Egal, ob frisch gegründetes Startup oder Freelancer mit explodierender Auftragslage: Irgendwann wachsen einem die Kunden sprichwörtlich über den Kopf. E-Mails müssen organisiert, Termine vereinbart, Angebote und Rechnungen erstellt, Zahlungseingänge überwacht sowie Support geleistet werden. So entstehen riesige Datenmengen, die einerseits wertvoll sind, andererseits aber auch eine große Last darstellen.

Denn sobald die täglich anfallenden Aufgaben nicht mehr aus dem Gedächtnis bewältigt oder auf einen Notizblock festgehalten werden können, kommt es zu großen Kontrollverlusten. Dinge werden vergessen sowie wichtige Absprachen und Termine nicht eingehalten. Dies schadet auf Dauer nicht nur dem Kunden, sondern auch dem eigenen Unternehmen. Spätestens jetzt sollte der Einsatz eines Customer-Relationship-Management-Systems (CRM) in Betracht gezogen werden.

Was CRM-Systeme leisten müssen

Mit einem CRM-System lassen sich Kundenbeziehungen einfach verwalten und pflegen, sodass auch in Zeiten starken Wachstums nichts verloren geht. Einmal getätigte Anrufe, gesendete E-Mails, stattgefundene Besprechungen oder erhaltene Anfragen – alles lässt sich zurückverfolgen und bei Bedarf abrufen.

Aber CRM-Systeme sind doch nur was für Mittelständler und Großkonzerne? Dieses Vorurteil stimmt nur zur Hälfte. Zwar richten sich viele Lösungen tatsächlich an Unternehmen mit drei- oder vierstelliger Mitarbeiterzahl. Jedoch gibt es inzwischen einige CRM-Systeme auf dem Markt, die auf die Anforderungen von kleinen bis mittleren Unternehmen zugeschnitten sind.

Zu den Anforderungen eines modernen CRM-Systems gehören etwa eine einfache Bedienbarkeit, die Verfügbarkeit auch für Smartphone und Tablet, ein ansprechendes Design sowie die Anbindung an zahlreiche Online-Dienste. Und nicht zuletzt: Ein fairer Preis. Schließlich ist das Budget gerade bei Startups und Freelancern begrenzt. Die folgenden CRM-Systeme wollen diesen Ansprüchen gerecht werden. Ein Check.

20 CRM-Systeme im Überblick

Zoho

Das webbasierte Zoho-CRM wird angeblich von mehr als 20 Millionen Menschen genutzt. Beliebt ist die Software auch wegen ihrer Funktionsvielfalt: So lassen sich Leads und Opportunities dokumentieren, E-Mails versenden, Kontakte verwalten und dazugehörige Aufgaben planen. Zudem stehen Plugins für die Anbindung an eigene MS-Office-, Google-, Facebook- oder Twitter-Konten zur Verfügung.

Das Preismodel ist flexibel gehalten. Los geht's ab 12 US-Dollar pro Nutzer und Monat mit steigendem Funktionsumfang. Die Enterprise-Version schlägt mit 100 US-Dollar pro Nutzer und Monat zu Buche. Wer Zoho als Freelancer oder im Team mit bis zu zehn Mitarbeitern nutzen will, zahlt allerdings nichts.

Salesforce

Salesforce gilt als Marktführer unter den CRM-Systemen und wegen der mächtigen Funktionen als entsprechend kostspielig. Teams mit bis zu fünf Mitgliedern zahlen zwar nur 27 Euro im Monat pro Benutzer, ein wirklich vollwertiges CRM gibt es aber erst ab 135 Euro monatlich. Für den Preis bekommt man einen riesigen Funktionsumfang. Dafür sorgt der hauseigene App-Exchange-Market mit über 2.500 Plugins.

Base

Das modularen Base-CRM-System (Provisions-Link) richtet sich vor allem an Sales-Spezialisten. Die Anwendung erlaubt mithilfe des „Lead Trackings“ die Erfassung und Verfolgung anstehender Verkäufe. Zudem können mehrere Firmen und Kontakte mit einem Projekt oder Auftrag verknüpft werden. Nutzer wählen aus drei Abo-Paketen, die sich im Leistungsumfang voneinander unterscheiden. Los geht’s mit der Einsteiger-Version ab 45 US-Dollar pro Nutzer und Monat.

Highrise

Die gleichnamigen Projektmanagement-Software hat das Unternehmen Basecamp bekannt gemacht, doch mit Highrise hat man auch ein CRM-System in petto. Für bis zu 30.000 Kundenkontakte können E-Mails erfasst, Notizen gespeichert sowie Angebote und Rechnungen erstellt und dokumentiert werden. 100 Add-Ons machen das CRM außerdem individuell an die eigenen Bedürfnisse anpassbar. Unternehmen bis sechs Personen zahlen 24 US-Dollar im Monat, größere Teams rund 50 US-Dollar.

Batchbook

Neben der üblichen Einbindung von Kundenkontakten und E-Mail-Konversationen setzt Batchbook auf die Kompatibilität zu externen Webdiensten. Von Mailchimp über Freshbooks bis hin zu Disqus führt Batchbook eine große Palette an Plugins aus den Bereichen Marketing, Accounting und Kundenkommunikation im Sortiment. Eine Besonderheit liegt im Preis: Der ist mit 39 US-Dollar im Monat oberklassig, gilt aber für alle Teams egal welcher Größe.

CentralStationCRM

Aus Deutschland stammt CentralstationCRM (Provisions-Link). Kleine Unternehmen können mit dem Tool alle Adressen, E-Mails, Termine und Umsatzaktivitäten ihrer Kunden an einem zentralen Ort zusammenführen und steuern. Offene Angebote können ebenso im Blick behalten werden wie wichtige Kennzahlen und Aufgaben. Und Preislich? Dauerhaft kostenlos für Freelancer und kleine Teams bis drei Mitarbeiter. Wer etwa bis zu 1.000 Kunden verwaltet, zahlt 19 Euro pro Monat.

SugarCRM

Ein CRM-System auf Open-Source-Basis? Das gibt es mit SugarCRM. Die webbasierte CRM-Software kann auf PHP- und MySQL- beziehungsweise Oracle-Basis getrimmt werden. E-Mails lassen sich aus Outlook, Gmail, IBM Lotus Notes und Yahoo heraus integrieren, zudem ist eine Anbindung von Apps aus dem Google-Fundus (Kalender, Kontakte, Dokumente) möglich. SugarCRM sieht schick aus und bereitet die wichtigsten Daten grafisch auf. Los geht’s ab 40 US-Dollar im Monat.