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Ratgeber

Die perfekte Rechnung schreiben: Dein Ratgeber zur rechtssicheren Fakturierung

Alle steuerlichen Anforderungen an die Rechnung im Überblick. (Foto: Shutterstock)

Du fragst dich, welche Vorschriften für die Rechnungsstellung gelten? In Kooperation mit Zervant haben wir alle Anforderungen an eine rechtssichere Rechnung zusammengetragen.

Ob Gründer, Onlinehändler oder Dienstleister: Jeder kommt irgendwann in die Situation, seine erste Rechnung erstellen zu müssen. Herzlichen Glückwunsch, aber wie erstellt ein Unternehmer eigentlich eine korrekte Rechnung? Und mit welchem Programm? Mit Word und Excel, einer kaufmännischen Software oder einer browserbasierten Software-as-a-Service-Lösung? Und was gehört eigentlich alles in diese Rechnung? Damit nach der ersten Rechnung nicht gleich die erste Abmahnung auf den Tisch flattert, haben wir hier alle Basics zum Thema „Rechnung erstellen“ für dich zusammengefasst.

Rechtliche Anforderungen an eine Rechnung

rechnung bezahlen
Rechnung schreiben: Nicht korrekt gestellte Rechnungen können dich nicht nur Zeit, sondern auch die Vorsteuer kosten. (Foto: © v.poth - Fotolia.com)

Die formellen Anforderungen, die das Bundesfinanzministerium an Rechnungen stellt, in der Übersicht:

  • deine Steuernummer, die dir vom Finanzamt ausgestellt wurde oder deine Umsatzsteuer-Identnummer
  • dein Name und deine vollständige Anschrift
  • Name und vollständige Anschrift deines Kunden
  • das Datum der Rechnungsstellung
  • das Lieferdatum oder das Leistungsdatum, bei Dienstleistungen
  • Eine fortlaufende Rechnungsnummer: Das heißt übrigens nicht, dass du Rechnungsnummern als lückenlose Zahlenabfolge („1, 2, 3 …“) vergeben musst. Du kannst auch Ziffern und Buchstaben kombinieren und dir dein eigenes System ausdenken. Die Rechnungsnummer muss nur einmalig sein.
  • Deine Produkte oder deine Dienstleistung: Hier musst du die Menge, den Umfang und die Art des Produktes oder der Dienstleistung eintragen.
  • Netto-Betrag
  • gegebenenfalls vereinbarter Rabatt
  • der Umsatzsteuersatz, der für deine Rechnung anfällt
  • der Steuerbetrag
  • Gesamtbetrag
  • Steuersätze: Enthält deine Rechnung mehrere Steuersätze, musst du pro Steuersatz Netto-Betrag, Umsatzsteuersatz und Steuerbetrag ausweisen.
  • Zeitpunkt der Rechnungsstellung: Für Dienstleistungen und Produkte musst du die Rechnung innerhalb von sechs Monaten stellen. Verkaufst du ins Ausland, muss die Rechnung spätestens am 15. des nächsten Monats gestellt werden.
  • Aufbewahrungspflicht: Alle gestellten Rechnungen musst du in Kopie zehn Jahre lang archivieren.

Rechnung schreiben: Besonderheiten und Auslandsrechnungen

Kleinunternehmer

Hast du im Vorjahr weniger als 17.500 Euro Umsatz erreicht und wirst in diesem Jahr nicht über 50.000 Euro Umsatz erreichen, dann darfst du die sogenannte „Kleinunternehmerregelung“ in Anspruch nehmen. Du weist keine Umsatzsteuer aus und führst auch keine an das Finanzamt ab. Einzige weitere Bedingung: Du fügst eine Formulierung wie diese hier ein: „Der Rechnungsbetrag enthält gemäß §19 UStG keine Umsatzsteuer“.

Abrechnung für einen Kunden, die steuerrechtliche „Gutschrift“

Dabei geht es nicht um eine Gutschrift für eine Retoure, sondern um einen Unternehmer, der eine Rechnung im Namen eines anderen erstellt. Ein Beispiel: Handelsvertreter, die deine Produkte verkaufen, würden dir normalerweise eine Rechnung für ihre Provisionen stellen. Da du aber deinen Absatz aus deiner Warenwirtschaft ermitteln musst, schreibst du die Rechnung an dich für deine Handelsvertreter selbst. Hier ist es zwingend notwendig, das Wort „Gutschrift“ oder „self-billed invoice“ zu verwenden. Sonst ist der Vorsteuerabzug weg.

Rechnungen aus einem EU-Land in ein anderes EU-Land

Über die Umsatzsteuerregelung für Rechnungen ins Ausland gibt es einen eigenen Artikel, die  wichtigsten Pflichtangaben nachfolgend im Überblick.

B2B-Rechnungen: Reverse-Charge

  • deine Umsatzsteuer-Indentifikationsnummer und die des Empfängers
  • keine Umsatzsteuer ausweisen, der Empfänger führt die passende Steuer ab
  • zwingend die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ oder „Reverse-Charge“ nutzen

Kleinunternehmer sind vom Reverse-Charge-Verfahren ausgenommen, dann kannst du den vorhergehenden Absatz ignorieren.

B2C-Rechnungen

Das Reverse-Charge-Verfahren darfst du nicht verwenden, wenn du dich an Verbraucher wendest. Dann gelten umfangreiche Bestimmungen, die festlegen, ob du die deutsche oder die ausländische Umsatzsteuer berechnen musst. Diese erklären wir im Artikel „E-Commerce im Ausland: Die 10 wichtigsten Umsatzsteuer-Tipps“.

Die Rechnung schreiben: Gestalterisches

Neben dem obligatorischen Logo solltest du eine Rechnung auch mit allen notwendigen Kommunikationskanälen und deinen Verkaufskanälen ausstatten: Website, Social-Media-Kanäle, Telefon, Fax und E-Mail-Adresse.

Wie du deine Rechnung am besten erstellen kannst

Am besten pünktlich, denn auf Geld warten schmerzt. Darüber hinaus hast du theoretisch die Wahl zwischen einem gängigen Textverarbeitungsprogramm, einer kaufmännischen Standardsoftware oder einer kaufmännischen Lösung aus dem Bereich Software-as-a-Service.

Die Textverarbeitungssoftware birgt einige Gefahren. Ganz abgesehen vom Zeitverlust durch den Aufwand bei einer manuellen Rechnungserstellung können auch schnell Fehler entstehen, die dazu führen, dass die Rechnung nicht mehr den rechtlichen Anforderungen entspricht. Oder noch wichtiger: Eventuell gibt es Probleme bei der späteren Weiterverarbeitung in der Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR), deinem Jahresabschluss per Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) oder bei der Durchführung der Umsatzsteuervoranmeldung.

Grundsätzlich ist es daher empfehlenswert, auf kaufmännische Software zurückzugreifen. Die dort hinterlegten Rechnungsvorlagen bieten eine gute Grundlage für die eigene Rechnung, und die Software hilft dabei, den nervigen Papierkram auf das Notwendigste zu reduzieren. So sparst du Zeit und Geld, denn nicht nur deine eigene Zeit wird geschont, sondern später auch die Zeit deines Steuerberaters. Der berühmt-berüchtigte Schuhkarton führt nämlich zu aufwendigen Buchungsarbeiten beim Steuerberater – und zu einer perfekt formulierten, rechtssicheren, aber leider hohen Rechnung von diesem.

Egal ob du dabei auf eine installierte Lösung oder eine browserbasierte Software-as-a-Service-Lösung zurückgreifst: Am wichtigsten ist der Datenaustausch, die von dir mühsam eingegeben Daten müssen zwingend über eine Exportfunktion als Datei ausgegeben werden oder als Datenübertragung über eine Schnittstelle zum Steuerberater und zum Finanzamt gehen können.

Noch auf der Suche nach dem richtigen Rechnungsprogramm? In unserem Artikel „Rechnungsprogramme: 13 Anbieter im Überblick“ findet ihr vielleicht ein passendes.

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5 Reaktionen
h.dreher

Als Ergänzung zur korrekten Rechnungsstellung ist es sicherlich auch wichtig, dass die Anforderungen der Behörden ab dem Jahr 2020 an eine elektronische Rechnung berücksichtigt werden. Behörden werden keine Rechnungen in Papierform mehr akzeptieren, wenn der Auftragswert die Grenze von 1000,-- Euro überschreitet. Dies ist nicht unerheblich für alle, die in irgend einer Art Dienstleistungen oder Waren an Behörden, Gemeinden oder Land liefern. Ab 2020 wird damit die Auftragsvergabe nicht mehr möglich sein. Lesen Sie die hier die Grundlagen und die Formate, mit denen Sie diese Anforderungen erfüllen können und damit weiter im Geschäft bleiben: https://www.dreher-consulting.com/elektronische-rechnung/

Dr. Harald Dreher

Antworten
tiramizu

Zum Thema Aufbewahrungspflicht - das ist leider nicht ganz vollständig und bezieht sich ausschließlich auf papierhaft verschickte Rechnungen und damit nicht mehr ganz auf der Höhe der Zeit.
Grundsätzlich gilt nämlich, dass man umsatzsteuerrelevante Dokumente (Rechnungen und Korrekturrechnungen (Volksmund sagt auch noch Gutschrift dazu)) genau in der Form archiviert werden müssen, wie sie dem Empfänger zugestellt werden. Für alle, die Rechnungen beispielsweise als PDF per E-Mail verschicken, bedeutet dies, dass diese Rechnungen auch genau so archiviert werden müssen... keine Kopie sondern genau das PDF, was auch verschickt wurde.
Für alle, die sich mit ihren Kunden enger vernetzen und ihnen ganz individuelle Rechnungsformate liefern (z.B. Edifact, iDoc, XML, CSV oder neuerdings auch ZUGFeRD), müssen sich ebenfalls daran halten - archiviert werden muss, was man dem Empfänger zustellt. Es gilt nicht, die Rechnung aus dem eigenen System einfach nochmal auszudrucken und in einen Ordner abzuheften. Das hilft vielleicht einem noch nicht so modernen Steuerberater, aber für eine Steuerprüfung entspricht das nicht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD). Man riskiert dadurch die Vorsteuerabzugsfähigkeit und damit verbundene Konsequenzen.
Je nachdem, mit welchen Kunden man zusammenarbeiten möchte, ist dieses scheinbar unwichtige Thema der Rechnungstellung ein nicht ganz unwichtiger Wettbewerbsvorteil und kann auch die "Bezahlungsgeschwindigkeit" des Rechnungsempfängers positiv beeinflussen. Immer mehr Unternehmen automatisieren den Dokumenten-Ein- und -Ausgang. Das betrifft nicht mehr nur Konzerne, sondern zunehmend auch kleine und mittelständische Unternehmen. Deshalb wundert es mich sehr, dass auf so einem fortschrittlich denkenden Portal, wie t3n.de diese angestaubte Konserve ohne Bezug zum Hier und Jetzt bzw. zu zukunftsweisenden Technologien. Deshalb haue ich mal einen raus und weise an dieser Stelle - ergänzen zu Eurem Artikel - darauf hin, wie man es zukunftssicher und GoBD-konform auch machen kann - und zwar ohne Mehraufwand und Änderung von IT Systemen. Es gibt dafür Dienstleister, die unterm Strich nicht einmal Mehrkosten verursachen. Mit einem einfachen Druckertreiber druckt man seine Rechnungen statt auf Papier einfach in die "Cloud". Von dort aus erhält jeder Empfänger genau das Format, was er braucht und über die Kanäle, die er bevorzugt - auch konventionell auf Papier, auch als PDF oder ZUGFeRD per E-Mail aber auch ganz andere branchenübliche Formate und Kanäle. Rechtssichere Archivierung, Übertragung vollautomatisch an den Steuerberater, Portooptimierung etc. sind ebenfalls schon miterledigt und man zahlt unterm Strich weniger, weil man auch von besseren Portopreisen usw. profitiert. Auf der Eingangsseite geht das auch genau umgekehrt - man empfängt aus allen Kanälen seine Geschäftsdokumente und empfängt sie automatisiert in seinem Buchhaltungssystem. Ist das nicht vollautomatisch möglich, weil sie per E-Mail oder Papier eingehen, lassen sich die Prozesse teilautomatisieren. Hier liegt ein noch größeres Einsparpotential. Und wie schon gesagt - das ist inwzischen auch interessant für KMU. Wer mehr erfahren möchte, dem empfehle ich das sog. TRAFFIQX Netzwerk, was sich genau diesem Thema verschrieben hat - dahinter stecken namhafte deutsche Unternehmen. Und wenn die das schon so aufziehen, muss wohl auch mehr dahinter stecken... aber BITTE - nicht stumpf alle Rechnungen nochmal ausdrucken und abheften - das ist lange schon vorbei und aus Sicht der Steuerbehörden so pauschal schlichtweg falsch. Das hier hilft vielleicht auch weiter: https://youtu.be/nzfYTy36r1o

So viel von meinem Senf dazu.

Viele Grüße, Alexander Lenz

Antworten
lrrm

Das mit der fortlaufenden Rechnungsnummer ist so nicht ganz richtig. Wichtig ist, dass sie einzigartig ist. Oder wie erklärst du dir die ganzen generierten Nummern diverser Anbieter.

Antworten
Jochen G. Fuchs

Ich verstehe deinen Einwand nicht? Genau das steht im Text?

„Eine fortlaufende Rechnungsnummer: Das heißt übrigens nicht, dass du Rechnungsnummern als lückenlose Zahlenabfolge („1, 2, 3 …“) vergeben musst. Du kannst auch Ziffern und Buchstaben kombinieren und dir dein eigenes System ausdenken. Die Rechnungsnummer muss nur einmalig sein.“

Verwirrte Grüße aus der Redaktion,
Jochen

Antworten
Jochen G. Fuchs

Danke für den Hinweis Thorsten, habe ich ergänzt.

Viele Grüße aus der Redaktion,
Jochen

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