Ratgeber

Meeting oder Workshop: Wie du mehr aus Arbeitstreffen herausholst

(Grafik: Shutterstock)

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Meetings haben oft ein miserables Kosten-Nutzen-Verhältnis. Wer Zusammenkünfte vom Cost- zum Profit-Center machen will, sollte daher weniger auf Meetings setzen und mehr auf Workshops.


Kleines Gedankenexperiment: Wenn Outlook beim Einstellen jedes Meetings anzeigen würde, wie viel die kumulierte Arbeitszeit der Teilnehmer das Unternehmen kostet, wie viele Termine würden dann wohl gar nicht erst stattfinden? Wahrscheinlich einige. Die Sache ist nur, dass in Zeiten von New Work und Wissensarbeit kollaborative Arbeitstreffen zwangsweise eher zu- als abnehmen werden.

Handwerk statt Hoffnung

Jeder kennt es: Auf hektisch verfasste Meeting-Einladungen und kurzfristige Infos über benötigte Vorarbeiten folgen viel zu viele oder überhaupt keine Agenda-Punkte, die im Resultat zu permanenten Nebentätigkeiten an Handys und Laptops führen. Und zu der Frage: Warum bin ich eigentlich hier?

Dagegen können gut gemachte Workshops echte Effizienz- und Innovations-Booster sein. Sie bringen Dinge ins Rollen oder helfen dabei, Projekte abzuschließen. Sie bilden den Rahmen, um abseits des täglichen Klein-Kleins gemeinsam Ideen zu entwickeln und große gedankliche Sprünge zu machen. Sie steigern die Bereitschaft aller Beteiligten, Veränderungen mitzutragen, und fördern das Gefühl der Zusammengehörigkeit.

Workshops sind Produkte und brauchen als solche klare Owner. Sie werden dann fruchtbar, wenn alle Beteiligten – vor allem ihre Organisatoren – mehr Energie in die Vorbereitung und etwas weniger blinde Hoffnung in Schwarmintelligenz investieren. Strukturierung und Moderation von Workshops sind kein Hexenwerk – und es ist auch keine Schande, sich professionelle Hilfe zu suchen.

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Die folgenden zehn Gebote schaffen einen Rahmen für gelungene Arbeitstreffen:

  1. Ziele definieren und kommunizieren
    Ein roter Faden ist vorhanden und idealerweise für alle Teilnehmer leicht erkennbar. Alles, was im Workshop passiert, zahlt auf das vorher definierte Ziel ein. Sich am Anfang des Termins darauf zu verständigen, erhöht die Verbindlichkeit. Jetzt ist der Zeitpunkt, sich als Moderator das Mandat einzuholen, die Gruppe zu steuern.
  2. Mit Konzept arbeiten, statt improvisiert
    Mike Tyson soll einmal gesagt haben: „Jeder hat er einen Plan, bis er eins auf die Fresse bekommt.“ Stimmt. Dennoch hilft es, einen realistisch kalkulierten Schlachtplan zu haben. Je unerfahrener die Moderatoren, desto mehr Arbeit muss im Vorfeld in die Konzeption fließen.
  3. Das Wichtige zuerst
    Thematisch gilt: erst die Pflicht, dann die Kür. Stehen Dinge in Abhängigkeit zueinander, muss entsprechend priorisiert und geplant werden. Wenn Teilnehmer nicht wissen, warum sie überhaupt eingeladen wurden, kann das Wichtigste durchaus ein vernünftiges Onboarding sein.
  4. Die erste Tageshälfte eng, die zweite entspannt takten
    Vormittags sind viele Menschen leistungsfähiger als am späten Nachmittag. Das sollte die Agenda berücksichtigen. Pro-Tipp: Ganztägige Veranstaltungen können auch am Nachmittag begonnen und am Vormittag des Folgetages beendet werden. Oft hilft es Teilnehmern, eine Nacht über Dinge zu schlafen.
  5. Kreative Aufgaben mit frischem Kopf durchführen
    Gemeinsame Kopfarbeit ist extrem anstrengend. Deshalb empfiehlt es sich, kognitiv anspruchsvolle Dinge wie Ideation-Runden zu Beginn einer Session durchzuführen. Dabei sollte frei gestartet und dann sukzessive durch geeignete Kreativtechniken, Tools und Inputs gestützt werden.
  6. Nach dem Essen spielerisch einsteigen
    Blutzuckerspiegel und „Fresskoma“ sind reale Probleme und bei der Planung von Workshops zu berücksichtigen. Um der permanenten Workshop-Nascherei vorzubeugen, sollte man den Teilnehmern zwischendurch Getränke anbieten. Das zügelt den Appetit.
  7. Zeitpuffer einplanen
    Zeit ist – vor allem hinten raus – immer knapp. Deshalb sollten grundsätzlich 20 bis 25 Prozent Reserve einberechnet werden. Wenn die am Ende nicht benötigt wird: auch gut. Kein Mensch hat sich je beschwert, wenn ihm Zeit geschenkt wurde.
  8. Für Abwechslung sorgen und allen etwas zu tun geben
    Bei größeren Gruppen hilft es, Kleingruppen-Arbeitsphasen mit Bedacht einzuplanen, um Teilnehmern mehr individuelle Redezeit zu ermöglichen. Dabei sollte die 80/20-Regel als Leitlinie dienen. Kommata- und Wording-Diskussionen sind nicht Workshop-Bestandteil!
  9. Pausen machen
    Regelmäßige Pausen stellen sicher, dass der Moderator während der Arbeitsintervalle die volle Aufmerksamkeit der Teilnehmerinnen einfordern kann. Sich die Beine zu vertreten, hilft Teilnehmern, ihre Gedanken zu sortieren. Pausen kosten Zeit, zahlen sich aber aus.
  10. Spaß haben
    Workshops dürfen nicht nur, sondern sollen Spaß machen! Dazu tragen interaktive Elemente, viel Bewegung und Break-Out-Sessions bei. Sitzen ist pures Gift für die gedankliche Dynamik in Gruppen.

Arbeitstreffen sind unerlässlicher Bestandteil von New Work und Wissensökonomie. Mit der Zeit unserer Stakeholder respektvoll umzugehen, ist eine erfolgs- und zukunftskritische Fähigkeit. Wenn man das berücksichtigt, stellt sich auch automatisch ein schöner Nebeneffekt ein: Wo die Qualität von Arbeitssessions steigt, sinken oft automatisch Quantität und Kosten.

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