Ratgeber

Von der Terminplanung bis zur Nachbereitung: So gelingen bessere Meetings

(Foto: Shutterstock)

Mal ehrlich, wie viel sinnvolle, konstruktiv genutzte, kreative Zeit habt ihr 2019 in Meetings verbracht? Eben! Zeit, sie mit ein paar Kniffen zu verbessern.

In den meisten Teams, Abteilungen, Firmen und Organisationen wird immer mehr gemeetet. Im Durchschnitt sitzen Arbeitnehmer wöchentlich rund drei Stunden in Meetings, zwei Drittel davon werden als überflüssig empfunden. Dabei haben wir wahrscheinlich eher ein Qualitäts- als ein Quantitätsproblem. Zu wenig Struktur und Moderation, keine klaren Ziele, schlechtes Zeitmanagement, zu viele Teilnehmer – daran kranken viele Zusammenkünfte. Richtig geführt sind Besprechungen aber eine echte Ressource für Unternehmen. Denn wenn neue Lösungen gesucht, unterschiedliche Sichtweisen und Erfahrungen an einen Tisch geholt oder der Teamzusammenhalt gefördert werden soll – dann sind und bleiben Meetings das Königsinstrument!

Positive Leadership ist ein in Deutschland noch relativ wenig bekannter Führungsansatz, der auf Grundlage wissenschaftlicher Daten und Erkenntnisse ganz praktische und umsetzbare Empfehlungen zur Führung von Mitarbeitern, Teams und Organisationen parat hat. Mit nachweisbar positiven Auswirkungen auf Motivation, Gesundheit, Leistungsfähigkeit und Kreativität von Firmen! Hier daher ein paar hoffentlich hilfreiche Fragen, Anregungen und Tipps aus der positiven Leadership, mit denen ihr für mehr Frische, Kreativität und Erfolgserlebnisse in euren Meetings sorgen könnt.

Gute Meetings planen

  • Was sind die Ziele der Besprechung, was würde idealerweise dabei rumkommen – an Informationen, Erkenntnissen, Entscheidungen? Ist das Meeting wirklich der sinnvollste Weg, um diese Ziele zu erreichen?
  • In mehr als der Hälfte der Meetings, so haben Studien ergeben, sind mindestens zwei Personen zu viel dabei. Fragt euch also zunächst: Wen braucht es, und vor allem: wen braucht es nicht? Ex-Apple-Chef Steve Jobs hat sogar mal die Teilnahme an einem Treffen mit anderen Tech-Leadern im Weißen Haus unter Barack Obama abgesagt, weil ihm zu viele Menschen auf der Einladungsliste standen …
  • Wer soll die Besprechung moderieren? Das kann, muss aber nicht die Führungskraft sein, manchmal ist es sogar besser, wenn die/der ChefIn gerade nicht leitet.
  • Zeigen, Vorführen, Visualisieren: Das hilft häufig beim konstruktiven und effizienten Meeting. Ergibt eine Flipchart Sinn, ist die Präsentation hilfreich oder eher schlaffördernd?
  • Wann und wie lange? Ein gutes Timing ist für gute Besprechungen die halbe Miete. Amazon-Chef Bezos lässt seine Meetings angeblich immer nur zwischen 10 und 12 Uhr ansetzen, da sind tendenziell alle verfügbar, aber noch nicht zu müde und können vorher/nacher noch „richtig arbeiten“. Länger als 90 Minuten geht kaum ein Meeting gut, setzt bei zwangsläufig längeren Meetings unbedingt Pausen an. Vielleicht führt ihr ja außerdem ein kurzes Standup-Meeting ein, dreimal die Woche, jeweils zehn Minuten, nur kurze Updates und keine Diskussionen oder Problemtalk?

Gute Meetings leiten

  • Die meisten Meetings starten zu spät. Seid also vor der Zeit da, macht ein bisschen Smalltalk, sorgt auch dafür, dass die anderen Führungskräfte pünktlich starten können. Dann geht die Zusammenkunft schon mal mit Zug los statt mit Zermürbung!
  • Die Kunden schwierig, das Budget gerissen und auch sonst alles scheiße: Ein Meeting, das so startet, führt zielgerichtet in die Kollektivdepression. Sorgt also für einen konstruktiven, positiven Start. Erzählt Erfolgsgeschichten, gebt Kundenlob weiter, fragt nach Errungenschaften oder ähnliches! Ein positiver Start macht Meetings nachweislich konstruktiver, kreativer – und kürzer!
  • Die größte Gefahr für eine Sitzung? Die Hippo. Wer? Hippo ist die Meinung der am höchsten bezahlten Person im Raum („Highest Paid Person’s Opinion“). Wenn du die/der ChefIn bist und in einer kontroversen Diskussion deine Sicht kundtust, dann werden voraussichtlich die meisten und wichtigsten Personen deiner Ansicht zustimmen. Führende, die an echter Meinungsvielfalt interessiert sind, sollten in Diskussionen daher erstmal den Mund halten und der Debatte aufmerksam zuhören.
  • Auch wer neben wem sitzt, beeinflusst stark, wer wem zustimmt. Feste Sitzplätze machen neues Denken schwieriger, als wenn man mal neben Person X mit Blick auf die Türe sitzt und mal neben Person Y mit Blick auf das Fenster.
  • Wer sich später, seltener und leiser zu Wort meldet, ist nicht unbedingt dümmer als die Schnell- und Lautmelder es sind. Hilfreich in vielen Meetingsituationen daher: ein-Satz-ein-Wort-Runden, zum Beispiel: „Sagt doch mal bitte jedeR kurz reihum, was sie oder er zu dem Vorschlag denkt, Eva fängst Du an?“
  • Abkürzeritis und Fachjargon sorgen schnell dafür, dass nur die In-Crowd versteht, worum es wirklich geht. Wer in einem Meeting alle Köpfe und nicht nur die Hintern beteiligt haben will, sollte Fachchinesisch verbieten und auf gut Deutsch sprechen und fragen.
  • Ein konstruktives Meeting endet pünktlich oder vor der Zeit. Und am Ende sollte nochmals knapp und konstruktiv zusammengefasst werden, was die wichtigsten Ergebnisse waren, wo man weitergekommen ist, was gut gelaufen ist. Denn so wie uns ein positiver Start in einen konstruktive Arbeitsmodus versetzt, behalten wir ein Happy End in guter Erinnerung!

Gute Meetings nachbereiten

  • Wer hat jetzt genau was mit wem bis wann zu tun? Lasst die konkreten To-dos im Meeting festhalten und danach an die Betroffenen verschicken, sonst versandet so manche gute Initiative im Nichts.
  • Was war gut an der Zusammenkunft? Und was wollen wir nächstes Mal anders, mehr, weniger machen? Zu einer guten Konferenzkultur gehören auch regelmäßige Evaluationen.
  • Und weil nach dem Meeting vor dem Meeting ist: Welche Sitzungsregeln ergeben beim nächsten Mal Sinn, müssen geändert oder angepasst werden?

All diese Tipps sind keine Rocket-Science, aber in den wenigsten Meetings werden sie angewandt. Wenn ihr euch ein wenig Zeit zur Planung und Nachbereitung nehmt und währenddessen ein paar simple Regeln beachtet, dürfte sich die Besprechungskultur bei euch schnell und deutlich verbessern. Und damit auch die Motivation, Kreativität und Effizienz eurer Mitarbeiter. Viel Erfolg und Spaß dabei!

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