Workshops sind ein beliebtes Instrument, um gemeinsam an Ideen und Themen zu arbeiten. Während man sich dazu früher meist in einem Raum traf, finden diese Workshops immer häufiger in hybrider Form statt. Ein Teil der Teilnehmer sitzt zusammen im Besprechungsraum, der andere Teil kommt virtuell hinzu. Solche Workshops enden (leider) allzu oft chaotisch.

Es ist nicht einfach, sowohl die virtuellen als auch die anwesenden Teilnehmer erfolgreich einzubinden. Die folgenden zehn Tipps helfen, diese Herausforderung zu meistern.

Wieso findet der Workshop statt und was ist das Thema? Das ist der relevante Rahmen, auch für die Wahl des Raumes. Achte darauf, dass der Raum zum Inhalt des Workshops passt und die Möglichkeit bietet, virtuelle Teilnehmer aktiv einzubinden. Positioniere die Kamera so, dass alle anwesenden Teilnehmer gut sichtbar sind. Mikrofone stoßen oft an ihre Grenzen, wenn die Teilnehmer weit entfernt sind oder wenn es im Hintergrund sehr laut ist. Stelle sicher, dass man die virtuellen Teilnehmer gut sehen kann. Eine große Leinwand oder ein großer Bildschirm können dabei helfen.

Schaffe genügend Transparenz. Erkläre allen Beteiligten im Vorfeld, was du erreichen willst und wie du vorgehen willst. Das kannst du erreichen, wenn du deinen Vorschlag für die Agenda im Voraus teilst. Bitte die Teilnehmer um Feedback zur Agenda. Das kann dazu beitragen, dass die Agenda von allen verstanden und akzeptiert wird.

Es ist auch wichtig, dass alle Teilnehmer wissen, wie sie sich in den Workshop einbringen und Fragen stellen können. Stelle außerdem sicher, dass alle Teilnehmer leichten Zugang zu den benötigten Materialien haben.

Vergewissere dich, dass deine Software und deine Geräte funktionieren. Teste alle Funktionen vor dem Workshop, um Probleme zu vermeiden. Überlege dir, was zu tun ist, wenn technische Probleme auftreten. Wer übernimmt die Moderation, wenn die Internetverbindung ausfällt? Wenn du Tools und Werkzeuge einsetzen willst wie etwa ein Miro-Board, überlege dir, ob wirklich alle Teilnehmer mit dem Werkzeug so vertraut sind wie du.

Biete gegebenenfalls im Vorfeld Möglichkeiten an, sich mit den Tools vertraut zu machen. Kläre auch ab, ob die Organisation den Einsatz des Tools erlaubt (Stichwort Datenschutz) und ob es Lizenzprobleme geben könnte.

Der Workshop lebt von der erfolgreichen gemeinsamen Kommunikation. Damit die gelingt, ist es sinnvoll, im Vorfeld gemeinsame Regeln festzulegen. Gib die Regeln nicht von oben vor, sondern erarbeite sie gemeinsam mit den Teilnehmern. Klärt ab, welche Erwartungen ihr aneinander habt und was ihr braucht, damit sich alle aktiv einbringen können. Manchmal gibt es Personen, die viele Ideen haben und die dann besonders viel Redezeit in Anspruch nehmen. Welche Regeln helfen euch, dass alle zu Wort kommen und ihre Ideen einbringen können?

Es ist wichtig, dass sich alle Teilnehmer aktiv einbringen können. Dabei ist es egal, ob sie persönlich oder virtuell teilnehmen. Motiviere alle Personen dazu, sich aktiv zu beteiligen. Dann kann eine effektive Kommunikation entstehen. Der gemeinsame Austausch von Erfahrungen und Wissen ist die beste Voraussetzung für ein gutes Ergebnis. Wenn ein Teilnehmer besonders still ist, kann es hilfreich sein, ihn direkt anzusprechen. Gib den Teilnehmern genügend Zeit, ihre Gedanken und Ideen zu äußern. Bei hybriden Workshops spielt der Online-Chat oft eine wichtige Rolle. Co-Moderatoren können dabei helfen, ihn zu moderieren. Diese Personen können auch einspringen, wenn deine Technik ausfällt.

Bilder, Grafiken und Videos lockern jeden Workshop auf. Sie helfen, komplizierte Themen besser zu verstehen. Solche Inhalte sind einfach ansprechender und verhindern, dass die Teilnehmer abschalten.

Whiteboards wie Miro sind besonders hilfreich, um Brainstormings durchzuführen, Probleme zu identifizieren oder Prozesse medienübergreifend zu gestalten. Oft bieten die Tools Vorlagen an. Nutze solche Vorlagen und spare Zeit bei der Vorbereitung von Workshops.

Wir können gar nicht genug betonen, wie wichtig Pausen sind. Aus der Forschung wissen wir, dass die Konzentration nach 45 Minuten rapide abnimmt. Stundenlang auf einen Bildschirm zu starren ist viel anstrengender, als in einem Stuhlkreis zu sitzen. Gib den Teilnehmern ausreichend Möglichkeiten, sich mental und körperlich zu entspannen. Regelmäßige Fünf-Minuten-Pausen sind viel sinnvoller als eine große Pause nach zwei Stunden. Eine gute Pausenplanung ist ein echter Gamechanger.

Zu einer guten Pausenplanung gehört auch, im Vorfeld zu klären, wie die virtuellen Teilnehmer mit Störungen umgehen wollen. Was machen wir, wenn plötzlich der Paketbote an der Tür klingelt?

Manchmal ist es nicht sinnvoll, die Themen mit allen Teilnehmern gleichzeitig zu besprechen. Besser ist es, wenn sich die Teilnehmer in kleinen Gruppen darüber austauschen. Break-out-Räume schaffen einen „Nebenraum“, in dem in einem geschützten Rahmen diskutiert werden kann. Oft blühen hier die Teilnehmer auf, die sich in der großen Runde eher zurückhalten. Vielleicht, weil die Chefin anwesend ist und man ihr nicht widersprechen möchte.

Break-out-Räume sind eine gute Möglichkeit, die Perspektiven aller Teilnehmer abzufragen. Darüber hinaus bieten sie die Möglichkeit, abseits der Workshop-Themen ins Gespräch zu kommen. Dieser wichtige informelle Austausch kommt bei hybriden Workshops leider oft zu kurz.

Umfragen sind sehr nützlich, um schnell und einfach die Meinung der Teilnehmer zu erfahren. Insbesondere wenn es um die Ableitung von Inhalten und Maßnahmen geht, ist es wichtig, zu überprüfen, ob die Teilnehmer dies auch so sehen. Das hilft, sicherzustellen, dass die Ergebnisse des Workshops von allen verstanden und akzeptiert werden.

Viele Tools wie Microsoft Teams haben solche Funktionen bereits integriert. Alternativ gibt es weitere Tools wie Mentimeter oder Kahoot, die Feedback schnell sammeln und verständlich aufbereiten.

Jeder Plan scheitert an der Realität. Diese Aussage trifft (leider) besonders auf die Zeitplanung zu. Plane für deinen Workshop genügend Zeit ein, um die Ergebnisse abzuleiten. Was haben wir heute beschlossen und wie wollen wir es konkret umsetzen?

Ein Check-out hilft den Teilnehmern, den Workshop emotional abzuschließen. Das hilft auch, sich mit voller Konzentration der nächsten Aufgabe oder dem nächsten Termin zu widmen.

Bei der Nachbereitung ist es wichtig, dass alle Teilnehmer Zugang zu den Inhalten des Workshops haben. Denke auch daran, dass Personen vielleicht nicht am Workshop teilnehmen konnten. Wie informierst du sie über das Geschehene? Nachbereitung bedeutet auch, noch einmal strukturiertes Feedback einzuholen. Das kannst du zum Beispiel mit einem kurzen Fragebogen machen. Feedback ist der wichtigste Baustein, um deine Moderation kontinuierlich zu verbessern.