Wenn ein Mitarbeiter die Firma verlässt, kann das ganz persönliche und unvermeidbare Gründe haben. Es kann aber auch daran liegen, dass er nicht genug gefordert wurde, zu wenig verdient oder mit seinem Vorgesetzten nicht zurechtgekommen ist. Nicht immer gibt der Arbeitnehmer die wahren Gründe für seine Kündigung an. Um dem auf den Grund zu gehen, kann man den Mitarbeiter zu einem Abschlussgespräch, auch Exit-Interview genannt, bitten.

Julia Trösser hat für karriere.de verschiedene Experten zu diesen Bedingungen befragt und einige Kriterien definiert, die die Voraussetzung für eine gutes Exit-Gespräch bilden: Allen voran sollte man als Arbeitgeber eine positive Grundstimmung zu schaffen, damit man mit einer ehrlichen Antwort rechnen kann.

Zudem muss die Bedingung erfüllt sein, dass der Arbeitnehmer keine Sanktionen zu befürchten hat. So sollte das Gespräch erst nach Ende der Beschäftigung stattfinden, wenn der Mitarbeiter schon sein Arbeitszeugnis bekommen hat. Außerdem sollte es auf freiwilliger Basis stattfinden. Dem ehemaligen Mitarbeiter sollte detailliert mitgeteilt werden, wer von den Ergebnissen des Gesprächs erfährt. Wichtig sei auch, dass man als Arbeitgeber sachlich bleibt – auch bei Kritik und Frust, der sich nun von Seiten des Ex-Mitarbeiters ergießen könnte. Rechtfertigungen sind in solchen Gesprächen unangebracht.

Mit agilem Recruiting die richtigen Talente finden und binden – in unserem Guide erfährst du, wie es geht!

Das Ziel des Abschlussgesprächs ist es, herauszufinden, ob sich zukünftige Absprünge von Mitarbeitern, die man lieber behalten hätte, verhindern lassen. Auf diese Zielsetzung sollten die Fragen ausgerichtet sein. Die ein paar Fragen entwickelt, die in jedes Exit-Gespräch gehören:

Die Auslöser für eine Jobsuche können ganz unterschiedlich sein. Zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter damit liebäugelt, in eine andere Stadt zu ziehen oder sich beruflich ganz zu verändern. Diese Frage ist relativ offen und kann interessante erste Einblicke bringen.

Diese Frage erlaubt dem ausgeschiedenen Mitarbeiter, seine Bedürfnisse zu äußern, ohne direkt Kritik am Unternehmen zu üben. Er muss zum Beispiel nicht sagen „Ich habe hier zu wenig verdient“, sondern kann äußern „Im neuen Job verdiene ich viel besser“. Das bietet Raum für mehr Ehrlichkeit.

Diese Frage sollten Arbeitgeber stellen, um den Arbeitsplatz optimal für einen Nachfolger auszustatten. Frust kommt oft nicht plötzlich, sondern schleicht sich mit der Zeit ein. Veraltete oder unzureichende Arbeitsmittel können da auch ein Rolle spielen.

Wenn man diese Frage konsequent in Abschlussgesprächen führt, sollte man prüfen, ob hier Trends erkennbar sind. Man sollte sich hierbei nicht zu sehr auf einzelne Äußerungen stützen, die auch aus Frust geäußert wurden können. Hört man aber eine Sache immer wieder, so hat man eine Stellschraube gefunden, an der man drehen sollte. Um soetwas im Blick zu behalten, sollten alle Exit-Interviews protokolliert werden – so kann man sie später auf verschiedene Faktoren auswerten. Es kann auch hilfreich sein, um Beispiele zu bitten. Bemängelt der Ex-Mitarbeiter zum Beispiel eine zu steile Hierarchie, wäre es wichtig herauszufinden, in welcher Weise das den Arbeitnehmer beeinflusst und zu Frust geführt hat.

Diese Frage ist zwar direkt, aber vielleicht ringt sich der ehemalige Mitarbeiter dazu durch, etwas zu äußern, was er sich vorher nicht getraut hat. Mit dieser Information kann man versuchen die Ursache für den nächsten Kandidaten direkt zu beseitigen oder eine Strategie entwickeln, wie man rechtzeitig Mitarbeiter zum Bleiben bewegt.

Diese Frage ermutigt den Mitarbeiter auf sachte Weise, den wahren Grund der Kündigung zu offenbaren. In dem man den Ex-Mitarbeiter nicht fragt, was er nicht mochte, sondern um eine Anregung bittet, gibt man ihm die Möglichkeit, statt einer Beschwerde einen Vorschlag zu formulieren. Das macht es einfacher, ehrlich zu sein.

Diese Frage ist essentiell, um den Informationsfluss im Unternehmen und die daraus resultierenden Handlungen zu evaluieren. Hat der Mitarbeiter das Problem, das zu seiner Kündigung geführt hat, schon in diversen Mitarbeitergesprächen angesprochen, ohne dass darauf eingegangen wurde, sollte man die Effizienz dieser Gespräche überprüfen. Hat der Mitarbeiter das Problem zuvor nie geäußert, sollte das Unternehmen prüfen, ob dafür überhaupt eine Möglichkeit geboten wurde.

Allgemein lohnt es sich für beide Seiten im Guten auseinander zu gehen. So verschließt man sich nicht den Weg auf eine spätere Zusammenarbeit.

Lies in diesem Zusammenhang auch:

• Es liegt nicht an dir, es liegt an mir: So machst du mit deiner Company Schluss!
• Alle Jahre wieder: So holst du mehr aus deinem Mitarbeitergespräch heraus