Jay Shetty war Mönch und wurde zum erfolgreichen Life-Coach – als solcher ist er Bestsellerautor, Social-Media-Star und Podcast-Macher. Zu seinen Live-Shows kommen Tausende Menschen. Und: Shetty mag keine To-do-Listen.

Damit ist der Coach nicht alleine. „Die meisten erfolgreichen und produktiven Menschen nutzen gar keine To-do-Listen. Sie organisieren ihre Aufgaben nach Zeitplänen“, so Shetty kürzlich in einer Folge seines Podcasts „On Purpose“.

Shetty empfiehlt statt To-do-Listen das sogenannte Timeboxing. Bei dieser Zeitmanagement-Methode schreibt man seine Aufgaben wie in einen Kalender – und gibt ihnen einen bestimmten Zeitrahmen für die Erledigung.

Am Montag könnte etwa von 10:00 bis 11:00 Uhr die Erledigung der übers Wochenende und am Montagmorgen aufgelaufenen E-Mails dran sein. In dieser Stunde wird dann nur diese eine Aufgabe erledigt.

Nach Ablauf des festgelegten Zeitfensters, in diesem Fall also der einen Stunde, sollte die Aufgabe erledigt sein. Ist das nicht der Fall, weist man ihr eine weitere Timebox zu.

Wichtig ist, sich in dieser Zeit nicht ablenken zu lassen, etwa von eingehenden Anrufen oder Social-Media-Aktivitäten. In der Regel, so die Erfahrung, wird man in der vorgeschlagenen Zeit fertig.

Am besten evaluiert man zu Beginn noch regelmäßig, ob die eingeplante Zeit für die jeweilige Aufgabe ausreichend war. Mit der Zeit sind die gesetzten Zeitrahmen dann immer passender.

Shetty etwa organisiert alle seine Aufgaben für die jeweilige Woche in solchen Timeboxes. Anders als bei To-do-Listen liegt der Schwerpunkt nicht auf der Erledigung, sondern darauf, eine bestimmte Zeit für die Aufgabe zur Verfügung zu stellen – und diese zu nutzen.

Das soll dazu führen, dass man nicht zu lange an einer Aufgabe sitzt. Ebenfalls ein Vorteil von Timeboxing gegenüber der To-do-Liste: Statt ewig vieler Aufgaben, die einen erschlagen können, ist der Arbeitstag genau durchgetaktet.

Die Timeboxing-Methode nutzt einen einfachen Trick. Menschen erledigen Aufgaben normalerweise in der eingeplanten Zeit. Ohne zeitlichen Rahmen dauert die Arbeit meist länger.

Das Parkinsonsche Gesetz besagt genau das: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht“. Heißt: Wenn wir uns mehr Zeit für eine Aufgabe nehmen, dauert ihre Erledigung auch länger.

„Ich öffne einfach jeden Tag meinen Kalender und schaue nach, was ich als Nächstes zu tun habe“, zitiert CNBC Shatty. „Ich muss nicht darüber nachdenken, was als Nächstes kommt.“

In einem Ranking der 100 nützlichsten Produktivitätshacks der Techfirma Filtered steht das Timeboxing an erster Stelle. Mit der Methode sei man weniger gestresst und könne sich über viele Erfolgserlebnisse freuen, so Filtered.

Zu denjenigen, die das Timeboxing als Methode nutzen, um produktiver zu sein, gehören auch Bill Gates und Elon Musk.

Eine weitere Alternative zur To-do-Liste ist eine „Done“-Liste, die etwa die Psychologin und Autorin Rachel Turow empfiehlt. Hier schreibt man alle erledigten Dinge hinein. Diese könnten noch so klein sein, etwa, die Vitamine zu sich zu nehmen.

Statt eine endlose Liste an Aufgaben anzuschauen, gebe eine „Done“-Liste einem das Gefühl, eine Aufgabe abzuhaken und das schon Erreichte zu feiern.

Eher als Ergänzung zur To-do-Liste kann die Not-to-do-Liste dienen. Mit der „Kunst des Draufscheißens“ hat sich t3n-Kollege Andreas Weck auseinandergesetzt. Hier erklärt er, was die Not-to-do-Liste kann und gibt Beispiele, was darauf gehört.