Für viele Selbstständige und kleine Unternehmen ist die Buchhaltung eine lästige Pflicht, die sie vom eigentlichen Kerngeschäft abhält – eine Pflicht, die aber auch nicht vernachlässigt werden kann und darf, will man keinen Ärger mit dem Finanzamt riskieren. Die einen arbeiten mit buchhaltungsrechtlich nicht konformen Lösungen wie Word und Excel, andere wiederum setzen auf Buchhaltungs-Clouds wie Lexoffice, Sevdesk, Papierkram oder Wiso Meinbüro.

Das von Berlin, München und Wien aus agierende Startup Seewara hat jetzt eine gleichnamige Buchhaltungslösung in der Cloud gelauncht, die einen etwas anderen Weg geht. Die Buchhaltungsplattform will Selbstständige und kleinere Unternehmen mit Buchhalter:innen und Steuerberater:innen vernetzen und so, wie es Gründer Eric Steiner-Mantei erklärt, eine Lösung schaffen, die Technik für den Austausch und die Archivierung von Dokumenten nutzt und Automatisierung mit menschlicher Expertise verknüpft.

Das Ganze funktioniert mit einem hybriden Workflow. Über eine Browseroberfläche werden sämtliche Belege eines Unternehmens in die Cloud hochgeladen und professionell durch vernetzte Buchhalter:innen kontiert, wobei der:die Unternehmer:in.vorkontieren kann und soll. In Planung ist dafür auch eine App für iOS und Android, mit der Mandant:innen Belege scannen und hochladen. „Der gesamte Workflow vom Beleg-Upload über die Kontierung durch den vernetzten Buchhalter bis hin zur Abbildung von Erfolgskennzahlen wird digitalisiert und findet sich in einem übersichtlichen User Interface wieder“, erklärt Mitgründer Tobias Mayer, Head of Product & Design.

Einen Teil der Arbeit soll mittelfristig die KI leisten, verspricht Steiner-Mantei: „Wir sind aber davon überzeugt, dass sie menschliche Fähigkeiten nicht ersetzen wird, sondern im Rahmen der Buchhaltung effizienteres Arbeiten ermöglicht.“ Buchhalter:innen und Unternehmen sollen so über einen hybriden Workflow produktiv, vertraulich und rechtskonform zusammenarbeiten können.

Die Server befinden sich in Deutschland und die Ablage erfolgt GoBD-konform, sodass Unternehmer:innen jederzeit alle nötigen Nachweise gegenüber dem Finanzamt erbringen können. Verschlüsselt wird nach einem Sicherheitskonzept auf RSA- und AES256-Basis (Kryptografie) gemäß den Grundlagen der ISO 27001. Ab 2025 sollen auch E-Rechnungen nach den gängigen Verfahren verarbeitet werden können. Co-Gründer Mario Ewert, der für die Software- und App-Entwicklung, sowie das Kryptografie-Konzept verantwortlich ist, erklärt dazu, man lege Wert darauf, die vertraulichen Kund:innendaten mit Hilfe von End-to-End-Verschlüsselung gegen Fremdzugriffe zu schützen. „Alle Dokumente werden auf den Endgeräten der Nutzer ver- und entschlüsselt und die dafür notwendigen Schlüssel werden nicht auf dem Server gespeichert.“

Standard-Schnittstellen für den Datenexport stehen für die Kommunikation mit der Finanzverwaltung (zum Beispiel für die regelmäßige Umsatzsteuervoranmeldung) zur Verfügung. Auch eine Datev-Anbindung zur eigenen Weiterverarbeitung oder durch Steuerberater ist erwartungsgemäß dabei. Man plane aber noch weitere Addons und Funktionen für unterschiedlichste Sachverhalte von Multi-Company-Themen über Mahnwesen bis hin zum Nachhaltigkeitsreporting, erklären die Gründer.

Geld verdienen kann das Startup dabei auf zwei Wegen. Denn einerseits zahlen die Mandant:innen eine monatliche Gebühr, die sich nach der Zahl an Geschäftsvorfällen und Belegen richtet. Die startet preislich für Soloselbstständige bei 75 Euro (Nettopreis) im Monat und reicht bis zu 450 Euro netto in der Premium-Plus-Variante, Analyse-Tools und Support durch Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen inklusive. Zum Kennenlernen der Plattform gibt es zudem eine dauerhaft kostenlose Version, in der sich erste Erfahrungen beim Hochladen von Belegen und Erkunden der UI sammeln lassen.

Auf der anderen Seite stehen aber auch die Buchhalter:innen und Steuerberater:innen als zweite Zielgruppe. Sie können ihre Ressourcen optimal nutzen und mit digitalen Workflows Mandant:innen betreuen. Dabei hat jede:r Mandant:in in der Regel eine einzige Buchhaltungsfachkraft, mit der er:sie den Vertrag geschlossen hat. Die Kund:innen können zusätzlich eine Versicherung buchen, die die Leistungserbringung auch im Falle von krankheitsbedingten Ausfällen usw. sicherstellt. Ein mit Fachkanzleien entwickelter Rechtsrahmen soll den Arbeitsprozess für beide Parteien erleichtern und absichern.

Zunächst startet Seewara in Deutschland, will aber ab dem Jahr 2025 in weitere Märkte der Europäischen Union expandieren. Trotz der unterschiedlichen Steuergesetzgebungen sei es nämlich aufgrund der modularen Basis der Software recht einfach machbar, neue Ländermärkte zu erschließen, wie Steiner-Mantei erklärt. Zukünftig sollen neben Selbstständigen auch Kapitalgesellschaften den Service im Rahmen der doppelten Buchführung und des Jahresabschlusses wahrnehmen können.