„Wer zehn Minuten zu früh kommt, ist auch unpünktlich!“ – Sätze wie diesen kennen typische Zuspätkommer nicht nur, sie benutzen sie auch ständig, wenn sie mal wieder nicht aus dem Bett kamen, zu lange am Frühstückstisch saßen oder sich mit dem Freund oder der Freundin am Smartphone festgequatscht haben. Was im Privatleben schon nervt, kann Kollegen in der Arbeitswelt jedoch richtig auf die Palme bringen. Vor allem in Meetings stehlen notorisch unpünktliche Menschen anderen Team-Mitgliedern die Zeit. Nicht selten sind sie aber auch verantwortlich für handfeste Budgetgräber. Wer zu spät kommt, kostet richtig Geld.

Wirtschaftspsychologen haben 2014 beispielsweise im „European Journal of Work and Organizational Psychology“ eine Studie veröffentlicht, die zu dem Schluss kam, dass der US-Wirtschaft aufgrund unproduktiver Meetings jährlich an die 37 Milliarden Dollar an Opportunitätskosten entstehen. Auch die Gründe haben die Forscher angeführt: So heißt es, dass es aufgrund verspäteter Kollegen häufig zu langen Wartezeiten kommt, die das Meeting länger dauern lassen als eigentlich angesetzt. Oder die dazu führen, dass ein Meeting aufgrund des Zeitplans abgebrochen wird, obwohl eigentlich noch diverse Punkte offen sind.

„Pünktlich starten und aufhören, sich kurz fassen und den Timer stellen.“

37 Milliarden Dollar. Das ist doch mal eine Hausnummer. Dass die Zahl nicht eins zu eins auf Deutschland übertragbar ist, ist klar. Dennoch sorgen auch hier unproduktive Meetings dafür, dass Arbeitszeit in Konferenzräumen regelrecht vernichtet wird. Dass Aufgaben liegen bleiben. Oder dass sie in den Abendstunden erledigt werden, wenn es eigentlich Feierabend läutet. Einige Gründe lassen sich nicht sofort abstellen. Eine bis ins Detail ausgearbeitete Vorbereitung, die jederzeit wirklich jede Frage eines Meeting-Teilnehmers beantwortet, ist vermutlich unrealistisch. Doch Verspätungen gehören sicher nicht dazu.

Natürlich gibt es Ausnahmen. Nicht immer läuft alles glatt. Eine Website fliegt einem um die Ohren. Ein Kunde hat ein dringendes Problem. Gefeit ist davor niemand. Im Zweifel ist es dann besser, das Meeting für alle Teilnehmer zu verschieben oder es – wenn möglich – ohne die Person durchzuziehen und sie erst einmal den Brand löschen zu lassen. Für alle anderen Szenarien gilt: Notorische Zuspätkommer müssen sich ein vernünftiges Zeitmanagement zulegen. Und vor allem: sich auch daran halten. Aber auch Unternehmen können reagieren – und zwar mit klaren Meeting-Regeln, die für alle verpflichten sind.

„Pünktlich starten und aufhören, sich kurz fassen und den Timer stellen“, ist beispielsweise eine Regel der t3n-Meeting-Richtlinien. Neben weiteren Punkten wie „Keine Smartphones und Laptops für alle – außer zum Protokollieren“. (Alle Punkte lest ihr hier.) Derartige Regeln helfen dabei, dass die Konferenzen wesentlich flüssiger ablaufen. Und nicht zuletzt, dass schwarze Schafe ihre unsäglichen Marotten ablegen. Beziehungsweise erst einmal anfangen, an ihnen zu arbeiten. Wie diese Regeln durchgesetzt werden, bleibt natürlich jedem Team selbst überlassen – vom Kuchen kaufen für alle bis hin zu zehn Liegestütze vor der Abteilung ist natürlich alles denkbar.

Übrigens, auch dieser Beitrag könnte dich interessieren: Das 37-Milliarden-Dollar-Grab: Die 10 teuersten Meeting-Fehler – und wie du sie vermeidest