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Jeder kennt das: Wenn die Gedanken eines Gesprächspartners um alles Mögliche kreisen, nur nicht um den Inhalt des Gesprächs, ist es für den Gegenüber, als würde er oder sie gegen eine Wand reden. Besonders ärgerlich ist das im Meeting, wenn die eine Kollegin darüber nachdenkt, warum der letzte Kundentermin schiefgelaufen ist oder ein anderer Kollege im Kopf schon auf dem Weg nach Hause ist und überlegt, ob er es auf dem Weg zum Kindergarten noch kurz in den Supermarkt schafft. So wird das Brainstorming-Meetup oder die Präsentation der Quartalsergebnisse schnell zur reinen Zeitverschwendung.
Mit Check-ins zu fokussierteren Meetings
Eine Lösung liefern die Autoren des Buches „Future Fit Company“ (Haufe, Amazon*). Sie berichten in einem Kapitel vom Wert sogenannter Check-ins. „In Meetings kommen Menschen zusammen, um inhaltlich zu arbeiten. Menschen geben ihr Leben jedoch nicht an der Tür zum Meeting-Raum ab“, erklärt Co-Autor Jens Springmann gegenüber t3n. Um kreative Ideen zu finden und gute Entscheidungen zu erarbeiten, würde es seiner Auffassung nach helfen, den Teilnehmern zu Beginn einen Moment zu geben, in dem sie berichten, was sie gerade umtreibt. Ablenkende Gedanken würden ausgesprochen schneller in den Hintergrund wandern.
„Gibt es etwas, das dir nicht aus dem Kopf geht?“
Anfänger dieser Technik sollten vorab einen Moderator bestimmen, der entlang einiger Fragen das Angebot macht, sich zu öffnen: „Was braucht es, damit du heute optimal an diesem Treffen teilnehmen kannst? Gibt es etwas, das dir nicht aus dem Kopf geht? Oder etwas, das dich stark beschäftigt und das du kurz mit der Runde teilen möchtest?“ Jeder Teilnehmer könne daraufhin kurz in sich gehen, die Frage zunächst für sich beantworten und bei Bedarf mit der Gruppe teilen. Diese Aufwärmphase sollte etwa fünf bis 15 Minuten in Anspruch nehmen. Abhängig von der Größe des Teams und der Anzahl der sich Öffnenden.
Dabei ginge es lediglich darum, die Gedanken aus dem Kopf zu holen. Nicht darum, gemeinsam eine Lösung etwaiger Probleme zu diskutieren. „Wichtig ist es beim Check-in, dass er freiwillig ist und keiner gezwungen wird“, erklärt Jens Springmann zudem weiter. Ein vorher abgesteckter Zeitrahmen würde dazu führen, dass Teilnehmer sich im Meeting bewusst kurz fassen, um auch anderen bei Bedarf genug Redezeit zu lassen. Innerhalb des Check-ins sollte außerdem immer nur eine Person gleichzeitig reden und Zuhörer zunächst auf Kommentare verzichten. Erst nachdem alle gehört wurden, startet die eigentliche Konferenz.
„Holen wir uns zu Beginn des Meetings gegenseitig ab und berichten uns aus dem Leben, beispielsweise über den Stress mit Kunden oder Herausforderungen zu Hause, können wir die Anspannung des Gegenübers besser einschätzen“, fasst Jens Springmann die Vorteile eines Check-ins zusammen. Geübte würden mit der Zeit nicht einmal mehr einen Moderator brauchen, sondern lediglich einen Timer aufstellen und den Teilnehmern so die Gelegenheit offerieren. Da diese Methode viel Offenheit voraussetzt, ist sie oft jedoch nur im Rahmen eines diskreten und loyalen Teams möglich. Ein hohes Vertrauen untereinander ist notwendig.
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