Ratgeber

15 Tools für To-do-Listen, die Struktur in den Arbeitstag bringen

Erledigte Aufgaben abzuhaken ist nicht nur ein gutes Gefühl, es entlastet auch das Gehirn. Wir zeigen euch 15 Tools, mit denen ihr eure To-do-Listen verwalten könnt. (Foto: Adobe Stock)

Lesezeit: 8 Min.
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Erledigte Aufgaben auf einer Liste abzuhaken, entlastet unser Gehirn. Doch Häkchen setzen geht nicht nur mit Stift und Zettel. Wir zeigen euch 15 Tools, mit denen ihr digitale Häkchen setzen und viele andere Funktionen nutzen könnt.

Als vergangenes Jahr das Tool „Wunderlist“ eingestampft wurde, starb eine der populärsten To-do-Apps. Trotzdem müsst ihr nicht auf das geliebte Abhaken verzichten. Neben Microsoft To-Do – dem technisch betrachtet inoffiziellen, inhaberrechtlich betrachtet wohl offiziellen Erben von Wunderlist – gibt es natürlich einige Apps und Dienste, mit denen ihr eure Aufgaben managen und abhaken könnt.

Einige Honorable Mentions sind Notiz- und Projektmanagement-Tools wie Asana, Trello, Evernote oder Onenote. Die empfehlen sich natürlich, wenn ihr ohnehin schon mit ihnen arbeitet.

Microsoft setzt bei To-Do auf Wunderlist-Features und den Fernsehturm. Mehr zum Tool und zu weiteren Alternativen lest ihr auf den folgenden Seiten dieses Artikels. (Bild: Microsoft)

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Wir stellen euch jedoch 15 Alternativen für Wunderlist vor, die waschechte To-do-Apps und -Tools sind. Anlegen, organisieren, abhaken – Produktivität. Und wenn ihr partout auf Wunderlist schwört und nicht wechseln wollt, können unsere Tipps vielleicht die Zeit bis zum Launch von Superlist überbrücken – dem pünktlich zum Wunderlist-Tod angekündigten Nachfolger.

Hier haben wir unsere To-do-Tools kurz und knapp für euch – mehr Infos zu ihnen findet ihr auf den folgenden Seiten.

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Microsoft To-Do*

Keinen Überblick über deine Aufgaben in Outlook? Eine weitere Microsoft Anwendung hilft: In To-Do lassen sich Aufgaben aus Outlook leicht managen und ergänzen. Deine Listen kannst du darüber auch mit Freunden oder Kollegen teilen und deinen Tag mit intelligentem Planer strukturieren. Der Aufbau ähnelt der früheren Wunderlist.
Wer sowieso User der Microsoft-Office-Dienste ist, muss sich nicht neu registrieren – ein bestehendes Konto für Outlook reicht aus. In Outlook und andere Microsoft-Lösungen integriert sich To-Do auch – beispielsweise auch Cortana – und lässt sich problemlos auch auf Mobilgeräten syncen. Mit nun immer häufiger ausgerollten Updates soll To-Do Wunderlist zeitnah immer besser beerben können.

Plattformen: Android, Windows, Browser, iPhone und iPad
Preise: Kostenlos

‎Microsoft To Do
Preis: Kostenlos

Microsoft setzt bei To-Do auf Wunderlist-Features und den Fernsehturm. (Bild: Microsoft)

Todoist

Eins der bekanntesten und beliebtesten Tools der To-do-Kategorie ist Todoist. Entwickelt wurde es von der in San Francisco ansässigen Firma Doist. Es ist ein klasse Mix aus Funktionsumfang und Benutzerfreundlichkeit, unterstützt Natural-Language-Processing (NLP), das Setzen von Deadlines und – in der Premiumversion – Labels, Filter und Erinnerungen. Aber auch in der kostenlosen Basisvariante lässt es sich schon umfangreich nutzen, und das auf allen großen Plattformen sowie im Browser. Neben den Zusatzfeatures sind es besonders die Collaboration-Funktionen, die die Premiumvariante auch spannend für Teams machen.

Plattformen: Windows, Mac, Android, iPhone, iPad und Browser
Preise: Kostenlos; 3 Euro pro Monat und User (Pro); 5 Euro pro Monat und User (Business)

Todoist erhält ein großes Update. (Grafik: Doist)

Eine, wenn nicht die beliebteste Wunderlist-Alternative ist Todoist. (Grafik: Doist)

Zenkit To Do

Die To-do-Plattform und App vom deutschen Startup Zenkit ist ein Quasi-Klon von der 2020 eingestellten Wunderlist – und bietet nahezu alle Features, die auch das Vorbild kann, und mehr. Neben gerne gesehenen Basics wie smarten Listen, die sich auch an andere freigeben lassen, einem Dateibrowser für Anhänge und Erinnerungsfunktionen sind hier außerdem Unteraufgaben, Erwähnungen via @, ein Dark Mode sowie Offline-Funktionalität an Bord. In der Enterprise-Variante kommen User- und Rollenverwaltungen hinzu. Für grundlegendes To-do-Management im Alltag oder in kleinen Teams reicht die kostenlose Version von Zenkit To Do in vielen Fällen bereits aus.

Plattformen: Windows, Mac, Android, iPhone, iPad und Browser
Preise: Kostenlos; 4 Euro pro Monat und User (Plus); 19 Euro pro Monat und User (Business)

‎Zenkit To Do
Preis: Kostenlos
Zenkit To Do
Preis: Kostenlos
Zenkit To Do auf dem iPad

Zenkit To Do ähnelt Wunderlist nicht nur in Sachen Look and Feel. (Bild: Zenkit)

Ticktick

NLP unterstützt auch Ticktick – dazu Funktionen für Deadlines, Tags, Listen und Unteraufgaben. Highlight ist hier ein eingebauter Pomodoro-Timer, den ihr für jeden Task laufen lassen könnt, damit ihr eure To-dos auch effizient abarbeitet. Hinzu kommen smarte Listen, umfangreiche Kalenderintegration und Fortschrittsstatistiken – allerdings nur in der Premiumversion. Mit Bearbeitungsverläufen behaltet ihr hier auch bei der Teamarbeit im Blick, wer wann wo welche Aufgabe abgehakt hat.

Plattformen: Android, Windows, Mac, Browser, iPhone und iPad
Preise: Kostenlos; 2,99 Euro pro Monat; 29,99 US-Dollar pro Jahr

‎TickTick: To Do Liste Cloud
Preis: Kostenlos+
TickTick-Aufgabenlisten
Preis: Kostenlos+
To-Do-Tool TickTick auf vielen Plattformen

Tickticks integrierten Pomodoro-Timer könnt ihr auch direkt auf eurer Apple Watch laufen lassen. (Bild: Ticktick)

Apple Reminders

Schlank und simpel, für grundlegende To-do-Ansprüche aber genügend, ist Apple Reminders – und standardmäßig eingebaut auf allen iOS- und macOS-Geräten. Die Integration ins Appleverse sorgt für simple Synchronisation und geräteübergreifende Erinnerungen. Allerdings ist die App auch nur sinnvoll nutzbar, wenn man ausschließlich Apple-Geräte nutzt. Im Funktionsumfang enthalten sind praktische Basics wie Unteraufgaben und (auch ortsabhängige) Erinnerungen. Seit dem Update auf iOS 13 enthält Reminders auch die Funktion, Listen über die iCloud zu teilen. Leider fehlen Tagging-Möglichkeiten, sodass das Sortieren und der Überblick etwas leidet. Mithilfe von Siri nutzt ihr Reminders auch auf eurer Apple Watch.

Plattformen: iPhone, iPad, Apple Watch, Mac
Preise: Kostenlos

‎Erinnerungen
Preis: Kostenlos
Apple Reminders auf iPhone und iPad

Auf jedem iOS-Gerät mit dabei und für viele To-do-Zwecke ausreichend: Apple Reminders. (Bild: Apple)

Workflowy

Workflowy unterstützt Tags sowie Kopier- und Sharing-Funktionen für angelegte Listen – so lassen sich beispielsweise auch wiederkehrende Aufgabenabfolgen einfach anlegen. Mithilfe eines Roll-up-Features könnt ihr Untereinträge in übergeordnete Aufgaben „einklappen“, was der Übersichtlichkeit zugutekommt, auf kleineren Mobilgeräten jedoch fummelig ist. Etwas bitter sind die fehlende native Kalender-Synchronisation und die Einschränkungen der kostenlosen Version: Sie ist auf 250 Listen beziehungsweise Einträge pro Monat limitiert.

Plattformen: Mac, Windows, Linux, Android, iPhone, iPad, Browser
Preise: Kostenlos; 4,99 US-Dollar pro Monat; 49 US-Dollar pro Jahr

Workflowy auf dem iPhone

Workflowy ist minimalistisch aufgemacht. Einzelne Unteraufgabe könnt ihr in die übergeordneten „einrollen“. (Bild: Workflowy / Apple Strore)

Taskpaper

Taskpaper gibt es, wie einige andere Apps, nur für Mac, ist da dann aber schlank, ansehnlich und gut integriert – und mutet wie ein Texteditor an. Die Software bietet ähnliche Funktionen wie Workflowy, erweitert sie aber um NLP und kann damit neben generellen Deadlines auch Start- und End-Daten an einzelne Aufgaben anhängen. Was fehlt, ist eine Funktion für wiederkehrende Aufgaben sowie eine dedizierte Mobil-App für iOS – dafür lässt es sich jedoch in Apple Reminders und Omnifocus (siehe nächste Seite) integrieren, die es auch für iPhone und iPad gibt.

Plattformen: Mac
Preise: 29,74 US-Dollar (Sieben-Tage-Testversion verfügbar)

Taskpaper auf Mac

Besonderes Merkmal bei Taskpaper: Der saubere Texteditor-Look. (Bild: Taskpaper)

Things 3

Von der kleinen Software-Schmiede Cultured Code aus Stuttgart entwickelt ist Things 3 ein Mix aus komplexem Funktionsumfang und intuitiv nutzbarem Design. Projekte und Aufgaben lassen sich umfangreich organisieren und ineinander verschachteln. Besonders praktisch – allerdings ausschließlich für Einwohner des Appleverse – ist die tiefe Mac-/iOS-Integration. Damit klinkt sich Things auch in Notifications, Calendar und so weiter ein. Dank Erkennung von natürlicher Sprache – NLP, Natural-Language-Processing – erkennt Things auch das kontextuell richtige Datum, wenn ihr beispielsweise „nächsten Montag“ eingebt.

Mit verhältnismäßig knackigen Einmalkauf-Preisen ist Things zwar nicht die günstigste To-do-Liste, dafür braucht ihr euch jedoch nicht mit Abo-Modellen oder anderweitig laufenden Kosten herumschlagen.

Plattformen: Mac, iPhone, iPad
Preise: 54,99 Euro für macOS; 21,99 Euro für iPad; 10,99 Euro für iPhone (15-Tage-Testversion verfügbar)

‎Things 3
Preis: 10,99 €
‎Things 3 for iPad
Preis: 21,99 €
‎Things 3
Preis: 54,99 €

Things kommt im sleeken Apple-Look und kostet für jede macOS-/iOS-Plattform einzeln. (Bild: Cultured Code)

Clickup

Die Stärke von Clickup sind die umfangreichen Visualisierungsfunktionen für Aufgaben und Projekte: Vom Kanban-Board über diverse Listen- und Kalenderformate bis hin zum Gantt-Chart könnt ihr euch eure Tasks und Fortschritte darin umfangreich bildlich anzeigen lassen. Mithilfe auch automatisch erstellbarer Templates legt ihr außerdem simpel wiederkehrende Tasks an. Zusätzlich mit dabei ist ein eingebauter Notizblock sowie eine zugehörige Erweiterung für Google Chrome, um Screenshots und Bilder direkt aus dem Browser an Aufgaben anzuhängen.

Plattformen: Windows, Mac, Linux, Android, iPhone, iPad und Browser
Preise: Kostenlos; 9 US-Dollar pro Monat; 60 US-Dollar pro Jahr

‎ClickUp (old app)
Preis: Kostenlos
ClickUp (old app)
Preis: Kostenlos
Clickup To-Do und Taskmanagement

Mehr als nur To-do kann Clickup. Auch umfangreiches Taskmanagement für größere Teams ist damit möglich. (Bild: Clickup)

Google Tasks

Was Reminders für Apple und Microsoft To Do für Microsoft ist, ist Google Tasks für Google – allerdings in stark abgespeckter Form. Einen großen Funktionsumfang solltet ihr hier nicht erwarten. Ihr könnt Listen mit Deadline anlegen und diese nach und nach abhaken – that’s it. Dafür ist Google Tasks aber wunderbar in Google Calendar und Gmail integriert und lässt sich auch mit deren Mobilvarianten synchronisieren. Seit iOS 14 können sich iPhone-Nutzer Google Tasks als Widget auf den Desktop packen.

Plattformen: Android, Browser, iPhone und iPad
Preise: Kostenlos

‎Google Tasks
Preis: Kostenlos
Google Tasks auf Android

Google Tasks ist kostenlos und bietet kaum Features – für grundlegendes Erinnern und Abhaken reicht’s aber. (Bild: t3n)

Omnifocus

Omnifocus ist ein To-do-Klassiker von The Omni Group aus Seattle, USA, und funktioniert nach dem Getting-Things-Done-Prinzip. Die App ist vielseitig und flexibel und bringt so ziemlich alles mit, was sich Power-User auch für komplexe Aufgaben und Projekte wünschen. Leider gibt es sie nur für Apple-Geräte – die zusätzlich nutzbare Web-Version für den Browser funktioniert nicht standalone. Dafür könnt ihr euch über die Einfachheit der Synchronisation zwischen Geräten freuen, die man von Mac und Co. gewöhnt ist – vorausgesetzt, euch schreckt der hohe Preis nicht ab, den ihr pro Betriebssystem-Variante zahlen müsst.

Plattformen: Mac, iPhone und iPad
Preise: 10,99 Euro pro Monat oder 109,99 Euro pro Jahr; Einmalkauf: Mac 54,99 Euro oder 109,99 Euro (Pro); iOS 54,99 Euro oder 79,99 Euro (Pro) (14-Tage-Testversion verfügbar)

‎OmniFocus 3
Preis: Kostenlos+
‎OmniFocus 3
Preis: Kostenlos+
To-Dos in Omnifocus

Omnifocus hilft auch beim Aufgabenmanagement von größeren Teams. (Bild: Omni Group)

Any.do

Any.do glänzt besonders in der schlanken, gut designten Mobil-App – die Web-Variante mutet dagegen etwas umständlich an. Neben soliden Basis-Features ist die umfangreiche Integration in Kalender wie Google oder Outlook praktisch. Hinzu kommt die „Plan-My-Day“-Funktion, die euch daran erinnert, täglich eure Aufgaben für den anstehenden Tag zu planen. Beim Abarbeiten helfen euch dann Notifications zum geplanten Zeitpunkt.

Plattformen: Windows, Mac, Android, iPhone, iPad, Apple Watch und Browser
Preise: Kostenlos; 4,99 Euro proMonat; 35,99 Euro pro Jahr

Aufgaben in Any.do

Any.do bringt viele sinnvoll To-do-Listen-Features mit – am besten nehmt ihr hier jedoch die Mobil-App. (Bild: Any.do)

Nozbe

Gut geeignet für Kollaboration und gemeinsames Arbeiten an Aufgaben ist Nozbe. Das Programm bietet ähnlich wie Omnifocus alle Features für das Getting-Things-Done-Prinzip und ist ähnlich komplex und flexibel. Das bringt eine recht steile Lernkurve mit sich. Aufgaben lassen sich in Projekte unterteilen und mithilfe von Vorlagen auch unkompliziert wiederholen.

Es richtet sich ebenfalls an Power-User, allerdings ist es – anders als Omnifocus – nicht nur dem Appleverse vorbehalten, sondern für alle großen Plattformen erhältlich. Außerdem ist es etwas günstiger zu haben, dafür aber nur im Abo-Modell.

Plattformen: Windows, Mac, Linux, Android, Browser, iPhone und iPad
Preise: ab 7 Euro pro Monat und User (30-Tage-Testversion verfügbar)

‎Nozbe Personal
Preis: Kostenlos+
‎Nozbe: Produktive Teams
Preis: Kostenlos+
Nozbe To-Do für Aufgaben
Preis: Kostenlos
Aufgabenvorlagen in Nozbe

Nozbe glänzt bei der Zusammenarbeit mit anderen – und unterstützt Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben. (Bild: Nozbe)

Remember the Milk

Gut für Alltags-To-dos eignet sich Remember the Milk – eben beispielsweise für Erinnerungen daran, Milch zu kaufen. Weniger geeignet ist es für komplexe Projekte oder umfangreiches Teamwork, denn dafür fehlen die Features. Dafür gibt’s jedoch Smart Lists mit NLP zum Beispiel für Datums-Erkennung von Deadlines sowie umfangreiche Unteraufgaben-, Filter- und Tag-Features für mehr Übersicht. Benachrichtigungen könnt ihr euch via Gmail, Twitter und über weitere Schnittstellen schicken lassen. Leider sind viele dieser wichtigen Funktionen der Paid-Version vorbehalten, die im Vergleich zu anderen Lösungen jedoch verhältnismäßig günstig daherkommt.

Plattformen: Android, iPhone, iPad und Browser
Preise: Kostenlos; 39,99 US-Dollar pro Jahr

‎Remember The Milk
Preis: Kostenlos+
Remember The Milk
Preis: Kostenlos
Remember the Milk Chrome-Erweiterung

Remember the Milk ist klasse für die To-dos im Alltag – und gibt’s auch als Chrome-Erweiterung. (Bild: Remember the Milk / Chrome Store)

Habitica

Habitica will euch mit umfangreichen Gamification-Features, Fantasy-Rollenspiel-Feel und Pixel-Look helfen, (auch tägliche) Aufgaben, Projekte und Ziele zu Gewohnheiten zu erreichen – beispielsweise, euch das Rauchen abzugewöhnen. All das lässt sich in Listen anlegen und abarbeiten.

Habitica ist besonders für diejenigen interessant, die sich spielerisch für ihre Aufgaben motivieren wollen: Für’s Abhaken bekommt ihr virtuelle Erfahrungspunkte, mit denen ihr euren eigenen kleinen Rollenspiel-Charakter verbessert. Erledigt ihr Aufgaben nicht zeitig, verliert er virtuelle Lebenspunkte. Mit Community-Features vernetzt ihr euch auch mit anderen Nutzern und motiviert euch gegenseitig. Wofür sich die App nicht so gut eignet, sind längerfristige, komplexe Projekte – dafür fehlen die Funktionen.

Plattformen: Android, Browser, iPhone und iPad
Preise: 5,49 Euro pro Monat; diverse In-App-Käufe ab 0,99 Euro

Habitica: Gamify your Tasks
Preis: Kostenlos+
To-Dos in Habitica.

In der Habitica-App legt ihr eure To-dos an und listet sie auf. Euren Avatar habt ihr dabei stets im Blick. (Bild: Habitica)

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5 Kommentare
MrX
MrX

Für Apple gibt es noch Things, aber damit konnte ich nie richtig warm werden.
Deshalb benutzte ich „ToDo“ was auf jedem Apple Geräte vorhanden ist. Genau wie „Notizen“ immer synchron und fest im System verankert.
Diese ganzen anderen Apps sind alle nicht Zukunftsfähig, weil spätestens nach ein paar Jahren die Entwickler keinen Bock oder Geld mehr haben.
Oder die App an einen Großkonzern verkauft wird, der sie nach 2 Jahren einstampft.

Antworten
pm-tools
pm-tools

Tja, es gab eine Zeit, da habe ich Wunderlist ausgiebig genutzt. Jetzt nicht mehr. Von den Alternativen werde ich mir mal ToDoist ansehen – klingt gut.

In der Auflistung fehlen mir noch Meistertask und Trello. Gerade die kostenlosen Versionen (für wenige Nutzer) sind gut geeignet, um ToDo-Listen zu erstellen. Zudem gibt es für beide je eine App für unterwegs.

Aktuell bin ich bei Trello hängen geblieben – für einfache ToDos reicht die App wunderbar.

Antworten
Mathias
Mathias

Für die schnellsten Notizen kann ich „Notiz an mich“ empfehlen: https://note2self.de/
Damit lassen sich Notizen jeglicher Art erfassen und per E-Mail an die richtige Stelle senden. Also auch sehr hilfreich, um sich Erinnerungen in ein Postfach zu legen. Da viele der genannten Notiz-Apps auch den Import per E-Mail unterstützen, ist das auch eine gute Ergänzung zu diesen Notiz-Apps.

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Chris Stitz
Chris Stitz

Die Umstellung von Wunderlist auf ein anderes Tool haben wir genutzt, um eines zu wählen, das etwas mehr in Richtung Zusammenarbeit mit dem Team geht.
Nach einigen Tests haben wir uns dann für sophy.com entschieden, das am einfachsten in der Anwendung ist und viele Teamfunktionen kostenlos beinhaltet.
Todoist war auch ganz gut, aber viele Funktionen bekommt man dort leider erst in der Premium-Version.

Antworten
NoSi
NoSi

Was ist mit Joplin? ( https://joplinapp.org ) Das ist OpenSource, kann ToDo-Listen und noch weit mehr, ist Systemübergreifend nutz- und synchronisierbar und wird von einer aktiven Community gepflegt.

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