Die E-Mail hat ausgedient: Unternehmen wenden sich von der digitalen Post ab und versuchen sich stattdessen an neuen Kommunikationsformen. Der Siegeszug sozialer Netzwerke erreicht auch die Büros: Manager setzen auf Social Intranets und soziale Kollaborationsplattformen, um Mitarbeiter miteinander zu vernetzen. Doch die Einführung und Integration dieser neuen Kommunikationsmöglichkeiten ist mit viel Arbeit verbunden. Unternehmen müssen vorab die Ziele dieses Vorhabens festlegen, die dazugehörige Umsetzungsstrategie entwickeln und die begleitende Kommunikation planen.

Aber damit ist es noch nicht getan. Denn der Auf- und Ausbau eines neuen Portals benötigt fortlaufend Input. Es wäre ein Irrglaube anzunehmen, die Bereitstellung einer neuen Kommunikationsplattform allein würde Mitarbeiter automatisch austauschfreudig machen und bislang allein kämpfende Kollegen plötzlich zu eng interagierenden Teammitgliedern machen. Diese Veränderung erfordert Zeit, Einsatz und die Bereitschaft zum kulturellen Wandel. Die folgenden fünf Tipps helfen dabei, Mitarbeiter zu mehr Engagement und Austausch zu animieren und soziale Intranets in Unternehmen zu etablieren.

Mit agilem Recruiting die richtigen Talente finden und binden – in unserem Guide erfährst du, wie es geht!

Das Erfolgsgeheimnis sozialer Netzwerke lehnt sich an das reale Leben an: das Prinzip Anerkennung. Denn es ist ein schönes Gefühl, wenn anderen gefällt, was man getan hat – online wie offline. Um den aktiven Austausch in Communities zu fördern, sollten Manager und Kommunikationsverantwortliche deshalb die proaktive Interaktion mit Inhalten vorleben.

„Likes“ und „Shares“ von Inhalten sind dabei das zentrale Element. Einen Beitrag zu „liken“ kostet nur einen Klick und zeigt den Mitarbeitern, dass dieses Verhalten gewünscht ist. Das ist wichtig für den Austausch und das Engagement. Ohne selbst die Prinzipien vorzuleben, ist es ein weiter Weg zum Aufbau einer Community.

Abgesehen von Interaktion ist auch Feedback von immenser Bedeutung. Ganz klar: Wenn anderen gefällt, was man selber gemacht hat, ist das ein gutes Gefühl. Aber es ist noch besser, wenn sie sich die Zeit nehmen, darauf auch Feedback zu geben. Als Rückmeldung kann man beispielsweise Zustimmen oder andere Aspekte und Meinungen aufzeigen.

Es ist immer interessant zu sehen, wie andere die eigenen Argumente und Punkte behandeln oder sogar weiterverwenden. Für die Community ist es ungemein wichtig zu erleben, dass jeder einzelne mit seinen Fragen oder Antworten ernstgenommen wird. Daher sollten Community-Manager sicherstellen, dass Diskussionen immer mal wieder neu entfacht werden, wenn Threads oder Themen ins Stocken geraten.

Selbst wenn es eine neue Kommunikationsplattform gibt und Mitarbeiter diese nutzen sollen – oft genug wird auf altbekannte Wege zurückgegriffen. In diesem Fall gilt es, die Kollegen zurück in die Community zu holen und ihnen zu sagen, dass die Kommunikation über den einen bestimmten Kanal läuft. Insofern muss sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter nach wie vor Zugriff zu all jenen Informationen haben, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen. Nur das bietet einen Mehrwert für den Nutzer: Wenn alle über eine Plattform kommunizieren, können alle Mitarbeiter Fragen und Wissen sowie Dokumente miteinander austauschen.

Manager sollten den Workflow ihrer Mitarbeiter kennen. Wo gibt es Schwierigkeiten bei der Kommunikation? An welchen Stellen wird das neue Angebot bereits genutzt, wo gibt es Verbesserungsbedarf? Die Kommunikationsverantwortlichen sollten immer mal wieder innehalten und sich diese Fragen stellen. Auch persönliches Feedback von Mitarbeitern ist goldwert, etwa wofür sie die Plattform nutzen und wofür nicht. So können die Verantwortlichen kontinuierlich die Nutzung verbessern und den Mitarbeitern die Community bieten, die ihnen bei der täglichen Arbeit hilft.

Bei der Entscheidung für eine Kommunikationsplattform oder ein neues Intranet sollte die Führungsriege darüber sprechen, welche Vorteile das neue System hat. Schließlich geht die neue Kommunikationsmethode mit einem Wandel der Unternehmenskultur einher – plötzlich können alle Mitarbeiter, egal welcher Ebene, miteinander sprechen und sich austauschen. Das verändert die Zusammenarbeit nachhaltig. Das obere Management sollte die Nutzung deshalb persönlich vorantreiben und aktiv bewerben.

Eine neue Kommunikationsplattform bedeutet letztlich erst einmal Wachstumsschmerzen. Nicht jeder Mitarbeiter wird dort auf Dokumente zurückgreifen, nicht jeder sich mit Kollegen austauschen. Dennoch kann sich der Aufwand lohnen: Eine nachhaltige Steigerung der Zufriedenheit, Motivation und Identifikation der Mitarbeiter durch ein firmeninternes Netzwerk, in dem alle zusammenarbeiten, geht meist mit Produktivitätssteigerung und besserer Arbeit einher. Eine weitere lohnenswerte Folge: Auch Kunden und Partner reagieren mit deutlich steigender Zufriedenheit und Loyalität.