Unternehmen sind digitale Hamster: Millionen von E-Mails, Dokumenten, Tabellenkalkulationen, Grafiken, Präsentationen und ähnlichem liegen auf Servern und Dateifreigaben – sei es lokal oder in der Cloud. Und da die Datenbestände weiterwachsen, werden die meisten dieser Daten auch noch dann gespeichert sein, wenn ihr Geschäftswert längst nicht mehr vorhanden ist.

Gartner bezeichnet diese Daten als „dunkle Daten“ (Dark Data), also Informationen, die Unternehmen im Rahmen ihrer normalen Geschäftstätigkeit sammeln, verarbeiten und speichern, aber in der Regel nicht für andere Zwecke verwenden. Das Speichern dieser Daten, die keinen Nutzen mehr für das Unternehmen haben, ist bestenfalls schlampig und im schlimmsten Fall gefährlich. Sicherlich ist Cloud-Storage relativ kostengünstig und einige Unternehmen müssen (beispielsweise aufgrund regulatorischer Anforderungen) einen Teil ihrer dunklen Daten aufbewahren. Aber das (wahllose, grundsätzliche) Speichern und Sichern sämtlicher Daten führt zu unnötigen Kosten und Risiken. Wie weit verbreitet Dark Data ist, ergab erst kürzlich eine Studie von IBM: Ihr zufolge fallen 80 Prozent der gespeicherten Daten in diese Kategorie, was zu Speicherkosten, Ressourcenverschwendung, Komplikationen bei der Datenverwaltung und Sicherheitsrisiken führt. Dabei sind drei Risiko-Bereiche besonders hervorzuheben:

Je mehr dunkle Daten gespeichert werden, desto mehr müssen geschützt werden – und desto größer ist das Risiko, wenn es zu einem Verstoß kommt. Alte Dateien, die dem Unternehmen vielleicht nicht mehr sehr wichtig erscheinen, könnten für einen Angreifer, der nach Informationen sucht, äußerst interessant und wertvoll sein. Im Gegensatz zur „lauten“ Ransomware werden Angreifer auf der Jagd nach sensiblen Inhalten versuchen, möglichst lange versteckt zu bleiben. Wenn sich dunkle Daten ansammeln und zu einer niedrigen Sicherheitspriorität werden, ergeben sich Angreifern hieraus große Chance und gefährden das Unternehmen.

Zahlreiche der dunklen Daten enthalten personenbezogene Daten, sei es von Mitarbeitern oder von Kunden (etwa Adressen oder Zahlungsinformationen). Und genau diese Daten fallen unter Vorschriften wie etwa die DSGVO. Oftmals wissen Unternehmen nicht einmal, dass (und wo) sich diese Daten in ihrem Netzwerk befinden und können sie nicht entsprechend schützen.

Die meisten Unternehmen speichern Daten sowohl lokal als auch in der Cloud. Dies macht die Durchsetzung eines Privilegienmodells nach dem „need-to-know-Prinzip“ ausgesprochen schwierig. Cloud-Storage ist bequem, aber oft fehlen die Sicherheitskontrollen, die Unternehmen in ihren lokalen Datenspeichern erwarten. Häufig fallen dabei die vor Ort gespeicherten Daten durch das (Sicherheits- beziehungsweise Aufmerksamkeits-)Raster. Viele Unternehmen, die einen Cloud-First-Ansatz verfolgen, werden weiterhin Informationen auf physischen Servern speichern. Sicherheitskontrollen und -maßnahmen schützen normalerweise die Datenspeicherung in der Cloud oder vor Ort, aber nicht beides: Reine Cloud-Lösungen haben keinen Zugriff auf und keine Informationen über die lokale Infrastruktur, während die meisten lokalen Sicherheitsansätze blind sind für das, was in der Cloud geschieht. Unternehmen müssen die Grenzen und Möglichkeiten beider Umgebungen verstehen und beide Umgebungen auf Bedrohungen gleichzeitig und gleichermaßen überwachen.

Wie kann man nun Dark Data in den Griff bekommen und die damit verbundenen Risiken minimieren? Diese sechs Tipps bieten eine solide Grundlage und erhöhen die Datensicherheit nachhaltig:

1. Entferne/lösche beziehungsweise archiviere Daten, die keinen Wert mehr liefern.
2. Überwache die Daten, die du aufbewahren musst und richte Warnungen ein, wenn diese Anzeichen eines unbefugten Zugriffs aufweisen.
3. Priorisiere und reduziere unnötigen Datenzugriff.
4. Wirf einen genauen Blick auf die compliance-relevanten, nicht richtlinienkonformen Daten, die in Dateien lauern, und entferne oder archiviere sie entsprechend.
5. Cloud-Storage funktioniert nicht nach dem „einrichten und vergessen“-Prinzip. Gehe niemals davon aus, dass deine Daten in der Cloud sicher sind.
6. Entwickle eine strenge Richtlinie zur Verwaltung von Zugriffsrechten und setze sie durch.

Wir alle – und Unternehmen bilden hier keine Ausnahme – neigen dazu, alles zu speichern und zu sichern. Kombiniert mit relativ geringen Speicherkosten (sei es lokal oder in der Cloud) führt dies zu einer regelrechten Flut an oftmals überflüssigen, nicht mehr benötigten Daten, die ein enormes Sicherheitsrisiko darstellt. Um dieses zu minimieren, müssen Unternehmen herausfinden, wo die dunklen Daten gespeichert sind, diese entsprechend behandeln (also löschen beziehungsweise archivieren) und damit die Kontrolle zurückerobern.