Da arbeitest du konzentriert an einer Präsentation, an einem wichtigen Angebot oder bereitest das Projektmeeting vor, das in 45 Minuten in illustrer Runde stattfinden soll. Plötzlich klingelt das Telefon. Du bist raus. Nicht nur, dass du für den Anrufer Rüstzeit brauchst, du wirst auch wieder Zeit benötigen, um in dein eigenes Thema hineinzukommen. Das ist einer der Gründe, warum Adrien Joly, freiberuflicher Webprogrammierer, empfiehlt, das Telefon im Zweifel klingeln zu lassen. Sechs Gründe sprechen dafür, den Hörer nicht abzuheben:

Was der Anrufer zu sagen hat, ist im Moment wahrscheinlich nicht so dringend wie das, was du momentan tust. Die meisten Anrufer melden sich schließlich, weil der Zeitpunkt für sie jetzt gerade zweckmäßig ist. Das bedeutet aber nicht, dass das auch für dich der Fall ist. Bitte den Anrufer, dir eine SMS zu schreiben, wenn es sehr dringend ist, andernfalls eine Mail. Dann kannst du dich zurückmelden.

Bei vielen Anrufen geht es um Terminvereinbarungen, sei es für ein Meeting oder einen Auftrag, der besprochen werden soll. In diesem Moment braucht es den Blick auf den Kalender oder auf die To-do-Liste, um Kapazitäten abzuschätzen. Doch diese Tools sind bei vielen von uns auf dem Smartphone – mit dem du gerade telefonierst … Termine lassen sich besser per Mail oder via Doodle-Link vereinbaren.

Während des Telefonanrufs werden häufig Entscheidungen getroffen. Aus Zeitgründen werden sie in der Regel nicht schriftlich festgehalten, beispielsweise in einem Ergebnisprotokoll per E-Mail. Dadurch kommt es im Nachgang häufig zu Missverständnissen. Entscheidungen sollten besser via Mail getroffen werden. Braucht es dafür doch das Telefonat, so vereinbare dafür einen Termin. Dann bist du vorbereitet, notierst dir das Wichtigste direkt in ein Memo und kannst dieses im Nachgang effizient an den oder die Teilnehmer des Gespräches senden.

Ähnlich wie die Ansprache durch einen Kollegen bedeutet auch das spontane Telefonat, dass du die Sache, an der du gerade arbeitest, unterbrechen musst. Du greifst zum Hörer – und bist mit einer hohen Wahrscheinlichkeit nicht gut vorbereitet. Die Konsequenz: Euer Gespräch verläuft ineffizient. Besser ist es, via Mail oder SMS ein Telefonat zu vereinbaren und durch eine Mail inhaltlich vorzuskizzieren. Dabei werden beide Seiten gezwungen, über die Sache nachzudenken, sowie Standpunkte und Erwartungen klar zu formulieren. Möglicherweise reicht dieser Prozess schon aus, um das Telefonat sogar gänzlich überflüssig zu machen.

Manche Momente sind einfach nicht zum Telefonieren geschaffen. Möglicherweise hast du Kopfschmerzen oder schlechte Laune. Aus Höflichkeit lehnst du das Gespräch dennoch nicht ab. Dass dabei nicht viel herauskommt, versteht sich von selbst.

Möglicherweise ruft dich jemand an, den du vor längerer Zeit auf einer Konferenz getroffen hast. Dein Gesprächspartner hatte Zeit, sich auf das Telefonat vorzubereiten. Er weiß, wen er am anderen Ende der Leitung hat. Du nicht. Vielleicht hast du keinen Schimmer, wer dich da anruft. Eine unangenehme Situation, die sich vermeiden lässt, wenn ihr das Gespräch vorher vereinbart.

Dass du Telefonate terminieren sollst, heißt nicht, dass du nun bockig gar nicht mehr ans Telefon gehst. Wenn die Situationen es zulässt, dass du spontan einen Anruf annimmst, dann tu es. Vielleicht signalisiert die Nummer auf dem Display auch den bereits lang erwarteten Anruf eines neuen Kunden. Dann ist es sicher gut, ranzugehen. Wichtig ist jedoch, dass du dir bei Telefonaten über die Nachteile und Risiken bewusst bist. Und wenn du merkst, dass dich dein Gesprächspartner auf dem falschen Fuß erwischt, dann vertage das Gespräch lieber. Das ist allemal besser, als es ineffizient durchzuziehen.