Schonmal in deine Personalakte geschaut? Das solltest du darüber wissen
Die Personalakte: Sie wird angelegt, wenn jemand neu ins Team kommt und im Laufe der Zeit mit allen möglichen Informationen gefüllt. Aber welche Informationen sind das eigentlich, und was hat in der Personalakte nichts zu suchen? Wir fassen das Wichtigste zusammen.
Personalakte: Was wird alles gesammelt?
Mit dem Start einer Anstellung wandern die Bewerbungsunterlagen des Neuzugangs in die Personalakte. Je nach Job gehören zu diesen Unterlagen auch ärztliche Bescheinigungen oder ein polizeiliches Führungszeugnis. Dazu kommen beispielsweise Notizen zum Vorstellungsgespräch und weitere arbeitsbezogene Informationen zur Person.
Auch der Arbeitsvertrag und individuelle Vereinbarungen landen in der Personalakte, genauso wie Sozialversicherungsunterlagen, Bescheinigungen über Zusatzqualifikationen und Fortbildungen sowie Lohn- und Steuerunterlagen.
Im Laufe der Beschäftigung werden Krankheitstage und Urlaubsanträge in der Akte vermerkt, aber auch Darlehen, Lohnpfändungen, Abmahnungen und Gegendarstellungen zu Abmahnungen. Gibt es Protokolle und Notizen, zum Beispiel aus Jahres- oder Feedbackgesprächen, werden auch die abgelegt.
Was darf nicht in die Personalakte?
Klingt nach einer Menge – es gibt aber auch Daten, die in der Personalakte nichts zu suchen haben. Der HR-Softwareanbieter Personio schreibt dazu in einem Blogeintrag: „Alles, was die Privatsphäre – etwa den gesundheitlichen Zustand des Angestellten – betrifft, darf (…) nicht Inhalt der Personalakte sein“.
Unternehmen dürfen also beispielsweise die Krankheitstage statistisch erfassen, aber nicht die spezifischen Krankmeldungen ablegen. Von Personio heißt es dazu: „Eine Ausnahme bilden sogenannte auffällige Krankschreibungen, bei denen der berechtigte Verdacht besteht, dass die Krankschreibung aus anderen Gründen als Krankheit erfolgte“.
Und während eine medizinische Beurteilung durch den Betriebsarzt in der Personalakte abgelegt werden darf, bleiben die Ergebnisse betriebsärztlicher Untersuchungen beim Betriebsarzt – der seine Schweigepflicht wahren muss.
Darf ich meine Personalakte einsehen?
Ein spezielles Urteil zu einem gesundheitsbezogenen Eintrag in die Personalakte gab es 2006. Dabei ging es um mehrere Schreiben, die in der Personalakte des Klägers abgelegt worden waren und in denen die innerbetriebliche Aufarbeitung seiner Alkoholsucht thematisiert wurde.
Der Kläger forderte im Prozess, dass die entsprechenden Einträge gelöscht werden sollten. Das Gericht entschied letztendlich allerdings: Die Schreiben dürfen in der Akte bleiben, müssen aber „innerhalb der Personalakte in einem geschlossenen Umschlag verwahrt werden“, auf den nur der Personalleiter und sein Stellvertreter zugreifen dürfen.
Dass die Schreiben in seiner Akte aufbewahrt werden, wusste der Kläger, weil er Einsicht in seine Akte verlangt hatte – ein Recht, das alle Arbeitnehmer:innen haben. Die Einsicht kann jederzeit und ohne Voranmeldung gefordert werden. Personio schreibt dazu: „Genauso ist jeder Mitarbeiter des Unternehmens dazu berechtigt, die Inhalte seiner Personalakte oder Teile davon zu kopieren oder Notizen zu erstellen“.
