Onboarding: So heißt du neue Mitarbeiter optimal willkommen
Für einen neuen Mitarbeiter ist der Beginn eines neuen Jobs meist ein Start ins Ungewisse. Weder weiß der neue Mitarbeiter, was ihn genau erwartet, noch ob es ihm gefallen wird. Vorfreude wechselt sich häufig ab mit Angst vor der eigenen Courage. Ein gutes Onboarding-Programm innerhalb des Unternehmens kann daher Sicherheit und Orientierung vermitteln und dafür sorgen, dass neue Mitarbeiter schneller produktiv arbeiten können. Es trägt dazu bei, dass sie sich dank fachlicher Anleitung und sozialer Integration in der neuen Umgebung rasch zurechtfinden.
Obwohl Unternehmen gerade in Zeiten des Fachkräftemangels große Painpoints im Bereich Recruiting und Fluktuation haben, wird das Onboarding häufig noch stiefmütterlich behandelt und findet ohne technologische Unterstützung statt. Dabei reicht es schon, fünf einfache Schritte zu berücksichtigen, um eine durchgängig positive Onboarding-Erfahrung für jeden neuen Mitarbeiter zu schaffen.
Preboarding: Schon vor dem ersten Arbeitstag geht’s los
Eine Onboarding-Studie vom Software-Anbieter Haufe zeigt: 28 Prozent der Unternehmen kennen das Phänomen, dass Mitarbeiter ihren Arbeitsvertrag noch vor dem ersten Arbeitstag kündigen. Umso wichtiger also, dass Arbeitgeber ihre neuen (möglicherweise noch taktierenden) Mitarbeiter schon frühzeitig abholen und ihnen etwaige Unsicherheiten aufgrund des neuen Jobs nehmen. Dazu kannst du deinen neuen Mitarbeiter mit einem freundlichen Willkommensbrief begrüßen, ihm die Möglichkeit zur Kontaktaufnahme mit seiner Führungskraft oder einem Paten ermöglichen und ihn gegebenenfalls schon in Themen einbinden.
Auch kannst du den neuen Mitarbeiter bereits vor dem ersten Arbeitstag mit Unternehmenskultur und –leitlinien bekannt machen, damit er sich schon frühzeitig über aktuelle Themen des zukünftigen Arbeitgebers informieren kann (und damit nicht all das am ersten Tag auf ihn einstürmt). Am einfachsten ist in dieser Phase die Kommunikation mittels einer Onboarding-Lösung, da sie automatisiert jeweils die Informationen ausspielt, die der Mitarbeiter zur jeweiligen Zeit benötigt. Zudem verfügt der Mitarbeiter so über einen eigenen Kommunikationskanal mit seinem zukünftigen Arbeitgeber, der ihm etwa auch die Kontaktaufnahme mit den neuen Kollegen ermöglicht.
Das fördert das Kennenlernen des Unternehmens, ermöglicht eine frühzeitige Identifikation und steigert so die Verbindlichkeit für den geplanten Arbeitsbeginn. Zusätzlich kann die Kommunikation auch per E-Mail oder im persönlichen Kontakt erfolgen. Und du kannst ihm organisatorische Unterstützung beim Umzug bieten und die ersten Schritte beim Socializing und der Vernetzung gehen. Auch Einladungen zu Team-Events unterstreichen die Vorfreude auf den neuen Kollegen!
Orientierungsphase: Viel Neues in den ersten Tagen
In der ersten Woche solltest du erst einmal Druck und Unsicherheit reduzieren sowie dem neuen Mitarbeiter einen positiven ersten Eindruck vermitteln. Dass man einen neuen Mitarbeiter an seinem ersten Arbeitstag erst einmal durch die neue Arbeitsumgebung führt und mit allen bekannt macht, sollte selbstverständlich sein. Wichtig ist aber auch, dass der fachliche Vorgesetzte zeitnah für ein Einführungsgespräch zur Verfügung steht. Er sollte dem neuen Kollegen den Einarbeitungsplan und natürlich die Teamkollegen vorstellen. Ein solches Vorgehen vermittelt Orientierung und Sicherheit.
Auch nicht immer selbstverständlich ist, dass der Arbeitsplatz des neuen Kollegen komplett ausgestattet und arbeitsbereit ist. Das Team sollte den neuen Mitarbeiter in der ersten Zeit aktiv einbinden und beispielsweise zum Mittagessen oder zu Kaffeepausen mitnehmen.