Während Homeoffice lange Zeit die Ausnahme von der Regel war, sieht es heute deutlich anders aus – für viele ist der Weg ins Büro eine Seltenheit geworden. Eine der Folgen für das Team ist, dass ein großer Teil der Meetings hybrid stattfindet: einige Mitarbeitende nehmen im Büro teil, andere schalten sich remote dazu.

Klingt simpel, ist es häufig aber gar nicht. Fünf Tipps können helfen, dass hybride Meetings gelingen:

„Hört ihr mich? Ist mein Bild scharf? Sorry, die Verbindung ist schlecht.“ Auch nach vielen Monaten der Remote-Arbeit haben viele die Technik nicht wirklich im Griff; die Qualität von Sound, Bild und Internetverbindung ist nicht immer zufriedenstellend.

Gleichzeitig beeinflusst die Qualität der Ausstattung eines digitalen Meeting-Raums auch das Ergebnis des Meetings. Eine besonders bedeutsame Rolle spielt der Ton, denn die Stimme beeinflusst maßgeblich, ob wir einem Menschen Vertrauen schenken oder nicht. Mit schlechtem Sound der Stimme durch mangelhafte Technik im Meeting fällt die Meinung beziehungsweise der erste Eindruck über eine fremde Person negativer aus. Das gilt vor allem dann, wenn es darauf ankommt, kritische Entscheidungen zu treffen. Spreche ich mit einem „Roboter“ – weil die Leitung hängt und/oder der Ton schlecht ist –, ist das weniger vertrauenerweckend.

Was hilft: auf ein professionelles Podcast-Mikrofon statt normaler Airpods oder Computerlautsprecher umzustellen und auch einen technischen Plan B zu haben. Beispielsweise kann ein Handy-Hotspot paratgehalten werden, für den Fall, dass das WLAN im Meeting mal instabil ist – lohnt sich immer.

Die gute technische Ausstattung ist auch deshalb notwendig, weil sie die Kommunikation auf Augenhöhe ermöglicht. Wenn Airpods keinen guten Sound haben oder die Netzverbindung hängt, kann das für andere Teilnehmer:innen nervig werden. Es zeugt auch nicht von „Kommunikation auf Augenhöhe“, wenn sich Teilnehmende stummschalten und vor Ort während eines laufenden Meetings etwas besprechen, was die remote Zugeschalteten nicht hören können.

Auch in Meetings, die 100 Prozent vor Ort stattfinden, sind Randgespräche unhöflich – aber in hybriden Meetings können sie wahre Stimmungskiller sein. Die Gefahr, dass die digitale Augenhöhe verloren geht, ist übrigens besonders groß, wenn nur eine Person virtuell am Meeting teilnimmt.

Im Umgang mit hybriden Meetings braucht es also besonders viel Fingerspitzengefühl dafür, wer wen hören und sehen kann.

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Der Ablauf eines Meetings kann positiv dadurch beeinflussen werden, dass bestimmte Rollen festgelegt werden. Das kennen die meisten bereits aus analogen Meetings, wo es oft jemanden gibt, der moderiert, und jemanden, der protokolliert.

In hybriden Meetings stellt sich zudem aber die Frage: Wie stellt man die soeben erwähnte digitale Augenhöhe sicher? Hierfür können „Remote Buddys“ nützlich sein. Neben den Meeting-Moderator:innen und Protokollant:innen ist ein „Remote Buddy“ jemand vor Ort, der oder die alle zugeschalteten Teilnehmenden miteinbezieht und besonders darauf achtet, dass niemand im Cyberspace verloren geht.

Bei internen Meetings gibt es häufig nicht so klare Rollenverteilungen wie in externen Terminen, daher sollte vor allem bei diesen gezielt darauf geachtet werden.

Alles, was nicht zu 100 Prozent digital ODER vor Ort stattfindet, steigert den Zeitaufwand der Planung um ein Vielfaches. Hybride Meetings sind also komplex in Sachen Organisation! Es hilft, sehr genau zu hinterfragen, ob das Meeting hybrid stattfinden soll oder ob es nicht doch eine klare Entscheidung in Richtung rein virtuell gibt. Dann könnte ein kürzeres Meeting daraus werden oder der Online-Termin wird ganz verschoben und dafür wird vor Ort getagt. Wenn es wirklich nicht anders als hybrid geht, braucht es ausreichend Zeit und Fokus auf das Set-up und genügend Raum, um auf mögliche Herausforderungen einzugehen.

Generell braucht jedes Meeting stets einen validen Grund, warum es stattfinden soll. Die Faustregel „kein Meeting ohne Ziel und Agenda“ gilt daher auch für hybride Meetings. Wie bei allen Meetings sollte in der Planung besonders abgewogen werden: Brauchen wir dieses Meeting wirklich zur Erreichung der Ziele – oder könnten die Agendapunkte auch auf anderen Entscheidungswegen (Slackpoll und Co.) abgebildet werden?

Es sollte jedem:r erlaubt sein, das Meeting zu hinterfragen – und zwar, ohne dass dafür böse Blicke geerntet werden. Auch sollte weise mit der Zeit der Kolleg:innen umgegangen werden. Wer zur Zielerreichung nicht mehr zwingend im Meeting anwesend sein muss und keinen Beitrag mehr leisten kann, kann das Meeting frühzeitig verlassen – und die eigenen Kapazitäten anderswo einsetzen.

Um im Sinne des New-Work-Grundgedankens das tun zu können, was man wirklich, wirklich will, braucht es einerseits klare Regeln und andererseits Spielraum. Wenn bei hybriden Meetings die Teammitglieder von unterschiedlichen Orten aus teilnehmen, dann geschieht das aus einer Freiheit heraus. Damit das Ganze auch effizient und effektiv abläuft, braucht es Regeln – etwa die fünf oben vorgestellten. Auch die sind nicht in Stein gemeißelt und sollten für jedes Team individuell angepasst werden.

Wie so häufig im Berufsalltag kommt es auch beim Thema hybride Meetings vor allem darauf an, dass alle im Team das gleiche Grundverständnis haben: Worauf kommt es an, was sollte jede:r unbedingt beachten, was sind unsere gemeinsamen Regeln? Wenn diese gemeinsame Basis geschaffen ist, können auch hybride Meetings zu einem vollen Erfolg werden.