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Ratgeber

Zeig her deinen Workflow! Wie strukturierst du deinen Arbeitstag? [+ Verlosung]

Foto: Shutterstock

Es gibt tausend und einen Weg, seinen Arbeitstag zu strukturieren, seine Aufgaben und Mails wegzusortieren und die nächsten Tage und Wochen zu planen. Wir wollen uns dem perfekten Workflow annähern. Dafür brauchen wir dich! 

Wenn man einen neuen Job anfängt, braucht es erstmal eine Zeit, bis man den passenden Workflow für die Stelle gefunden hat. Einige bewährte Methoden lassen sich einfach übernehmen, an anderen Stellen muss man sich etwas neues einfallen lassen. Wir wollen verschiedene Workflows sammeln, die sich auf ganz unterschiedliche Stellen anwenden lassen. Dafür brauchen wir euch! Schreibt uns, wie ihr durch den Tag, die Woche, das Jahr kommt. Welche Tools ihr benutzt und wie ihr mit spontanen Aufgaben umgeht. Unter allen Teilnehmern verlosen wir ein Gratis-Jahresabo des t3n Magazins.

Der perfekte Workflow
Eine Sache zur Zeit oder alles parallel, wie hältst du es? (Grafik: giphy.com)

Dein Workflow: Das wollen wir wissen!

Um deutlich zu machen, was wir suchen, hier ein paar Fragen zum dran entlang hangeln:

  • Wann planst du deinen Tag, deine Woche, dein Jahr?
  • Welche Tools nutzt du für kurzfristige, welche für langfristige Aufgaben?
  • Wie organisierst du Mails? Wann arbeitest du sie ab?
  • Wie gehst du mit spontanen Aufgaben um?
  • Wie viel deiner Zeit verplanst du, wie viel lässt du für Unvorhergesehenes frei?
  • Welche Dinge klärst du per Telefon / Chat / Intranet / Mail?
  • Wie lange hast du gebraucht, um den perfekten Workflow für dich zu finden?

Natürlich lässt sich der Workflow eines SEO-Experten nicht unbedingt auf den eines Webdesigners oder auf den eines Backoffice-Mitarbeiters anwenden. Deswegen schreibt uns ruhig dazu, ob ihr Kundenkontakt habt, oder eine Tätigkeit, die euch erlaubt, euch auch mal einen Tag „einzutunneln“.

Also, ab in die Kommentare (hier oder unter dem Facebook-Post) mit euren Workflows! Alle Kommentare bis Freitag um zwölf Uhr nehmen an der Verlosung teil.

Teilnahmebedingungen:

Das Gewinnspiel endet am 13.05.2016 um 12 Uhr. Unter allen Kommentaren, entscheidet der Zufall. Das Gewinnspiel steht nur für Teilnehmer aus der D-A-CH Region offen. Die Gewinner werden am 13.05.2016 in einem Kommentar unter dem Posting benachrichtigt. Daten der Teilnehmer werden nur für Abwicklung des Gewinnspiels verwendet!

Bitte beachte unsere Community-Richtlinien

106 Reaktionen
Hotte

Obwohl insgesamt sehr organisiert und auch strukturiert nutze ich doch recht wenig Tools für meinen Alltag. Was mir einfach wichtig ist, ist mein iPhone als treuer Begleiter. Ich nutze hier den Kalender, den ich mit meinem Gmail-Account synchronisiere. Beruflich als auch privat - das allerdings eher, weil unser Exchange-Host aktuell Probleme beim Abgleich zwischen iPhone und Outlook macht und ich daher meine geschäftlichen Termine auch via Gmail verwalten muss.

Ansonsten, für alles was mir in den Sinn kommt, muss ich immer die Notiz-App greifbar haben. Ich bin ein Mensch, der sich sehr viel aufschreibt und notiert. Einfach nur, um es aus dem Kopf zu haben und definitiv nicht zu vergessen. Hier wird dann regelmäßig (aus)sortiert und es gibt natürlich bestimmte Listen. Das könnte ich auch per Wunderlist oder Evernote machen, so wäre es noch schöner am Rechner synchron.

Thema Aufgaben: hier arbeite ich tatsächlich am liebsten noch mit täglichen (oder wöchentlichen), handschriftlichen To Do-Listen. Hier kann ich streichen und abhaken und habe diese Liste(n) gut sichtbar im Arbeitsbereich. Mid- und Long-List Sachen werden anderweitig notiert.
Mit Trello habe ich mal projektbezogen gearbeitet, mir aber das tägliche Nutzen irgendwie nicht angewöhnt. Das heißt nicht, dass ich die App nicht gut finde. Sie vereinfacht vor allem die Team-Arbeit innerhalb von Projekten oder für bestimmte Bereiche einer Unternehmung.

Was ich ansonsten aber gut finde (privat) ist Wunderlist. Für Einkäufe z.B. gar nicht schlecht, wenn man zusammen mit seinem Partner einen Einkaufszettel erstellt und pflegt. Oder auch für gemeinsame Ideen, Events zu denen man gehen könnte, Dinge, die man unternehmen könnte, Restaurants, etc.

Es geht sicher viel mehr, dennoch bin ich überhaupt kein Freund davon, alles voll digitalisiert, geplant, getaktet zu haben bis ins kleinste Detail. Solange ich nichts vergesse oder Sachen wirklich verpeile (und das kommt so gut wie nie vor), werde ich es weiterhin ein wenig old school halten.

Wichtiger finde ich den Rhythmus, den man sich aneignet (bzw. den "Alltag", den man sich antrainiert). Damit meine ich eben nicht, dass jeder Tag eine feste Planung haben muss. Aber das Aufstehen, Frühstücken (wann / was), Duschen, Start Arbeiten, Pausenzeit (Ruhephase, Kleinigkeit essen), Sport, etc. und auch das Zu-Bett-Gehen sollte mehr oder weniger fest sein. Gesunde Ernährung, kreative Verschnaufpausen und Ausgleich zur Arbeit sind essentiell, das vergessen viele Menschen. Und: das Schlafzimmer am besten zur WLAN-freien Zone erklären ;)

Melanie Petersen

Ihr Alle!

Danke für all eure Kommentare. Das Jahres-Abo hat Sandra Schirbel gewonnen. Entschieden hat der Zufall.

In der nächsten Woche werden wir uns dann ausführlich euren Antworten widmen und dann gibt es ein Follow-Up. Ihr müsst euch also nicht durch die ganzen Kommentare wühlen auf der Suche nach neuen Tipps und Wegen – das machen wir für euch ;)

Ich wünsch euch ein schönes langes Wochende,
Melanie

Patrick

Ich gehe auf jede Frage kurz ein, so 20 min. vor Deadline ;)
Mein Aufgabengebiet bei der Arbeit lässt sich in zwei Teilgebiete aufteilen:
1. Lehre in der Informatik
2. Projektleitung in der Softwareentwicklung

Wann planst du deinen Tag, deine Woche, dein Jahr?
Ale Termine die per E-Mail oder auch privat mache werden direkt in meinen Kalender eingepflegt. Ich weiß zu jedem Zeitpunkt, wann ich noch Zeit für einen Termin hab und wann nicht.

Welche Tools nutzt du für kurzfristige, welche für langfristige Aufgaben?
Standardtools von Apple wie Mail, Kalender, Notizen, etc.
Daneben verwende ich Wunderlist, Trello, Leanlab, Git, Slack, ...

Wie organisierst du Mails? Wann arbeitest du sie ab?
Auf der Bahnfahrt, beim ersten Lesen werden sie direkt beantwortet. Am liebsten am Ende der Arbeit, da sie sonst den Start der Softwareprojekte nach hinten verzögern.

Wie gehst du mit spontanen Aufgaben um?
entscheide ich spontan, hängt ganz von der Zeit und der Aufgabe ab. Da ich kurz 15 min. Zeit hab, schreibe ich diesen Kommentar.

Wie viel deiner Zeit verplanst du, wie viel lässt du für Unvorhergesehenes frei?
am Tag maximal 75%, die anderen 25% für Unvorhergesehenes oder Verwaltungsarbeit.

Welche Dinge klärst du per Telefon / Chat / Intranet / Mail?
Mal so, mal so! Kann ich leider nicht wirklich fest sagen. ich mache es nicht 100% abhängig von der Arbeit die zu tun ist, sondern von der person mit der ich kommuniziere. Denn sie ist es ja die ich davon in Kenntnis setzen muss.

Wie lange hast du gebraucht, um den perfekten Workflow für dich zu finden?
Den habe ich heute noch nicht entdeckt. Jeden Tag lerne ich dazu und würde ich mich dagegen wehren, würde ich in meinem Beruf falsch sein. Auch ihr gibt immer super nützlich Tipps, die ich gerne in meine Arbeit integriere.

Stella

Ich plane leider viel zu wenig und mache vieles spontan bzw. wie es sich gerade ergibt und dann wird abgearbeitet. Dadurch entsteht dann oft Termindruck und Stress. Termine verwalte ich auf dem Handy. Mir fehlt noch das ultimative Tool, um meinen gesamten Alltag unterzubringen und zu strukturieren. An sich funktioniert diese Methode, aber ich habe oft das Gefühl, Aufgaben zu verpassen und nicht den Überblick zu haben.

cora

also, ich arbeite immer noch an meinem workflow, aber bei meiner jetzigen stelle als social media manager hat es bestimmt ein halbes jahr gedauert, bis ich den bisher für mich passendsten gefunden habe.

mein jahr plane ich nur grob (dafür nutze ich noch einen analogen terminplaner), aber meine woche plane ich immer am dienstag, damit der montag nach dem wochenende nicht zum vollgepacktesten tag der woche wird und man schon wieder wochenende braucht. erst checke ich mails und dann strukturiere ich mir meinen tag je nach dringlichkeit, aber, wenn möglich, auch fitness - nach dem mittagessen geht meine leistungskurve gewöhnlich nach unten und ich da mache ich am liebsten kurzweilige aufgaben.
spontane aufgaben kommen auf die to-do-list, langfristige aufgaben in meinen redaktionsplan oder, wenn sie per mail reinkommen, auch auf die mail-interne to-do-liste (wir nutzen googlemail). wichtige mails werden auch als wichtig markiert.
die kommunkation passiert hauptsächlich per mail, aber auch per chat.
des weiteren ist 80% meiner arbeit ungefähr festgelegt, der rest ist für unvorhergesehenes. aktuelle themen haben aber trotzdem immer vorrang, sodass auch die 80% flexibel zu halten sind.

mein lieblingstool ist "franz" - da kann ich alle meine chat-programme unterkriegen und sogar unseren team-internen "slack"-account. außerdem nutze ich "hootsuite" - vor allem für den "instagram"-account.

das einzige problem, das manchmal bleibt, ist, die so schön vorsortierten aufgaben auch abzuarbeiten :)

Ariane

Hallo,
als Student mit Nebenjob ist es nicht immer ganz einfach Struktur in den Alltag zu bekommen. Deswegen nutze ich sobald das Semester angefangen hat die iStudiez Pro App, die mir nicht nur sage welche Veranstaltung ich wann besuchen muss, sondern auch wo sie stattfindet und bis wann ich welche Arbeiten abgeben muss. Zum Langfristigen Planen trage ich mir in meinem Stundenplan feste Slots für meinen Nebenjob ein.

Ich habe zwar großes Glück einen sehr toleranten Chef zu haben, dem es egal ist, wann ich komme oder gehe, solange die Arbeit getan wird, aber für mich selber ist so die Versuchung natürlich groß einfach mal im Bett zu bleiben. Deswegen lasse ich mich per Push-Benachrichtigung erinnern, an welchen Tage ich arbeiten gehen will.

Für tägliche spontane Aufgaben nutze ich die Wunderlist App und auf der Arbeit führe ich noch gant altmodisch eine handschriftliche to-do-Liste, um dort nicht so viel am Handy zu sein und das schöne Gefühl zu haben, etwas durchstreichen zu können.

Meine E-Mails trenne ich ziemlich strikt: Wichtige E-Mails (vor allem von der Uni) bekomme ich auf mein Handy und arbeite sie sofort ab, so dass es nie zu viele werden. Meine andere E-Mail-Adresse für alles andere (mehr oder weniger wichtige) prüfe ich nur mal zwischendurch, wenn ich sowieso gerade Zeit habe und antworte darauf sowieso nur von zuhause aus.

Mit diesem System komme ich mittlerweile sehr gut zurecht und finde immer noch jede Menge Zeit für Entspannung und Spaß (ein bisschen Studentenleben muss ja sein). Aber vom perfektem Workflow würde ich trotzdem nicht reden, weil diesen muss jeder für sich selbst entdecken und das kann schon mehrere Monate dauern bis man des Gefühl hat nicht mehr ständig gestresst zu sein und trotzdem den Überblick zu behalten. So zumindest ging es mir. :)

Rajo Winter

Hallo,
ich arbeite selbständig, als Texter. Und ich habe oftmals mehr WORK als FLOW und dann wieder mehr FLOW als WORK.

Zunächst muss ich mal sagen, der Workflow ist immer auf Veränderung eingestellt. Er ist im Fluss, weil sich die Dinge fließend verändern. Es gibt keine starren Abläufe. Also kann das, was heute zählt, morgen ganz anders aussehen.

Meinen Tag plane ich zum Wochenbeginn oder vor dem nächsten Tag. Es zählt: Was ist heute wichtig.
Mein Jahr plane ich nicht, oder nur ganz sporadisch, weil alles zu ungewiss ist.

Natürlich nutze ich Kalender-Tools für kurzfristige Aufgaben, für langfristige dann eher die NOTIZBUCHFUNKTION. Und ich brauche neben dem Digitalen auch noch das Greifpare: jede Menge herumfliegende Zettel und Stifte.

Mails lese und bearbeite ich je nach Interesse sofort oder zeitnah oder verschiebe sie in Ordner von A bis Z. für spätere Reaktionen.

Auf spontane Aufgaben reagiere ich spontan. Ohne festes Konzept. Und immer situationsbezogen.

Wie viel meiner Zeit ich verplane, das hängt vom Arbeitsaufwand ab. Von den Vor-Ort-Terminen, Recherche-Aufgaben und evtl. Info-Quellen-Sichtung bis hin zum Kreativsein und dem Prozess der Ideenfindung und dem Ausarbeiten eines Textes oder Konzeptes. Da ist auch immer viel Spielraum für Unvorhergesehenes. Manchmal beginnt in einem Prozess auch alles wieder von vorn.

Per Telefon kläre ich schnell zu beantwortende Fragen / per Mail dann die umfassenden Erklärungen und Aufgaben, Hintergrund und Abstimmung.

Wie gesagt, mein Workflow ist aufgabenbezogen und für mich im Moment optimal. Ist er es nicht, läuft die Arbeit nicht rund. Perfekt ist der Workflow nur vorübergehend. Das kann sich morgen schon ändern.

Anna-Katharina

Hallo!

Wenn ich ins Büro komme, wird zuerst der Rechner angemacht, na klar. Anschließend kümmere ich mich um die E-Mail-Konten, die ich verwalte, und schließlich um die Social Media Kanäle. Alles wird zeitnah beantwortet oder an die ensprechenden Kollegen weitergeleitet. Dann komm ich zu meiner eigentlichen Aufgabe: das Texten.

Ich bin ein großer Fan von To-Do-Listen! D.h. es kommt alles auf diesen Zettel / die Pinwand auf meinem Desktop, was wichtig ist - danach wird priorisiert! Was hat eine Deadline? Was kann zwischendurch erledigt werden? usw.
Meine konkrete Planung beschränkt sich meist nur auf eine, maximal zwei Wochen; wichtige Termine halte ich in einer Jahresplanung fest.

Des Weiteren arbeiten wir im Team mit "Asana". Somit können wir sehr Aufgaben untereinander verteilen, Deadlines setzen und das beste: auch regelmäßig erinnert werden :) Aber auch der Google Kalender hilft für die allgemeine Terminplanung und ich habe im Überblicke, welcher Kollege gerade im Haus ist.

Unvorhergesehenes und Spontanes erledige ich einfach nach Priorität - da kam es bisher noch zu keinem Engpass. Die Hauptsache ist, sich gut mit seinem Team abzusprechen: Kommunikation ist alles!
Internes kläre ich gern Face-to-Face oder am Telefon, Externe Kommunikation läuft meist per E-Mail, manchmal auch per Telefon.

Für diesen Workflow habe ich ca. ein halbes Jahr Zeit gebraucht und bin jetzt sehr zufrieden.

goldnautumn

Bisher brauchte ich mein Arbeitsjahr eigentlich gar nicht planen. Ich Arbeite in einer Agentur und arbeite das ab was kommt.
Ich habe Montags ein Teammeeting in dem nochmal angesprochen wird was die Woche ansteht.
Alles wichtige für mich notiere ich in einem Notizbuch und das arbeite ich dann ab.
Alle erledigten Mails sortiere ich weg, damit nur noch die Mails mit Handlungsbedarf im oberen Posteingang bleiben. Spontane Aufgaben sortiere ich in meine schriftliche To Do Liste ein. Je nach Dringlichkeit werden sie dann einsortiert oder vermerkt.
Die meisten Dinge kläre ich per Mail. Interne Angelegenheiten auch mal per Face to Face oder Chat. Wenn es mich nervt noch eine Mail zu schreiben und zu hoffen das es ankommt und verstanden wird, rufe ich an.
Diesen Workflow habe ich circa ein halbes Jahr gesucht. Ich habe vorher mit Post-Its gearbeitet, bzw. zuerst versucht mir so alles zu merken. Damals musste mir, bei einem Außer-Haus-Termin, mein Chef ein Foto von allen Post-Its auf meinem Schreibtisch machen, damit ich agieren konnte. Daraufhin hat er mir ein Notizbuch geschenkt. :) Diesen Workflow habe ich seither beibehalten, etwas abgeändert aber beibehalten. :)

Tom

P.S. zu 1)
Meine Woche plane ich am Freitag der vorangegangenen Woche, spätestens am Montag früh. Hauptsächlich mit Asana und Google Kalendar.
Mein Jahr ergibt sich aus meinen Projektzielen, die plane ich in Excel (Google Docs) und Asana.

Tom

Ja ich will gewinnen :-)

Wann planst du deinen Tag, deine Woche, dein Jahr?
Die Tagesplanung ergibt sich aus Aufgaben, die ich auf den Tag gelegt habe (30% des AT, max. 2) und Aufgaben, die reinkommen (30% des AT).
Welche Tools nutzt du für kurzfristige, welche für langfristige Aufgaben?
Mein Haupttool ist ASANA. Dort lege ich alle Aufgaben ab, die länger als 5-10 Minuten dauern und terminiere sie am Ende des Tages
Wie organisierst du Mails? Wann arbeitest du sie ab?
Ich rufe sie morgens ab, beantworte wenn möglich sofort oder terminiere die sich dfaraus ergebene Aufgabe. Da email leider zur Chat Kommunikation genutzt wird, rufe ich sie mehrmals täglich ab. Ich arbeite dran ;-)
Wie gehst du mit spontanen Aufgaben um?
Ich erledige sie gleich, wenn es schnell geht (max. 10 min) und sie dringend sind
Wie viel deiner Zeit verplanst du, wie viel lässt du für Unvorhergesehenes frei? Ich verplane max 60%
Welche Dinge klärst du per Telefon / Chat / Intranet / Mail?
Erklärungsbedürftiges lieber verbal, Kurzanfragen per chat. Alles andere, wo viele involviert sind, per email. Neuerdings nutze ich öfter Videokonferenz.
Wie lange hast du gebraucht, um den perfekten Workflow für dich zu finden?
Das ist ein Ongoing Process... ;-)

GalliMa

Schöne Aktion, liebe t3n-Redaktion!
Mein Tages- / Wochen- / Jahres-Kalender entsteht immernoch hauptsächlich im Tischkalender aus Papier. Termine aus Telefonaten oder Mails werden dort eingetragen. Ich kann dort (=Wochenkalender) am besten überblicken, wann und wo ich noch Kapazitäten frei habe.
Besondere Termine kommen auch als Erinnerung ins iPhone (akustisch/schriftl.).
Emails sind bei mir relativ umfangreich strukturiert und werden gleich in Unterordner des Posteingangs vom Outlook geladen. Priorisierte Ordner fangen mit einem Unterstrich an (_Ordner), damit sie oben angeordnet werden und die Emails dann auch so abgearbeitet.
Den Outlook-Kalender benutze ich ebenfalls, aber seltener - ebenfalls meist als Reminder.
Mein Workflow kann sich ändern, wenn es neue Kontakte / Projekte fordern.
Der tägliche, routinemäßig sortierte Info- / Email-"Wahnsinn" bleibt wohl immer gleich - da kommt man wohl aus seiner Organisations-Haut nicht heraus ... :-)
Beste Grüße und: Weiter so!!

Christin

Für Meetings verwenden wir den klassischen Outlook-Kalender, da wir unternehmensweit darauf zugreifen müssen.

Meinen eigenen Tag strukturiere ich über Tasklisten die ich z.B. im Confluence anlege um gleich Querverweise zu Konzepten / Jira-Tickets setzen zu können.

Diverse Mails wie Newsletter/ Benachrichtigungen von Services werden über Regeln gleich in entsprechende Ordner verschoben. Die schaue ich mir dann gesammelt jeden Tag an.

Ad-Hoc Aufgaben laufen bei mir per Mail, Messenger oder Face-to-Face ein und werden dann entsprechend priorisiert und in die Taskliste aufgenommen.

Diesen Workflow setze ich mittlerweile 2 Jahre ein, aber das ist ein ständiger Prozess.

Für kurze Notizen nutze ich - nicht lachen - den Texteditor. Ich will die Notizen nicht speichern! Wenn diese auch noch mit einem tollen Layout daherkommen würden, würde ich die Notizen sicherlich horten.

Am Telefon kläre ich nur Kundengespräche und komplexere Sachen.

Sonst alles per Mail extern/ wichtiges + offiziellere Angelegenheiten auch intern. Ansonsten interne Absprachen direkt oder per Messenger.

Sebastian Wirsching

Hi, ich bin Sebastian und Gründer der ersten deutschen Full Service Cinemagraph Agentur "Malolepzie".
Ich arbeite mit meiner Partnerin zusammen im Home Office und mein Lifestyledesign ist an ein digitales Nomadenleben angelehnt. Meine Homebase habe ich in Leipzig, mein Arbeitsplatz ist jedoch unabhängig von dieser, ich kann von überall aus arbeiten. Wir wickeln alles digital oder, wenn es sich ergibt persönlich ab.

Zu den Fragen:

Wann planst du deinen Tag, deine Woche, dein Jahr?
Ich plane meistens morgen nach dem Frühstück. Zusammen mit meiner Partnerin führen wir ein kurzes Stand Up durch. Dabei wird alles geplant was heute, die nächsten Wochen oder Monate ansteht.

Welche Tools nutzt du für kurzfristige, welche für langfristige Aufgaben?
Für kurzfristige To Dos nutze ich ganz klassisch einen Filofax Organiser (Clipbook). Hier können zusätzlich zu eingetragenen Aufgaben noch schnell Skizzen, Ideen, o.ä. hinzugefügt werden. Die langfristige Planung oder detaillierte Projektplanung erledige ich über Asana.

Wie organisierst du Mails? Wann arbeitest du sie ab?
Wichtige Mails markiere ich und gehe sie meistens nach dem Stand Up bzw. am Abend durch. Dringende Mails natürlich sobald ich sie beantworten kann.

Wie gehst du mit spontanen Aufgaben um?
Ich lege eine Priorität fest und trage sie als To Do in meine Tagesaufgaben im Filofax ein.

Wie viel deiner Zeit verplanst du, wie viel lässt du für Unvorhergesehenes frei?
Da ich sehr flexible Arbeitszeiten habe muss ich keine Zeit explizit freihalten. Manchmal arbeite ich 5 Stunden am Tag, manchmal auch 12 Stunden (meistens wenn Kreativarbeit ansteht die großen Spass macht) irgendwo dazwischen passt spontanes immer rein.

Welche Dinge klärst du per Telefon / Chat / Intranet / Mail?
Ich kläre Dinge am liebsten persönlich. Per Mail nur kurze Updates/Terminbestätigungen zu Projekten oder übertragen von Dokumenten.
Einen Chat nutze ich eher ungern, da es meist sehr unübersichtlich ist, da rufe ich lieber an. Skype ist für mich der Ersatz von persönlichen Terminen, wie z.B. einem Kick Off, oder einer Besprechung zu einer Projektidee.

Wie lange hast du gebraucht, um den perfekten Workflow für dich zu finden?
Ich glaube nicht, dass ich ihn schon gefunden habe. Doch ich bin im Moment sehr zufrieden und er ist effektiv.
Ich denke, dass wie bisher her auch, mit neuen Tolls neue Möglichkeiten entstehen und der aktuelle Workflow erweitert bzw. verbessert werden kann. Außerdem passt sich mein Workflow an die zu erledigenden Aufgaben an.

Michael

Arbeite im Business Development mit Schwerpunkt Business Strategie, teilweise Vertrieb.

Im Büro ankommen und Kaffee aufsetzen. Derweil die Post holen und bei einer Tasse Kaffee die dann in meinen Händen befindliche Korrespondenz lesen und/oder weiterleiten. Tasse noch halb leer und ich checke meine Emails und beantworte jene die nur einer sehr kurzen Antwort bedürfen. Handlungsbedarf und Aufgaben die sich aus den Emails ergeben schreibe ich neben bereits dort befindlicher Punkte vorheriger Tage auf einen Din A4 Block. Im Anschluss kurzes Telefonat mit meinem Vorgesetzten und kurze Abstimmung des Tages und der Prioritäten. Danach weitere Telefonate als Reaktion auf die restlichen Emails, wenn möglich. Nachfolgend Beantwortung aller Emails, die eine ausführliche Stellungnahme meinerseits erfordern. Dabei ggf. neue Punkte auf den Din A4 Block notieren. Übersicht aller relevanten Dinge von kurz- bis mittelfristig stehen nun auf diesem Stück Papier. Wenn sich die Prioritäten durch Neunotizen nicht geändert haben, arbeite ich das ab, was ich mir am Vortag für den heutigen Tag vorgenommen habe. Alle übergeordneten "Big Topics", auf die die Block-Notizen einzahlen, habe ich und meine Kollegen_innen eh auf dem Schirm und schreibe sie daher nicht explizit nieder. Je nachdem und wenn nötig, Meetings einberufen, an ihnen teilnehmen und/oder im digitalen Kalender eintragen.

Dem Tagesgeschäft nachgehen, Themen abarbeiten. Sich ergebende, neue Punkte schnell auf einen Post-it kritzeln, abends übertragen auf den Block.

Generell Email-Schrott vermeiden und direkt kommunizieren, es sei denn, ich weiß, dass der/die "Gegenüber" die Email als gedankliche Stütze benötigt.

Abends kurzer Rückblick. Im Kopf sortieren, woran ich am nächsten Tag arbeiten will. Büro verlassen.

derMick

1.) Aus wichtigen Emails (die z.B. Eine Antwort benötigen) werden Aufgaben indem sie zur Nachverfolgung (Outlook) markiert werden.

2.) Aufgaben zu Projekten laden im dazugehörigen OneNote oder der dazugehörigen Aufgabenlisten im SharePoint.

3.) Wichtige Dinge drum herum erhalten eine Aufgabe in Outlook.

Effekt: Erinnerungen an Outlook Aufgaben werden tagelang und wochenlang vor einem her geschoben :-)

Isabel Tenbrink

Ich bin seit 2006 selbstständig und würde daher sagen, ich habe es weitgehend im Griff :-)))).

Wann planst du deinen Tag, deine Woche, dein Jahr?
Ich plane eher Tages- und Wochenweise und behalte größere Aktionen aufs Jahr bezogen im Blick.
Welche Tools nutzt du für kurzfristige, welche für langfristige Aufgaben?
Ich nutze Outlook verknüpft mit einem Google Kalender um wichtige Termine überall im Blick zu behalten.

Wie organisierst du Mails? Wann arbeitest du sie ab?
Meine Mails sind auf dem PC, aber zur Not auch mobil verfügbar. Ich arbeite sie zeitnah ab, dh. ich sichte morgens und reagiere zwischendurch wenn nötig.

Wie gehst du mit spontanen Aufgaben um?
Spontan. ;-), je nach Auftragslage.

Wie viel deiner Zeit verplanst du, wie viel lässt du für Unvorhergesehenes frei?
Sonntags versuche ich frei zu halten, sonst ist mein Arbeitstag durch verschiedene Bereiche recht strukturiert.

Welche Dinge klärst du per Telefon / Chat / Intranet / Mail?
Meist per Mail, kompliziertes manchmal per Telefon, es kommt aber auch auf den Kunden und dessen Kommunikation an.

Wie lange hast du gebraucht, um den perfekten Workflow für dich zu finden?
Sicher zwei Jahre, bis ich das Gefühl hatte dass der Laden einigermassen läuft.

Daniel

Bei mir gibt es eine Wochen und Tagesplanung.
Die Wochenplanung für die nächste Woche findet am Ende der Woche statt. Die Tagesplanung am Tag zuvor oder am Morgen.
Neben besonderen Aufgaben, die anstehen habe ich jeden Tag feste Blöcke, die ich bearbeite.
Für mich ist das sehr wichtig, weil ich verschiedene Projekte betreibe. Webentwicklung, Affiliate Marketing und Fotografie.
Zu den Aufgabenblöcken zählen dann Dinge wie Kundenakquise, EMails, Telefonate, Eigene Projekte etc.
Die Struktur hilft mir dabei täglich in all meinen Bereichen Fortschritt zu haben. Wenn die allgemeinen Aufgaben abgearbeitet sind, habe ich entweder weitere Arbeitsblöcke eingeplant oder ein dringendes Projekt steht an. So wird dann bis zum Ende des Tages weitergearbeitet.
Mein wichtigstes Tool hierbei - der Google Kalender und ein Pinboard mit To Do Listen!
Sehr einfach, sehr simpel, aber durchaus effektiv.

Stefano

Nachdem ich als Freiberufler ruhig in meinen Tag starten durfte (Frühstück), plane ich meinen Tag morgens als erstes im Büro. Meine Woche plane ich kaum, das Jahr erst garnicht. Ich nutze als Information Architect nur ein ungewöhnlich schlankes Set an Tools in dessen Zentrum Pearltrees.com steht. Dort verwalte ich für die längerfristigere Ausrichtung auch meine Visualisierungen. Mails gehen morgens als erstes zu grossen Teilen in den Müll, todos werden übertragen, der Psoteingang muss leer sein. Unterbrechungen sind wirklich ein Übel, da ich häufig entweder entwicklernahe Aufgaben oder Konzeptionelles zu erledigen habe, verbanne ich nach der morgendlichen Orga-Phase die gesamte Palette der Push notification-Produkte, sicherlich skype und manchmal sorgar auch das Telefon in den Flugmodus. Ich habe aufgehört Tageszeitpläne aufzusetzen, weil Unvorhergesehenes fast immer den Plan ändert, es ist besser nur Projekt-Prioritäten im Kopf zu behalten, natürlich gibts einen Spickzettel auf dem ich notiert habe woran ich mich heute entlang hangeln möchte. Für mich besser als ein fest aufgesetzter Zeitplan. Da ich in einem Großraumbüro arbeite kläre ich viel zu wenige Dinge am Telefon sondern mehr davon mit meinen remote-entwicklern via Chat (dann doch wieder ;) oder eben via Mail und deren Derivaten. Den perfekten Workflow muss man immer wieder neu finden ;) Und für mich bleibt es dabei, 90% Transpiration und 10% Inspiration. Wenn die eigenen Ziele den eigenen Aufgaben entsprechen, dann wird's deutlich einfacher den Workflow optimal zu planen ;) Man muss den Müll loswerden und die Perlen putzen!

Sebastian

Ich habe bisher nur meinen GCal im Einsatz. Trello will ich demnächst noch für die ToDos einsetzen.

R. Keuchel

- Wann planst du deinen Tag, deine Woche, dein Jahr?

Schaue jeden Tag in meine Mails/ in mein Notizbuch und justiere entsprechend.

- Welche Tools nutzt du für kurzfristige, welche für langfristige Aufgaben?

Mit Hilfe von Notizbuch und iCal, sowie ASANA, ein super Tool für alle Devices, vor allem, wenn man als Team an Projekten arbeitet.

- Wie organisierst du Mails? Wann arbeitest du sie ab?

Ausgehende Mails werden mit dem Projektnamen betitelt (etwa „PROJEKTNAME_erster Entwurf", „PROJEKTNAME_Bitte um Feedback"), so dass die E-Mails nachher schnell auffindbar sind und einfach zugeordnet werden können.

Mails werden als erstes Morgens bearbeitet. Darauf erfolgen die Einträge in Notizbuch, iCal und Asana.

- Wie gehst du mit spontanen Aufgaben um?
Spontan.

- Wie viel deiner Zeit verplanst du, wie viel lässt du für Unvorhergesehenes frei?

Außer Kundenterminen und Telkos ist eigentlich alles sehr flexibel, da muss man spontan entscheiden, was Priorität hat.

- Welche Dinge klärst du per Telefon / Chat / Intranet / Mail?

Absprachen mache ich am Liebsten per Mail, damit beide Seiten sich daran orientieren können. Meide lange Mails. Nummeriere Fragen und Entscheidungen , so dass der Kunde/das Team Punkt für Punkt beantworten kann. Im Betreff der Mail steht immer klar, worum es geht. Bei zwei verschiedenen Inhalten gern auch zwei separate Mails.

Komplexere Themen sind schneller am Telefon besprochen.

Bei Team-Projekten: alles wird über Asana geklärt, als Kommentar in den einzelnen Tasks oder unter einem Stichwort im Chat.

- Wie lange hast du gebraucht, um den perfekten Workflow für dich zu finden?

Kann ich so nicht sagen, es ist ein laufender Prozess.

Sven Schäfer

Alles was ich benötige liefert mir das Tool "PomoDone".

Amira

PRIVAT - Ich bin Tool-infiziert:
Selbst Termine mit meinem Freund plane ich bereits im Google-Kalender: Ich sehe, wann er Zeit hat & wir verpassen keine Events mehr, die ich ohne diese Tools gern mal vergesse...
Wir teilen bspw. Einkaufslisten über Google Aufgabe. Super praktisch, wenn er mir bspw. ein paar Dinge vom Supermarkt mitbringen darf :)
Auch Wunderlist ist unter meinen Top10: Filme, die mir empfohlen werden, befinden sich hier immer im Blick & können auch von Freunden ergänzt werden. Super, wenn man mal weider vor Netflix, Amazon Prime o.Ä. sitzt und nicht weiß, was man gucken soll! :D

BERUFLICH - auch:

Wann planst du deinen Tag, deine Woche, dein Jahr?

Ich kann mir Dinge weitaus besser merken, wenn sie offline einmal kurz notiert werden,. Eine super effektive Art & Weise ist mein schwarzes Buch mit dieser Methode: http://bulletjournal.com/get-started/ Kurz, knackig, übersichtlich & daher kaum Zeitfressend.
Mit dieser Methode plant man am Abend vorher seine ToDos für den Tag. Beim morgendlichen Mail-Check offenbaren sich dann noch ein paar weitere, die ich in das System einarbeite. Ich kombiniere das Ganze aber mit der Prioritäteneinteilung nach dem Eisenhower-Prinzip.

Welche Tools nutzt du für kurzfristige, welche für langfristige Aufgaben?

Kurzfristig macht mein schwarzes Buch unheimlich viel Sinn, langfristig tatsächlich auch: da es den "Monthly Log" gibt, der dich am Ende eines Monats immer noch einmal alle Aufgaben kurz durchgehen lässt und in den nächsten Monat überträgt - falls notwendig.
Weitaus effektiver & komplexer ist das Projektmnmgt Tool WRIKE.Früher in einer SEO-Agentur nutzten wir dieses Tool. Ein Gottes Segen! Jetzt bin ih neu in einer Mediaagentur und muss mich erst einmal an den Workflow gewöhnen, jedoch bin ich auch schon hier dabei, ein Projektmngmgt Tool einzuführen. Den auftrag habe ich schon, nun muss ich nur noch überzeugen :)

Wie organisierst du Mails? Wann arbeitest du sie ab?

In der SEO-Agentur hatten wir nicht allzu viel Kundenkontakt: Hier checkte ich deie Mails einmal morgens - einmal um 16 Uhr rum. Das war völlig ausreichend.
Derzeit in der Mediagentur fliegen minütlich Emails rein und das Telefon steh auch nie still: Daher habe ich mich nach einem System zur Emailflut-Bewältigung umgesehen, da ich keine Zeit fürs Sortieren verlieren möchte: Einfache Filter, wie Notes für das TEam am Standort XY, Mails an mich, Mails an mich im CC usw. machen es super einfach, den Überblick zu behalten. Wichtige Dinge, bei denen ich noch einmal nachfassen muss gelangen in den Ordner Follow-Up, den ich tagtäglich im Blick behalte. Dadurch ist mein Posteingang jedoch relativ übersichtlich.

Das vereinfacht den regelmäßigen Blick ins Postfach. Morgens bspw. checke ich meinen Ordner Newsletter und werde auf Gewinnspiele wie diese aufemrksam :)

Ein CRM oder ein Taskmngmt-System können aber auch hier echt viel Arbeit abnehmen, bspw. über eine Outlook-Integration, durch die Tasks direkt in Outlook kommentiert, delegiert, abgearbeitet oder mit relevanten Dokumenten versehen werden können. Interne Mails adé! Grandios!

Wie gehst du mit spontanen Aufgaben um?

Wie mit all den anderen: Kurze Zsmfassung des Tasks - Was ist das Zeile, wie viel Zeit habe ich, wer muss mitarbeiten und was sind untergeordnete ToDos nach Prioritäten. Kurz notieren, einordnen, loslegen, d.h. dann Tasks kurz erstellen, Verantwortliche einfügen usw.

Wie viel deiner Zeit verplanst du, wie viel lässt du für Unvorhergesehenes frei?

Ich verplane ca. 60% der Zeit, da viel Zeit drauf geht für Telefonate, Terminen, Meetings oder tatsächlcih das Beantworten und Abarbeiten von Emails, die hin und wieder auch nciht im Rahmen meiner ToDos stattfinden.
Ich empfehle auch unbedingt immer zu überlegen, ob das angesetze Meeting sinnvoll & zielführend ist. Wieder ein Link von Wrike (hehe): https://www.wrike.com/blog/wp-content/uploads/2015/06/Should-we-have-this-meeting-e1434381032233.jpg

Welche Dinge klärst du per Telefon / Chat / Intranet / Mail?

Relevante, vertraglich wichtige Dinge werden nach einem Telefonat immer noch einmal per Email bestätigt, sonst aber mit den VErantwwortlichen besprochen.
Müssen mehr Menschen davon wissen & ist es etwas komplexer, machen sich Emails weitaus besser, da nicht jeder zu diesem Zeitpunkt erreichbar ist und in ruhe nachlesen kann.
Ich bevorzuge Emails, da ich die Dinge heir schwarz auf weiß habe und den anderen nicht undbeingt aus seinem eigenen Workflow herausreiße, nur weil ICH gerade Zeit dafür gefunden habe.

Vermeidet unbedingt unsinnig viele Mails:
Zur Terminvereinbarung bspw. habe ich immer "sunrise" genutzt: Schick einen Link mit Terminvorschlägen & dein Terminpartner sucht sich den passenden Termin aus. Alles wird in euren Kalendern eingetragen. Fertig. Das wird ja nun bald nicht mehr möglich sein :(

Evernote als News-Feed für das gesamte Team:
Total genial! Ihr habt einen interessanten artikel entdeckt? Shared diesen in Evernote in einem Notizbuch, das ihr mit allen geteilt ahbt. So kann jeder bei Zeit nachlesen und findet auch alle Infos wieder, ohne Zeit mit dem Soriteren von Emails zu verlieren.

Unsinnige Dinge, wie "gehen wir eine rauchen" klrät man per Chat, kurze Notizen wie "ja, werde ich heute noch angehen" ebenfalls. Hierzu bedarf es keiner Email. Ich bin auch ein strenger Verfechter von 5x überlegen, ob diese Mail sinnvoll ist, ob diese Mail Infos einer weiteren Mail bündeln kann und vor allem WEN ich alles CC setze und ob ich überhaupt wen CC setze. CC - kann auch ganz schnell nach hinten losgehen.
Für anfängliche Überlegungen im Team nutzten wir früher immer Skype: auch Gruppen für bestimmte Kunden hatten wir hier, wenn wir kurze Absprachen treffen mussten. Eine Übersicht des Outcomes + Bestätigung kam dann per Mail. Somit erübrigen sich die 1000 Mails, die hin- und her geschickt werden, weil man keine Zeit für einen gemeinsamen Call hat.

Wie lange hast du gebraucht, um den perfekten Workflow für dich zu finden?

Den perfetken Workflow habe ich noch gar nicht. Tagtäglich lasse ich Revue passieren, was mich ehute unnötig aufgehalten hat und ich versuche diesen immer zu optimieren! Dsa geht tatsächlich auch!

Christoph

Erstmal einen Kaffe ziehen, Rechner starten und E-Mails durchgehen und ein Blick auf den Kalender werfen.
Ansonsten werden ToDos auf Post-Its verteilt und an den Bildschirm geklebt. Der Rest geschieht aus dem Kopf und je nach Lust und Priorität werden die Sachen abgearbeitet. Termine, Telefonate und Anfragen kommen sowieso zufällig dazu...

Laura Fuhrmann

Mein Tag startet meistens mit einer morgendliche Runde im Internet, angeleitet durch Newsletter und Bookmarks. Wurden die Neuigkeiten erfasst, heißt es E-Mails checken. Gleich beantworten, was geht, oder den Tag zum Bearbeiten und antworten nutzen, je nach Zeitaufwand. Großartig geordnet ist das bei mir nich (außer einem Junk und Newsletter-Ordner), viel lieber nutze ich die „als Aufgabe makieren“-Funktion bei Outlook. Da weiß ich, was ich noch zu tun habe!)
Als Social Media und Content Managerin heißt es dann die Statistiken des Vortages zu checken und auszuwerten (FB Business Manager, bitly, Google Analytics). Zum Monatsende heißt es Monatsplanung für den Nächsten aufzustellen, ansonsten arbeite ich während des Monats mit verschiedenen Google-Tabellen, um die Planung nicht aus den Augen zu verlieren, zu erweitern und Postings vorzubereiten. Google Docs oder auch Confluence haben sich dabei als nützliche Hilfsmittel erwiesen, um auch mit den Kollegen übersichtlich zusammen arbeiten zu können. Gegen frühen Nachmittag ist Word mein bester Freund, wenn es heißt, Blogposts (ich verneige mich vor Wordpress!) oder Newsletter vorzubereiten. Meistens höre ich dabei Musik, um mich vom Kollegengebrabbel nicht dauernd ablenken zulassen. Der Kopf wird später gerne mal entspannt, wenn die täglichen Tweets und Posts (Hootsuite, FB Business Manager, AgoraPluse) rausgehen und ein Image bearbeitet werden muss (Photoshop, Canva (welches unglaublich viel Spaß macht und super einfach zu bedienen ist!) oder auch VSCOcam). Arbeiten für Kollegen und andere Dringlichkeiten werden nach vorhandener Zeit während des Tages erledigt oder aufgeschoben, falls die Eigenen Priorität haben. Für die Kampagnenplanung finde ich JIRA unerlässlich, da man gleich weiß, wer, woran, mit welchem Stand arbeitet und auch, um die eigene Muse küssen zu lassen, wenn der Zeitschuh mal drückt…
Was meine täglichen To-Dos angeht, baue ich auf das gute alte Notizheft. Handbeschrieben. Da ich ein visueller Mensch bin, muss das alles ordentlich sein und bestimmte Kategorien werden mit Typo-Unterschieden oder Farben markiert/hervorgehoben. Gerne schreib ich das auch mal ab, so in alter Schulhefter-Manier! Ordnung muss im Notizheft sein.

Lauri

... frische Blumen, Kaffee, belebendes Bio-Orangenöl in der Duftlampe, viel frische Luft durch offene Fenster, leise Hintergrundmusik, das Herz am rechten Fleck... und viel Liebe zur Arbeit! That's it- for me. <3

Gökhan Kaya

Eine Flasche Wasser, Kaffee oder Tee, Outlook E-Mail überfliegen und nach Prio markieren. Google Docs wichtige Projekte sichten, kommentieren oder freigeben. Öffne Trello für Kleinprojekte und bearbeite die nach der Prio durch. Outloook E-Mail beantworten, markierte E-Mail bearbeiten und als erledigt kennzeichnen. Ideen auf einen Block schreiben (parallel).

Effektiv und sehr schnell! :)

Liebe Grüße,
Gökhan

R. Piontek

Beim Organisieren bin ich ganz old school und arbeite mit einer klassischen To-Do-Liste auf Papier. Ohne schicke Vorlage oder ähnliches. Sortiert wird nach Kunden und Projekten, was dringender ist, wird gefettet. Die Liste liegt die Woche über immer in Sichtweite auf meinem Tisch und wird - soweit es das Tagesgeschäft zulässt - Punkt für Punkt abgearbeitet. Der Vorteil ist: ich kann neue Projekte sofort dazuschreiben und - mein persönliches Highlight - erledigte Aufgaben können durchgestrichen werden.
Termine werden über iCal bzw. Outlook-Kalender nachgehalten, in dem auch die Termine der Kollegen vermerkt sind. So gibts keine Kollisionen.

Die To-Do-Liste ist vielleicht nicht State of the Art, aber ich finde, dass man Dinge, die man selbst aufgeschrieben hat, einfach besser behält, als digitale Notizen.

grep

Hallo ...,

'less is more'; ich erledige lediglich dass was zwingend getan werden muss, wenn es (über-)fällig ist.

Ich lasse mir vom Leben, Obrigkeiten, sonstwem oder sonstwas nichts diktieren, keinen Druck und kein schlechtes Gewissen machen.

Ich erwarte nix und dass übertreffe ich dann sodass ich immer mehr erreiche als ich mir vorgenommen habe, andere mir zutrauen.

Fehler sind mir egal. Scheitern ist die Vorstufe zum Erfolg. Ich muss niemandem etwas beweisen, mich nicht rechtfertigen - ich lebe und agiere wie's mir passt.

Dass stellt mich zufrieden, dass ist mein Workflow - Egoismus ist gesund und machterhaltend.

Sollte jeder mal für sich ausprobieren.

Ciao, Sascha.

Martina Schäfer

Liebes t3n-Team,
klasse Aktion und spannend zu lesen, wie unterschiedlich die Abläufe so sind.

Nach langem Probieren habe ich inzwischen einen guten Weg gefunden, meinen Workflow zu planen. Allerdings würde ich sagen: Alles ist im Fluss und ich kann mir gut vorstellen, hier immer mal wieder etwas zu ändern.

Das Tool, mit dem ich plane, ist ausschließlich Evernote. Hierin habe ich einen Jahresplan, Monats- und Wochenpläne. In den Monatsplänen sind aus dem Jahresplan und durch feste Termine schon fixe Aufgaben drin. Dann schaue ich zum Ende eines Monats in die Details und plane weitere Aufgaben. Meine Wochenpläne erstelle ich immer Sonntags. Hier kommen feste Termine und Aufgaben rein.

Ich versuche dabei, möglichst ausreichend Zeit für Unvorhergesehenes zu lassen. Das gelingt aber leider noch nicht immer. Hieran arbeite ich also noch.

Was ich auch noch ändern muss, ist der Zeitpunkt Mails zu checken. Damit starte ich morgens - d.h. hier siegt noch die Neugier. Ziel ist aber, erst mal eine größere Aufgabe abzuarbeiten und erst dann den Blick auf die Mails zu werfen. Ansonsten organisiere ich das in Blöcken und schaue zwei- bis dreimal pro Tag in mein Outlook. Dann entscheide ich zwischen Sofort erledigen, zu einer Aufgabe zuordnen und löschen.

Sebastian Böttcher

Hi liebes t3n-Team,

in meinem Angestelltenverhältnis startet es quasi mit der Zugfahrt zur Arbeit, wo die News via feedly und, falls ich am Vortag einen interessanten Artikel gefunden habe, Instapaper lese.
Im Büro angekommen fliegt als erstes das Handy auf die Ladestation und die Emails werden gecheckt (Mail und entweder direkt beantwortet oder zu Aufgaben unterteilt, welche dann auf meine "Wunderlist" kommen. Hier priorisiere ich auch die Aufgaben, indem ich sie weiter nach oben oder nach unten ziehe. Dies reicht hier vollkommen aus, da ich als einziger Webdesigner und Frontend-Entwickler und somit meine Aufgaben nicht teilen muss ;-)
Im 2 Wochen Rhythmus finden Meetings mit den Marketing-Agenturen statt mit denen wir zusammenarbeiten. Hier wird besprochen, ob die bisherigen Tasks umgesetzt wurden und ob es neue Punkte gibt, welche man angehen sollte. Diese werden dann in einer Liste nach Prioritäten geordnet, wobei ich mir meine Aufgaben rausschreibe und in meine Wunderlist integriere.
Falls eine spontane Aufgabe dazwischen kommt (und das kommt leider häufiger vor als mir lieb ist) wird besprochen/überlegt wie dringend diese ist und ob dafür der nächste Punkt auf der Wunderlist warten kann. Andere Kollegen planen jeden Tag fest 2 Stunden für spontane Aufgaben ein, was bei mir zum Glück noch nicht von Nöten ist.

Gespräche führe ich meist telefonisch, außer es handelt sich um gänzlich neue Themen, dann werden diese in Meetings besprochen.

Nach meinem Arbeitstag geht es dann nach Hause, unterwegs in Bus und Bahn werden dann die Emails meiner Kunden aus der Nebentätigkeit, der Selbstständigkeit, geprüft und teilweise direkt beantwortet. Projekte werden hier mit dem kostenlosen Tool Agantty geplant. Da ich die meisten Projekte nicht alleine bewältige bietet es sich einfach an, da ich jedem Kollegen einfach eine Einladung schicken kann, sodass er jederzeit den Stand der gemeinsamen Projekte überprüfen kann.
Hier plane ich relativ luftig, sodass für den Fall, dass etwas dazwischen kommt, genügend Zeit ist, sich darum zu kümmern. Die Projekte werden dann direkt mit den Kunden besprochen, sodass sie sehen, wann sie die ersten Ergebnisse sehen können und wann sie mit den Tests beginnen können. Falls sich etwas an der Planung ändert wird es direkt kommuniziert, sodass der Kunde nicht kurz vorher erst erfährt, dass sie die Projektabgabe verschieben könnte.
Zudem nutzen wir als Teammessenger Slack, für die einzelnen Tasks jira, und als Git BitBucket mit SourceTree.

Ich hoffe, ich habe nichts vergessen und konnte mal einen kleinen Einblick in den Workflow geben :)

Liebe Grüße
Sebastian Böttcher

M R

Sonntags nachmittags plane ich die Woche, ohne irgendwas schriftlich festzuhalten. Das Jahr während ich in der Natur unterwegs bin und den Tag morgens beim Kaffee. Für langfristige Aufgaben meinen Kopf für kurzfristige das Post-it am Bildschirmrand und für den Rest txt-Dateien auf dem Desktop.
In Mails schaue ich mehrmals am Tag, geordnet werden sie nicht, gibt aber verschiedene Konten.
Spontane Aufgaben werden spontan erledigt oder verschoben, kommt auf die Art der Aufgaben an. Am Telefon kläre ich nach Möglichkeit gar nichts - Ich hasse Telefone und Telefongespräche. Nach dem perfekten Workflow suche ich noch, habe aber auch besseres zu tun als diesen zu optimieren. Passt schon.

Ute

Mein Tag beginnt erst einmal mit einem Hundespaziergang. An der frischen Luft mach ich mir dann schon mal Gedanken, was am Tag zu vor liegen geblieben ist. Im Büro wird dann der Rechner hochgefahren, ein Kaffee geholt und dann kommt der Check meiner Tickets, noch ein Blick in die E-Mails und dann können die offenen Aufgaben mit unserem Ticket-System super organisiert werden. Spontane Aufgaben können schnell und unkompliziert mit unserem Ticket-System mit in den Tagesablauf integriert werden.
Privat nutze ich sehr gerne ToDo-Listen. Hier nutze ich nicht nur eine App, da ich noch nicht die ultimative ToDo-Listen-App gefunden habe.

Denise Bähler

* Wann planst du deinen Tag, deine Woche, dein Jahr?
Tag: auf dem Arbeitsweg mindestens 2 x 30 min. Radeln, Woche am Freitag für die nächste Woche, Quartal an einem Wochenende, das Jahr: nur grob mit Meilensteine

* Welche Tools nutzt du für kurzfristige, welche für langfristige Aufgaben?
kurzfristig: Post-it, self-mailing
langfristig: iCal, Raster, wenn es um Arbeitsdokumentationen geht, Notizbücher

* Wie organisierst du Mails? Wann arbeitest du sie ab?
Büro: Outlook, zu Hause: (Mac) Mail, brauche insgesamt dazu 2-3 Stunden am Tag (ohne Wochenende)

* Wie gehst du mit spontanen Aufgaben um?
innert nützlicher Frist erledigen oder ignorieren, falls dringend wichtig werden die dann schon irgendwo als geplante Task auftauchen...

* Wie viel deiner Zeit verplanst du, wie viel lässt du für Unvorhergesehenes frei?
viel zu tun: viel verplant, weniger streng, eher zeitunabhängige Dinge erledigen, die auch beliebig verschoben werden können.

* Welche Dinge klärst du per Telefon / Chat / Intranet / Mail?
Telefon: kurze Antwort, meine weitere Arbeit hängt von der Reaktion des Gegenübers ab, Besprechungen, die nicht physisch statt finden können.
Chat: nie, SMS manchmal, Intranet: nie, Mail: alles mittelfristig organisatorische.

* Wie lange hast du gebraucht, um den perfekten Workflow für dich zu finden?
Ich stehe auf Abwechslung und bin stets auf der Suche nach Optimierung :-)

Christian

Ich bin Freelancer und nutze diverse Tool, bin aber dabei gerade möglichst viel auf "online" umzustellen. Ich habe sonst verschiedene ToDo Listen und das wird leicht unübersichtlich. Ich nutze Trello als Themenspeicher, ToDo-Liste und für Ideen. MS OneNote für Dokumentation und als Archiv, wobei ich Dokumente über Dropbox ablege. Mit meinem iPad nutze ich GoodNotes und alles zusammen funktioniert ganz gut, damit ich mich organisieren kann.

Meine Termine organisiere ich synchronisiert mit meiner Familie in einen webbasierten Kalender. Da unterscheide ich nicht zwischen Privat und beruflich, damit ich schnell einen kompletten Überblick habe.

Ansonsten bin ich sehr flexibel unterwegs und probiere gerne neue Methoden und Tools aus. Habe also schon einiges hinter mir und wieder verworfen. ;-)

Mareike

Auf meinem Schreibtisch wartet jeden morgen ein einfacher Tisch-Querkalender mit meiner Tagesplanung. Ich arbeite hier noch gerne offline - Durchstreichen und Abhaken macht einfach Spaß. Für größere Zeiträume nutze ich Outlook.

K. Christoph

Guten Tag !
Keiner meiner Tage ist dem anderen gleich, ähnlich ja ...
Tagesbeginn zwischen 05:00 u. 06:00 mit heißem Wasser, hr2, ndrKultur u, Nordwest-Radio
Mail-Vorabcheck auf dem Win-Smartphone ...
Aussortieren, löschen ...
Nachrichtenseiten + Twitteraccounts anschauen, evtl. der Welt etwas mitteilen ...
https://twitter.com/fragmentiert
Kurzer Blick in Piwik
Facebook kommt nicht auf meinen Schirm
Gegen 08:00 drei/vier Portionen Espresso (mit feinem Aluminium-Gebilde produziert) und über den Tag verteilt viele leckere Sachen ohne Fleisch ...
Werkzeuge:
u.a. eM Client, SoftmakerOffice, XnView MP, firefox, MyNotesKeeper http://www.mynoteskeeper.com/ ...
WordPress autodidaktisch geprägt, testen, neu aufsetzen z.B. http://ideenfabrikant.in/ ...
Auf's Fahrrad und hin zu meinen "Kunden" ...
Im Schnitt 2-3 Stunden pro "Kunde" (1x vormittags/1x nachmittags) ca. 2x in der Woche
z.B. zusammen einsteigen in die Bereiche Architektur, Politik, Philosophie, von Zeit zu Zeit stehen bleiben und über das Rotlichtviertel von Düsseldorf kringelig lachen...
Pflanzen gießen, schauen was in der Zwischenzeit gewachsen ist ...
Ein oder zwei Mal in der Woche ein oder zwei Runden um den Maschsee ...
Wie es vielleicht scheint, ein Zuckerlecken ist es nicht, es ist einfach gut !
---
Laßt uns realistisch sein, das Unmögliche beanspruchen. Che.
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Wer alte und kranke Menschen nur als Kostenfaktor sieht, der verachtet sie !
---
Gute Wege durch den Frühling hinein in einen goldenen Sommer !

Christine

Ich verwende OneNote um einen Überblick über meine ToDos zu behalten und wichtige Infos abzuspeichern, die ich immer wieder benötige. Die ToDos ordne ich gleich nach der Deadline und geordnet nach laufenden ToDos, ToDos für diese Woche, diesen Monat, den nächsten, ... Kurzfristige ToDos die per Mail kommen markiere ich oft auch nur direkt in Outlook mit einer Erinnerung. Meine Mails arbeite ich gewöhnlich laufend ab, werde aber meistens nicht von Mails überflutet, daher ist das gut möglich. Mails die ein offenes ToDo beinhalten oder bei denen ich noch auf eine Antwort warte bleiben im Posteingang. Die restlichen wandern in diverse Ordner. Bei spontanen Aufgaben entscheide ich je nach den Deadlines der anderen Aufgaben, wann sie eingeschoben werden können. Kurze Fragen kläre ich am liebsten persönlich oder per Skype (wenn die Person nicht im selben Büro sitzt). Die meiste Kommunikation läuft bei mir über Mails.

Jan

- Rechner starten und parallel Schreibtisch ordnen und Kaffee holen
- erste interne News in der Kaffeeküche abholen
- jobrelevante Projekt-Aufgaben durchgehen, wickeln wir über SalesForce Activitites ab
- für andere Aufgaben habe ich eine handschriftliche To-Do-Liste
- E-Mails durchgehen und Postfach aufräumen (mutig löschen)
- loslegen und die ruhige Morgenzeit ausnutzen (möglichst nicht multitask)

Florian

Ich nutze hauptsächlich Trello, Office 365 und Google Docs

alexMo

Hi, ich arbeite mit google calendar und ToDo Listen in Papierform.
Außerdem strukturiert die Issue Funktion von GitLab meine aufgaben.

Caroline

Ich habe vor 7 Monaten erst die Position in meinem Unternehmen angetreten und habe absolut noch nicht den richtigen Workflow. Aber ich bleib dran.
Ich hatte über den Jahreswechsel mal versucht eine Jahresplanung mit Excel anzulegen. Diese ist durch neue Prioritäten meines Bosses und unzuverlässige Drittanbieter jedoch absolut hinfällig. Deswegen habe ich jetzt keine Jahresplanung mehr. :D
Jeden Monat priorisiere ich die zu behandelnden Projekte und meine Woche plane ich am vorherigen Freitag. Denn wenn ich dann am Wochenende Lust habe im Home-Office noch etwas zu arbeiten, dann habe ich mir schon bereits selbst einen kleinen Vorsprung gegeben.

Einen Überblick verschaffe ich mir durch die Wunderlist-App und Notizzetteln. In der App sind die strukturierten Inhalte und auf den Zetteln alle kurzfristigen Kommunikationen zwischen Tür und Angel, vom Telefon, aus knappen Gesprächen oder um es mir einfach noch einmal ins Gedächtnis zu rufen.
In meine Mails schaue ich spätestens alle 3 Stunden mal rein, aber ich lasse mich niemals von Ihnen stören. Wer etwas dringendes von Mir benötigt der ruft an, schreibt mir via Chat oder kommt in mein Büro. Für die spontanen Anliegen nehme ich mir dann auch meistens die Zeit – das ist teilweise auch meine Aufgabe, wenn es darum geht schnell einen technischen Support zu gewährleisten. Grundsätzlich bin ich eigentlich immer auf Störungen eingestellt.

Mein Tag kann also schon einmal ziemlich sprunghaft sein, aber das stört mich nicht. Um komplett ungestört arbeiten zu können wechsle ich einfach von Büro ins Home-Office.

Besser anonym

Los: Rechner an (falls der sich mal wieder über Nacht ausgeschaltet hat), Email auf und dann Mails und Termine checken (parallel dazu Tee kochen). Ggf. Nervenzusammenbruch, Fluchen, ... Dann anfangen zu Arbeiten und ggf. die schlimmste Löcher stopfen bzw. Katastrophen bekämpfen (eigene Priorisierung oder wenn eine eMail sagt, dass ist wichtig) oder wenn ein Termin aufpoppt hingehen. An der Welt verzweifeln, weil keiner zuhört, das versteht was man sagt oder (prinzipiell) anderes gemacht wird. Irgendwann mal nach mehreren Stunden heim gehen. Schlafen und dann goto Los

Jörch

Ich persönlich arbeite mit einer digitalen Kanban-Tafel mit den Spalten ToDo | Doing | Done

Diese Vorgehensweise hat sich für mich bewährt.

J.Scheuchenzuber

Facts first, unsere Tools:
- Toggl zur Zeiterfassung (https://toggl.com)
- Todoist zum Task-Management (https://todoist.com)
- (Shared) Google Calendar
- GitLab zum Code-Management, Continuous Integration und vor allem zum Issue-Tracking
- MediaWiki zum Wissensmanagement
- Slack zur internen Kommunikation

Unser (Gitlab) Issue-Flow:
https://www.dropbox.com/s/0za77snc4vlf2iv/gitlab-issue-flow.png?dl=0

Unser Tages-Schlachtplan für's Office:
https://dl.dropboxusercontent.com/u/9067481/level51-office-day.pdf

Etwas Prosa:
Montags heißt es "eat the frog". Möglichst alle ungebliebten Tasks werden gleich zu Beginn der Woche abgearbeitet, damit dem Instant Gratifiaction Monkey (http://waitbutwhy.com/2013/10/why-procrastinators-procrastinate.html) prompt die Grundlage entzogen wird. Dienstags gibt es zuerst ein retrospektives Review der Wochenziele bevor neue definiert und im Wiki festgehalten werden. Ansonsten folgen die Tage dem Plan gemäß obigem Link ("Tages-Schlachtplan"). E-Mails werden auf ein Minimum reduziert, Mail-Client (Thunderbird) wird max. drei Mal pro Tag für maximal 30 Minuten geöffnet wobei die Flut an Nachrichten mit einer Filter- und Priorisierungs-Strategie gebändigt wird. Für das Management spontan auftretender sowie erwarteter/geplanter Tasks wird die GTD von Großmeister D. Allen angewendet, wobei Todoist unser digitales Helferlein ist.

Bis sich die für uns optimalen Workflows herauskristalisiert haben sind nun gut 12 Monate vergangen. Trotzdem gilt nach wie vor, dass nur der Wandel beständig ist und daher ziehen wir positives Zwischenfazit: Es läuft!

tiramizu

Was bitte ist ein Workflow? Bei uns ist die Priorisierung immer im Flow - aufgrund des allgegenwärtigen Arbeitskräftemangels in der IT-Branche können wir nicht langfristig planen und würfeln unsere Teams nach Projekt und je nach Dringlichkeit dynamisch zusammen, sprechen ab, wer - was - bis wann übernimmt und dann geht es los. Der Zauber besteht darin, dabei nichts hinten runter fallen zu lassen. Dafür ist jeder selbst verantwortlich. Wenn es also ein Tool oder eine Verfahrensweise gibt, die uns aus diesem Dilemma heraus holt und gleichzeitig von allen Mitarbeitern umgesetzt werden kann, dann bin ich sehr gespannt.

Pan

Abhängig von der Projektgrösse und Teilnehmeranzahl helfen Tools: Jira und Confluence für Großprojekte und Slackboard oder Trello für Mittelstand und generell kleinere Projekte
Ansonsten teste ich sinnvolle Apps zur persönlichen Orga, und ach ja Google Drive ist auch ziemlich hilfreich und einfach

Jörg Reschke

Ich fahre ganz gut damit (spontane) Kleinigkeiten sofort zu erledigen. Was Tools betrifft, so habe ich schon vieles ausprobiert und bin am Ende immer bei der selben Kombination gelandet:
a) Der Posteingang ist die Aufgaben-Inbox
b) Am Anfang der Woche eine große ToDo-Liste auf Papier zum Wegstreichen

Ein paar Feinheiten hat das System dennoch:
+ Sortierung der Aufgaben in beruflich klein, beruflich wichtig, privat
+ Das Email-Postfach muss nicht leer sein, aber auf einen Bildschirm passen
+ Diskussionen per Email sind müßig, dafür telefoniere ich

Für die langfristige Jahresplanung nehme ich mir um den Jahreswechsel herum einen halben Tag Zeit und fasse meine wichtigsten Ergebnisziele in einer Mindmap zusammen. Das hilft mir die Perspektive im Blick zu behalten.

Sebastian Waschnick

Ich bin Full-Stack Software-Entwickler. Meine Arbeit organisiere ich aber komplett analog - ich habe ein dickes Notizbuch, immer für 4 Monate und nutze ein System namens Bullet Journaling und nutzen die hinteren Seiten für Meeting-Notizen.

- Wann planst du deinen Tag, deine Woche, dein Jahr?
Meinen Tag plane ich mit einer To-Do-Liste und Notizen in Form eines Notizbuches, ich verwende das "Bullet Journal", also gehe systematisch bei den Punkten vor. Dazu gibt es am Anfang des Monats immer eine Übersichtsseite mit längerfristigen Punkten. Das Jahr plane ich gar nicht.

-Welche Tools nutzt du für kurzfristige, welche für langfristige Aufgaben?
Bei kurzfristigen Aufgaben schreibe ich ein Todo mit Checkbox für den entsprechenden Tag in mein Notizbuch. Langfristige Aufgaben tracken wir bei uns mit Jira und einem Ticketing System.

- Wie organisierst du Mails? Wann arbeitest du sie ab?
Mein Posteingang hat immer leer zu sein, Mails sortiere ich ansonsten nach Projekten oder einfach in einen Archiv-Ordner.

- Wie gehst du mit spontanen Aufgaben um?
Hängt sehr stark von der Aufgabe ab, entweder sie hat höhere Priorität als meine aktuelle Aufgabe oder ich nehme einen neuen Todo-Punkt auf.

- Wie viel deiner Zeit verplanst du, wie viel lässt du für Unvorhergesehenes frei?
Ich verplane wenig Zeit und versuche immer das Maximum frei zu halten.

- Welche Dinge klärst du per Telefon / Chat / Intranet / Mail?
Die meisten Dinge kläre ich per Mail, nur bei sofortigem Handlungsbedarf nutze ich das Telefon. Chat hat sich für mich als ineffektiv erwiesen und dient eher zum Spaß haben.

- Wie lange hast du gebraucht, um den perfekten Workflow für dich zu finden?
Viele Jahre und mehrere Iterationen von verschiedenen Arten ein Notizbuch zu führen.

Thomas Goltsch

Kurz und Knapp:

Wann planst du deinen Tag, deine Woche, dein Jahr?
- Taschenkalender, Absprache mit anderen Menschen

Welche Tools nutzt du für kurzfristige, welche für langfristige Aufgaben?
- keine

Wie organisierst du Mails? Wann arbeitest du sie ab?
- abends im Internetcafe oder im Bewerbungstraining

Wie gehst du mit spontanen Aufgaben um?
- notieren, priorisieren, für den Tag einplanen und umsetzen

Wie viel deiner Zeit verplanst du, wie viel lässt du für Unvorhergesehenes frei?
- 50% verplanen, den Rest für kreatives Arbeiten freilassen

Welche Dinge klärst du per Telefon / Chat / Intranet / Mail?
- per Telefon: alles
- per E-Mail: keine
- per Chat: keine

Wie lange hast du gebraucht, um den perfekten Workflow für dich zu finden?
- ??? - bisher nicht gefunden.

Anke

Ich nutze für verschiedene Deadlines verschiedene Tools.
Das Grundprinzip: Was nicht in meinem Kalender steht, existiert nicht. :D

Für regelmäßig wiederkehrende Tasks: Kalendereintrag mit rechtzeitiger Erinnerung. Im Titel steht immer die Deadline und es wird ausreichend Zeit (realistische Arbeitszeit + Puffer) im Kalender geblockt. Selbst die Mittagspause hat bei mir einen eigenständigen gebuchten Slot! Sonst würde die regelmäßig ausfallen.
Immer am Ende eines Arbeitstages plane ich die Folgetage: Aufgaben, die nicht erledigt worden sind, werden auf die Folgetage verschoben - und je nach Priorität angeordnet.
Kurzfristige Aufgaben werden auf einem analogen Block notiert und nach Erledigung abgehakt. Auch diese Time Slots finden sich im Kalender wieder.

In meinem E-Mail-Eingang liegen ausschließlich Mails, die eine Aktion meinerseits erfordern, nach Themen oder Priorität markiert. Alles, was abgearbeitet ist, wird in Unterordner verschoben und mit "erledigt" markiert.

Ich versuche 6 von 8 Stunden am Tag mit fixen Aufgaben im Kalender zu füllen, 2 Stunden bleiben für spontane Aufgaben, Dienstgänge, Unvorhergesehenes.

Kleine Sachen (vor allem Internes) werden per Telefon oder Chat geklärt, Orga/Absprachen mit Dienstleistern in erster Linie schriftlich (evtl. zusätzlich per Tele).

Eingesetzte Tools: Kalender (Outlook / Apple Mail), Aufgaben (Outlook / 2Do), Block, Stift

An diesem Workflow arbeite ich jetzt 3 Jahre. Für mich ist er brauchbar, wenn auch nicht immer perfekt.

David Schmidt

Kurz und Knapp:

Wann planst du deinen Tag, deine Woche, dein Jahr?
- Google Kalender, Google Notizen, Trello

Welche Tools nutzt du für kurzfristige, welche für langfristige Aufgaben?
- kurzfristig: Google Notizen
- langfristig: Trello

Wie organisierst du Mails? Wann arbeitest du sie ab?
- Tool: Google Mail
- Organisation: über Labels und E-Mail Ordner
- Abarbeiten: Täglich 1 Stunde am Stück, dann nach Bedarf

Wie gehst du mit spontanen Aufgaben um?
- notieren, priorisieren, für den Tag einplanen und umsetzen

Wie viel deiner Zeit verplanst du, wie viel lässt du für Unvorhergesehenes frei?
- 60% verplanen den Rest für kreatives Arbeiten freilassen

Welche Dinge klärst du per Telefon / Chat / Intranet / Mail?
- per Telefon: Alles was zu unpersönlich wäre es in einer E-Mail oder Chat zu verfassen
- per E-Mail: Mittel und langfristige Aufgaben
- per Chat: Spontane und kurzfristige Aufgaben

Wie lange hast du gebraucht, um den perfekten Workflow für dich zu finden?
- ??? - bisher nicht gefunden.

Manuel

Also meine Planung war eher chaotischer, unstrukturierter, hat aber dennoch einigermaßen gut funktioniert :D
Groß im Vorraus hab ich nichts geplant, da die meisten Projekte kurzfristiger waren und die täglichen Aufgaben nicht zu planen waren, die mussten einfach sofort erledigt werden.
Die kurzfristigen Aufgaben lagen alle im Emailpostfach, die langfristigeren hab ich in Google Keep gesammelt.
Emails musste ich daher auch ständig bearbeiten, nach Reihenfolge des Eingangs wurden sie abgearbeitet.
Zeit verplanen hab ich nicht getan. Falls gerade Luft war hab ich mir aber mal Zeit für langfristige Projekte genommen.
Zeitkritisches oder komplexes wurde per Telefon geklärt, ansonsten lieber Email.
Der Workflow hat sich über die Jahre eingependelt. Wirklich daran gearbeitet oder sogar optimiert hab ich nicht.

Torsten Reinecke

Meine ToDo Liste ist eine einfacher Outlook Kalendereintrag, mit Prios A, B, C, "wartet auf" und "abrechnen" in denen ich morgens und nach Bedarf mit c+p die Aufgaben verteile. Viel wichtiger ist meine Zeiterfassung Clockodo. Einfach ein gut gemachtes Tool, das mir hilft meine Arbeitszeit zu protokollieren und mir smarte Projektberichte für meinen Kunden ausgibt. Würde mir wünschen das Clockodo mehr in Richtung Jobmanagment geht, habe aber sonst nichts gefunden was nutzerfreundlich und flexibel genug für mich ist.

STanneberger

Moin! Anders als die meisten anderen hier habe ich drei Fixsterne, an denen sich meine Strukturen orientieren: Ziele, Prozesse und Erfolge.
Was immer ich beruflich (solo freelancer/Organisationsberater) mache, es ordnet sich den Jahreszielen unter, die ich im Oktober/November jeden Jahres erstelle. Dafür schaue ich mir das laufende Jahr an und setze programmatische, soziale und finanzielle Ziele für das folgende Jahr, welche runtergebrochen werden auf die Monate und Wochen, in denen sie realisiert werden sollen. Dies ergibt meinen Kompass, denn was nicht der Zielerreichung dient, kann ich in Zukunft außer Acht lassen; alles unerwartete muss sich an diesem Kriterium messen, sonst verzettele ich mich auf Nebenstrecken.
Jede konkrete Arbeit/Aufgabe fügt sich damit sogleich in einen Prozess ein, denn alles hat einen Anfang und ein Ende und dazwischen den Prozess. Den kann ich feiner organisieren und darauf achten, dass meinen Aufwand klein zu halten, getreu meiner Erfahrung, dass nichts größer und überfordernder ist als die eigenen Ansprüche. Auch bekomme ich mit diesen zwei Schritten, Zielesetzen und Prozesse abwickeln, meine Kundeninteressen besser in meine Aufgabenstellung, statt immer dem hinterher zu hecheln, was ich für 'besonders wichtig' erachte.
Zusammengehalten wird diese Planung & Selbstorganisation ausschließlich über die Software "meineZIELE" (www.meineZIELE.info), die meine Vorarbeiten zu strukturieren hilft und automatisch am Ende Tages- und Wochenpläne auswirft. Mit diesem Tool behalte ich über einen langen Zeitraum alle Details, wie Einzelaufgaben und Termine im Griff, überschaue aber zudem auch ganze Projekte mit mehr als 400 Teilschritten auf die gleiche Weise. Die Software ist das perfekte Sekretariat.
Auch gibt es mir jederzeit eine Erfolgs-Liste aus, die motiviert, gibt Nährstoff für Reflexion und Planungsänderungen und begründet, warum ich einiges zu feiern habe. (Kleine) Erfolge bringen Erfolg - und die zu feiern ist das einzige, was nicht in meineZIELE erfasst wir; das ist die viele Freizeit, die ich mir mit diesem System erwirtschaftet habe.

Thomas Löwenbrück

Regelmäßige Planung ausschließlich mit iPhone/iPad, allerdings durch Cloud-Anbindung auch auf MacBook und iMac verfügbar: To Do-Liste mit Things, größere Projekte mit iThoughts, Terminkoordination über Doodle, Gruppencjats ausschließlich über Threema oder Signal, Mails werden kontinuierlich abgearbeitet, Notizen nebenher mit Drafts oder Notizen (auf die Schnelle) oder Evernote (dauerhaft); Synchronisation wichtiger Ordner ständig im Hintergrund mit Tresorit (verschlüsselt, hoher Sicherheitsstandards, auf allen Geräten verfügbar), regelmäßiger FTP-upload der gesamten Dokumente in meinen Webspace, um auch mobil jederzeit auf alles zugreifen zu können. Ach ja, ohne Passwort-Manager 1Password läuft gar nichts mehr!

Sandra

•Wann planst du deinen Tag, deine Woche, dein Jahr?
- den Tag gegen 8.00 wenn ich die ersten Mails aus der Nacht lese
- die (folgende) Woche Freitags nach dem Team-Meeting
- das Jahr im Anschluss an das Feedback-Gespräch mit dem Chef

•Welche Tools nutzt du für kurzfristige, welche für langfristige Aufgaben?
- da ich jetzt mich wieder mehr der PR statt der reinen Onlinekommunikation widme, lese ich viel. Hier nutze ich die Social Media Kanäle um mich kurzfristig zu informieren und langfristig erarbeite ich mir ein Themensetting

•Wie organisierst du Mails? Wann arbeitest du sie ab?
- ich arbeite mit mehreren Ordnern und arbeite Mails nach Prio ab, also was Zeit hat, wird gemacht wenn Freiräume da sind und alles andere nach den "Stichtagen". Wenn ich an wichtigen Projekten arbeiten muss, lese ich auch mal ein paar Stunden gar keine Mails, sondern fokussiere mich auf das aktuelle Thema. Sortieren tue ich meine Mails meistens morgens und am späteren Nachmittag.

•Wie gehst du mit spontanen Aufgaben um?
- je nach Prio aktuelles liegen lassen und sich in das wichtigere Projekt vertiefen. Gerne ziehe ich mich dann auch mal aus dem Großraumbüro zurück, um nicht abgelenkt zu werden

•Wie viel deiner Zeit verplanst du, wie viel lässt du für Unvorhergesehenes frei?
- da immer etwas spontan reinkommen kann, lasse ich mir viel Freiraum für Unvorhergesehenes und "baue" mir Projekte an denen ich langfristig arbeiten, sie aber auch kurz unterbrechen kann. So ist immer Raum für schnell zu erledigende Aufgaben da. Kommen manchmal zwei wichtige Dinge unvorhergesehen rein, wäge ich mit den Kollegen ab was Vorrang hat

•Welche Dinge klärst du per Telefon / Chat / Intranet / Mail?
- mit Kollegen am liebsten via Telefon oder persönlich
- Informationen für das gesamte Unternehmen im Intranet
- Chat eher selten und Mail mit Geschäftspartnern/Dienstleistern wenn es wichtig ist die Informationen auch schriftlich vorliegen zu haben - Aber auch hier spreche ich gerne zuerst alles via Telefon ab. Bei der heutigen E-Mail-Flut versuche ich möglichst Mails zu vermeiden

•Wie lange hast du gebraucht, um den perfekten Workflow für dich zu finden?
- ich bin jetzt erst wieder in einem neuen Unternehmen, da wechselt dann auch der Workflow. Ich finde man muss sich immer den aktuellen Anforderungen anpassen. Der Workflow kann sich bspw. von einem zum anderen Tag ändern, da sollte man flexibel sein. Generell habe ich aber während meiner ersten langfristigen Tätigkeit nach dem Studium zum allgemeinen Rhythmus gefunden - heißt vieles persönlich klären, um Mails zu vermeiden und zu bestimmten Zeiten in die Postfächer schauen, um sich nicht andauernd ablenken zu lassen

Thomas Bunte

Moin,

was ist das denn für eine schwachsinnige Funktion die mir "aufzeigt: Du schreibst Deine Kommentare zu schnell!"
Wenn ich also schnell Tippe und nicht stundenlang nachdenke bin ich ein Robot????? Das ist ein echter Konversion-Killer!

Also: lang- und mittelfristige Planung mit meinem Kommunikations-, Organisations- und CRM Tool http://www.infra-struktur.de.
Planung erfolgt meistens mit Mindmeister als webbasierten MindManaging Tool. Aus diesem Tool heraus werden auch für kleinteilige und kurzfristige Planungen ToDos im automatisch angeschlossenen MeisterTasks erstellt.
Und was damit nicht geht: Stift und Papier.

Daniel

Oje....Stuktru...Struck...Struktur? Ja davon habe ich schon mal irgendwo, etwas gehört.
Ich arbeite mich doch meinen vollen Lotus Notes Kalender.
Wenn noch Lücken sind, werden diese geblockt um das Tagesgeschäft zu erledigen.
Wenn ich besonders viel Luft brauche wird das ebenfalls als Blocker angelegt.
Meine ToDo Listen bestehen aus einem Buch und PostIts. It Works Baby!

Felix Ebell

Ein Mal in der Woche, sammele ich meine ToDos. Das Ganze wird dann erstmal ganz Oldschool, auf einen Zettel gekritzelt. Danach folgt eine Priorisierung und gleichzeitige Terminierung. Das was ganz wichtig ist, kommt in meinen Google Kalender, den ich auf allen meinen Devices nutze. Das was nicht so wichtig ist, wird in meinen Google Notizen vermerkt. Mein Arbeitstag fängt mit einer kleinen Newsaufrischung an – um up-to-date zu bleiben. Dafür beziehe ich den t3n-, SZ-Espresso, Xing-Branchen- und Finimize Newsletter.
Wenn das erledigt ist, geht es an die eigentliche Arbeit. Sichtung Mails (Apple Standard Mail Client) - Bearbeitung. Je nach dem wie dringend, führe ich Telefonate. Dann geht es los mit den Tasks (meistens Webdesign/entwicklung) die so auf dem Tisch liegen. Zeiterfassung passiert mit Mite (eins meiner Lieblingsapps). Erfüllte ToDos werden dann natürlich aus Kalender und Notizen entfernt. Ansonsten schliesse ich meinen Tag meistens mit einem schönen Gespräch mit den Kollegen ab.

jensh

* Wann planst du deinen Tag, deine Woche, dein Jahr?
Abends / Sonntag / laufend

* Welche Tools nutzt du für kurzfristige, welche für langfristige Aufgaben?
kurzfristig: Notizblock, Smartphone
langfristig: owncloud-Kalender, remind

* Wie organisierst du Mails? Wann arbeitest du sie ab?
mutt und übliche Linux-Tools, laufend

* Wie gehst du mit spontanen Aufgaben um?
kommt darauf an, zeitkritische Arbeiten sofort, was warten kann, wird in den Tages-/Wochen-/Jahresplan einsortiert

* Wie viel deiner Zeit verplanst du, wie viel lässt du für Unvorhergesehenes frei?
ca. 90% Plan, 10% frei

* Welche Dinge klärst du per Telefon / Chat / Intranet / Mail?
Anfragen über das gleiche Medium, komplexe Probleme per Gespräch (Telefon, persönlich), kurze Updates und Fragen per Mail oder Chat, längere Updates per Mail

* Wie lange hast du gebraucht, um den perfekten Workflow für dich zu finden?
2-3 Jahre, aber perfekt ist das nicht, höchstens aktuell optimal.

Max Hutschenreiter

Ich bin Freelancer aber arbeite die meiste Zeit aus meinem Büro. Wenn ich ins Büro komme mache ich als erstes einen Kaffee sonst geht nichts. Danach checke ich meinen Kalender und meine Mails. Mein bevorzugter Workflow in der Projektarbeit ist Kommunikation über Slack und Planung über Trello. Tools die ich Nutze sind PHP Storm, Homestead, SublimeText 2, CodeRunner, SequelPro, Photoshop, KeePassX, GoogleCalendar, Word, Slack und Trello.
Meinen Tag teile ich mir meistens nach Dringlichkeit ein. Wenn es keine dringenden Themen gibt mache ich vormittags Anspruchsvollere aufgaben und am nachmittag die eher leichteren Themen.

Dominik

Meinen Tag plane ich selten, nur wenn zu viel ansteht und dann nach dem ersten Kaffee. Meine Woche wird am Montag geplant, und dass mit einer gwissen Unschärfe. Mein Jahr plane ich gar nicht, weil eh immer alles anders kommt.
Meine Tools sind mein Kalender in Outlook, in dem ich sehen kann, wann ich zu welchen Meetings muss. Für meine ToDo Liste nehm ich ein Blatt Papier. Das liegt die Woche auf meinem Tisch und ich kann Sachen ändern, abhaken und hin zufügen. Super praktisch!
Für langfristige Planungen hab ich inzwischen ein Notizbuch, da sonst das Papierchaos zu groß wird. In das Buch kommen alle wichtigen Gedanken, offene Punkte, die nicht gleich zu erledigen sind, und Mitschriften aus Meetings und Telkos.
Mit Mails geh ich nicht planvoll um, aber entweder ich kümmer mich sobald sie reinkommen, oder es besteht die Gefahr, dass sie untergehen.
Spontane Aufgaben werden spontan erledigt. Ich mag das, und meine Kollegen auch. Ich plane unscharf und justiere nach, Platz für Unvorhergesehenes ist immer, der Rest schieb sich nach hinten.
Mit Kunden reicht E-Mail und ggf. Telefon, zu Kollegen lauf ich hin!
Es gibt den perfekten Workflow nicht, jeder Tag, jede Woche ist anders. Mal gelingts, mal nicht.

Fabian Niesen

Die kurzfristigen ToDos werden in Wunderlist gepflegt. Die Langfristigen oder Zeitintensiveren Aufgaben werden im Kalender oder Projekt (und dann in den Kalender gepflegt.
Der Arbeitstag startet mit einem Blick in den Kalender und danach in den Posteingang. Wenn dann noch Zeit ist, werden die Mails in den Unterordner gelesen, je nach Priorität des Ordners. Ich mag meine Outlook-Regeln :)

Der Rest hängt stark von dem ab was an liegt.

Markus Schwed

~ Workflow Founder und Entwickler ~

* Wann planst du deinen Tag, deine Woche, dein Jahr?
- Jahresplanung für das Folgejahr, sehr grob gegen Ende des Jahres
- Wochenplanung Montag Morgen oder Sonntag Abend
- Tagesplanung morgens (ca 6:30)

* Welche Tools nutzt du für kurzfristige, welche für langfristige Aufgaben?
- Langfristige Aufgaben in GitHub Issues oder Basecamp
- Kurzfristige Aufgaben in Habitica (ToDos/Habits mit Gamification, wirklich empfehlenswert!)

* Wie organisierst du Mails? Wann arbeitest du sie ab?
Immer nach einem Pomodoro checke ich meine Emails, dabei werden schnell bearbeitbare Mails sofort abgearbeitet und Mails, welche meine Aufmerksamkeit länger benötigen werden in entsprechende Ordner (nach Priorität) verschoben und über den/die Tag/Woche abgearbeitet.

* Wie gehst du mit spontanen Aufgaben um?
Kommt auf die Priorität an. Wenn die Aufgabe wirklich wichtig ist und nicht aufgeschoben werden kann, wird sie sofort bearbeitet. Ansonsten kommt sie in Habitica und wird im Laufe des Tages bearbeitet.

* Wie viel deiner Zeit verplanst du, wie viel lässt du für Unvorhergesehenes frei?
Ich habe Tasks, die ich auf jeden Fall an dem Tag erledigen möchte und reserviere für diese ca 80% meiner Arbeitszeit. Der Rest wird dann "aufgefüllt" oder ist eben für Unvorhergesehenes frei.

* Welche Dinge klärst du per Telefon / Chat / Intranet / Mail?
Meetings meist mit appear.in (sind ein verteiltes Team).
AdHoc Gespräche/Fragen, etc werden alle in Slack erledigt und Projektspezifisches dann in GitHub Issues oder Basecamp.
Support via Email, Telefon oder Intercom.

* Wie lange hast du gebraucht, um den perfekten Workflow für dich zu finden?
Ich bin noch immer am verbessern und feilen. Vielleicht habe ich dann irgendwann den "perfekten" Workflow.

Niklas Beinghaus

Wann planst du deinen Tag, deine Woche, dein Jahr?
Meinen Tag beginne ich morgens um 7 Uhr, dort setzte ich mir ein Tagesziel - den Weg dorthin teile ich mir nach Pomodoro ein.

Meine Woche wird immer Mittwochs geplant, dazu gibt's ein Meeting und wir sprechen über aktuelle Projekte und die vergangene Woche.

Monatsplanung gibt's einmal im Monat am ersten Freitag mit Frühstück, dort werden alle Firmenneuerungen besprochen und alle tauschen sich unter einander aus.

Die Jahresplanung erfolgt über alle Filialen hinweg mittels World Cafe, einmal im Jahr

Welche Tools nutzt du für kurzfristige, welche für langfristige Aufgaben?

OTRS als Support-Tracker für den Kundenservice, Jira für die Entwickler - ansonsten Kolab als Mail/Kalender/Aufgaben-Umgebung.

Wie organisierst du Mails? Wann arbeitest du sie ab?
Mails sind nach Zeit und in Fällen organisiert. Diese werden nach Priorität (Umsatz, Repräsentanz, Zeitdruck) sortiert und danach innerhalb von 24h bearbeitet, innerhalb von 4 Tagen gelöst.

Wie gehst du mit spontanen Aufgaben um?

Für spontane Aufgaben dient meine Mittagspause und die Überstunden ;)

Wie viel deiner Zeit verplanst du, wie viel lässt du für Unvorhergesehenes frei?

80-90% / 20-10%
Welche Dinge klärst du per Telefon / Chat / Intranet / Mail?

Komplizierte Workflows per Telefon

Chat nur intern für Hinweise

Mail einfach zu erläuternde Workflows

Wie lange hast du gebraucht, um den perfekten Workflow für dich zu finden?

Ich bin immernoch dabei, aber erst seit 8 Monaten dabei.

Anja Windmüller

Der erste Weg morgens auf der Arbeit geht zum Tee kochen, danach zu meinen Emails.
Die meisten Aufgaben bekomme ich per Email zugeschickt/ -gewiesen. Daher sortiere ich die Mails nach Prio. Alles was sich in wenigen Minuten erledigen lässt, versuche ich sofort zu machen. Alles was mehr Zeit in Anspruch nimmt, wird über Outlook als Aufgabe zeitlich geplant. Dadurch sehe ich genau, was wann fällig ist. Danach muss es nur noch abgearbeitet werden ;-)
Für Sachen, die in Papierform bei mir ankommen (wir sind ein Verband, hier mahlen die Mühlen langsam), habe ich so einen altmodischen Pultordner und verfahre mit den Sachen ebenso, wie mit den Emails. Somit muss das Fach für den jeweiligen Tag leer sein, wenn ich abends heim gehe.
Da wir keine Tools bei uns einsetzen, komme ich mit dem System am besten klar. Vorallem geht mir so nichts durch die Lappen.

Micha

Privat nutze ich seit etwa 6 Monaten Todoist, um meine Projekte und ToDos einigermaßen zu organisieren.
Im Büro nutze ich eine eigene Excel-Ressourcenplanung, Outlook und einfache Zettel, auf denen meine kurzfristigen ToDos landen.
Leider ist es mit der Mailkultur nicht so weit her, so dass der Löwenanteil aller Aufträge, Abstimmungen, etc. via Mail erfolgt.

Dietmar Kuhl

* Wann planst du deinen Tag, deine Woche, dein Jahr?
Jeweils zu Beginn:
- grobe Jahresplanung zu Beginn des Jahres
- Wochenplanung am Ende der Vor- oder Anfang der Folgewoche
- Jeden Arbeitstag als Erstes am Morgen (vor 08.00 Uhr)

* Welche Tools nutzt du für kurzfristige, welche für langfristige Aufgaben?
- Projekttools (von einfacher Excel bis hin zu MS-Project)
- ansonsten meist Outlook (mit Aufgaben, Erinnerungen, Terminen)

* Wie organisierst du Mails? Wann arbeitest du sie ab?
- So schnell als möglich abarbeiten. Ich nutze einen Eingangsordner "zu bearbeiten", in den ich noch zu bearbeitende E-Mails schiebe.

* Wie gehst du mit spontanen Aufgaben um?
- Wenn sie nicht sofort bearbeitbar sind, dann werden sie mit "Mail2Cal" zu einem Termineintrag oder einer Aufgabe.

* Wie viel deiner Zeit verplanst du, wie viel lässt du für Unvorhergesehenes frei?
- etwa eine Stunde pro Tag halte ich für unvorhergesehene Aufgaben frei.

* Welche Dinge klärst du per Telefon / Chat / Intranet / Mail?
- Am Liebsten per Chat (Lync) oder Mail, denn dann habe ich einen nachvollziehbaren Inhalt und Angaben.

* Wie lange hast du gebraucht, um den perfekten Workflow für dich zu finden?
- viele Jahre!

Chris

Wann planst du deinen Tag, deine Woche, dein Jahr?
Die Woche plane ich immer Montagsmorgens auf dem Weg zur Arbeit in der Bahn via iPad - daraus leitet sich dann die Tagesplanung ab.

Welche Tools nutzt du für kurzfristige, welche für langfristige Aufgaben?
Zur Zeit arbeite ich mit einem einfachem kleinen Notizbuch.

Wie organisierst du Mails? Wann arbeitest du sie ab?
Mails werden nach Projekten sortiert und dann projektorientiert abgearbeitet. Die Priorisierung ergibt sich aus dem Datum der kommenden Projekte.

Wie gehst du mit spontanen Aufgaben um?
Ist mein Job flexibel und spontan zu sein - Tagesgeschäft!

Wie viel deiner Zeit verplanst du, wie viel lässt du für Unvorhergesehenes frei?
Circa 1.5 Stunden bleiben für unvorhersehbares ungeblockt!

Welche Dinge klärst du per Telefon / Chat / Intranet / Mail?
Das ist sehr spontan und kommt auf den gegenüber an. 80% E-Mail, 10% Telefon, 10% Whats App.

Wie lange hast du gebraucht, um den perfekten Workflow für dich zu finden?
4 Wochen :-)

Adnan

den überwiegenden teil meiner jeder-tag-aufgaben erledige ich mithilfe der besten software der welt-nämlich mit meinem gehirn. es sorgt für optimalen workflow meines alltags. die methoden, die bei mir öfters im einsatz kommen sind erfahrungswerte und lernkurve. manchmal bei neuen ideen hat sich trello als geeignet bewiesen. für emails und ähn. sind gmail, gmx und ein festnetz genug. ich bin auch der meinung, dass zu viele tools den workflow u.u. verlangsamen können, weil softwarefunktionen sehr bestimmend sind. es kann sein, dass ich so denke, weil ich i.d.regel unterfordert bin
Herzlich
Adnan

Batgirl

Ich bin selbsändig im Bereich Unternehmenskommunikation. Meine Büro liegt 200m von Zuhause entfernt. Ich bin meist gegen 8.30 Uhr im Büro und arbeite bis 12.00 Uhr. Dann ist Mittagspause bis 14.00 Uhr. Wir gehen dann Essen und eine Stunde mit den Hunden spazieren. Ich bin dann oft bis 18.00/19.00 Uhr im Büro. Also alles relativ gut strukturiert, was den zeitlichen Ablauf angeht. Ich arbeite mit Windows 7 Pro am PC mit zwei Bildschirmen. Mails verwalte ich mit Outlook und arbeite sie so ab, wie sie reinkommen. Dadurch unterbreche ich auch meinen Workflow zwischendurch. Ich arbeite häufig an 3 Aufgaben parallel. Versuche mich jedoch mehr zu strukturieren um einen offenen Posten zu Ende zu bringen, bevor ich ein neues Projekt beginne.

Sina

Meiner Meinung nach geht nichts über klassische ToDo Listen (Evernote) und genaue Wochenplanung im Kalender:-) ich habe immer Listen mit langfristigen Aufgaben und erstelle mir morgens eine mit den heutigen ToDos.
In der Arbeit wird zusätzlich Jira und OneNoze verwendet, ganz praktisch für die Zusammenarbeit.

Regina Oswald

Ich arbeite mit Google-Kalender.
Da gibt es einen Eintrag ToDo, den ich jeden Montag um eine Woche weiter schiebe. Hier stehen alle langfristigen ToDos. Die gliedere ich in Kunden-Projekte, eigene Projekte, Privat.
Ein zweiter Eintrag ToDoHeute wird jeden Morgen um einen Tag verschoben. Hier drinnen stehen die ToDos aus der Liste, die ich am heutigen Tag erledigen möchte.
Dazu gibt es noch ToDo-Listen mit Excel für jedes Projekt, wo es Spalten mit Prio, Status, Bemerkungen steht. Wenn mehrere am Projekt arbeiten, dann gibt es noch eine Spalte, wer zuständig ist.
Mit Kunden, die damit zurecht kommen, pflege ich diese Detail-Liste in Google-Docs online gemeinsam.
Diese ToDo-Listen-Schreiberei erscheint sehr mühsam und aufwändig, aber mir hilft es ungemein, den Tag strukturiert anzugehen und mich in meinen 1000 Projekten nicht zu verlieren. Es sticht mir dann auch gleich ins Auge, wenn ich mir mal wieder zu viel vornehme für einen Tag.

Silvia Hoffmann

Wenn ich mal arbeite, dann passiert das alles per Zufall. Was mir gerade in den Sinn kommen, wird abgearbeitet. Meistens werde ich aber von irgendwelchen Telefonaten, E-Mails, WhatsApp Nachrichten, Facebook likes oder weil ich lieber die Küche aufräumen unterbrochen.
Aber alles andere macht keinen Spaß.

Stephan Wild

To-Do liste die abends vorher schreibe

Cherry

Ich bin noch Old School unterwegs und plane vieles mit Zettel und Stift
Meine Mails organisiere ich mit Farben/Labels und roten Fähnchen. Ich arbeite sie immer am gleichen Tag ab.
Spontane Aufgaben mache ich, wenn möglich, auch immer gleich.
Ich plane meistens die wichtigsten 3 Aufgaben, den Rest dann spontan.
Per Telefon kläre ich komplizierte Dinge und per Mail dann die Dinge mit Screenshot etc.
Mein WorkFlow passe ich immer mal wieder an, da es ein Prozess ist, der immer wieder andere Voraussetzungen hat.

AnnaHBTC

Wann planst du deinen Tag, deine Woche, dein Jahr?
Tatsächlich ganz klassisch mit einem Bürokalender. Da schreibe ich alles ein, damit es auch für meine Kollegen sichtbar ist.
Welche Tools nutzt du für kurzfristige, welche für langfristige Aufgaben?
In den oben genannten Kalender hänge ich mir Post-Its, mit langfristigen Dingen. Kurzfristige schreibe ich auf eine To-Do-Liste und arbeite sie nach Prioritäten ab
Wie organisierst du Mails? Wann arbeitest du sie ab?
3 Mal am Tag in die Mails gucken. Immer zur vollen Stunde und dann filtern, was muss wie abgearbeitet werden.
Wie gehst du mit spontanen Aufgaben um?
Reflektieren, sind sie wirklich (!) nötig jetzt oder nicht? Wenn nötig, dass die angefangene Sache beenden und dann das spontane erledigen.
Wie viel deiner Zeit verplanst du, wie viel lässt du für Unvorhergesehenes frei?
Etwa 20 % lass ich frei
Welche Dinge klärst du per Telefon / Chat / Intranet / Mail?
Telefon zu 50 %, Mail zu 40 %, der Rest per Whatsapp Chat. Intranet gibt es nicht.
Wie lange hast du gebraucht, um den perfekten Workflow für dich zu finden?
Bin immer noch dabei :)

Krystian

Jahres-, MonatsZiele in Wochen- und Tages ToDos und die dann nach Pomodoro an einem.ergonomischen Arbeitsplatz mit höhenverstellbaren Schreibtisch. Ablenkungen werden prinzipiell entfernt.

Peter

Ich plane recht einfach. Dabei gehe ich vom Groben ins Feine.
Sonntag Abend plane ich grob die Tage der Woche.
Schaue in mein Postfach und bearbeite die nicht wichtigen Mails. Und die daraus resultierenden Aufgaben.
Ich benutze für Organisation mein Smartphone ein BlackBerry 10.
Da trage ich alles ein was immer mir so anfällt oder mir in den Kopf kommt.
Dort nutze ich den Kalender als das Kernapplikation.
Weil ich hier aus dem Kalender heraus nicht nur Termine sondern auch direkt eine Aufgabe erfassen,
dem Tag zuweisen, priorisieren und verschlagworten (kategoriesieren) kann.
Ohne eine andere App benutzen zu müssen. Und gleichzeitig den Überblick in der Listenansicht behalte.
Die Tools reichen mir aus um die verschiedenen Arbeitsschritte, Aufgaben komplett dort abzubilden.
Synchronisiert mit Outlock, habe ich dann alles sehr übersichtlich auch auf dem PC.
Tagsüber am Arbeitsplatz beschäftigen ich mich dann so gut es geht mit den Aufgaben. Die ich dann, wenn sich ein Projekt daraus ergibt, klassisch auf ein großes Whiteboard übertrage (Kanban technik) Und einen Jahresplaner zur Übersicht für alle Wichtigen Termine die alle betreffen.
Da ich ständig unterbrochen werde, oder im Haus herumlaufen muss, ist mein Smartphone mein ständiger Begleiter.
Es eignet sich sehr gut dafür, da Emails, Kontakte und Aufgaben so perfekt, logisch miteiander verknüpft sind, dass es eigentlich schon einfacher ist als am PC. Ein Fingertipp reicht aus um Eine Aktions auszuführen, zu verteilen usw.
Und sich überall in die unsere bestehende IT-Architektur bestens integriert.
Hektik kommt immer dann auf wenn die Aufgaben alle auf einmal kommen,
dann gibt es eine Harte Prioritätsliste. Das wichtige eben vor dem dringlichen ;-)

lk

Bei der Planung für die Zukunft empfiehlt es sich, für jeden Tag Pufferzeiten einzuplanen. Dadurch können kurzfristige Aufgaben dazwischen geschoben werden

Andrea

Sobald ich ins Büro kommen checke ich meine Tasklist (selbstgebasteltes xls-File) und priorisiere die Tasks nach dem FROG-Prinzip. Aktualisiert wird das ganze meist am frühen Nachmittag nochmals.
Vorbereitungen für Meetings oder Weitergabe von Briefings an Kollegen haben immer Vorrang.

Ich setze mir dabei auch für den ein oder anderen Task zeitliche Limits, um mich nicht zu verzetteln.
So checke und beantworte ich Mails immer geblockt zu je 30 Min. Das hilft ganz gut dabei, nicht immer wieder durch ankommende Mails aus "Denk-Projekten" raus gerissen zu werden. Oder permanent im Outlook festzuhängen.
Andererseits setze ich mir für größere Konzepte, Strategiepapiere oder ähnliches (arbeite als Marketingleiterin) auch tägliche Limits. ZB. ist es organisatorisch leider nicht möglich ein Konzeptpapier durchgehend an einem Tag auszuarbeiten. Daher teile ich solche "Brocken" in kleiner Häppchen und reserviere täglich 1-2 Stunden dafür.

Felix

Ich gebe hier auch mal meinen Senf dazu:

ich arbeite hauptsächlich mit Google keep und den Kalender von Google, außerdem habe ich noch zwei Quadratmeter Wand für Post-Its reserviert. An die Wand kommen alle Projekte entsprechend ihrer Priorität geordnet. Außerdem haben da auch Notizen zu den einzelnen Tasks Platz. Mit dem Kalender und den Notizen (die zum Glück Hand in Hand gehen) kann ich langfristig planen, hier finden kleinere To-Do's ihren Platz.

Vanessa

Super Thema!
Finde es immer spannend, Routinen anderer kennenzulernen!
Ich bin als Online Marketing Managerin tätig und arbeite an 3 Tagen im Homeoffice. Montagmorgens sehe ich nach, was für die Woche anliegt und schreibe die ToDos für die Woche auf. Ganz Oldschool in mein Notizbuch. Prioritäten markiere ich dann mit Farben und Pfeilen. Für längerfristige Termine/Anliegen nutze ich die Kalender- und Erinnerungsfunktion in Outlook.

Mit meinen Kollegen kommuniziere ich über Mail, das geht in den meisten Fällen am schnellsten. Es gibt auch einen Slack-Chat, aber der wird eher unregelmäßig und deshalb wenig zuverlässig genutzt. :)
Eine Sache, die mir unheimlich hilft, mein Mailpostfach übersichtlich zu halten: Alle bearbeiteten/beantworteten Mail aus meinem Posteingang löschen. Im "Gesendet"-Ordner finde ich sie, wenn ich etwas Bestimmtes suche. Tagesziel ist: Ein leerer Posteingang zum Feierabend.
Ein anderer Hilfreicher Tipp ist es, für Standardmails Antworten als Signatur zu speichern, nach Bedraf einfügen und Kleinigkeiten zu ändern - absolut zeitsparend!

Grundsätzlich versuche ich, meinen Tag nach meinen Arbeitsaufgaben zu strukturieren und pro Tag jeweils ein paar Stunden hierfür standardmäßig einzuplanen. Etwa 2-3 Stunden lasse ich unverplant. Und ich bin ehrlich: Ich halte mich auch selten sklavisch an diesen Idealplan.

Lance

Hawe Dere und Guten Morgen aus dem schönen Oberbayern ;)

ich hab in der Arbeit (Planer im Medientechnischen Bereich) "noch" nicht ganz so viel zu Organisieren und zu planen. Privat sieht das bei mir ganz anders aus. Wald-Arbeiten, Webseiten bauen, Gründung einer Firma, am Wochenende hinter der Bar drinks mixen und den ganzen restlichen Haushaltswahnsinn (wohne alleine), kosten viel Zeit und Kraft. Überwiegend organisiere ich mich mit den Online Produkten von Microsoft da mich diese nichts kosten. OneNote, Skype und Onedrive gehören bei mir zum täglichen Geschäft. Als Kalender benutze ich "Week Calendar" (1,99€ glaub ich) für Iphone und Ipad, alle Email Konten und Termine sind damit auf meinen Apple Geräten synchronisiert und Erinnern mich ständig an wichtige Termine. Sehr praktisch ist, das es OneNote auch als App fürs Handy gibt, dadurch kann ich meine Ideen von Unterwegs immer notieren da ich ziemlich vergesslich bin und mir die besten Sachen nur beim Autofahren einfallen. Im Prinzip ist bei mir Handy und Notebook dreh und Angelpunkt, alles Apple Geräte und perfekt synchronisiert.
Um schnell mal ein Netzwerk zu Scannen wenn ich für Freunde Geräte einrichten muss benutze ich "iNet" und um Visitenkarten schnell und einfach zu Scannen, als Email zu schicken oder in OneNote einfügen zu lassen benutze ich "OfficeLens" als Iphone App. Zu guter Letzt noch eine App für meine Einkäufe "Shopping List". Mega einfach zu Bedienen und wenn man mehrere Personen in eine Gruppe einlädt kann jeder seinen Senf dazugeben und Synchronisieren.

Hoffe ich tanze hier nicht allzu sehr aus der Reihe ;)
Gruß Lance

the_Ben

Hallo liebes t3n Team,

zu dem Thema möchte ich doch auch mal etwas beisteuern und bin sehr gespannt auf den Beitrag der aus den Einsendungen resultiert.

Ich arbeite als Projektmanager und Berater für Onlineprojekte in einer größeren Werbeagentur und beginne meinen Arbeitstag in der Regel morgens um 8:30 Uhr. Nachdem ich mich mit einem Kaffee versorgt habe checke ich meine E-Mails (in Outlook am Mac). Meine E-Mails organisiere ich nach dem Prinzip "Inbox to Zero". Sprich alles was ich bearbeitet habe wird in eine nach Kunden und Themenbereichen sortierte Orderstruktur auf dem Exchange-Server abgelegt (sodass ich im Zweifel von überall aus Zugriff auf archivierte Mails habe). Feedback auf eingehende Mails gebe ich in der Regel umgehend. So weiß der Kunde/Absender dass ich seine Mail erhalten habe und mich um die weitere Bearbeitung kümmere (sofern das nicht mit der Antwort bereits erledigt ist). Je nachdem was für eine Anfrage rein kommt erstelle ich für die zuständigen Mitarbeiter JIRA Tickets (je nach Aufgabentyp, Kunde und Priorität sind hier verschiedene, vorab von mir erdachte und konfigurierte Workflows hinterlegt - Projektmanagement nach Scrum und Kanban). Meinen eigenen Tagesablauf und die offenen ToDos schreibe ich mir persönlich morgens einmal in meine Kladde und priorisiere sie. So habe ich einerseits durch mein JIRA Dashboard auf dem verschiedenste Filter hinterlegt sind einen guten Überblick welche Aufgaben aktuell anstehen, bei wem sie liegen, in welchem Status sie sich befinden, wer was zu tun hat und welche Deadlines gesetzt sind und andererseits über meine eigenen ToDos in form einer simplen ToDo-Liste auf Papier. Es gibt auch Projekte in denen der Kunde eigenständig JIRA Tickets erstellt und in den Workflow eingebunden ist. So werden zum Beispiel Freigabeprozesse und Releases (in Verbindung mit BitBucket und Bamboo) dokumentiert. Alle projektspezifischen Dokumentationen halte ich in Confluence fest bzw. lasse sie dort einpflegen.

Zur internen Kommunikation haben wir im Unternehmen einen Slack Chat über den man via Direktnachricht und in verschiedenen Channels/Gruppen kommunizieren kann. Dort habe ich auch den Überblick über aktuelle Deployments in verschiedenen Kundenprojekten und bekomme Warnmeldungen ausgegeben wenn auf einem Server etwas nicht so läuft wie es soll. Ich bevorzuge für die Kommunikation mit Kollegen jedoch die persönliche Absprache oder E-Mails. Für kurze Zwischenfragen oder das austauschen von Links ist Slack allerdings bestens geeignet.

Zum Telefon greife ich immer dann wenn es um einen Sachverhalt geht der per Mail vielleicht nur schwierig zu erklären wäre oder wenn es einmal "brennt". Da hat sich gezeigt, dass sich das direkte Gespräch zum Troubleshooting deutlich besser eignet. Auch wenn ich eine schnelle Antwort benötige oder ich kurz zu etwas Rücksprache halten muss greife ich doch meist zum Telefon.

Ideen und Langfristige ToDos oder Themen notiere ich mir ebenfalls in meiner Kladde um sie nicht zu vergessen.

Termine, Besprechungen und Aufgaben die zu einem bestimmten Termin/Uhrzeit erledigt werden müssen (z.B. Erneuerung von Zertifikaten, geplante Anrufe) lege ich mir als Termin in meinem Exchange Kalender hab.

Sämtliche der genannten Tools habe ich sowohl auf meinem MacBook als auch auf meinem iPhone im Zugriff sodass ich mich auch auf Geschäftsreisen und bei Kundenbesuchen schnell auf den neusten Stand bringen und (re)agieren kann.

Meine Zeiten teile ich mir vorab nicht genau ein. Ich kann grundsätzlich immer in etwa überblicken wie lange ich für welche Aufgaben benötige und habe einen groben Tages- und Wochenplan im Kopf. Als Verantwortlicher für große Webprojekte und vielen Ansprechpartnern intern und extern ist es prinzipiell schwierig seinen Tag genau einzuteilen da man im Tagesgeschäft einer Agentur oftmals auf die aktuellen Ereignisse reagieren muss.

Mit diesen Tools und Workflows, die ich über die letzten Jahre immer wieder angepasst und optimiert habe, schaffe ich es einer großen Anzahl von Anfragen und Aufgaben Herr zu werden und nichts aus dem Blick zu verlieren.

Ich hoffe der kleine Einblick in meinen Alltag ist nützlich :)

Beste Grüße,
Ben

the_Ben

Vielleicht noch ergänzend dazu: Ich nutze für Notizen/Ideen/Checklisten auch Google Keep, da das Geräteunabhängig synct und wirklich schön einfach und praktisch ist. Keep nutze ich auch sehr viel privat zur Organisation, für Einkaufslisten, um Nachrichtenentwürfe zu erstellen etc.

isch-google

Ich bewege mich mit privaten Daten bewusst komplett im Google Universum
Damit kann ich überall und von jedem Gerät auf den aktuellen Datenstand zugreifen. Geschäftliche Daten bleiben lokal bzw. im Firmen-LAN.

Und so arbeite ich privat...

gmail
- eMails im Status "ungelesen" sind Todos
- Ist ein Todo noch nicht abgeschlossen, wird es wieder auf ungelesen gestellt
- Todo Fortschritte sind Emails an mich selbst
- eMails (Todos) werden inkl. aller Anlagen nie gelöscht = Langzeit Archiv
- Rasent schnelle Suche, wenn ich ein altes Thema wieder benötige
- Außerdem: Kontakteverwaltung (inkl. Gruppen, Dublettensuche und Überall-Synchronisation)

gCal
- Teminverwaltung
- terminabhängige Todolisten (z.B. ist die Einkaufsliste ein Dauertermin Samstag um 11 Uhr)
- Automatischer Terminabgleich mit alle notwendigen Beteiligten.

Google Drive
- Office Anwendung
- Archiv für eingehende Dokumente mit Hilfe ScanSnap Scanner voll automatisiert auf Knopfdruck

Google Fotos
- Bilder, Impressionen, gerne auch mal eine Werbung die mich anspricht abfotografieren.
- Früher oder später wird man vielleicht auch MP3 Dateien (ggf. getarnt als MP4) archivieren und bequem abspielen können. Ich warte nur auf den entsprechenden Client.

resmi

Moin,

unsere Wochenplanung ist für Montags angesetzt. Begrüßung, Kaffee, wie war das Wochenende, was sind die Aufgaben für jeden in der kommenden Woche und am heutigen Tag.
Eine langfristige Übersicht halten wir auf einem 1,80 m x 80 cm großen Glasboard an der Wand fest. Bei der Wochenbesprechung haben wir diese immer vor Augen und können Engpässe visuell unterstützt besprechen oder auch ungefüllte Lücken mit Ideen füllen. Detaillierte, projektbezogene Aufgaben werden in Wrike verwaltet (webbasiertes Projektmanagement-Tool). Hier sind für jeden Kunden Ordner angelegt, in denen Aufgaben für jedes Teammitlied deligiert und verwaltet werden können. Selbst Entwicklungsideen werden hier festgehalten. Vorteil: Beim Telefonat mit dem Kunden können weitere Ideen auch von anderen Mitarbeitern kurz vorgestellt werden. Für persönliche kleine To-Do-Listen hat jeder sein eigenes Prinzip. Bei uns gibt es Notizbücher, Trello, Aufgabenverwaltung im Kalender, App-basierte To-Do-Listen und den klassischen Zettel.
Für Projektbeschreibungen, Protokolle und auch technische Lösungshinweise haben wir einen internes Wordpress Blog aufgesetzt. Dies nutzen wir seit Jahren und können so Änderungen, Festlegungen und projektrelevante Details ortsungebunden jederzeit nachvollziehen.

Johanna

Liebes T3N Team, gute Sache - find ich ein wichtiges Thema.

Bin seit 1,5 Jahren in einem Team, wo sehr sehr viel über Workflows :-)
Kurzfristige Dinge bearbeiten wir per Mail oder wenn nicht sofort lösbar, werden sie zu Tickets im Jira. In Jira arbeiten wir auch langfristige Projekte mit zig untertasks ab.
Persönlich führe ich noch eine To-Do Liste in Evernote, die ich tägl. aktualisiere.
Konzepte, Dokumentationen un d Workflows werden in Confluence festgehalten.

Soweit zu unserer Workflow - Architektur.

Ich nutze Mail, Messanger und Telefon allles für unterschiedliche Zwecke.
Alles was kompliziert ist besser per Tel od Gespräch. Easy und interne Diskussionen via Messanger. Mail für "eindeutige" Themen... (soviel zur Theorie ;-)

Lg Johanna

Mareike

Langfristige Termine plane ich mit iCal. Alle Projekte haben einen eigenen Ordner im Mailprogramm. Den Eingang nutze ich als To do-Liste und schiebe beantwortete Mails anschließend in die Ordner. Things ist ein kleiner Lebensretter. Dort kann man spontane Anfragen genauso eintragen, wie andere To Dos. Bei Kundenkontakt ist das wichtig, um keine Anfrage zu verdödeln. Das zuordnen zu Themen oder Personen, die an einer Aufgabe beteiligt sind ist genauso toll wie das versehen mit einem Datum. Man wird also rechtzeitig erinnert. Außerdem nutzen wir für die projektbezogene Kommunikation untereinander Protonet. Confluence dient der Speicherung diverser Infos für später.

Tino

Hallo,
Also ich mache momentan ein Praktikum im SEO Bereich einer Content Marketing Agentur.
Mein Workflow würde nicht funktionieren ohne tomighty, evernote, trello und das gute alte Notizbuch.
Es war ein bisschen ausprobieren nötig grade um mit der Pomodoro Methode das meiste rauszuholen.
Mein Tag beginnt eigentlich schon beim Frühstück, da ich per ifttt für Branchen relevante subreddits Email alerts eingestellt habe, sortiere ich dort erstmal aus. Es bleibt nur drin woraus man ein Stück Content erstellen könnte oder was für meine Weiterbildung relevant ist.
Habe ich unterwegs irgendeine gute Idee oder lese von einer interessanten Strategie kommt die in Evernote rein und wird dort gespeichert.
Im Büro beginnt der Tag mit den frischen Analyticszahlen, der Search Console und Rankings versüßt durch eine Tasse Kaffee. Dann kommt das trello board zum Einsatz wo ich meine Aufgaben immer nach Priorität sortiert habe.
Da ich mit der pomodoro Methode arbeite, nutze ich die 5 Minuten Pausen meistens um die Mails des Tages durchzugehen, die neuen Aufgaben nach Priorität einzusortieren oder meine nächsten Schritte zu planen. Da ich meist über mehrere Wochen meine Arbeit plane, können mich auch die "mal-eben-zwischendurch" Aufgaben nicht groß aus dem Konzept bringen.
Die interne Kommunikation findet nur per Mail statt, deswegen suche ich lieber das persönliche Gespräch um schneller Antworten zu bekommen.
Mein Notizbuch benutze ich für Meetings, wenn ich etwas skizzieren muss und um zuhause den Tag nochmal zusammenzufassen und nach Verbesserungspotenzial zu suchen.
Ach ja und zuhause wird meistens noch an dem ein oder anderen Nebenprojekt gearbeitet oder es wird sich in irgend einer Form Wissen angeeignet.

Thomas

Meine Tagesplanung erledige ich meist am kurz vor Feierabend des Vortages bzw. am Freitag für die Woche darauf. Für die schnelle Erfassung von Aufgaben nutze ich ein eigenes To-Do Tool mit Priorisierung, um die 2-3 wichtigsten Dinge immer im Blick zu haben.

Wichtigste Kommunikationsmittel bei uns sind Outlook und Skype Business. Aus beiden versuche ich möglichst sofort Tasks in dem To-Do Tool zu erstellen. Für Mails habe ich zusätzlich im Outlook noch die Kategorien "Scribbles", " To-Do" und "Done", um die Mails Kanban-like abzuarbeiten.

Mein Wunsch wäre es noch, die To-Do Tasks direkt mit den Mails zu verlinken, aber da habe ich bis jetzt nichts Geeignetes gefunden.

Für die direkten Projekt Aufgaben gibt es ein- oder mehrere Trello-Boards, die das Team pflegt.

Ich bin immer sehr bemüht, meinem Workflow zu optimieren, bin also auch sehr auf das Resultat gespannt. :)

Tomas Herzberger

Gude! Schöne Aktion, hier mein Beitrag:

ich bin ein großer Fan von ToDo-Listen und nutze u.a Trello, Google Keep und die Reminder-Funktion im Google Kalender.

Tagesplanung findet am Vortag statt.

Tag beginnt um ca. 5:30, damit ich noch 1h Luft für Kleinigkeiten habe, um ohne Ablenkungen arbeiten zu können. Dann Frühstück + Kita. Zurück am Schreibtisch um ca. 9:30. 2-3h arbeiten, dann (selten, aber machmal) 1 Runde laufen + Lunch).

Anschließend Arbeit Teil#2, bis ca. 16:00. Nachmittag + Abend ist für die Familie.

Ab ca. 21:00 nehme ich mir in der Regel noch 2h, u.a. für die Planung des nächsten Tages.

Kürzlich habe ich eine Übersicht über die Tools erstellt, die ich nutze: http://tomasherzberger.net/blog/2016/diese-10-tools-machen-dein-leben-leichter

Daniele

Meine ToDos sind bei mir auf Wunderlist. Entsprechende Prio angeordnet welche meist am Vortag angeordnet wurden. Dringende/Wichtige/Fristen werden mit einer entsprechenden Erinnerung versehen....man weiss ja nie ;-)

Da ich noch Support habe, passiert es hin und wieder dass die Prio-Liste für nichts war weil gerade 2-3 unabhängige Mail kommen die "brennen".

Nicht allzu selten bin ich an solchen Tagen froh das Abend ist ... :)

Das mit dem Mail Postfach habe ich da noch nicht so in Griff... Kommen Mails im Postfach an brennen die mir oft im Nacken. Da muss ich unbedingt Konsequenter werden!

Manuel

Mittlerweile geht alles über Trello. Hierfür habe ich verschiedene Boards angelegt, unter anderem fürs Studium und diverse Projekte. Das wohl am meist genutzte Board ist "Weekly To-Do", bestehend aus den Listen Montag bis Sonntag, einer „Erledigt“-Liste und einem "Auffangbecken" für Aufgaben. In diese Liste wandern umgehend alle möglichen Aufgaben (z.B. aus Emails), die ich nicht jetzt in weniger als 5 Minuten erledigen kann. Vormittags, mittags oder abends werden dann die gesammelten Aufgaben – wenn möglich - auf passende Tage verschoben. Vorausgesetzt, die Aufgabe kann innerhalb einer Woche erledigt werden, ansonsten wird ein Termin im Kalender erstellt. Aufgaben werden dann zeitlich unabhängig an dem jeweiligen Tag abgearbeitet, oder auch mal verschoben, wenn am nächsten Tag „wenig los“ ist :D
Mails arbeite ich täglich ab und auch nur dann, wenn ich Zeit und Lust dazu habe. Wenn ich konzentriert arbeiten will, bleibt das Mail-Programm geschlossen und Benachrichtigungen am Smartphone werden deaktiviert.

Nina

Meine Woche beginnt Sonntags indem ich meine eigentliche Woche plane und meine wichtigsten Prios sortiere (Kalender, Meetings, Todos) - jeden Morgen stehe ich um 5:30 auf um bereits vor dem Ofiice meinen Tag zu planen und erste Dinge im Team anzuschieben. Ich nutze Trello, eine eigene Ressourcenplanung (Excel) für mein Team, sowie Outlook und Skype Business. Meetings müssen einen klaren Lead haben und immer pünktlich begonnen und beendet werden, sowie immer feste Todos hervorbringen. Ich versuche so wenig Emails als nötig zu bekommen und bevorzuge den direkten Kommunikationsweg via Telefon oder Gespräch.

Ralle

Morgens Mails und Kalender Checken, ToDos ableiten und in mein Personal Kanban-Board übertragen. Nach Prio sortiert (GTD) abarbeiten und ggf. im Laufe des Tages anpassen. Ich versuch weitestgehend auf die Verwendung von E-Mails zu verzichten. Geschätzte 95% der täglichen Abstimmungen laufen über Confluence/Jira. Stand heute 5 versendete und eine erhaltene Mail (dafür unzählige Conflu und Jira-Benachrichtigungen :).

franksegebade2811

Hallo,
ich lese gerade was von Jira. Das haben wir auch (Airbus). Kennst Du einen Link wie das funktioniert ? Danke im voraus

franksegebade2811

Hallo,
leider gibt es bei meiner Firma nur Windows 7 PC mit Office 2007. Also bleibt nur eine selbstgebastelte ToDo App übrig :-( Oder ?

Regina Oswald

Wie weiter unten geschrieben pflege ich ToDo Listen im Google Kalender. Der steht Dir ja auch online zur Verfügung.
Und eine ToDo App mußt Du sicher nicht programmieren. Ich bin sicher, das gibts schon. ;-)

Anna Franzen

Liebes t3N Team,
Coole Aktion. Gibt es denn zum Schluss auch noch einen Beitrag, der alles zusammenfasst? Daran hätte bestimmt nicht nur ich Interesse. :)
Also mein Montag ist mein Planungstag, ich strukturiere mir die Woche (manchmal auch freitags schon), plane für Social Media und schreibe mir einen offline Wochenplan. Ich schreibe für die einzelnen Tage zwar alles ohne Struktur herunter, denke aber jeden Tag ein bisschen nach dem Eisenhower Prinzip, so rutscht auch manches mal ans Ende der Woche, aber das ist auch okay.
Emails beantworte ich, so wie sie kommen. Ich werde mit ihnen noch nicht überrannt.
Tools zur Aufgabenorganisation benutze ich im Job eher weniger für mich persönlich, die kommen dann eher beim Thema Blogging privat in Frage.
VG
Anna

Melanie Petersen

Hi Anna,

ja, auf jeden Fall wird es den geben und wir ergänzen mit den Workflows aus unserer Redaktion.

Liebe Grüße,
Melanie

Anna Franzen

Hallo Melanie,
danke für die schnelle Antwort! :) Ich freue mich dann schon auf den Beitrag.
VG
Anna

Daniel Bocksteger

Ich fahre morgens meist mit dem rad ins Büro. Zuerst wird der Rechner gestartet, die aktuell offen stehenden Kanban Karten gesichtet, danach die zuletzt notierten Punkte auf meinem handgeschriebenem Todo-Zettel. Danach melde ich mich am Telefon, und checke die Mails.

Im Anschluss daran erstelle ich mir auf einem Zettel oder im Kopf den Ablauf für die nächsten Stunde und priorisiere alles, was nicht bereits mit einer Priorität versehen ist.

Abends werden kurz Fortschritt der begonnen Fälle notiert und offene Fragen niedergeschrieben.

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