Persönliches Treffen, Telefon oder E-Mail: Der ultimative Guide zur Bürokommunikation
Kommunikation. (Foto: Shutterstock)
Vieraugengespräch, Anruf, E-Mail oder Messenger – Wann passt was am besten?
Uns stehen heute mehr unterschiedliche Methoden zur Kommunikation mit Kollegen zur Verfügung als je zuvor. Dadurch werden wir aber auch häufiger mit der Frage konfrontiert, welche Art der Kontaktaufnahme im jeweiligen Fall am sinnvollsten wäre. Eine kurze Frage, deren Antwort kein bisschen zeitkritisch ist, wird vermutlich am besten per E-Mail gestellt. Dann kann der Kollege sie beantworten, wenn er gerade Zeit dafür hat. Ein Anruf hingegen würde ihn in diesem Fall nur unnötig von wichtigeren Aufgaben abhalten.
Andererseits lassen sich manche Dinge am effektivsten in einem Vieraugengespräch oder einem Meeting klären. In solchen Fällen würden E-Mails vermutlich unnötig Zeit kosten und den Entscheidungsprozess künstlich verlangsamen. Daher solltet ihr euch bei jeder Kontaktaufnahme fragen, welches der sinnvollste Weg ist.
Flowchart: Der ultimative Guide zur Bürokommunikation
Um es euch einfacher zu machen, hat die Website TelephoneSystemsGuide ein Flowchart erstellt, das euch bei der Entscheidung helfen soll. Zugegebenermaßen ist es vermutlich etwas zeitaufwendig, jedes Mal auf die Grafik zu schauen, wenn ihr eine Frage an einen Kollegen habt. Immerhin könnte sie euch aber dafür sensibilisieren, zukünftig ein wenig mehr auf die Auswahl des jeweiligen Kommunikationskanals zu achten.
Ein Klick auf den unten stehenden Ausschnitt öffnet die vollständige Grafik.
E-Mail, Anruf oder Treffen: Wann passt welcher Kommunikationskanal? (Grafik: TelephoneSystemsGuide)
via www.inc.com
Welch eine „Übersicht“.
Wir sind selbst ein Unternehmen, welches selten alle Mitarbeiter an einem Ort hat. Wir haben Experten in der Beratung, die einfach deswegen bei uns arbeiten, weil sie super gut sind, für den Kunden extremen Mehrwert generieren und gerne bei uns arbeiten. Das Problem für uns alle ist aber, dass wir über die ganze Republik verteilt sind.
Wir nutzen natürlich fast alles was es so an social und Group Software gibt.
Und nun doch eine ganz einfache Erfahrung: Wir nutzen Podio, sehen, ob der Kollege oder die Kollegin online ist, dann ist ein kurzer Chat möglich. In der Regel aber nur: kann ich kurz stören? bei ja, erfolgt ein kurzer Videoanruf über das gleiche System, oder falls dies nicht möglich ist, ein direkter Telefonanruf. Wir haben festgestellt, dass das schreiben viel zu lange dauert wenn man etwas klären will oder Fragen hat. Bei nein, kommt meist zurück, bitte probiere es ab XX Uhr.
Wer eine Aufgabe zu vergeben hat macht dies auch über dieses System. e-Mail unter Kollegen ist so gut wie tot.
Und dennoch: es geht nichts über einen persönlichen Kontakt, die WebConf ist besser als nichts, aber Sie ersetzt den Kontakt nicht. Die Gefahr des harschen Tons bei mails oder Schreiben – und sich im (ohne Absicht) Ton zu vergreifen, lösen wir einfach durch das telefonische Gespräch.
Dies mag natürlich in DAX Unternehmen alleine aufgrund der Größe des Unternehmens so nicht möglich sein, aber da kann das Plakat ja helfen.
Falls es Sie interessiert: dreher-consulting.com Harald Dreher
Ich freue mich auf Ihre Erfahrungen