Eine aktuelle Umfrage des IT-Branchenverbandes Bitkom hat eine gute und eine schlechte Nachricht zutage gebracht. Die Gute: In deutschen Unternehmen setzen sich digitale Rechnungen immer mehr durch. Doch bei Belegdaten wie Bestellungen, Lieferscheinen oder Ausschreibungen, die ja bekanntermaßen in vielen Fällen ebenfalls archiviert werden müssen, läuft immer noch viel auf Papier. Laut der Umfrage sagen 71 Prozent der Unternehmen, dass digitale Rechnungsdaten für sie eine große Relevanz haben, aber nur 44 Prozent geben das für elektronische Belegdaten an.

Wie sehr das die eigenen Arbeitsprozesse hemmt, können vor allem Selbstständige und Solopreneur:innen nachvollziehen – die, anders als viele Angestellte, ja direkt mit solchen analog-gedruckten oder eben elektronischen Belegen in Berührung kommen. Dabei wäre eine medienbruchfreie Lösung die Grundlage für Einsparungen, insbesondere wenn man dies mit GoBD-konformer Ablage kombiniert, wie das die meisten Unternehmen heute ja ohnehin tun. Doch sowohl im geschäftlichen als auch im privaten Umfeld gilt: Können wir bitte mal den Papierkram bei Rechnungen, Quittungen und Belegen sein lassen?

Denn auch Privatleute bemerken, wenn auch erst bei näherem Hinsehen, wie viele Reibungsverluste das nur so semi-digital abrechnende Leben bereithält. Ist es denn wirklich zu viel verlangt, wenn Unternehmen eine medienbruchfreie Supply-Chain gewährleisten und schaffen sollen und dafür Dokumente (meist ja PDF-Dateien) bereitstellen sollen? Wohl nicht.

Nerviger ist eigentlich nur noch die bei vielen Vertragsverhältnissen anzutreffende Praxis, dass Kund:innen bestenfalls per E-Mail darüber informiert werden, dass es eine neue Rechnung zu ihrem Vertrag gibt, sie diese aber nicht angehängt finden, sondern für die sie sich irgendwo mit viel Hokuspokus und doppeltem Vaterunser einloggen sollen. Klar, die Hoffnung der Unternehmen, dass dann mindestens die Hälfte der Menschen nicht die monatliche Rechnung auf Plausibilität prüft, geht auf – und unter der (hier überhaupt nicht gerechtfertigten) Begründung des Datenschutzes und der DSGVO lässt sich vieles argumentieren.

Und die rein analoge Rechnung, wie sie uns früher Monat für Monat ins Haus flatterte, kann auch nicht die Lösung sein – denn zum einen hat die Zahl an Geschäftsbriefen aus guten Gründen in den letzten Jahren zugunsten von Mails abgenommen und zum anderen verursachen diese auch nur unnötige Kosten und sind wenig nachhaltig. Hinzu kommt: Spätestens wenn wir diese für die Steuererklärung oder aufgrund anderer Nachweispflichten benötigen, verursacht die analoge Praxis Mehraufwand.

Vieles hat der Verbraucherschutz bewirkt – zum Beispiel, dass man inzwischen die meisten Verträge ohne Wenn und Aber auch digital kündigen kann, wenn ein Unternehmen den Vertragsschluss auch in digitaler Form anbietet. Können wir dann in Sachen Verbraucherschutz bitte einen Schritt weitergehen und das Recht auf digitale Rechnungen und Belege in einer standardisierten Form einführen?

Diese liegen den Unternehmen meist ohnehin vor und können im Rahmen der bestehenden Prozesse generiert werden. Immerhin 72 Prozent der Unternehmen in Deutschland erstellen bereits die Hälfte ihrer Rechnungen in digitaler Form – und immer mehr verlangen für die aufwendigere analoge Rechnung Geld von den Kund:innen.