-Chat, Eigene Installation

TeamViewer ist eine der vielleicht bekanntesten Apps, wenn es um das Thema Screen-Sharing geht. Die App, die es für Mac OS, Windows, Linux, Android, iOS, Windows Phone und BlackBerry gibt, gehört wohl zum Besten und Beliebtesten in diesem Bereich. Doch dass TeamViewer auch eine Lösung für Online-Meetings bietet, wissen wohl nicht alle. Dabei bringt die Funktionen mit, die es in sich haben. Mit TeamViewer lassen sich bis zu 25 Personen an verschiedenen Standorten zu einem Online-Meeting einladen. Den Link zu einem solchen Meeting können die Organisatoren einfach per E-Mail verschicken, und damit die Planung solcher Meetings einfacher wird, bietet TeamViewer auch eine Outlook-Integration an.

Die Palette der Möglichkeiten während dieser Meetings ist groß: Von Videoübertragung, VoIP oder Chat über Telefonkonferenzen, Whiteboards oder File-Sharing bis hin zur Bildschirmaufzeichnung bietet Team-Viewer alles, was Teams brauchen könnten. Dabei verspricht TeamViewer, alle Meetings über 256-Bit-gesicherte Kanäle abzuwickeln und bietet darüber hinaus auch eine auf der TeamViewer-Seite.

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Das Tool Vyte haben wir euch auch Vyte.in  zeigt euch euren eigenen Kalender, kann euch aber auch anzeigen, wann eure Kontakte beschäftigt sind. Anschließend habt ihr die Möglichkeit, mehrere Terminvorschläge anzulegen. Die werden an eure Kontakte verschickt und jeder kann darüber abstimmen, wann es ihm am besten passt. Haben alle ihre Stimme abgegeben, könnt ihr den besten Termin bestätigen und jeder bekommt den entsprechenden Kalendereintrag übermittelt. Auf die Art und Weise könnt ihr außerdem auch über den möglichen Treffpunkt abstimmen.

Terminoptionen werden automatisch von Vyte.in in eurem Kalender blockiert, damit ihr nicht versehentlich doppelt Termine legt. Außerdem soll das Tool auch automatisch erkennen, in welcher Zeitzone sich die unterschiedlichen Personen befinden. Die Web-App wurde responsiv gestaltet und funktioniert auf Desktops genauso gut wie Smartphones und Tablets. Eure Kontakte müssen nicht zwingend ein Konto bei dem Dienst haben, um über mögliche Terminoptionen abzustimmen. Vyte.in funktioniert nach Angaben der Entwickler nicht nur mit einem Google-Konto, sondern mit jedem Kalender, sei es Outlook.com, iCloud, Yahoo, Microsoft Exchange oder Outlook. Die Basis-Version ist dabei kostenlos, für die Pro-Version gibt es die Möglichkeit, Vyte optisch anzupassen oder bestimmte Zeiten von Einladungen auszuschließen. Weitere Pro-Features sollen folgen, Accounts beginnen bei drei US-Dollar pro Monat.

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Zugegeben, besonders sexy kommt das Tool OpenMeetings nicht daher. Dafür aber bietet die von Sebastian Wagner entwickelte Browser-Lösung (benötigt wird ein Browser mit Flash-Plugin) andere Vorzüge. So ist das Projekte Open Source und unter der Eclipse-Public-License veröffentlicht worden und kann sowohl als Hosted Service als auch auf dem eigenen Server installiert werden. Technisch basiert OpenMeetings auf dem RIA-Framework OpenLaszlo und dem Media-Server Red5, eine MySQL-Datenbank wird empfohlen.

Einmal aufgesetzt bietet OpenMeetings abseits der durchaus konservativen Oberfläche einige spannende Features. So lassen sich sowohl Audio- als auch Video-Meetings abhalten, das Tool bietet eine Whiteboard-Funktion und Screen-Sharing, zudem können Meetings auch aufgezeichnet werden. Darüber hinaus bietet OpenMeetings die Möglichkeite, kollaborativ Dokumente zu bearbeiten und die Planen von Besprechungen mit Kalendern. Wer sich OpenMeetings näher anschauen will, findet auf om.alteametasoft.com einen Testserver.

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TeamSnippets will Standup-Meetings überflüssig machen. (Screenshot: teamsnippets.com)

Was in Standup-Meetings besprochen wird, ist oft banal: Status-Updates kleinerer Projekte, die To-do-Listen des Tages, kleinere Änderungen. Nicht weltbewegend, eigentlich könnte man das auch anders lösen als alle zusammenzutrommeln, oder? Das haben sich auch die Macher von TeamSnippets gedacht, einer Web-App, die diese kleinteiligen Informationen bündeln will.

Die TeamSnippets-Summary. (Screenshot: TeamSnippets)

TeamSnippets sammelt dafür bei den Mitarbeitern per E-Mail einfach alle relevanten Informationen ein, zum Beispiel, woran sie gerade arbeiten, wie der Status bei einem Projekt ist oder was für Aufgaben in dieser Woche anstehen. Dafür stehen ihnen drei Felder zur Verfügung: „What did you work on yesterday?“, „What are you going to work on today?“ und „What are you blocked on?“. Diese Informationen werden dann gebündelt und – zu vom Teamleiter festgelegten Intervallen an das Team verschickt.

TeamSnippets kann 30 Tage lang kostenlos getestet werden, danach sind zwei US-Dollar pro Nutzer und Monat fällig. Für die Übertragung und Speicherung der Daten verspricht das Unternehmen sichere Verbindungen, dazu sollen keine Daten an Dritte weitergegeben werden.

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Solid soll die Meeting-Planung und Aufgabenverteilung deutlich vereinfachen. (Screenshot: Solid)

Ein effektives Meeting braucht einige klare Regeln: Zeitrahmen, Ziele und nächste Schritte beispielsweise. Damit alle Teilnehmer eines Meetings möglichst gut vorbereitet sind, hat das Unternehmen wisembly die Web-App Solid entwickelt. Sie sammelt zunächst alle wichtigen Informationen aus dem Google-Kalender eines Nutzers, um ihn zu analysieren und ihm zu sagen, welche Meetings eigentlich unnötig sind. Darüber hinaus lässt sich mit Solid für jedes Meeting eine Agenda aufstellen, wobei das Tool Teilnehmer beispielsweise über die verbleibende Zeit und die noch offenen Agendapunkte auf dem Laufenden hält. Nach jedem Meeting verschickt Solid darüber hinaus eine Zusammenfassung, in der unter anderem resultierende Aufgaben festgehalten werden, sowie eine Umfrage, in der Teilnehmer über ihre Zufriedenheit mit dem Meeting befragt werden.

Doch auch außerhalb von Meetings können mit Solid Aufgaben erstellt und an Team-Mitglieder delegiert werden. Für Solid gibt es derzeit eine Mac- und eine Chrome-App, an sich ist das Tool eine Web-App. Besonders interessant: Solid integriert sich unter anderem in Office 366, Slack, Evernote, Dropbox oder Trello – Aufgaben oder Notizen können so beispielsweise direkt in Evernote exportiert oder via Slack mit Kollegen geteilt werden. Aktuell ist Solid noch kostenlos, über Pro-Accounts und Features denkt man bei wisembly offenbar noch nach.

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StandupTime verfolgt einen ähnlichen Ansatz wie TeamSnippets. (Foto: StandupTime)

StandupTime verfolgt einen ähnlichen Ansatz wie TeamSnippets und verspricht „Remote Daily Standup Meetings“. Entwickelt von Rob Race, einen Gründer aus Phoenix in Arizona, will StandupTime Teams eine Art Maske für ihre Online-Meetings bieten. In die können Aufgaben, Ziele oder Notizen eingetragen werden. Methodisch orientiert sich StandupTime dabei an der Scrum-Methode, sie ist jedoch kein Muss, um das Tool zu nutzen.

In Echtzeit sollen Mitglieder dabei den Status ihrer Arbeit aktualisieren und somit sowohl Teamleiter als auch Kollegen auf dem neuesten Stand halten können. Auch StandupTime bietet Integrationen in andere Dienste an – so kann sich das Tool unter anderem mit Slack, HipChat oder Zapier verknüpfen. Preislich beginnt StandupTime bei 19 US-Dollar im Monat, in diesem Paket enthalten sind bis zu zehn Team-Mitglieder. Die Pakete darüber enthalten unter anderem die Möglichkeit, mehrere Teams beziehungsweise Projekte anzulegen, Nutzer bekommen eine erweiterte Historie und es gibt so etwas wie Gast-Accounts, die Informationen nur lesen können sollen. Alle Pakete können 30 Tage kostenlos getestet werden, zudem soll nahtlos von einem Paket in ein anderes gewechselt werden können. Für die Verbindungen setzt StandupTime auf eine 256-Bit-SSL-Verschlüsselung.

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Die beiden letzten Tools sind keine klassischen Meeting-Tools, dürfen aber in einer Übersicht wie dieser trotzdem nicht fehlen. Ens? von Atlassian sind Kollaborations-Tools, die die Arbeit von Teams an gemeinsamen Projekte und Dokumenten vereinfachen sollen – und die so das ein oder andere Meeting durchaus überflüssig machen könnten.

Paper geht dabei ein ganzes Stück weiter als Dienste wie Google Docs. Jedes Team-Mitglied wird mittels eines Cursors innerhalb des Dokuments dargestellt. Außerdem steht der Name des jeweiligen Teil-Autors direkt im Text. So sollt ihr direkt überblicken können, wer für welche Änderungen verantwortlich ist. Über das Dashboard könnt ihr außerdem sehen, welches Team-Mitglied gerade an einem Dokument arbeitet. Interessanterweise unterstützt Paper auch die Auszeichnungssprache Markdown. Das sorgt mit dafür, dass ihr beim Arbeiten nicht durch eine Vielzahl von Menüs abgelenkt werdet. Darüber hinaus könnt ihr euch auch jederzeit die Versionshistorie eines Dokuments anschauen.

In Paper-Dokumente lassen sich diverse andere Datei-Typen und Informationen einfach einbinden: Dropbox-Links, YouTube-Videos, Spotify- oder Souncloud-Links, aber auch PDFs, Bilder und vieles mehr. Derzeit befindet sich Dropbox Paper noch in einer Beta-Phase, wer will, kann sich dafür aber schon anmelden.

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Project Ens?. (Grafik: Atlassian)

Noch ein ganzes Stück weiter als Paper geht Atlassian mit seinem Projekt Ens? – auch wenn das Tool nicht ganz so schick daher kommt wie die Dropbox-Lösung. Doch was die Features abseits der reinen Kollaboration angeht, ist Ens? vielfältiger. Und: Zwar ist auch Atlassians Tool noch nicht fertig, ausprobieren könnt ihr es aber immerhin schon.

Grundsätzlich verbindet die Web-App Sprach- und Videochats mit der Möglichkeit, kollaborativ an Dokumenten zu arbeiten und Dateien auszutauschen. Virtuelle Meetings lassen sich nach der Anmeldung mit nur einem Klick erstellen. Anschließend müsst ihr nur den Einladungslink mit allen Team-Mitgliedern teilen. Ähnlich wie bei einem Hangout können alle Teilnehmer per Video zugeschaltet werden. Spannend ist aber vor allem die Möglichkeit, gleichzeitig an einem zum Meeting gehörenden Dokument zu arbeiten. Ähnlich wie bei Paper von Dropbox zeigt ein kleiner Hinweis an, wer gerade in welche Zeile etwas schreibt und ihr könnt alle Änderungen live mitverfolgen.

• Kann Ens?: Stehmeetings ersetzen, Audio-Konferenzen, Video-Konferenzen, Dokumenten-Sharing
• Kann Ens? nicht: Meeting-Planung, Aufgaben-Koordination, Mobile Lösung / Apps,  Screen-Sharing,  Meeting-Planung, Team-Chat, Eigene Installation

Während all diese Tools die Frage offen lassen, ob echte Begegnungen nicht vielleicht auch wichtig für unsere Produktivität sind, ist die Palette der Aufgabe, die sie übernehmen wollen, groß. Einige fokussieren sich nur auf die Planung von Meetings, andere wollen Meetings überflüssig machen, wieder anderen versuchen, möglichst alle Aufgaben während eines Meetings abdecken zu können. Damit ihr euch schnell einen Überblick darüber verschaffen könnt, welches Tool was kann, hier eine kleine Übersicht über die Features.

	Jell	TeamViewer	Vyte.in	OpenMeetings
Stehmeetings ersetzen	?
Audio-Konferenzen		?		?
Video-Konferenzen		?		?
Screen-Sharing		?		?
Dokumenten-Sharing		?		?
Aufgaben-Koordination	?
Meeting-Planung		?	?	?
Team-Chat	?	?		?
Mobile Lösung / Apps	?	?	?
Eigene Installation				?

	TeamSnippets	Solid	StandupTime	Paper	Ens?
Stehmeetings ersetzen	?		?	?	?
Audio-Konferenzen					?
Video-Konferenzen					?
Screen-Sharing
Dokumenten-Sharing				?	?
Aufgaben-Koordination		?	?
Meeting-Planung		?	?
Team-Chat
Mobile Lösung / Apps		?
Eigene Installation

Letztes Update des Artikels: 28. Dezember 2015.