Tool-Tipp

10 praktische Funktionen in Google Drive

Google Drive kann schon viel – mit Tipps und Tools holt ihr noch mehr raus! (Foto: XanderSt / Shutterstock)

Bei Google Drive denken viele an Cloudspeicher-Standardware. Aber der wolkige Stauraum hat viele Tricks in petto, die das Dateimanagement vereinfachen und verbessern – wenn man weiß, wie es geht.

Daten in die Wolke hochladen – woanders wieder runterladen – immer griffbereit haben. Für all das und mehr ist Google Drive bekannt und beliebt. Wer möchte, kann aus dem Cloudspeicher aber noch einige zusätzliche, nützliche Funktionen herauskitzeln – sofern man weiß, wo sie sich verstecken. Ein Glück sind wir zur Stelle und zeigen euch, wie ihr das volle Potenzial eures Google Drive ausschöpft.

Regenbogen-Management mit farbigen Ordnern

Ein kleiner aber feiner Kniff zum Anfang: Ihr könnt eure Dateiordner in Google Drive individuell einfärben und so noch leichter voneinander unterscheiden. Die Funktion versteckt sich im Kontextmenü des Ordners. Einfach Rechts-/Ctrl-Klick auf den Ordner und dann unter „Farbe ändern“ die Buntheit der Wahl anklicken.

Über das Kontextmenü kann man Ordner in Google Drive einfärben und so besser auseinanderhalten. (Screenshot: Google Drive / t3n)

Speicher freiräumen leicht gemacht

Ist euer Drive richtig voll mit vielen Daten und ihr wollt effizient Platz schaffen, könnt ihr euch alle gespeicherten Dateien nach Größe sortiert anzeigen lassen und dann die größten Verstopfer rausschmeißen. Klickt dafür ganz links unter „Speicherplatz“ auf „[XYZ] MB verwendet“. Die dann folgende Auflistung könnt ihr mit dem Pfeil oben rechts neben „Belegter Speicherplatz“ nach Größe sortieren – und dann nach Belieben Dateiriesen abschöpfen und löschen.

Klickt man auf „X MB verwendet“ bekommt man Drive-Dateien nach Größe sortiert aufgelistet. (Screenshot: Google Drive / t3n)

Mit Versionshistorie durch die Zeit reisen

Fehler gemacht? Version verloren? Schauen, was man geändert hat? Google Drive speichert bis zu 100 Versionen eurer Dokumente für 30 Tage – von PDF über Bild bis zur MP3. Um auf die früheren zuzugreifen, müsst ihr einfach auf die Datei rechts-/ctrl-klicken und „Versionen verwalten“ wählen. In der Historie könnt ihr frühere Iterationen des Dokuments öffnen und herunterladen oder auch neue Versionen hochladen.

Per Kontextmenü kann man einen Versionsverlauf der in Drive gespeicherten Dateien einsehen. Er wird für 30 Tage gespeichert. (Screenshot: Google Drive / t3n)

Bonus-Tipp: Versionshistorien gibt es mittlerweile auch für einzelne Zellen in Google Tabellen (Rechts-/Ctrl-Klick auf eine Zelle und dann „Änderungsverlauf anzeigen“) und in Google Docs („Datei“-Menü – „Versionsverlauf“ – „Versionsverlauf ansehen“).

Dateien auf Drive verschlüsseln – mit dem Add-on Secure File Encryption

Falls ihr besonders sensible Daten in eurem Drive speichern wollt, könnt ihr sie mit einem praktischen, kleinen Add-on – Secure File Encryption – zusätzlich absichern. Einfach dem Installationsprozess folgen und die App autorisieren.

Mit der Secure-File-Encryption-Erweiterung verschlüsselt man Dateien vor dem Upload in Drive mit einem Passwort. (Screenshot: G Suite / Secure File Encryption)

Um eine Datei verschlüsselt hochzuladen, den großen „Neu“-Button klicken und unter „Mehr“ den Punkt „Secure File Encryption“ wählen. Nun könnt ihr eure Datei per Passwort mit einer AES256-Verschlüsselung versehen – das Passwort muss man für den Download dann jedes Mal wieder eingeben.

Timesharing – Zugriffe temporär freigeben

Apropos Sicherheit: Habt ihr Sorge, dass mit euren Dateien Schindluder getrieben wird, wenn ihr sie jemandem freigebt? Dann könnt ihr den Zugriff zeitlich eingrenzen. Klickt, nachdem ihr eine Datei freigegeben habt, wieder zurück ins Freigabemenü, wählt „Erweitert“ und klickt dann bei dem Profil, für das ihr die Datei freigegeben habt, auf den kleinen Stift. Dort könnt ihr unter „Ablaufdatum festlegen“ genau das tun und so den Zugriff befristen.

Über den Freigabe-Dialog kann man die Freigabe von Dateien zeitlich begrenzen und automatisiert entziehen. (Screenshot: Google Drive / t3n)

Direkt in die Drive-App scannen

Müsst ihr mal schnell einen Brief, einen Bon oder sonst ein Papierdokument digital sichern? Mit der Drive-App für Android geht das flink und unkompliziert. Einfach das App-Icon lange antippen, bis ein kleines Kontextmenü aufklappt und dort „Scannen“ wählen.

Hält man das Icon der Google-Drive-App auf Android-Geräten gedrückt, kann man über das Kontextmenü auf einen Scan-Modus zugreifen. Mit der Kamera erfasste Dokumente landen so direkt in der Drive-App. (Screenshot: Google Drive / t3n)

Mithilfe eurer Smartphone-Kamera könnt ihr nun ein Dokument erfassen, das dann direkt als durchsuchbares PDF in eurem Drive landet. Schade: Die iOS-App unterstützt die Funktion noch nicht.

Alle in die Wolke – Websites, Bilder und Screenshots direkt in Drive speichern

Wenn es auch beim Surfen im Web mal schnell beim Speichern in die Cloud gehen muss, behelft ihr euch mit der „Save to Google Drive“-Erweiterung für Google Chrome. Habt ihr die in eurem Chrome-Browser installiert, könnt ihr jedes Bild und das Ziel jedes Hyperlinks direkt in Google Drive speichern.

Mithilfe der Erweiterung Save to Google Drive kann man Ziele hinter Hyperlinks und Bilder im Internet direkt in die Google Drive speichern. (Screenshot: Google Drive / t3n)

Nach der Installation könnt ihr per Rechts-/Ctrl-Klick auf Bilder und Links „In Google Drive speichern“ wählen und so direkt dort absichern.

Mit Docs direkt in PDFs arbeiten

PDFs bearbeiten nervt üblicherweise. Habt ihr sie in Google Drive gespeichert, geht das aber ganz simpel. Einfach ein PDF rechts-/ctrl-klicken und „Öffnen mit“ und dann „Google Docs“ wählen. Das PDF öffnet sich als editierbares Docs-Dokument und ihr könnt fleißig drauf los tippen. Bei komplexeren Dokumenten mit Bildern, Tabellen, etc. müsst ihr jedoch mit zerschossenen Formatierungen rechnen.

Über „Öffnen mit“ lassen sich in Google Drive gespeicherte PDFs editierbar in Google Docs öffnen. (Screenshot: Google Drive / t3n)

Seid ihr fertig, könnt ihr das Dokument im Menü unter „Datei“ wieder herunterladen – und auch als PDF speichern.

Datendeserteure – Dateiformate in Google Drive umwandeln

Oft braucht man PDFs als JPGs, WAVs als MP3s oder AVIs als MP4s. Anstatt sich mit diversen Umwandlungs-Tools herumzuschlagen, kann man solche Konversionen auch einfach direkt in Google Drive erledigen – mit der Cloud-Convert-Erweiterung.

Mit der Erweiterung Cloud Convert kann man Dateien direkt auf Google Drive heraus zwischen Formaten umwandeln. (Screenshot: Cloud Convert / t3n)

Ist die Erweiterung installiert und habt ihr euch registriert, könnt ihr Dateien in eurem Drive via „Öffnen mit“ in Cloud Convert öffnen und fleißig drauf los umwandeln. In der kostenlosen Version könnt ihr Dateien von bis zu einem Gigabyte Größe konvertieren und habt pro Tag 25 Minuten zum Umwandeln zur Verfügung – was für die meisten Bilder und Textdokumente sowie kleinere Audio- und Video-Files massig ausreicht.

Nahtlos: Office-Dateien in Google Drive und Docs

Apropos umwandeln: Möchtet ihr Microsoft-Office-Dateien wie DOCX, PPTX oder XLS in Drive speichern, öffnen und bearbeiten, braucht ihr vorher keine Konversion anschmeißen. Stattdessen könnt ihr die Dateien einfach per Drag-and-Drop in den Drive legen und nach dem Upload unten rechts öffnen.

Lädt man Dokumente in Microsoft-Office-Formaten in Google Drive hoch, kann man diese im Kompatibilitätsmodus öffnen und bearbeiten. (Screenshot: Google Drive / t3n)

Das Dokument öffnet sich nun in einem Microsoft-Office-Kompatibilitätsmodus. Mit dem „Öffnen mit“-Dialog am oberen Rand könnt ihr es auch direkt in Google Docs öffnen und bearbeiten.

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