Es ist wie in der Geschichte von Hase und Igel: Das Wettrennen gegen das eigene E-Mail-Postfach wird zum Kraftakt für den Empfänger. Immer wenn man glaubt, alle E-Mails beantwortet zu haben und sich anderen Dingen widmen zu können, hallt es erneut – fast schon spottend – aus dem Mail-Client: „Ich bin schon da! Ich bin schon da!“ Um nicht in einen Rückantwort-Marathon zu geraten und schlussendlich – wie der Hase in dem volkstümlichen Märchen – völlig zu kollabieren, gilt es ein paar Dinge zu beachten: Vor allem das sogenannte „hermetische Schreiben“ ist hilfreich, um der E-Mail-Flut wieder Herr zu werden.

Hermetisches Schreiben bedeutet, E-Mails so zu verfassen, dass das Risiko einer Rückantwort schon im Vorfeld gering gehalten wird – definiert hat diesen Begriff Sascha Lobo. Dabei gilt vor allem: Finger weg von Smalltalk und unnötigen Fragen! Im Klartext: Ein „Hallo, wie geht’s? Was macht die Familie?“ bricht mit so gut wie jeder Effizienz-Regel digitaler Kommunikation. Natürlich heißt das nicht, dass ein unfreundlicher Ton zum Konsens werden soll. Aber im beruflichen Rahmen ist weniger oft mehr, denn der Tag im Büro hat oft sowieso viel zu wenig Stunden.

Ein ebenfalls oft gemachter Fehler liegt darin, den Gesprächspartner mit aufgesetzter Professionalität zu verwirren. Komplizierte Fachsprache und inflationär eingefügte Nebensätze, die versuchen komplexe Zusammenhänge zu erklären, gehen oft nach hinten los. Wenn der Gesprächspartner sich nicht gerade für seine Unwissenheit schämt und so tut als hätte er alles verstanden, provoziert die Verkomplizierung im Grunde nur eines: offene Fragen. Ein guter Ansatz, der im beruflichen Alltag funktioniert, findet sich zudem in der sogenannten „5-Sätze-Regel“.

Der Designer Mike Davidson gilt als Begründer der „5-Sätze-Regel“, die besagt, dass Anwender ihre E-Mails in maximal fünf Sätzen abhandeln sollen. Ihm fiel eines Tages auf, dass Menschen sich nicht durch kurze Antworten vor den Kopf gestoßen fühlen, sofern sie einem übergeordneten Credo unterworfen sind. 2007 brachte er deshalb die Webseite five.sentenc.es ans Netz. Hier stellt er eine Signatur bereit, die auf die „5-Sätze-Regel“ verweist und die ihr bei Bedarf auch einsetzen solltet:

Q: Why is this email a pre-determined number sentences or less?

A: http://sentenc.es

Davidson möchte damit dem Umstand des ungleichen Zeitaufwandes von Sender und Empfänger entgegenkommen. Seiner Meinung nach, kann es nur wenige Sekunden dauern eine Frage zu stellen, die Antwort allerdings fällt in den meisten Fällen länger aus. Was ihr in fünf Sätzen aber nicht erklären könnt, sollte sowieso nicht in E-Mails besprochen werden – sondern lieber im direkten Gespräch.

Übrigens: Dass kurz gehaltene E-Mails oft effektiver sind, haben auch einige digitale Köpfe vor ihm verstanden – wenn auch nicht in eine allgemeine Regel verpackt. Apple-Gründer Steve Jobs antwortete immer kurz und knapp – wie beispielhaft auch der hier eingefügte Ausschnitt zeigt. Auch Amazon-Gründer Jeff Bezos leitet heute noch an ihn adressierte E-Mails an Mitarbeiter weiter und versieht sie einzig und alleine mit einem Fragezeichen. Nur ein Symbol, dass dem Empfänger klar aufzeigt, was er zu tun hat. Schneller kann man seine Mails nicht abarbeiten.

Den „Checke E-Mails sofort“-Tipp dürften einige Leser kritisch bewerten – doch bei mir funktioniert er bestens: Lies deine E-Mails sofort und entscheide, ob du sie mit einer schnellen Antwort abgehandelt bekommst!

Seien wir ehrlich, meist ist eine E-Mail informativer Natur und braucht keine Rückantwort, kann mit einem kurzen Statement abgehandelt werden oder ist so wenig zeitkritisch, dass sie auch problemlos zu einem anderen Zeitpunkt bearbeitet werden kann. Ich entscheide das direkt und wehre mich gegen den Ratschlag, sich feste E-Mail-Zeiten am Tag zuzulegen. Der Grund ist ganz einfach: Es erschlägt mich förmlich, wenn ich zweimal täglich in mein Postfach schaue und jedes mal dutzende E-Mails auf mich warten. Im besten Fall ploppt eine E-Mail auf, der Betreff und Inhalt ist kurz und konkret verfasst und ich erkenne sofort worum es geht. Interne E-Mails beantworte ich – unter Einhaltung der obigen Tipps – im selben Moment, damit der Kollege schnell weiterarbeiten kann. Externe E-Mails – insofern sie nicht irgendwie meine ungeteilte Aufmerksamkeit gewinnen – werden beantwortet, sobald ich Zeit dafür finde. Der Vorteil: Ich habe nie das Gefühl, dass mein Postfach überläuft.