Cold Calls sind ein umstrittenes Thema: Die einen verfluchen die Anrufe zur Kundenakquise und empfinden sie als unhöflich, übergriffig und als Zeitverschwendung. Andere wiederum sehen die Cold Calls für den Vertrieb als unbedingt notwendig. Sie finden nichts Falsches an einem Telefonat, das sorgfältig vorbereitet ist und dem Angerufenen nicht nur ein gutes Gefühl vermittelt, sondern ihm auch noch eine potenzielle Lösung für ein Problem anbietet.

Doch was macht eigentlich einen gut vorbereiteten Cold Call aus, der vom Angerufenen als angenehm empfunden wird?

„Vorbereitung ist alles“, sagt man. Das trifft besonders auf Cold Calls zu, denn gute Vorbereitung ist die wichtigste Voraussetzung für den Erfolg: Nur wenn die Recherche ergeben hat, dass der Angerufene ein potenzielles Interesse an deinem Produkt haben könnte, besteht auch die Chance auf einen Geschäftsabschluss. Konkret heißt das: Nimm dir Zeit, um Firmen zu recherchieren, die in eure Zielgruppe fallen und derzeit möglicherweise sogar ein gesteigertes Interesse an eurem Produkt haben könnten.

Doch wie genau findest du solche Unternehmen? Ein Weg ist die Internetrecherche. Vertreibst du zum Beispiel eine Software zum Scannen von Dokumenten, so fallen alle Unternehmen in deine Zielgruppe, die das in großem Umfang tun. Zum Beispiel Firmen, die viele per Hand ausgefüllte Anträge entgegennehmen, wie etwa Krankenkassen oder Versicherungen. Welche Unternehmen es in diesen Branchen gibt, verrät dir Google.

Wenn du aber noch zielgerichteter vorgehen willst, dann nutze die Google-News-Suche. Suche zum Beispiel nach Unternehmen, die in letzter Zeit einen massiven Mitgliederzuwachs zu verzeichnen hatten oder mit langen Wartezeiten negative Schlagzeilen gemacht haben. Beides deutet darauf hin, dass ein Unternehmen derzeit mit dem Scannen von überdurchschnittlich vielen Formularen beschäftigt ist. Und bei genau diesen Unternehmen besteht eine reale Möglichkeit, dass sie eine neue Scan-Software benötigen, um ihre Prozesse zu beschleunigen.

Weitere Medien neben Google News sind Fachzeitschriften oder Unternehmensportale – Nachrichten, die auf einen Bedarf für euer Produkt schließen lassen, finden sich überall!

Überlege dir vor einem Anruf, inwiefern genau diese eine Firma von eurem Produkt profitieren könnte. So kannst du dein Gegenüber auf neue Gedanken bringen und gleichzeitig Mauern im Kopf abbauen. Denke außerdem an mögliche kritische Nachfragen und überlege dir eine passende Antwort darauf. Wenn wir beim Beispiel für die Scan-Software bleiben, könnte das die Anmerkung sein, dass der Preis für die Software zu hoch ist. Um gut vorbereitet zu sein, solltest du dir also im Vorfeld schon überlegen, welche Rabatte du dem Kunden anbieten kannst.

Das Gleiche gilt für eventuelle technische Fragen, die aufkommen. Informiere dich so gut wie möglich über die Branche, in der das angerufene Unternehmen tätig ist. Besonders die Anforderungen der Branche an eine Software sind dabei wichtig. So wirkst du im Gespräch nicht nur professioneller – der Anrufer fühlt sich außerdem von dir verstanden und hat nicht das Gefühl, seine Zeit zu verschwenden.

Ein Nachteil an Cold Calls ist, dass sich Angerufene häufig gestört fühlen. So besteht die Gefahr, dass man genau dann anruft, wenn es gerade gar nicht passt. Ein Weg, dieses Fettnäpfchen zu umgehen, ist, im Vorfeld eine E-Mail zu verschicken, die ein paar wichtige Infos über euch, das Produkt, den Produktnutzen sowie die geplante Anrufzeit enthält.

Das Ziel dieser E-Mail: Du machst den potenziellen Kunden neugierig und gibst ihm außerdem die Möglichkeit, deinen Anruf einzuplanen. Außerdem kannst du dich bei deinem Anruf auf diese E-Mail beziehen – das macht dein Gegenüber noch einmal auf deine höfliche Vorgehensweise aufmerksam und prägt die Gesprächsatmosphäre positiv. Schließlich hast du deinen Anruf ja angekündigt.

Beachte dabei, dass die E-Mail nicht länger als drei bis vier Sätze sein und nur das Nötigste enthalten sollte. Das ausführliche Gespräch folgt schließlich noch. Wichtig: Beachte beim Versand der E-Mail sowie dem darauffolgenden Anruf die Besonderheiten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie des Gesetzes gegen unlauteren Wettbewerb (UWG). Denn bei der Kontaktaufnahme gibt es eine Reihe von Regeln zu beachten, um den legalen Rahmen einzuhalten.

Vor deinem Anruf solltest du herausgefunden haben, wer dein Ansprechpartner ist. Wenn der Name sich aber trotz intensiver Recherche nicht herausfinden lässt, dann lass dich vom Empfang an die entsprechende Person weiterleiten. Wichtig: Frage nach dem Namen der Person, an die du weitergeleitet wirst. Denn die Ansprache mit Namen gibt dem Angerufenen sofort das Gefühl, dass du vorbereitet bist.

Ansprechpartner in Firmen haben eines gemeinsam: wenig Zeit. Und das solltest du über das gesamte Gespräch im Hinterkopf halten. Beschränke dich also auf die wichtigsten Punkte, rede in kurzen, klaren Sätzen und verfalle nicht in belangloses Blabla. Starte das Gespräch mit einer freundlichen Anrede und erkundige dich, ob deine E-Mail eingegangen ist. Wenn du keine E-Mail verschickt hast, dann solltest du direkt mit dem Grund deines Anrufs starten – zum Beispiel, dass du in den Nachrichten über ein erhöhtes Antragsvolumen gelesen hast (siehe Punkt 1). So ist das Interesse des Angerufenen gleich geweckt und es entsteht gar nicht erst der Eindruck, dass das ein beliebiger Verkaufsanruf ist.

Wichtig: Vergiss Smalltfragen à la „Wie geht es Ihnen heute?“, abgedroschene Verkaufsphrasen wie „Ich habe eine Frage: Wann waren Sie das letzte Mal so richtig zufrieden mit einem Produkt?“ oder plumpe Sprüche, die das Ego des Angerufenen streicheln sollen – wie zum Beispiel „Einen Mann wie Sie am Telefon zu haben, der es so weit gebracht hat, ist der Wahnsinn.“ Diese Sätze sollen zwar Sympathie wecken – erreichen aber meist das Gegenteil.

Nach der Einleitung sollte das Gespräch idealerweise in einen Dialog münden. Der sollte aus Fragen und Antworten von beiden Seiten bestehen. Das hilft dir dabei, den Bedarf deines Gegenübers einzuschätzen, um ihm ein passendes Angebot zu machen. Ein häufiger Fehler bei Cold Calls ist der Monolog, bei dem Fakten und Argumente einfach nur aufgezählt werden. Der Grund: Viele Cold Caller haben Angst, dass das Gegenüber auflegt, sobald man ihm Zeit gibt, zu reagieren. Doch ein Monolog gibt deinem Gegenüber das Gefühl, du seist nicht an seinem Input interessiert. Das Resultat: Du redest an ihm vorbei und das Gespräch endet schnell wieder.

Eigentlich selbstverständlich sollte außerdem der freundliche Umgang sein – schließlich möchtest du ja etwas von deinem Gegenüber. Dazu gehört auch, zu akzeptieren, wenn das Produkt nicht passt beziehungsweise kein Interesse besteht. Bedanke dich in solch einer Situation freundlich für das Gespräch und biete deinem Gegenüber an, sich bei Interesse zu melden. Denn du darfst eines nicht vergessen: Ein Anrufer, der sich partout nicht abwimmeln lässt, schadet auch den nachfolgenden Cold Callern. Positiver Nebeneffekt von freundlichem Verhalten: Du bleibst deinem Gegenüber angenehm in Erinnerung und er meldet sich vielleicht in ein paar Monaten mit einem anderen Anliegen selbst bei dir.

Einen guten Cold Call durchzuführen, ist gar nicht so einfach. Doch wie immer gilt: Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen. Praktischerweise lassen sich Cold Calls gut im Rollenspiel mit dem Partner oder einer Freundin üben – eine tolle Möglichkeit also, dich auf Cold Calls vorzubereiten. Probier’s aus!