Ob Gründer, Onlinehändler oder Dienstleister: Jeder kommt irgendwann in die Situation, seine erste Rechnung erstellen zu müssen. Herzlichen Glückwunsch, aber wie erstellt ein Unternehmer eigentlich eine korrekte Rechnung? Und mit welchem Programm? Mit Word und Excel, einer kaufmännischen Software oder einer browserbasierten Software-as-a-Service-Lösung? Und was gehört eigentlich alles in diese Rechnung? Damit nach der ersten Rechnung nicht gleich die erste Abmahnung auf den Tisch flattert, haben wir hier alle Basics zum Thema „Rechnung erstellen“ für dich zusammengefasst.

Die formellen Anforderungen, die das Bundesfinanzministerium an Rechnungen stellt, in der Übersicht:

• deine Steuernummer, die dir vom Finanzamt ausgestellt wurde oder deine Umsatzsteuer-Identnummer
• dein Name und deine vollständige Anschrift
• Name und vollständige Anschrift deines Kunden
• das Datum der Rechnungsstellung
• das Lieferdatum oder das Leistungsdatum, bei Dienstleistungen
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer: Das heißt übrigens nicht, dass du Rechnungsnummern als lückenlose Zahlenabfolge („1, 2, 3 …“) vergeben musst. Du kannst auch Ziffern und Buchstaben kombinieren und dir dein eigenes System ausdenken. Die Rechnungsnummer muss nur einmalig sein.
• Deine Produkte oder deine Dienstleistung: Hier musst du die Menge, den Umfang und die Art des Produktes oder der Dienstleistung eintragen.
• Netto-Betrag
• gegebenenfalls vereinbarter Rabatt
• der Umsatzsteuersatz, der für deine Rechnung anfällt
• der Steuerbetrag
• Gesamtbetrag
• Steuersätze: Enthält deine Rechnung mehrere Steuersätze, musst du pro Steuersatz Netto-Betrag, Umsatzsteuersatz und Steuerbetrag ausweisen.
• Zeitpunkt der Rechnungsstellung: Für Dienstleistungen und Produkte musst du die Rechnung innerhalb von sechs Monaten stellen. Verkaufst du ins Ausland, muss die Rechnung spätestens am 15. des nächsten Monats gestellt werden.
• Aufbewahrungspflicht: Alle gestellten Rechnungen musst du in Kopie zehn Jahre lang archivieren.

Hast du im Vorjahr weniger als 17.500 Euro Umsatz erreicht und wirst in diesem Jahr nicht über 50.000 Euro Umsatz erreichen, dann darfst du die sogenannte „Kleinunternehmerregelung“ in Anspruch nehmen. Du weist keine Umsatzsteuer aus und führst auch keine an das Finanzamt ab. Einzige weitere Bedingung: Du fügst eine Formulierung wie diese hier ein: „Der Rechnungsbetrag enthält gemäß §19 UStG keine Umsatzsteuer“.

Dabei geht es nicht um eine Gutschrift für eine Retoure, sondern um einen Unternehmer, der eine Rechnung im Namen eines anderen erstellt. Ein Beispiel: Handelsvertreter, die deine Produkte verkaufen, würden dir normalerweise eine Rechnung für ihre Provisionen stellen. Da du aber deinen Absatz aus deiner Warenwirtschaft ermitteln musst, schreibst du die Rechnung an dich für deine Handelsvertreter selbst. Hier ist es zwingend notwendig, das Wort „Gutschrift“ oder „self-billed invoice“ zu verwenden. Sonst ist der Vorsteuerabzug weg.

Über die Umsatzsteuerregelung für Rechnungen ins Ausland gibt es einen eigenen Artikel, die  wichtigsten Pflichtangaben nachfolgend im Überblick.

• deine Umsatzsteuer-Indentifikationsnummer und die des Empfängers
• keine Umsatzsteuer ausweisen, der Empfänger führt die passende Steuer ab
• zwingend die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ oder „Reverse-Charge“ nutzen

Kleinunternehmer sind vom Reverse-Charge-Verfahren ausgenommen, dann kannst du den vorhergehenden Absatz ignorieren.

Das Reverse-Charge-Verfahren darfst du nicht verwenden, wenn du dich an Verbraucher wendest. Dann gelten umfangreiche Bestimmungen, die festlegen, ob du die deutsche oder die ausländische Umsatzsteuer berechnen musst. Diese erklären wir im Artikel „E-Commerce im Ausland: Die 10 wichtigsten Umsatzsteuer-Tipps“.

Neben dem obligatorischen Logo solltest du eine Rechnung auch mit allen notwendigen Kommunikationskanälen und deinen Verkaufskanälen ausstatten: Website, Social-Media-Kanäle, Telefon, Fax und E-Mail-Adresse.

Am besten pünktlich, denn auf Geld warten schmerzt. Darüber hinaus hast du theoretisch die Wahl zwischen einem gängigen Textverarbeitungsprogramm, einer kaufmännischen Standardsoftware oder einer kaufmännischen Lösung aus dem Bereich Software-as-a-Service.

Die Textverarbeitungssoftware birgt einige Gefahren. Ganz abgesehen vom Zeitverlust durch den Aufwand bei einer manuellen Rechnungserstellung können auch schnell Fehler entstehen, die dazu führen, dass die Rechnung nicht mehr den rechtlichen Anforderungen entspricht. Oder noch wichtiger: Eventuell gibt es Probleme bei der späteren Weiterverarbeitung in der Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR), deinem Jahresabschluss per Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) oder bei der Durchführung der Umsatzsteuervoranmeldung.

Grundsätzlich ist es daher empfehlenswert, auf kaufmännische Software zurückzugreifen. Die dort hinterlegten Rechnungsvorlagen bieten eine gute Grundlage für die eigene Rechnung, und die Software hilft dabei, den nervigen Papierkram auf das Notwendigste zu reduzieren. So sparst du Zeit und Geld, denn nicht nur deine eigene Zeit wird geschont, sondern später auch die Zeit deines Steuerberaters. Der berühmt-berüchtigte Schuhkarton führt nämlich zu aufwendigen Buchungsarbeiten beim Steuerberater – und zu einer perfekt formulierten, rechtssicheren, aber leider hohen Rechnung von diesem.

Egal ob du dabei auf eine installierte Lösung oder eine browserbasierte Software-as-a-Service-Lösung zurückgreifst: Am wichtigsten ist der Datenaustausch, die von dir mühsam eingegeben Daten müssen zwingend über eine Exportfunktion als Datei ausgegeben werden oder als Datenübertragung über eine Schnittstelle zum Steuerberater und zum Finanzamt gehen können.

Noch auf der Suche nach dem richtigen Rechnungsprogramm? In unserem Artikel „Rechnungsprogramme: 13 Anbieter im Überblick“ findet ihr vielleicht ein passendes.