Viele Freelancer und kleine Unternehmen erledigen alle Aufgaben der Firma intern. Dabei gibt es in den meisten Branchen zahlreiche Dinge, die für eine Auslagerung in Frage kommen würden. Ob das sinnvoll ist, muss individuell entschieden werden. Dazu sollte man einmal alle anfallenden Aufgaben einem Check unterziehen. Prädestiniert, um ausgelagert zu werden, sind zum Beispiel folgende Aufgabentypen:

• Aufgaben, die zeitaufwendig sind, aber nur geringe Kompetenzen erfordern.
• Aufgaben, die zeitaufwendig sind, weil sie zu hohe oder fachfremde Kompetenzen erfordern.
• Aufgaben, deren Auslagerung sehr günstig ist.

In vielen Unternehmen lässt sich durch die Auslagerung solcher Bereiche eine Menge Geld oder Zeit sparen, die in das eigentliche Kerngeschäft fließen können. Das Konzept der virtuellen Assistenz ist auch einer der Eckpfeiler von Tim Ferris‘ Bestseller „The 4-Hour Workweek“, in dem er für das Outsourcing zeitaufwändiger Aufgaben plädiert. Bis vor ein paar Jahren gab es noch kaum Möglichkeiten, solche Services in deutscher Sprache in Anspruch zu nehmen. Mittlerweile hat auch der deutsche Markt ausreichend Anbieter, deren Arbeitskräfte vor allem in Osteuropa sitzen. Einer virtuellen Assistenz steht demnach auch in Deutschland nichts mehr im Weg.

Daneben gibt es noch einige Anbieter, die sich auf einzelne Bereiche wie Buchhaltung oder Telefonservices spezialisiert haben. Für kleine und junge Unternehmen ist die Inanspruchnahme solcher Angebote vor allem deshalb praktisch, weil keine Festanstellung oder vertragliche Bindung nötig ist, wodurch eine große Flexibilität entsteht. Kann man sich einen Service eine zeitlang nicht mehr leisten oder er wird nicht mehr gebraucht, bucht man ihn einfach nicht mehr.

Online- und Telefonrecherchen können ausgesprochen zeitraubend sein und müssen nicht unbedingt intern erledigt werden. Zudem ist dafür oft kein allzu kompliziertes Briefing notwendig. Recherchen kommen zudem in fast allen Unternehmensbereichen vor. Diese Aufgabe kann das Recherchieren von Eventlocations, Produktionsstätten- und Preisen, Druckereien oder Reisekosten umfassen – oder auch Ansprechpartner für die Sales-Abteilung bei der Neukundenakquise. Rechercheaufgaben übernimmt so ziemlich jeder Anbieter für virtuelle Assistenten.

Texterstellung ist für viele Menschen, deren Hauptaufgabe nichts mit Schreiben zu tun hat, oft eine zeitraubende Arbeit, die zudem viel Sorgfalt erfordert. Die meisten Services bieten eine Vielzahl an Textarbeiten an, die von der Erstellung über die Verbreitung bis hin zur Übersetzung reichen. Zu diesen Arbeiten kann die Erstellung von E-Mail-Vorlagen gehören, die Transkription von Meeting-Protokollen oder das Erarbeiten von Infotexten. Dazu betrifft es beispielsweise die Pflege einer Website, wo regelmäßig Unternehmenszahlen oder Eventübersichten aktualisiert werden müssen.

Der komplette Telefonverkehr lässt sich natürlich nicht auslagern. Aber für kleinere Aufgaben wie die Produktberatung oder Bestellannahme ist dieser Service perfekt. Auch Sales-Bereiche lassen sich nach einen sorgfältigem Briefing auslagern, zum Beispiel die Terminvereinbarungen mit potentiellen Neukunden oder die telefonische B2B-Kundenansprache zur Vorstellung des Unternehmens. Einige Anbieter stellen auch den Service zur Verfügung, ausländische Anrufe entgegenzunehmen. Für den Telefonservice gibt es meist spezielle Anbieter, die sich nur darauf spezialisiert haben.

Auch viele kleinteilige Marketingaufgaben müssen nicht unbedingt intern erledigt werden: Die Newsletter-Erstellung, das Social-Media-Monitoring oder diverse Offsite-SEO-Aufgaben, die zeitraubend sind, aber nicht besonders anspruchsvoll in der Einarbeitung. Bei Aufgaben, die die Erstellung von Social-Media-Content oder die Beantwortung von Kundenanfragen über soziale Netzwerke beinhalten, sollte man allerdings schon auf ein sehr sorgfältiges Briefing achten und regelmäßig abgleichen, ob der Kommunikationsstil des virtuellen Assistenten dem des Unternehmens entspricht.

Die Buchhaltung hat keinen guten Ruf. An ihr kann man bekanntlich verzweifeln. Gott sei Dank gibt es hier unzählige Anbieter, die aus dieser Not ein Geschäft gemacht haben. Die meisten Buchhaltungsservices bieten Rund-um-Sorglos-Pakete an, die sich sowohl um die Finanzbuchhaltung als auch die Gehaltsabrechnungen kümmern. Die Buchhaltung auszulagern lohnt sich auch schon – und sogar vor allem – für Freelancer.

Viele kleine Unternehmen kommen gar nicht drumrum, diese Dinge auszulagern. Sofern kein eigener Grafiker oder Programmierer beschäftigt werden kann, müssen die Aufgaben extern erledigt werden. Manch einer versucht sich in diesen Fällen einfach selbst an der Briefpapier-Vorlage. Aber hier sollte man sehr genau abwägen, wie viel die eigene Arbeit pro Stunde wert ist und wie lange ein Profi dafür braucht, der vielleicht nur geringfügig mehr pro Stunde nimmt, aber nur die Hälfte der Zeit braucht. Weitere Ausgaben in diesem Bereich sind: technische SEO-Optimierung von Webseiten, Einrichtung von Online-Shops, Erarbeitung von Druckvorlagen und Videobearbeitung.

In einem anderen Artikel haben wir sechs Anbieter für virtuelle Assistenten in Deutschland getestet. Unsere Ergebnisse könnt ihr hier nachlesen.