Immer häufiger hört man von Arbeitnehmer:innen, dass sie zu wenig Zeit für zu viele Aufgaben haben. Eigentlich sollte die Digitalisierung Teams mehr Luft durch Automatisierung verschaffen. Stattdessen verdichtet sich die Arbeit und viele müssen einfach weitere Aufgaben übernehmen. Zeit also, „aus dem Hamsterrad auszubrechen“ und der:die eigene Chef:in zu werden – für dich selbst. Denn mit Kompetenzen im Selbstmanagement kannst du es schaffen, Aufgaben richtig zu priorisieren, weniger wichtigen Aufgaben eine Absage zu erteilen und diese dann auch vor deinem Team oder deinen Vorgesetzten zu begründen. Wie wird man also nun Führungskraft für sich selbst?

Die Veränderungen in der Arbeitswelt sorgen für mehr Flexibilität und ortsunabhängiges Arbeiten. Damit dir das gelingt, musst du nicht nur lernen, eigenverantwortlich zu arbeiten. Effektives Selbstmanagement hilft dir dabei, dich selbst in einer flexiblen und dynamischen Arbeitswelt zu führen. Einfach ist es aber nicht, die gesunden Grenzen des motivierten und wirksamen Arbeitens zu finden. Um diese gesunden Grenzen zu finden, hilft dir eine gute Prise Selbstreflexion. Reflektiere zum Beispiel deine Rolle im Unternehmen und im Team. Für welche Rolle wurdest du eingestellt? Übernimmst du die Aufgaben dieser Rolle, oder sind es inzwischen mehr? Und welche Rolle möchtest du im Unternehmen überhaupt gern einnehmen. Mit Klarheit über deine Funktion und Position im Team schaffst du es schon viel besser zu bestimmen, welche Tasks in deinen Aufgabenbereich gehören, welche Aufgaben Priorität haben und auch, welche eigentlich gar nicht für dich gedacht sind. So gelingt es dann leichter, den Arbeitsalltag zu meistern. 

Um dich besser zu organisieren, können dir auch To-do-Listen bei deinem Selbstmanagement helfen, wenn sie richtig geführt werden. Natürlich gibt es nicht die goldene Liste, mit der man alles perfekt erledigen kann. Es ist immer wichtig, darauf zu achten, was für einen selbst funktioniert und wo Probleme aufkommen.

Einige nutzen die sogenannte Eisenhower-Matrix, um Aufgaben nach Priorität zu sortieren und zu erledigen. Hier wird jeder Task, den du hast, in Wichtigkeit und Dringlichkeit eingeteilt. Wichtige und dringliche Aufgaben müssen sofort erledigt werden – sie stehen in der To-do-Liste ganz weit oben. Ist ein Task nicht wichtig, muss er aber schnell erledigt werden, kannst du ihn danach erledigen. Alternativ ist es auch hilfreich, diese Aufgabe, falls möglich, zu delegieren. Immerhin muss sie ja schnell erledigt werden. Ist eine Aufgabe wichtig, aber nicht dringend, kann es helfen, diesen Task zu terminieren. Plane ein, wie viel Zeit du für diese Aufgabe brauchst. So kannst du sie erledigen, bevor sie dich vor einer großen Deadline überrascht. Sind Aufgaben nicht wirklich wichtig und auch nicht dringend, kannst du sie verwerfen. Du hast ja schon genug zu tun.

Natürlich gibt es auch viele andere Systeme, mit denen du deine Aufgaben und To-dos einteilen kannst, um einen gesunden und effizienten Workflow zu bekommen. So lohnt es sich zum Beispiel bei größeren Projekten, statt auf einmal das Projekt fertig zu machen, das ganze Vorhaben in kleinere Schritte einzuteilen. So wird die große, unlösbare Aufgabe etwas kleiner und einfacher zu handeln. Dennoch kann es trotz bester Listenführung manchmal sein, dass Tasks dich komplett überrollen. Denn neben dir gibt es im Arbeitsalltag noch viele weitere Kolleg:innen, Vorgesetzte oder fest eingefahrene Unternehmensprozesse.

Nicht immer ist klar, ob die Überforderung nicht auch extern, also systemisch bedingt, ist. Du musst daher lernen, einzuschätzen, wann vielleicht mal schlechtes Selbstmanagement und wann externe Strukturen, die eigene Organisation, zur Überforderung führt. Doch wie kannst du damit richtig umgehen, wenn du merkst, dass du gar keine Aktien an deiner eigenen Überarbeitung hältst und diese nur extern bedingt ist? Auch Unternehmen müssen verstehen, wie sie Strukturen gestalten können, damit einzelne Mitarbeiter:innen auch ihre Priorisierungen vornehmen können. Wie wirksam Teams und Mitarbeiter:innen arbeiten, hängt maßgeblich davon ab, wie klar, realistisch und transparent Ziele definiert und kommuniziert werden.

Auch Führungskräfte haben immer mehr Aufgaben und müssen nicht nur sich, sondern auch ihr Team managen. Sie füllen nicht mehr nur die Rolle des:der Manager:in und des:der Projektleiter:in aus, sondern sind Coach, Personalentwickler:in und Expert:in. Auch sie brauchen ein gesundes Verhältnis zur Arbeit und Selbstorganisation. 

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