Im Zweifel, nein: Bevor du ein Meeting einberufst, solltest du dich immer fragen, ob eine persönliche Besprechung wirklich nötig ist. Möglicherweise lässt sich das Treffen ja durch E-Mails oder eine Telefonkonferenz ersetzen? Wenn du dich für ein Meeting entscheidest, hängt die Latte hoch. Denn du übernimmst nicht nur Verantwortung für deine Zeit, sondern auch für die Zeit derjenigen, die du an den Tisch holst. An dir liegt es, wie effizient die Runde arbeitet.

„Worum ging’s heute nochmal?“ – wenn dein Meeting so startet, ist das Kind schon in den Brunnen gefallen. Hier hast du am falschen Ende gespart, denn eine gute Vorbereitung ist entscheidend, damit dein Meeting erfolgreich ist. Das beginnt schon bei der Zusammenstellung der Teilnehmer. Dabei gilt: So wenige wie möglich, aber die Entscheider müssen an den Tisch. Geschäftsführer-Coach Bernd Geropp definiert sechs Punkte, die du für dich und die Teilnehmer vor dem Meeting klären solltest, damit du am Ende mit dem gewünschten Ergebnis vom Platz gehst:

1. Wer lädt ein und dokumentiert die Zu- und Absagen?
2. Diskussion oder Entscheidung? Geht es dir darum, Standpunkte einer Expertenrunde einzuholen, um dir im Anschluss selbst eine Meinung zu bilden? Oder sollen im Meeting auch umsetzbare Entscheidungen getroffen werden? Die Einladung sollte klar umreißen, welche Ziele du mit dem Treffen verfolgst und welche Vorbereitungen du von den Teilnehmern erwartest.
3. Wie lange wird das Meeting dauern? Bei mehrstündigen Meetings solltest du spätestens nach 90 Minuten eine Pause einplanen.
4. Erwartungen im Detail deutlich machen: Plane für jedes Thema einen eigenen Tagesordnungspunkt mit Zielbeschreibung und Zeitdauer ein. Benenne den jeweiligen Verantwortlichen. Beispiel: Top 2: Information über den Stand zur Einführung des neuen CRM-Systems, Vortragender: Herr Müller, Dauer: 15 Minuten.
5. Versorge die Teilnehmer mit allen notwendigen Informationen, zum Beispiel mit dem Protokoll zum letzten Meeting oder mit projektrelevanten Kennzahlen. Weise darauf hin, dass alle Teilnehmer während des Meetings Zugriff auf ihre Kalender brauchen.
6. Sorge für das richtige Umfeld: Buche frühzeitig den passenden Raum für deine Veranstaltung. Stelle die notwendige Technik bereit – und probiere sie aus. Sind genügend funktionierende Stifte und Flipchart-Papier vorhanden?

„Die Teilnehmer diskutierten über das neue CRM-System. Manche Mitarbeiter sind unsicher im Umgang mit dem System. Es wurde deshalb beschlossen, dass eine Schulung der Mitarbeiter erfolgen sollte.“ Falsch. „Achte darauf, dass für beschlossene Aktionen immer ein Verantwortlicher und eine Deadline angegeben werden“, rät Geropp. Im Beispiel wurde zwar etwas beschlossen, aber es wurde versäumt, zu klären, wer sich darum kümmert und bis wann. Häufig sei es hilfreich, wenn Besprechungsergebnisse nicht nur protokolliert, sondern auch via Flipchart visualisiert würden. „Dann fällt schneller auf, wenn im Eifer des Gefechts kein Termin oder Verantwortlicher bestimmt wurde“, so Geropp. Das Ergebnisprotokoll sollte spätestens am nächsten Tag an alle Teilnehmer versendet werden. Bevor das Protokoll an Personen außerhalb des Teilnehmerkreises geht, sei es wichtig, den Teilnehmern ein bis zwei Tage Zeit zur Rückmeldung zu geben, um Missverständnisse zu vermeiden.

Achte konsequent – und hierarchieunabhängig – darauf, dass die Grundregeln für ein effizientes Meeting eingehalten werden:

• Jeder ist pünktlich.
• Jeder redet nur, wenn er etwas wirklich Neues beizutragen hat.
• Jeder fasst sich kurz. Wortbeiträge auf zwei bis drei Minuten begrenzen.
• Alle Handys sind aus.
• Es werden keine E-Mails gelesen.

Beim Meeting geht es nicht darum, möglichst locker drauf zu sein. Es geht darum, dass ihr in einer vorgegebenen Zeit das gewünschte Ergebnis erarbeitet. Wie bei „echter Arbeit“ auch. Und wenn ihr nicht fertig werdet? Was tun, wenn die Zeit überschritten wird? In dem Fall musst du entscheiden, ob du den Punkt vertagen oder ein separates Meeting einberufen willst oder ob der Punkt in einer kleineren Gruppe bearbeitet werden soll. „Der Meeting-Leiter kann mit den Teilnehmern darüber diskutieren, die Entscheidung muss er oder sie jedoch selbst treffen“, so Geropp.

Bei Bedarf solltest du spätestens am Ende der Besprechung einen Termin für ein Folgemeeting mit den Teilnehmern vereinbaren. Danach fasst du oder der Protokollführer die Ergebnisse des Meetings kurz zusammen. Du beendest das Treffen, indem du dich bei allen Teilnehmern bedankst.