Erfolgsfaktor Agilität – warum eigentlich nicht? Agilität ist als strategisches und organisatorisches Prinzip zunehmend nicht mehr wegzudenken. Als Bausteine und Charakteristika gelten unter anderem:

• kundenorientierte Organisationsstrukturen
• teambasierte Abläufe
• iterative Prozesse
• Transparenz und Einfachheit
• kurzfristige Feedback-Mechanismen

Allein die Aufzählung dieser Schlagworte zeigt, dass die Fähigkeit und die Bereitschaft zu Dialog, Kooperation und Wissensaustausch Grundvoraussetzungen für mehr Agilität sind. Die Professorinnen für Unternehmenskommunikation Ulrike Buchholz (Hochschule Hannover) und Susanne Knorre (Hochschule Osnabrück) konstatieren hierzu: „Agile Unternehmen betrachten Vielfalt als eine Voraussetzung für ihre Innovationsfähigkeit und damit Wettbewerbsfähigkeit, selbst wenn sie sich widersprüchlich darstellt und somit womöglich energieraubende Maßnahmen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit nach sich zieht. Um diese Vielfalt mit den Anforderungen an Schnelligkeit von Entscheidungen in Eintracht bringen zu können, ist wiederum die Fähigkeit und nicht zuletzt die Befähigung zur Selbstorganisation notwendig, wodurch die notwendige Kollaboration gefördert wird.“

Was genau ist damit gemeint? Geht es um „Schnelligkeit“ als Wert an sich, um ein Mehr an Spontaneität, weniger Abstimmungsschleifen in der Konzern-Matrix und ein leidenschaftliches „Einfach mal machen“?

So plump und einfach ist der Weg zur Digitalisierung wohl kaum zu beschreiten. Gerade dort, wo Mitarbeiter autonomer und flexibler agieren sollen, geht es auch um ein wirkungsvolles Begleiten bei der Erfüllung von Arbeitsaufgaben. In diesem Fall bedeutet das: Die kommunikative Leistungsfähigkeit von Unternehmen und den dort tätigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern entwickelt sich immer mehr zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor. Die interne Kommunikation rückt näher an die Wertschöpfung heran. Erfolgreich digital transformiert werden solche Organisationen, in denen die Menschen willens und fähig sind, sich nach innen wie nach außen zu vernetzen und kollaborativ zu arbeiten. Doch genau dieses Verhalten ist für viele Menschen im Berufsleben nach wie vor Neuland. Und wer sich auf unbekanntes Terrain begeben soll, braucht bekanntlich Hilfsmittel, die ihn leiten, lotsen und sicher navigieren.

Eines dieser Hilfsmittel ist ein modernes Social Intranet: Es unterstützt Mitarbeiter dabei, in einer dialogorientierten und agilen Arbeitsumgebung trittsicher zu werden und hat sich zu einem wichtigen Treiber für Agilität entwickelt.

Die Nutzer können aber auch eigene Inhalte erstellen und sich mit den Kollegen vernetzen und Communities gründen. Und das alles niedrigschwellig und in Echtzeit.

„Mitmach-Intranets“ des neuen Typs fußen auf den Säulen Information, Interaktion und Kollaboration. Sie bieten klassische redaktionelle Inhalte, Prozessabbildungen und Dokumentenverwaltung. Die Nutzer können aber auch eigene Inhalte erstellen und sich mit den Kollegen vernetzen und Communities gründen. Und das alles niedrigschwellig und in Echtzeit.

Im Folgenden ein paar konkrete Beispiele, wie solche Plattformen auf agile Prinzipien einzahlen:

Social Intranets können als Katalysator des kulturellen Wandels wirken. Ihre Instrumente für Dialog, Vernetzung und Interaktion eröffnen neue Möglichkeiten für die bereichsübergreifende Zusammenarbeit. Hierbei helfen zum Beispiel themenbezogene Gruppenräume und Workspaces, in denen Gleichgesinnte Antworten auf komplizierte Fragestellungen erörtern, in den produktiven Dialog treten oder sich virtuell coachen. Durch die spezifischen Angaben zu Kenntnissen und zur Fachexpertise (Fremdsprachen, Expat-Erfahrungen etc.) können sich Mitarbeiter unternehmensweit als profunder Ansprechpartner profilieren und besser gefunden werden – um im Gegenzug genauso von den Fähigkeiten ihrer Kollegen zu profitieren.

Agiles Arbeiten braucht eine Infrastruktur, die den Austausch und Informationsfluss verbessert. Durch Chats, Aufgaben-Manager mit Wiedervorlagen oder den Aktivitätenstrom beziehungweise dem Folgen von Personen und Dokumenten bleiben alle Beteiligten einfacher und in Echtzeit auf dem neuesten Stand. Das verringert das oft nervenaufreibende und sperrige E-Mail-Ping-Pong und lässt wertvolle Informationen nicht in megabytegroßen Dateianhängen verkümmern.

Social Intranets unterstützen auch die notwendige Flexibilität im Projektprozess und entfesseln das Wissen. Wikis, Teamräume oder Ähnliches konservieren die Expertise der Mitarbeiter und machen die Weitergabe von Know-how einfacher. Wissen kann zudem spielerischer vermittelt und erhoben werden, zum Beispiel via Markt- und Trendbeobachtungen in Prognosebörsen und „Prediction Markets“. Ein weiteres Beispiel hierfür sind Ideen-Jams, bei denen sich Vorschläge durch Kommentare weiterer Nutzer oder auch Abstimmungen und Rankings zusätzlich anreichern lassen.

Das Social Intranet ermöglicht dem Management, leicht und schnell Feedback einzuholen, die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen zu erhöhen, Kontextinformationen zu liefern und den Wissensstand der Belegschaft abzufragen. Dabei haben sich zum Beispiel Blitzumfragen, One-Click-Votings oder Puls-Checks als effektive Instrumente erwiesen. Die Mitarbeitenden können sich durch Likes oder Kommentare einbringen, Verbesserungsvorschläge machen und fühlen sich dadurch wertgeschätzt. Interne Hashtag-Kampagnen bieten darüber hinaus die Möglichkeit, virale Effekte zu erzielen und Themen gezielt zur weiteren Diskussion in die Breite einer Organisation zu tragen. Führungskräften und Kommunikationsverantwortlichen wird deutlich und schonungslos gespiegelt, welche Themen und Botschaften zünden – und welche eben nicht.

Der Weg hin zu neuartigen, agilen Arbeitsformen und Führungsstrukturen ist ein Marathonlauf und kein Sprint. Dabei geht es aber eben nicht darum, Strukturen und Orientierung komplett hinter sich zu lassen. Zudem tragen die kulturellen Voraussetzungen im Unternehmen maßgeblich zur Verankerung moderner Arbeitsformen und Führungsstrukturen bei. Um eben diese Unternehmenskultur, die Einstellungen und das Verhalten weiterzuentwickeln und zu verändern, sind Social Intranets daher ein wertvolles Hilfsmittel. Oder, um es in den Worten von Buchholz und Knorre zu sagen: „Wertschöpfung in der VUCA-Welt benötigt eine auf Agilität ausgerichtete interne Kommunikation“ – die durch leistungsstarke Plattformen für Kommunikation und Kollaboration noch wirksamer wird.

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