Die meisten Arbeitsverträge basieren auf einem Grundsatz: Arbeitszeit gegen Geld. Wird ersteres produktiv eingesetzt, geht der Vertrag auf. Wird die Zeit jedoch verschwendet, kommt es zum Problem. Dass Zeitverschwendung nicht immer etwas mit Prokrastination des Mitarbeitenden zu tun hat, sondern auch oft mit ineffizienten Systemen, liegt auf der Hand. Einer der größten Zeitfresser für Führungskräfte und deren Fachkräfte sind Konferenzen. Sind diese Meetings dann auch noch unproduktiv, wird es schnell teuer. Ökonomen rechnen, dass der deutschen Wirtschaft dadurch rund 800 Milliarden Euro entgehen. Chefinnen und Chefs sind deshalb gut beraten, ihre Meeting-Kultur regelmäßig zu hinterfragen, den Nutzen zu evaluieren und gegebenenfalls Veränderungen einzuleiten. Unterm Strich spart der Aufwand bares Geld.

Ein Tool, das zur Effizienzsteigerung von Meetings beiträgt, ist Timeinvest. Die Gründer Mathis Christian und Marius Schulze arbeiten entlang einer Methode, die seit Jahren im agilen Managementumfeld besteht – dem „Return on Time Invested“ (ROTI). Das Meeting wird auf einer Skala von 1 bis 5 bewertet. Teilnehmende sollen bestimmen, ob ihre Zeit in dem Meeting produktiv war. Auch qualitativ wird bewertet: War das Meeting notwendig oder hätte es auch in eine E-Mail gepasst? Nutzende können diesen Bewertungsprozess mit Hilfe von Timeinvest digital abbilden. Das Tool übernimmt sozusagen die Aufgabe des Konferenzleiters und wertet das Feedback anschließend aus. „Der Mensch muss den Wert seiner Zeit begreifen und dann mitbestimmen dürfen, um Meetings besser zu nutzen“, so Mitgründer Marius Schulze im t3n-Gespräch.

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Die Nutzung ist denkbar einfach: Verantwortliche melden sich bei Timeinvest an, tragen das Meeting ein und nach dem Meeting wird ein Evaluationsbogen per E-Mail an alle Teilnehmenden gesendet, die mit wenigen Klicks die Effizienz des Meetings anonym bewerten können. Anhand der Ergebnisse zeigt sich, ob das Meeting als produktiv oder unproduktiv wahrgenommen wurde. Eine Historie gibt sogar Feedback, ob neue Methoden ein Meeting nachhaltig verbessert haben. Das Tool lässt sich stationär am Desktop als auch mobil am Smartphone und Tablet bedienen. Der Preis pro Monat beläuft sich auf zwei bis 100 Euro je nach Anzahl der Meetings und Teilnehmende. Außerdem können Nutzerinnen und Nutzer verschiedene Add-ons für die Gsuite und Outlook integrieren. Eine Freetrial-Version hilft bei der Entscheidungsfindung.

Nur wer sein Meeting regelmäßig evaluiert, weiß, welche Maßnahmen in welchem Umfeld helfen, so Mitgründer Marius Schulze. „Projekte und Phasen gehen mal zu Ende, aber oft bleiben die Meetings in Kalendern bestehen, ohne, dass sie angepasst werden. Oder es werden auf bestehende Meeting-Strukturen, neue Meetings on top eingeführt, die jedoch gar nicht passen“, erklärt der Unternehmer. Tools wie Timeinvest aber auch Mitbewerber wie Meeting Booster oder Rate my Meeting helfen Interessierte dabei, den richtigen Rahmen zur richtigen Zeit zu finden. Auf Timeinvest setzen inzwischen einige große Kunden, wie nicht zuletzt auf Timeinvest.com deutlich wird: Das Startup hinter dem Tool kann inzwischen auf Partnerschaften mit der Volkswagen Financial Service AG als auch Vodafone Deutschland verweisen.