Onboarding: So heißt du neue Mitarbeiter optimal willkommen
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Für einen neuen Mitarbeiter ist der Beginn eines neuen Jobs meist ein Start ins Ungewisse. Weder weiß der neue Mitarbeiter, was ihn genau erwartet, noch ob es ihm gefallen wird. Vorfreude wechselt sich häufig ab mit Angst vor der eigenen Courage. Ein gutes Onboarding-Programm innerhalb des Unternehmens kann daher Sicherheit und Orientierung vermitteln und dafür sorgen, dass neue Mitarbeiter schneller produktiv arbeiten können. Es trägt dazu bei, dass sie sich dank fachlicher Anleitung und sozialer Integration in der neuen Umgebung rasch zurechtfinden.
Obwohl Unternehmen gerade in Zeiten des Fachkräftemangels große Painpoints im Bereich Recruiting und Fluktuation haben, wird das Onboarding häufig noch stiefmütterlich behandelt und findet ohne technologische Unterstützung statt. Dabei reicht es schon, fünf einfache Schritte zu berücksichtigen, um eine durchgängig positive Onboarding-Erfahrung für jeden neuen Mitarbeiter zu schaffen.
Preboarding: Schon vor dem ersten Arbeitstag geht’s los
Eine Onboarding-Studie vom Software-Anbieter Haufe zeigt: 28 Prozent der Unternehmen kennen das Phänomen, dass Mitarbeiter ihren Arbeitsvertrag noch vor dem ersten Arbeitstag kündigen. Umso wichtiger also, dass Arbeitgeber ihre neuen (möglicherweise noch taktierenden) Mitarbeiter schon frühzeitig abholen und ihnen etwaige Unsicherheiten aufgrund des neuen Jobs nehmen. Dazu kannst du deinen neuen Mitarbeiter mit einem freundlichen Willkommensbrief begrüßen, ihm die Möglichkeit zur Kontaktaufnahme mit seiner Führungskraft oder einem Paten ermöglichen und ihn gegebenenfalls schon in Themen einbinden.
Auch kannst du den neuen Mitarbeiter bereits vor dem ersten Arbeitstag mit Unternehmenskultur und –leitlinien bekannt machen, damit er sich schon frühzeitig über aktuelle Themen des zukünftigen Arbeitgebers informieren kann (und damit nicht all das am ersten Tag auf ihn einstürmt). Am einfachsten ist in dieser Phase die Kommunikation mittels einer Onboarding-Lösung, da sie automatisiert jeweils die Informationen ausspielt, die der Mitarbeiter zur jeweiligen Zeit benötigt. Zudem verfügt der Mitarbeiter so über einen eigenen Kommunikationskanal mit seinem zukünftigen Arbeitgeber, der ihm etwa auch die Kontaktaufnahme mit den neuen Kollegen ermöglicht.
Das fördert das Kennenlernen des Unternehmens, ermöglicht eine frühzeitige Identifikation und steigert so die Verbindlichkeit für den geplanten Arbeitsbeginn. Zusätzlich kann die Kommunikation auch per E-Mail oder im persönlichen Kontakt erfolgen. Und du kannst ihm organisatorische Unterstützung beim Umzug bieten und die ersten Schritte beim Socializing und der Vernetzung gehen. Auch Einladungen zu Team-Events unterstreichen die Vorfreude auf den neuen Kollegen!
Orientierungsphase: Viel Neues in den ersten Tagen
In der ersten Woche solltest du erst einmal Druck und Unsicherheit reduzieren sowie dem neuen Mitarbeiter einen positiven ersten Eindruck vermitteln. Dass man einen neuen Mitarbeiter an seinem ersten Arbeitstag erst einmal durch die neue Arbeitsumgebung führt und mit allen bekannt macht, sollte selbstverständlich sein. Wichtig ist aber auch, dass der fachliche Vorgesetzte zeitnah für ein Einführungsgespräch zur Verfügung steht. Er sollte dem neuen Kollegen den Einarbeitungsplan und natürlich die Teamkollegen vorstellen. Ein solches Vorgehen vermittelt Orientierung und Sicherheit.
Auch nicht immer selbstverständlich ist, dass der Arbeitsplatz des neuen Kollegen komplett ausgestattet und arbeitsbereit ist. Das Team sollte den neuen Mitarbeiter in der ersten Zeit aktiv einbinden und beispielsweise zum Mittagessen oder zu Kaffeepausen mitnehmen.
Schon am ersten Tag sollte der neue Kollege aktiv ins Geschehen eingebunden werden – sei es mittels erster Arbeitsaufträge oder durch das Onboarding in seine zukünftigen Projekte. So wird Langeweile vermieden und die Bindung ans Unternehmen gestärkt. Nett ist es, wenn der Vorgesetzte am Ende des Tages noch einmal Zeit für ein kurzes Feedback-Gespräch einplant. Ein gemeinsamer Blick auf den Tag hilft, um enttäuschte Erwartungen oder Missverständnisse gleich zu Beginn auszuräumen. In größeren Unternehmen kann es zudem zentrale Welcome-Days geben, damit alle neuen Mitarbeiter noch einmal relevante Informationen über das Unternehmen vermittelt bekommen (und sich nebenbei auch noch besser kennenlernen).
(Foto: Factory)
Integrationsphase I: Die individuelle fachliche Einarbeitung
Auch wenn das Team noch so dringend kompetente Unterstützung benötigt: Der neue Kollege muss erst fachlich fundiert eingearbeitet werden, bevor er eigenverantwortlich Aufgaben erledigen kann. Das A und O ist dabei ein individueller Einarbeitungsplan, der mit dem neuen Mitarbeiter an dessen Arbeitstag besprochen wird.
Neben dem Training on the Job helfen Formate wie Knowledge Cafés oder Working-Out-Loud-Circles dabei, dass neue Kollegen rasch ein Netzwerk aufbauen und schnell produktiv arbeiten können. Auch Tools wie das beliebte Donut-Date-Tool in Slack (Mitarbeiter, die wenig miteinander zu tun haben, treffen sich zu einem gemeinsamen Kaffee oder Mittagessen) können hier nach einiger Zeit der Orientierung hilfreich sein. In regelmäßigen Feedback-Gesprächen gleichen Führungskraft und Mitarbeiter den Status quo des Einarbeitungsplans ab und stellen die Weichen für die künftige Vorgehensweise – und das nicht nur nach Ende der Probezeit oder auf Nachfrage des Mitarbeiters: Sind Entwicklungsmaßnahmen nötig oder können neue Herausforderungen in Angriff genommen werden? So kennt der Vorgesetzte stets den aktuellen Status und der neue Mitarbeiter fühlt sich gut aufgehoben.
Integrationsphase II: Teil des Teams werden
Mindestens so wichtig wie die fachliche Einarbeitung ist der menschliche Faktor: Passt der neue Mitarbeiter in dein Team? Eine große Hilfe für die soziale Integration ist ein Pate, der als eine Art „täglicher Buddy“ fungiert. Er sorgt dafür, dass der neue Mitarbeiter nicht beim Gang in die Kantine aus Versehen vergessen wird und bindet ihn gegebenenfalls auch in gemeinsame Aktivitäten außerhalb der Arbeitszeit ein, wenn es diese im Unternehmen gibt. Solche Gelegenheiten lassen sich auch dazu nutzen, den neuen Kollegen weiteren Mitarbeitern aus anderen Bereichen vorzustellen. Dies verhilft ihm schon zu ersten abteilungsübergreifenden Kontakten und gibt ihm die Möglichkeit, sich intern zu vernetzen. Sinnvoll kann auch ein Mentor sein, der abseits der täglichen Arbeit dem neuen Mitarbeiter Einblicke in andere Bereiche sowie Anregungen zu persönlichen Themen geben kann. Es kann dabei sogar vernünftig sein, diesen abseits des eigenen Arbeitsumfeldes zu wählen.
Reboarding: Willkommen zurück
Elternzeit, ein kurzer Wechsel zu einem anderen Unternehmen oder ein interner Wechsel: Es gibt viele Gründe, warum ein Mitarbeiter, der bereits im Unternehmen tätig war (oder immer noch ist), erneut eingearbeitet werden muss. Wir nennen diesen Prozess Reboarding – und ihm sollte genauso viel Zeit und Aufmerksamkeit gewidmet werden wie dem ursprünglichen Onboarding neuer Mitarbeiter. Auch wenn diese die Prozesse des Unternehmens kennen, so unterscheiden sich Teams oft in ihrer Kultur und Dynamik und auch das Jobprofil ist teilweise anders als zuvor.
Daher stehen auch hier soziale Integration sowie fachliche Einarbeitung im Vordergrund. Ein Pate kann zwar zusätzlich unterstützen, jedoch liegt es an allen Beteiligten, diesen Vorgang mit Fingerspitzengefühl zu begleiten und entsprechend gegenzusteuern, falls die Einarbeitung nicht nach Plan verläuft. Wenn dein ehemaliger Mitarbeiter wieder in das Unternehmen einsteigt, ist es auch sinnvoll zu erfragen, welche Gründe ihn damals zu seinem Jobwechsel bewegt haben (um nachzuvollziehen, was dann im eigenen Unternehmen doch reizvoller war als in seiner Zwischenstation).
(Bild: Shutterstock / Monkey Business Images)
Onboarding-Software: Damit nichts vergessen wird
Das Onboarding neuer Mitarbeiter ist ein komplexer Prozess. Software-Lösungen wie die Haufe Onboarding-App, das Onboarding-Tool Tidy das Tool-Paket Personio oder auch die Onboarding-App von Staffbase können Unternehmen dabei unterstützen, interne Workflows zu automatisieren. Die Prozesse, die in den verschiedenen Abteilungen anfallen, werden automatisch angestoßen und können einfach überwacht werden. Diese digitale Workflow-Unterstützung spart Zeit und stellt sicher, dass der neue Mitarbeiter von Anfang an produktiv arbeiten kann und kein wichtiger Schritt vergessen wird, der im Tagesgeschäft sonst schon einmal untergehen kann.
Mit einer entsprechenden Software-Lösung verfügen Organisationen über eine zentrale Plattform, um neuen Mitarbeitern alle wichtigen Informationen und Vernetzungsmöglichkeiten zum jeweils richtigen Zeitpunkt zu präsentieren. Das erleichtert die fachliche Einführung und bringt Mitarbeiter gegebenenfalls gleich mit den richtigen Ansprechpartnern im Unternehmen zusammen. So können solche Onboarding-Lösungen auch zum Socializing beitragen. Dies gilt im Zeitalter des mobilen Lesens insbesondere, wenn sie auch als App zur Verfügung stehen. Dank einer App können sich neue Mitarbeiter schon mit ihren zukünftigen Kollegen vernetzen und austauschen, bevor sie ihnen am ersten Arbeitstag persönlich gegenüberstehen – und fühlen sich so bereits ab Vertragsunterschrift als vollwertiges Teammitglied.
So funktioniert Onboarding mit entsprechenden Lösungen quasi „on the go“ – unabhängig von Ort und Zeit. Die Reise in das unbekannte Land „neuer Arbeitgeber“ wird so komfortabel und angenehm gestaltet, dass aus dem Reisenden schnell ein produktiver Einheimischer wird, der sich in deinem Unternehmen wohlfühlt und schon vor dem ersten Arbeitstag als wertvolles Organisationsmitglied Wertschätzung findet.
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