Egal, ob frisch gegründetes Startup oder Freelancer mit explodierender Auftragslage: Irgendwann wachsen einem die Kunden sprichwörtlich über den Kopf. E-Mails müssen organisiert, Termine vereinbart, Angebote und Rechnungen erstellt, Zahlungseingänge überwacht sowie Support geleistet werden. So entstehen riesige Datenmengen, die einerseits wertvoll sind, andererseits aber auch eine große Last darstellen.

Denn sobald die täglich anfallenden Aufgaben nicht mehr aus dem Gedächtnis bewältigt oder auf einen Notizblock festgehalten werden können, kommt es zu großen Kontrollverlusten. Dinge werden vergessen sowie wichtige Absprachen und Termine nicht eingehalten. Dies schadet auf Dauer nicht nur dem Kunden, sondern auch dem eigenen Unternehmen. Spätestens jetzt sollte der Einsatz eines Customer-Relationship-Management-Systems (CRM) in Betracht gezogen werden.

Mit einem CRM-System lassen sich Kundenbeziehungen einfach verwalten und pflegen, sodass auch in Zeiten starken Wachstums nichts verloren geht. Einmal getätigte Anrufe, gesendete E-Mails, stattgefundene Besprechungen oder erhaltene Anfragen – alles lässt sich zurückverfolgen und bei Bedarf abrufen.

Aber CRM-Systeme sind doch nur was für Mittelständler und Großkonzerne? Dieses Vorurteil stimmt nur zur Hälfte. Zwar richten sich viele Lösungen tatsächlich an Unternehmen mit drei- oder vierstelliger Mitarbeiterzahl. Jedoch gibt es inzwischen einige CRM-Systeme auf dem Markt, die auf die Anforderungen von kleinen bis mittleren Unternehmen zugeschnitten sind.

Zu den Anforderungen eines modernen CRM-Systems gehören etwa eine einfache Bedienbarkeit, die Verfügbarkeit auch für Smartphone und Tablet, ein ansprechendes Design sowie die Anbindung an zahlreiche Online-Dienste. Und nicht zuletzt: Ein fairer Preis. Schließlich ist das Budget gerade bei Startups und Freelancern begrenzt. Die folgenden CRM-Systeme wollen diesen Ansprüchen gerecht werden. Ein Check.

Das webbasierte Zoho-CRM wird angeblich von mehr als 20 Millionen Menschen genutzt. Beliebt ist die Software auch wegen ihrer Funktionsvielfalt: So lassen sich Leads und Opportunities dokumentieren, E-Mails versenden, Kontakte verwalten und dazugehörige Aufgaben planen. Zudem stehen Plugins für die Anbindung an eigene MS-Office-, Google-, Facebook- oder Twitter-Konten zur Verfügung.

Das Preismodel ist flexibel gehalten. Los geht’s ab 12 US-Dollar pro Nutzer und Monat mit steigendem Funktionsumfang. Die Enterprise-Version schlägt mit 100 US-Dollar pro Nutzer und Monat zu Buche. Wer Zoho als Freelancer oder im Team mit bis zu zehn Mitarbeitern nutzen will, zahlt allerdings nichts.

Salesforce gilt als Marktführer unter den CRM-Systemen und wegen der mächtigen Funktionen als entsprechend kostspielig. Teams mit bis zu fünf Mitgliedern zahlen zwar nur 27 Euro im Monat pro Benutzer, ein wirklich vollwertiges CRM gibt es aber erst ab 135 Euro monatlich. Für den Preis bekommt man einen riesigen Funktionsumfang. Dafür sorgt der hauseigene App-Exchange-Market mit über 2.500 Plugins.

Das modularen Base-CRM-System* richtet sich vor allem an Sales-Spezialisten. Die Anwendung erlaubt mithilfe des „Lead Trackings“ die Erfassung und Verfolgung anstehender Verkäufe. Zudem können mehrere Firmen und Kontakte mit einem Projekt oder Auftrag verknüpft werden. Nutzer wählen aus drei Abo-Paketen, die sich im Leistungsumfang voneinander unterscheiden. Los geht’s mit der Einsteiger-Version ab 45 US-Dollar pro Nutzer und Monat.

Die gleichnamigen Projektmanagement-Software hat das Unternehmen Basecamp bekannt gemacht, doch mit Highrise hat man auch ein CRM-System in petto. Für bis zu 30.000 Kundenkontakte können E-Mails erfasst, Notizen gespeichert sowie Angebote und Rechnungen erstellt und dokumentiert werden. 100 Add-Ons machen das CRM außerdem individuell an die eigenen Bedürfnisse anpassbar. Unternehmen bis sechs Personen zahlen 24 US-Dollar im Monat, größere Teams rund 50 US-Dollar.

Neben der üblichen Einbindung von Kundenkontakten und E-Mail-Konversationen setzt Batchbook auf die Kompatibilität zu externen Webdiensten. Von Mailchimp über Freshbooks bis hin zu Disqus führt Batchbook eine große Palette an Plugins aus den Bereichen Marketing, Accounting und Kundenkommunikation im Sortiment. Eine Besonderheit liegt im Preis: Der ist mit 39 US-Dollar im Monat oberklassig, gilt aber für alle Teams egal welcher Größe.

Aus Deutschland stammt CentralstationCRM*. Kleine Unternehmen können mit dem Tool alle Adressen, E-Mails, Termine und Umsatzaktivitäten ihrer Kunden an einem zentralen Ort zusammenführen und steuern. Offene Angebote können ebenso im Blick behalten werden wie wichtige Kennzahlen und Aufgaben. Und Preislich? Dauerhaft kostenlos für Freelancer und kleine Teams bis drei Mitarbeiter. Wer etwa bis zu 1.000 Kunden verwaltet, zahlt 19 Euro pro Monat.

Ein CRM-System auf Open-Source-Basis? Das gibt es mit SugarCRM. Die webbasierte CRM-Software kann auf PHP- und MySQL- beziehungsweise Oracle-Basis getrimmt werden. E-Mails lassen sich aus Outlook, Gmail, IBM Lotus Notes und Yahoo heraus integrieren, zudem ist eine Anbindung von Apps aus dem Google-Fundus (Kalender, Kontakte, Dokumente) möglich. SugarCRM sieht schick aus und bereitet die wichtigsten Daten grafisch auf. Los geht’s ab 40 US-Dollar im Monat.

Das Social-CRM-System Nimble bewirbt die einfache Einbindung von Nutzerdaten aus sozialen Netzwerken. Das Tool führt alle wichtigen Kontaktdaten aus Twitter, Facebook, LinkedIn und Google+ gemeinsam mit Daten aus Skype- und E-Mail-Postfächern in einer einzigen Inbox zusammen. Von hier aus können Nachrichten versendet sowie Aufgaben und Ereignisse hinzugefügt werden. Ein App-Marktplatz bietet weitere Möglichkeiten zur Anpassung. Preis: 22 US-Dollar monatlich.

Mit Pipedrive und für zehn US-Dollar monatlich haben Startups ihre Sales immer im Blick. Das CRM setzt vor allem auf eine „Pipeline“ genannte Verkaufsansicht, die alle Kundengeschäfte chronologisch nach ihrem Verkaufsstatus anzeigt. Neben Verkaufsanalysen pro Mitarbeiter werden die notwendigen Kundenkontakte aus externen Diensten wie Google Maps, Calendar oder Drive abgezapft. Somit kann auch der Versand von E-Mails und Rechnungen aus Pipedrive heraus erfolgen.

Streak macht sich die Verbreitung von Gmail zunutze und erweitert das Google-Postfach um CRM-Funktionen. Das Browser-Plugin filtert wichtige Kundendaten aus der Inbox heraus und führt sie in einer tabellarischen Ansicht zusammen. In mehreren vordefinierten „Pipelines“ können Geschäftsprozesse von den Sales über E-Mail-Support bis hin zu Fundraising-Verhandlungen organisiert werden. Anpassungen für den Einzelfall sind aber möglich. Streak ist in der Basisversion kostenlos nutzbar, Premium-Funktionen wie Reportings bekommt man ab 39 US-Dollar im Monat.

Insightly versteht sich als Mix aus CRM- und Projektmanagement-Tool für kleine Unternehmen. Beworben werden ein automatisiertes Adressbuch und flexible Kalender-, Termin- und E-Mail-Funktionen. Darüber hinaus können Aufträge mit verschiedenen Tracking-Funktionen (Pipeline-Ansicht, Erinnerungen, Event-Reports und Aufgabenverwaltung) kontrolliert werden. Insightly arbeitet wie gewohnt mit den wichtigsten Web-Tools zusammen und ist mit eines der günstigen CRM-Systeme am Markt: Zwölf US-Dollar pro Monat und Benutzer werden fällig.

Podio wagt ähnlich wie Insightly den Spagat zwischen Projektmanagement und CRM. Durch den Podio-eigenen App Market kann das Tool für verschiedene Zwecke genutzt werden, etwa für die Verwaltung von Lead- und Supportanfragen, Marketing-Kampagnen oder eben als interne Kundendatenbank mit Interaktions-Funktionen. Kostenlos für Teams mit bis zu fünf Mitgliedern, zahlen kleine Unternehmen ab sechs Mitarbeitern neun US-Dollar im Monat.

Daylite ist ein CRM-System für Mac, iPhone und iPad, das mehr ist als ein erweitertes Adressbuch. Es verknüpft alle wichtigen Aspekte des Arbeitsprozesses wie Termine, Kontakte, Aufgaben, Projekte und Notizen und ergänzt diese um zahlreiche Reporting-Funktionen. Eine integrierte Erweiterung für Apple Mail bringt außerdem die Möglichkeit, E-Mails automatisch im CRM zu speichern. Daylite kostet im Abo ab 29 Euro pro Nutzer und Monat bei jährlicher Vorauszahlung.

Als mobiles CRM-System versteht sich auch Sellf. Mit der für iOS und Android erhältliche App lassen sich To-do-Listen, Kalender und Spreadsheets in einer Anwendung zusammenführen. Kundendaten werden aus verschiedenen Quellen (zum Beispiel Evernote, Dropbox, iCal) importiert und übersichtlich aufbereitet. Die App zeigt an, welcher Kunde sich gerade besonders gut für ein Verkaufsgespräch eignet und gibt Tipps. Kostenlos ist Sellf für maximal zehn laufende Leads. Alles darüber hinaus inklusive Premium-Support gibt es für 3,99 Euro im Monat.

Wer die eigenen Kundenkontakte aus Sicherheitsbedenken nicht in einem cloudbasierten CRM-System ablegen will, sollte sich Vtiger anschauen. Das vormals zu SugarCRM gehörende System kann von Nutzern auf einem selbstgewählten Server gehostet werden. Zusätzlich zu den Basis CRM-Funktionen bietet Vtiger noch ein integriertes Warenwirtschaftssystem, das den Verkaufsprozess von der Angebotserstellung bis zur Rechnungsabwicklung abbilden und verwalten kann. 30 US-Dollar pro Monat und Nutzer kostet das System.

Über 20.000 Unternehmen vertrauen nach Eigenangaben auf EspoCRM. Im Unterschied zu anderen System steht EspoCRM unter Open-Source-Lizenz und kann ausschließlich über eine Web-Anwendung angesteuert werden. In Sachen Funktionsumfang muss sich das System aber nicht verstecken: Neben den üblichen Funktionen gibt es einen Social-Activity-Stream, eine VoIP-Anbindung und die Möglichkeit, verschiedene Workflows zur Automatisierung festzulegen.

Vorrangig an Mitarbeiter aus dem Vertrieb richtet sich Close.io. Das CRM der gleichnamigen US-Firma bietet unter anderem voreingestellte Templates für die zielgenaue E-Mail-Ansprache von Kunden, auch gibt es zahlreiche Erinnerungsfunktionen für das Nachhaken. In der Inbox werden alle Aktivitäten übersichtlich aufbereitet. Der große Funktionsumfang hat seinen Preis: Die Nutzung kostet ab 65 US-Dollar pro Monat und Nutzer. Für eine uneingeschränkte Nutzung werden sogar 165 US-Dollar fällig.

1CRM ist eine webbasiertes CRM für Kleinunternehmen auf Open-Source-Basis. In Sachen Funktionsumfang steht die deutsche Lösung der Konkurrenz in nichts nach. Ein Pluspunkt dürfte für Anwender vor allem die Möglichkeit sein, dass CRM wahlweise als Software-as-a-Service-Paket zu buchen oder auf dem eigenen Server zu hosten. Zudem steht eine kostenlose Version für Startups zur Verfügung.

Einsteigern sei auch ein Blick auf das Capsule-CRM empfohlen, das aus Großbritannien stammt und vollständig im Browser läuft. Eine Installation ist also nicht notwendig. Zum Funktionsumfang gehören ein Dashboard, das Kundenkontakte übersichtlich aufbereitet, ein Termin- und Aufgabenplaner sowie eine Sales-Pipeline. Außerdem lassen sich zu jedem Kontakt automatisch die passenden Daten aus sozialen Netzwerken einlesen. Für bis zu zwei Nutzer ist Capsule gratis, alle anderen zahlen acht Pfund pro Monat.

Bitrix24 bietet nach eigenen Angaben eine komplette Suite an Kollaborations-, Kommunikations- und Management-Tools für Organisationen. Enthalten sind unter anderem ein internes soziales Netzwerk, eine Aufgaben- und Projektverwaltung, Chat- und Telefonie-Funktionen sowie ein CRM. Erfreulich: Wer alleine arbeitet oder nicht mehr als fünf Gigabyte Speicherplatz verbraucht, zahlt nichts. Ansonsten geht es mit pauschal 39 Euro pro Monat los.

Die Liste an CRM-Systemen ließe sich noch endlos weiterführen. Die meisten Tools verfügen über ähnlichen Grundfunktionen, unterscheiden sich jedoch oft im Detail – zum Beispiel in Form ihrer Verfügbarkeit (Weboberfläche, Desktop-App, mobile Nutzung) und ihrer Anbindungsreichweite zu externen Webdiensten. Zudem spielen auch Design- und Usability-Aspekte eine Rolle.

Ein Kriterium bei der Wahl sollte außerdem die Art des Umgangs mit dem Kunden sein. Wer also primär über Twitter und Facebook mit Nutzern interagiert, für den lohnen sich Social-CRMs mit entsprechenden Schnittstellen mehr als solche mit E-Mail-Fokus. Klar ist: Die Skalierung eines Geschäftsmodells kann schneller erfolgen als man es erwartet. Dann sollte mit einer akkuraten CRM-Lösung vorgesorgt werden.

Letztes Update des Artikels: 22. Mai 2017

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