Stapelweise Papier, herumfliegende Post-its und Stifte, vielleicht noch ein abgestandener Kaffeebecher vom Vortag: Vom Chaos gesäumte Schreibtische sind nicht nur ein unschöner Anblick, sie schaden auch der Produktivität: Das jedenfalls bestätigen Forscher in mehreren von einander unabhängigen Studien.

Schon 2007 fand das Fraunhofer-Institut heraus, dass rund zehn Prozent der täglichen Arbeitszeit durch „überflüssige oder fehlende Arbeitsmaterialien“ sowie „ständiges Suchen nach dem richtigen Dokument in chaotischen Dateiverzeichnissen“ verschwendet werden. Eine US-Studie aus dem Jahr 2011 kam zu dem Ergebnis, dass sich Unterlagenberge auf dem Schreibtisch für 90 Prozent der Arbeitnehmer negativ auf die Arbeitsweise auswirken. Wer dagegen ein System aus Ordnung und Sauberkeit verfolgt, profitiert mehrfach:

• Arbeitsmaterialien wie Dokumente oder Gegenstände können schneller aufgefunden werden
• Wichtige Dokumente werden nicht aus Versehen weggeworfen
• Die Konzentrationsfähigkeit bleibt erhalten, da die Arbeit nicht durch ständige Suchaktionen unterbrochen wird
• Der Bewegungsspielraum auf dem Schreibtisch wird erhöht
• Man hinterlässt einen guten Eindruck bei Kollegen und Kunden
• Es lässt sich eine Menge Zeit sparen

Was gehört aber eigentlich auf den Schreibtisch und was sollte unbedingt in eine Schublade wandern? Wir haben sieben Tipps für mehr Ordnungsliebe parat:

Die wichtigste Grundregel für mehr Ordnung am Arbeitsplatz: Auf den Schreibtisch gehört nur, was du täglich benötigst. Neben Monitor, Tastatur und Maus zählen dazu natürlich auch Stifte sowie Telefon und ein Notizblock. Bereits hier ist die systematische Anordnung zur Steigerung der Produktivität jedoch wichtig:

Während mindestens zwei Kugelschreiber, ein Textmarker und zwei Bleistifte senkrecht in einem Behälter zu verstauen sind, sollte das Telefon (bei Rechtshändern) links und der Notizblock rechts von der Tastatur platziert werden. So kannst du dir bei einem Telefonat sofort und ohne ungelenke Bewegen etwas mitschreiben. Linkshänder machen es der Logik folgend genau andersherum.

Vor allem in der Digitalbranche geht der Trend weg vom stationären Rechner hin zum mobilen Notebook, das einfach an den Monitor angeschlossen wird. Um Kabelsalat zu vermeiden, sollten sich immer genug Steckdosen in der Nähe des Schreibtisches befinden und spezielle Kabelführungen angebracht werden.

Zusätzliche Halterungen – die einfach am Tisch angebracht werden können – ersparen zudem die lästige Suche nach dem richtigen Stecker. Und: Sofern das Smartphone nicht ohnehin in der Hosentasche bleibt, sollte eine Docking-Station zum Standard-Repertoire auf jedem Schreibtisch gehören: So kommen sich Ladekabel und andere Utensilien nicht in die Quere.

Mit großen Bildschirmen auf Schreibtischen ist es ja so eine Sache: Sie nehmen bereits viel Arbeitsfläche weg – erst recht wenn noch eine Tastatur und eine Maus davor platziert werden müssen. Eine simple Lösung haben sich die Macher von MadebyCardinal mit dem „Lifta“ einfallen lassen:

Dabei handelt es sich um einen aus Echtholz gefertigten Monitor-Untersatz, wo sich Peripherie einfach drunterschieben lassen. Positiver Nebeneffekt: Durch die erhöhte Bildschirmposition verbessert sich auch die Ergonomie am Arbeitsplatz. Wer nicht die 125 US-Dollar für das Designstück ausgeben will, kann sich eine vergleichbare Lösung auch selber basteln.

Ein Papierkorb sollte unter jedem Schreibtisch stehen. Nicht mehr benötigte Dokumente oder andere Abfälle können so direkt entsorgt werden und sammeln sich nicht auf dem Schreibtisch an.

Wird in einem Großraumbüro gearbeitet, können sich mehrere Mitarbeiter auch einen Papierkorb teilen. Doch Vorsicht: Der Korb sollte für jeden Mitarbeiter einfach zu erreichen sein, bestenfalls ohne aufstehen zu müssen. Ansonsten drohen Ablenkungen durch Papierkugeln und Aufräumarbeiten.

Willkürlich auf dem Schreibtisch verteilte Papierdokumente haben gleich zwei erhebliche Nachteile: Zum einen stehlen sie wertvolle Arbeitsfläche, zum anderen ruft jeder Blick auf ein noch unbearbeitetes Dokument unnötige Stressreaktionen hervor. Der Fokus auf eine Aufgabe und die systematische Ablage von Dokumenten ist aber wichtig, um produktiv arbeiten zu können.

Speziell beschriftete Kunststoffboxen schaffen Abhilfe: So lassen sich zu bearbeitende Dokumente jeweils der Reihe nach in einer Ablage „Unerledigt“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ sortieren. Eine zusätzliche Box beschriftet mit „Wiedervorlage“ bietet Platz für wiederkehrende Formulare und Vordrucke. Eine ausführliche Anleitung haben die Kollegen von foerderland.de veröffentlicht. Um so wenig Papier wie möglich zu produzieren, sollten Unternehmen vorher aber auch die Möglichkeiten der Digitalisierung des Dokumentenverkehrs prüfen.

Tischpflanzen wirken gleich doppelt: Sie steigern die Produktivität und schärfen die Sinne. (Foto: t3n.de)

Zwar sind Tischpflanzen kein reines Arbeitsutensil, auf einem gut organisierten Schreibtisch sollten sie dennoch nicht fehlen. Zwei Studien aus den Jahren 2011 und 2013 belegen, dass diese die Produktivität erhöhen und die kognitive Wahrnehmung der Mitarbeiter verbessern.  Zudem leisten Tischpflanzen einen wichtigen Beitrag für die Luftqualität im Büro, indem sie Bakterien und Schimmel vorbeugen. Eine solide Grundlage für produktives Arbeiten, oder?

Schon mit einfachen Ordnungsprinzipien lässt sich der eigene Schreibtisch vor Chaos und damit einhergehenden, ineffizienten Arbeitsweisen schützen. Die Ordnungsliebe sollte sich allerdings nicht auf bloß einen Mitarbeiter in der Abteilung beschränken. Vor allem Teams, die in offenen Großraumbüros zusammenarbeiten, sind gut beraten, sich über die erwähnten Tipps hinaus einer sogenannten Clean-Desk-Policy zu verpflichten. Zu empfehlen ist in diesem Zusammenhang die Umsetzung des 5S-Prinzips.

In diesem Zuge bietet es sich zum Beispiel an, das Team einmal pro Woche für eine gemeinschaftliche Aufräumaktion zu begeistern, idealerweise an einem Freitag. Herumliegende Gegenstände sollten dann in einem 15-minütigen Sprint zurück ins richtige Regal gelegt und die Tische einmal feucht abgewischt werden. Danach können alle Mitarbeiter ins wohlverdiente Wochenende starten. Und am Montag? Findet jeder einen sauberen Schreibtisch vor.

Du willst dich noch besser organisieren? Dann lies auch unseren Artikel: „Feierabend: So beenden erfolgreiche Menschen ihren Arbeitstag“