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Entwicklung & Design

Arbeitszeit sparen: Nützliche SaaS-Anwendungen für den Büroalltag

Egal ob man als freiberuflicher Webentwickler arbeitet oder eine kleine Grafikdesign Agentur führt: Ein nicht zu unterschätzender Teil der täglichen Arbeit dreht sich um die Kommunikation mit Kunden, die Buchhaltung und ähnliche Büroarbeiten. Da aber die täglich zur Verfügung stehende Zeit ein kostbares Gut ist, müssen alle Abläufe möglichst effizient und kostengünstig erledigt werden. Aus diesem Grund möchte ich einige Software as a Service (SaaS) Lösungen für verschiedene Aufgabenbereiche vorstellen, die mir besonders gefallen. Sie können einen im Alltag unterstützen und somit helfen, sich wieder auf das Wesentliche zu konzentrieren - die Arbeit.

Rechnungs- und Angebotserstellung

Collmex

Collmex ist eine umfassende Buchhaltungssoftware, die je nach Tarifstufe den Funktionsumfang einer kompletten Buchhaltung abdeckt, aber auch „nur“ Rechnungen beziehungsweise Angebote schreiben kann. Zusätzlich zu den üblichen Anforderungen der Rechnungsstellung kann man auch problemlos wiederkehrende Rechnungen definieren, die automatisch erzeugt und verschickt werden. Dies ist vor allem für Unternehmen Anbieter von Support-Verträge interessant da man durch die automatische Generierung sehr viel Zeit sparen kann.

Darüber hinaus können alle Rechnungen gegen eine geringe Gebühr digital signiert und per E-Mail versendet werden. Wünschen Kunde die klassische Zustellung der Rechnung per Post, könnte selbst das ohne große Mühe an einen externen Anbieter ausgelagert werden. Wenn man sich für das Buchhaltungspaket entscheidet, kann man darüber hinaus problemlos eine Bilanz führen und buchen, sowie die Daten auch direkt aufbereitet an den Steuerberater übergeben. Neben den vielen Vorteilen der Software sei aber auch gesagt, dass wohl die größten Nachteile die Usability und das Design sind. Man merkt definitiv, dass es sich bei den Collmex Gründern um ehemalige SAP-Mitarbeiter handelt, da die Oberfläche eher schlicht und funktional gehalten ist. Das mag nicht unbedingt ein Nachteil sein, wer jedoch auf optisch ansprechende Web 2.0 Oberflächen Wert legt, wird hier sicherlich enttäuscht werden. Auch sind die Reporting-Funktionen, soweit vorhanden, eher rudimentär umgesetzt und erfordern für eine wirklich detaillierte Auswertung zu viele Klicks.

Collmex Buchhaltungslösung
Collmex ist eine umfangreiche SaaS-Buchhaltungslösung.

Vorteile:

  • Sehr umfangreicher Funktionsumfang
  • Deckt alle Anforderungen einer Faktura-Lösung ab.
  • Gute Dokumentation und Hilfen, gerade im Bereich der Buchführung

Nachteile:

  • Keine zeitgemäße Benutzeroberfläche
  • Teilweise sind zu viele Klicks nötig, um das Ziel zu erreichen

Preis:

  • Je nach Funktionsumfang zwischen 0 - 29,95 € pro Nutzer / Monat

Link: http://www.collmex.de

Alternativen:

Zeiterfassung

mite

Ob ein Projekt erfolgreich war oder nicht, hängt auch zum großen Teil davon ab, ob das Projekt richtig kalkuliert wurde. Aus diesem Grund sind Anwendungen zur Arbeitszeiterfassung sehr wichtig. Hier könnte man natürlich auch eine ganz normale Excel-Liste führen, wesentlich komfortabler ist aber mite. Bei mite handelt es sich um eine Anwendung, für die neben der Web-Oberfläche viele Clients (Mac, Windows, iPhone) und Schnittstellen (zum Beispiel FastBill) verfügbar sind. Der größte Vorteil dieser Anwendung ist jedoch das Reporting. Man kann sich für jedes Projekt Statistiken generieren lassen, um so nachzuvollziehen, ob man innerhalb des Budgets geblieben ist. Auch ist die Zusammenarbeit im Team kein Problem, sprich es können mehrere Personen an einem Projekt arbeiten, was beim Reporting entsprechend beachtet wird. Auch gibt es zwischenzeitlich viele Schnittstellen, beispielsweise zu Rechnungsanwendungen, wodurch man problemlos die benötigte Arbeitszeit in Rechnung stellen kann, ohne diese manuell zu übertragen.

Mite Zeitverwaltung
mite bietet übersichtliche Reports zu den jeweiligen Projekten.

Vorteile:

  • Sehr einfache Handhabung
  • Viele Schnittstellen und Addons verfügbar
  • Hervorragende Reporting Funktionen

Nachteile:

  • Kann mit 5€ pro Nutzer / Monat für eine reine Zeiterfassung teuer werden.

Preis:

  • 5€ pro Nutzer / Monat

Link: http://mite.yo.lk

Alternativen:

Customer Relationship Management

Emnis

Das Kundenbeziehungsmanagement wird oftmals unterschätzt, gerade bei kleineren Unternehmen. Dennoch kann es sehr sinnvoll sein, hierfür eine optimierte Anwendung einzusetzen. Ein CRM Tool kann dabei behilflich sein, die Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Partnern zu optimieren und zum Teil auch zu automatisieren. Auch wenn der Markt, zumindest gefühlt, von SalesForce dominiert wird, gibt es auch kleinere Lösungen, die durchaus einen beachtlichen Funktionsumfang vorweisen können. Eine sehr gute Lösung aus dem Bereich CRM ist dabei das aus Plauen stammende Emnis. Neben den üblichen Möglichkeiten, Kunden samt Aufgaben, E-Mails und Notizen zu verwalten, können bei Emnis vor allem sehr viele automatisierte Ereignisse durch grafisches Zusammenklicken von "Wenn Dann Regeln" erstellt werden. Aber auch das Schreiben eigener Scripte ist möglich. Dadurch kann man beispielsweise vollkommen automatisiert mit Kunden in Kontakt treten, von denen man seit x Wochen nichts mehr gehört hat. Neben dem herkömmlichen Webinterface steht auch eine auf Smartphones optimierte Version zur Verfügung, die auf allen Smartphones aufgerufen werden kann.

Emnis CRM Vorteile:

  • Hoher Funktionsumfang
  • Viele Möglichkeiten im Bereich der Automatisierung
  • Alle im System befindlichen Daten können exportiert werden

Nachteile:

  • Usability bzw. Menüführung
  • Keine Integration mit Windows / Mac OS

Preise:

  • Ab 7,50€ bis 95€ pro Monat

Link: http://www.emnis.de

Alternativen:

Fazit

Für die tägliche Arbeit existieren jede Menge Anwendungen, die einen sinnvoll unterstützen können. Ich habe mich dabei wirklich nur auf die Kernbereiche konzentriert, die meiner Meinung nach unbedingt abgedeckt werden sollten. Der Fokus auf rein webbasierte SaaS-Anwendungen resultierte aus dem Fakt, dass Freelancer und kleinere Agenturen so auf Hardwareanschaffungen beziehungsweise Kosten für die Installation und Wartung verzichten können. Welche Software sich für wen am besten eignet, kann man natürlich nicht pauschal sagen. Dennoch handelt es sich bei den aufgeführten Anwendungen um Lösungen, die sicherlich einen Klick verdient haben.

Über den Gastautor

Alexander Steireif ist Gründer und Mitinhaber der ITABS GmbH. Er ist auf die Bereiche E-Commerce sowie Content-Management-Systeme spezialisiert und setzt dabei auf Magento sowie Contao. Darüber hinaus befasst er sich mit weiterführenden Themen wie PHP Frameworks sowie der Usability von Websites. Neben seiner Tätigkeit bei der ITABS GmbH schreibt er regelmäßig Artikel für renommierte PHP-Fachzeitschriften.

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28 Reaktionen
meistroM

Für den täglichen Gebrauch schaut euch auch mal firstaudit an.
https://www.firstaudit.de

Hier stellen wir uns alle Aufgaben in Form von Checklisten zusammen. Die Checklisten gestalten wir im Backend und weisen diese unseren Mitarbeitern auf ihren Endgeräten zu (iOS-, Android- und Windows-kompatibel). Nach Ausfüllen der Liste im Endgerät und digitaler Unterschrift werden diese wieder ins Backend übertragen und wir können dort auswerten.

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Alex @

Bertram spricht da ein sehr wichtiges Thema an. Datensicherheit ist bei der timr Zeiterfassung ein sehr wichtiges Feature.

Darüber hinaus hat man in timr die Möglichkeit zur
» Arbeitszeiterfassung
» Projektzeiterfassung
» und zum Führen eines Fahrtenbuchs

Natürlich kann man timr 30 Tage gratis testen » https://www.timr.com

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Sibylle_Reck

Hier wurde ja schon eine Menge aufgelistet. Wir benutzen seid langem die Software von http://www.quojob.de/de/ . Wir sind damit total zufrieden und vor allem über die App total glücklich. Die Software bietet alles unter einem Dach und man muss keine Kompromisse eingehen. Besonders gut finde ich auch die Projektmanagement-Tools, die das Programm bietet.

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i.drayuk

Die Software Yaware.TimeTracker für Windows-, Linux- und Mac-Computer dokumentiert welche Programme und Web-Seiten geöffnet sind; bricht den Zeitverbrauch auf einzelne Dokumente herunter. http://timetracker.yaware.com/software

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Jens83

Dieses Jahr ist auch workinapp an den Markt gegangen und ist für Vertriebsmitarbeiter usw geeignet um Termine zu planen und die Zeiter per App zu erfassen

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Christian

US $99 pro Monat? Wer zahlt das?

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Timesheetmaster

Ich glaube, Sie haben eines der führenden Zeiterfassungssoftware verpasst - SAAS Replicon Inc Time Clock

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Marc

ein Update (durch evtl. andere Farbe/Markierung) des og Artikels wäre traumhaft, tolle Auflistung.

Des weiteren sollte man tatsächlich Export bzw. Anbindung (zwecks Sicherung) erwähnen.

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Christian Häfner

Am besten gleich eintragen beim AppShaker...

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Thorsten

Wer eine schlanke, kostengünstige webbasierte Software zur Projektverwaltung, Zeiterfassung und Faktura für Agenturen, Freelance, Kreative sucht, sollte sich die neue Software ProSonata anschauen: http://www.prosonata.de

Viele Grüße
Thorsten Bopp

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caro

Richtig gute Übersicht - da hätten wir von e-conomic uns natürlich auch über eine Erwähnung gefreut!

Noch ein kleiner Zusatz unsererseits - Mobile Apps sparen unglaublich viel Zeit!

Mit der App, können Rechnungen noch schnell vor Ort geschrieben und versendet werden,
oder der Restaurantbeleg kann gleich gescannt (bzw. fotographiert) und dann automatisch an die Buchhaltung verschickt werden.Und wer vor dem wichtigen Kundentermin mal wieder die Adresse verlegt hat, der checkt kurz die Kundenliste.
Das spart unseren Kunden viel Zeit und Nerven!

Antworten
Arkadius Mos

Hallo zusammen,

unsere filescope Agentursoftware wäre sicherlich auch als Tool zu nennen. Neben Funktionen wie Projektmanagement Dateiverwaltung und vielen weiteren Modulen hilft filescope auch der Kundenverwaltung, Zeiterfassung und Generierung von Rechnungen.

weitere Infos auf http://www.filescope.de

Sonnige Grüße aus Osnabrück
Arek

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Kolja Czwielung

Hallo allerseits,

schade dass Business ByDesign hier nicht erwähnt ist. Denn Business ByDesign hat den entscheidenden Vorteil, dass Angebotserstellung, Projektmanagement und CRM aber auch weitere Funktionalitäten in einem System vollständig integriert sind. Weitere Infos unter http://www.steeb.de/byd/ oder einfach mich kontaktieren.

Viele Grüße
Kolja Czwielung

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provantis

Wenn es um Zeiterfassung, Projektmanagement, Reisekostenabrechnung, Faktura, Trouble Tickets usw. geht, dann sollte ZEP (htp://www.zep.de) mit in den Vergleich aufgenommen werden. ZEP gibt es schon seit 10 Jahren als SaaS und ist bereits bei 250 Unternehmen erfolgreich im Einsatz.

Datensicherheit und Verfügbarkeit ist bei ZEP durch Cluster-Betrieb ein eigenen Rechenzentrum in Deutschland, Backupsysteme an einem anderen Standort, redundante Internet-Anbindung und Bandsicherungen gewährleistet.

Viele Grüße vom provantis-Team

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billomat

Auch von uns noch ein Dankeschön für die Erwähnung.

Unsere Strategie ist, gut in einer Sache zu sein. Eben keine eierlegende Wollmilchsau und kein SAP, sondern Konzentration auf unsere Kernkompetenz: die Fakturierung.
Dafür aber durch unsere API offen zu sein für Add-Ons wie Zeiterfassung, Buchhaltung, Projektmanagement, Newsletter, CRM, etc.

SaaS-Tools verknüpft durch Schnittstellen als neue Mashups bieten ungeahnte Möglichkeiten.

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Lipps Jakob

Vielen Dank für die Erwähnung von cronsync.

Neben der Zeiterfassung ist auch die Abrechnung und das Projektcontrolling ein wichtiger Bestandteil bei cronsync. Das erstellen von Angeboten ist derzeit noch nicht möglich, aber ganz oben auf unserer To-do-Liste.

Wir freuen uns auf Feedback, Jakob

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Marcus

Super Übersicht - danke dafür!

Als absolute "SaaS Anhänger" setzen wir in unserer Agentur neben den erwähnten Produkten mite und Billomat auch meebox ein.

@Bertram Simon - Bedenken haben wir dabei keine! Es handelt sich ausnahmslos um deutsche Unternehmen, die dementsprechend auch dem deutschen Datenschutz unterliegen. Und eine Exit-Strategie bieten alle an!
Auch das Argument des Aufwands zur Datenpflege kann ich so nicht gelten lassen. Der ist nicht höher oder niedriger als wenn ich eine neue Software installiere.
Und in Wirklichkeit gebe ich meine Daten schon beim Einsatz von Apple oder Microsoft aus der Hand!

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Ninja

Auch von uns vielen Dank fürs Erwähnen!
Wir haben natürlich nicht nur ein CRM, sondern auch sehr gute Buchhaltungssoftware und ein Rechnungsprogramm!
Nachzulesen übrigens heute auf t3n.de im Sponsored Post!
Viele Grüße aus Bonn vom Scopevisio-Team!

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Christian Häfner

Es stimmt, dass FastBill nicht mit mite verknüpft ist. Dafür liefert FastBill eine integrierte, eigene Zeiterfassung.

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Charis

Collmex nutze ich und kann ich empfehlen. Einzig die Kommunikation mit Collmex selbst war am Anfang eine komplette Katastrophe - die hatten eine falsche Kontonummer hinterlegt, so gab es dauernd rückläufge Abbuchungen mit Mahngebühren für mich und statt sich ein einziges Mal dafür zu entschuldigen, hatte man mir dann auch noch den Zugang gesperrt.
Besonders toll: es gab nicht einmal eine Telefonnummer um dort anzurufen und das zu klären. Sehr unschön.
Das Programm ist gut, gut erklärt und funktioniert bei uns nahezu fehlerfrei. Superleichtes Handling.
Guter Tipp Alexander!

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Julia [mite]

Vielen lieben Dank für die prima Übersicht und die so positive Erwähnung von mite, wir freuen uns!

Eine kleine Korrektur würde ich jedoch gerne nachreichen: gerade mit FastBill ist mite aktuell nicht verknüpft. Aber mit Billomat, SalesKing, EasyBill u.a. findet sich sicher für fast jede und jeden eine gute Alternative.

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Alexander Steireif

Hallo Gerrit,

bei Collmex gibt es auch eine Edition, die wirklich nur für Rechnungen gedacht ist und nicht für die Buchhführung. Aber an sich ist Collmex schon eine Nummer größer, da gebe ich dir Recht.

Antworten
Gerrit

Ähhm. Billomat als Alternative zu Collmex? Das eine ist Buchfüjrung, das andere ist Fakturierung. Völlig unterschiedliche Dinge.

Antworten
Tanja Handl

@ Alexander: Vielen Dank, dass auch TimeTac seinen Platz bei euch gefunden hat. :-)
Wir bitten selbstverständlich auch CSV-Export an, damit alle Daten gesichert werden können. Wir selbst sichern aber auch laufend, damit unseren Kunden sich keine Sorgen machen müssen.
Eine API-Schnittstelle für noch mehr Komfort ist übrigens gerade in Arbeit.

Liebe Grüße,
Tanja von TimeTac

Antworten
Alexander Steireif

Man sollte auf jeden Fall drauf achten, wie man die Daten aus den Systemen rausbekommt. Bei Collmex ist beispielsweise ein CSV Export aller relevanter Infos möglich. Macht man das 1 Mal pro Tag / pro Woche, hat man seine ganzen Daten selbst nochmals gesichert.

Antworten
benny

Wir setzen mite bereits seit den Anfängen ein, super Sache und nur zu empfehlen. Die Abrechnung läuft bei uns über g*Sales, jedoch nicht als Service sondern auf dem eigenen Server.

Antworten
Bertram Simon

Man sollte das Thema auch kritisch sehen. Zum einen kann der Aufwand recht hoch sein, z. B. beim Abgleich von Adressdaten. Zum anderen gibt man wichtige Unternehmensdaten aus der Hand. Wenn plötzlich die Warenwirtschaft nicht mehr erreichbar ist, hat man ein echtes Problem.

Antworten
Matthias Pabst

Da sind einige interessante Tools dabei!
Bei den Zeiterfassungstools sollte auf jeden Fall PAYMO noch genannt werden. Ich benutze dieses Tool jetzt seit fast 2 Jahren und bin sehr zufrieden. Und als Einzelkämpfer ist es für mich immer noch kostenlos!

Gruß
Matthias

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