Fehlermanagement: Wie Fehler zum Erfolg eines Projekts beitragen
Was nach unseren ersten 20 Lebensjahren zurückbleibt: Fehler machen ist kontraproduktiv, führt zu Stresssituationen oder sogar Schmerzen. Meist geht der gemachte Fehler auch einher mit einer schlechten Bewertung oder persönlichen Zurücksetzung.
Verschiedene Arten von Fehlern
Allein, wenn wir beginnen, über „den Fehler“ nachzudenken, fangen wir an, eine Fehlerkultur zu etablieren. Dafür ist es sinnvoll, wenn man sich die verschiedenen Arten von Fehlern vor Augen führt:
- der fahrlässige, dumme Fehler
- der vermeidbare Fehler
- der vorsätzliche Fehler/Sabotage
- der konstruktive Fehler
Konstruktive Fehler bedeuten an dieser Stelle Folgendes: Ein konstruktiver Fehler entsteht im Grunde aus dem fahrlässigen und/oder dem vermeidbaren Fehler. Er resultiert aus einer fehlerhaft unglücklichen Verkettung von Vorkommnissen, die dazu führen, dass ein Prozess oder Produkt optimiert wird. Selbst die Sabotage kann in seltenen Fällen zu einem konstruktiven Fehler führen.
Mit Akzeptanz zur konstruktiven Fehlerkultur
Wenn man sich das vergegenwärtigt, ist der erste Schritt zur Fehlerkultur gemacht. Wir sollten akzeptieren, dass alle Fehlervarianten passieren können, und gleichzeitig planen, wie wir damit umgehen. Fehlerkultur bedeutet, dass man Fehler akzeptiert und ein Plan zurechtgelegt wird, wie Fehler gehandhabt werden. Die Umsetzung dieses Vorgehens impliziert das Fehlermanagement.
Nur wenn klar ist, dass Fehler aus den ersten drei Kategorien keine Folgen für den Mitarbeiter haben, kann von einem Fehler profitiert werden. Fehler der letzten Kategorie sind hier nicht Gegenstand des Artikels, da sie nicht abwendbar und ein Thema für das Sicherheits- und Risikomanagement sind.
Aber wie geht man jetzt mit Fehlern um, damit man daraus einen Wert schöpfen kann? Wie etabliert man ein Fehlermanagement, das Fehler frühzeitig erkennen lässt und in dem jeder problemlos zu einem Fehler stehen darf beziehungsweise kann?
Fehlermanagement – gleichzeitig simpel und schwierig
Simpel, da es in der Theorie leicht ist, „einfach“ einen Fehler zu melden. In der Praxis jedoch schwierig, da man sich als Verursacher eines Fehlers naturgemäß schwer damit tut, ihn zuzugeben. Als Führungskraft wiederum muss man in der Regel erst einmal lernen, entsprechend positiv zu reagieren, wenn der Mitarbeiter (s)einen Fehler offenbart.
In einer optimalen Fehlerkultur sollte ein Fehler nicht getadelt, sondern offen kommuniziert und vom Unternehmen als Geschenk angesehen werden. So kann ein Lernprozess entstehen und jeder Fehler wird zu einer neuen Chance. Sei es nun die Optimierung einzelner Prozesse oder aber die Möglichkeit, strategische Denkweisen in eine neue Richtung zu lenken. Nur wer Neues versucht, kann scheitern oder aber Neues hervorbringen.
In vielen Firmen werden Prämien für lukrative Ideen bezahlt. Eigentlich sollte man ähnlich verfahren, wenn ein offen kommunizierter Fehler zum positiven Umdenken oder zur Prozessoptimierung beigetragen hat. Die Form müsste allerdings diskutiert werden – schließlich soll ja niemand indirekt dazu aufgefordert werden, absichtlich einen Fehler zu begehen.
Wir müssen uns klar machen, dass der Fehler genau eine einzige Existenzberechtigung hat: Der Fehler wird gemacht, um aus ihm zu lernen.
Erinnern wir uns kurz an Murphys Gesetz: „Wenn es mehrere Möglichkeiten gibt, eine Aufgabe zu erledigen, und nur eine davon in einer Katastrophe endet oder sonst wie unerwünschte Konsequenzen nach sich zieht, dann wird es mindestens einen geben, der die falsche Möglichkeit ergreift.“
Wer Angst vor Konsequenzen durch einen begangenen Fehler hat, wird niemals innovativ handeln. Das Resultat ist dann die immerwährende Anwendung von sicheren und bewährten Methoden – ohne Fortschritt. Das wiederum bedeutet Stillstand und führt früher oder später zu Nachteilen gegenüber den Mitbewerbern.
Ein Praxisbeispiel für die Möglichkeiten eines guten Fehlermanagements
Bei Arbeiten in einem Serverraum wird unbeabsichtigt ein produktiver Server ausgeschaltet. Statt den Fehler zu melden, wird er im Affekt erst einmal verschwiegen mit dem Vorsatz, den Server zeitnah wieder zu aktivieren. Aufgrund von fehlendem Monitoring geschieht das jedoch nicht. So wird das Versäumnis erst nach einigen Wochen durch eine Beschwerde des Kunden und die anschließende zeitaufwendige Fehleranalyse aufgedeckt.
Die darauffolgenden Nacharbeiten sind nun unter anderem deshalb sehr aufwendig, weil der Server so lange ausgeschaltet war.
Mit einer gut kommunizierten Fehlerkultur und einem effizienten Fehlermanagement kann die ganze Situation vollkommen anders verlaufen:
- Der Fehler wird sofort kommuniziert, da der Mitarbeiter keine schädlichen Konsequenzen fürchten muss.
- Eine Reaktivierung des Servers kann zeitnah erfolgen, Zeitverlust und Kosten bleiben somit minimal.
- Die Nachstellung des Vorfalls findet satt und eine Prozessoptimierung kann zeitnah erfolgen.
- Der Kunde wird informiert, um transparent zu sein, was das Vertrauen zusätzlich stärkt.
Verzögerungen wie Fehler behandeln
In einem Projekt ist es enorm wichtig, zeitliche Verzögerungen sofort zu erkennen, da viele Abhängigkeiten betroffen sind. Hier ist es vollkommen irrelevant, ob das Projekt agil, klassisch oder hybrid geplant ist. Oft wird eine verspätete Abgabe nur als Versäumnis gesehen. In Wirklichkeit ist es jedoch ein Fehler, der das Projekt zum Scheitern bringen kann. Ein vorzeitig aufgezeigter Fehler – die Verzögerung – kann komplette Liefer- oder Produktionsketten auf das Problem vorbereiten, die dann entsprechend reagieren und umplanen können.
Die Fehlerkultur und das daraus resultierende Fehlermanagement hat ein wichtiges Ziel: Jeder Fehler sollte so schnell wie möglich identifiziert und behoben werden, um dann daraus lernen zu können. Der schlimmste Fehler ist der, der nicht erkannt, verharmlost oder verheimlicht wird. Denn er kann dann immer wieder passieren, da wir nicht daraus gelernt haben.
Fehler als Chancen begreifen
Wenn eine gute Fehlerkultur dann noch mit einem optimalen Risikomanagement kombiniert wird, kann man Spaß an Fehlern entwickeln und dadurch neue Chancen sehen und ergreifen.
Abschließend sollte man eines nicht vergessen: Viele populäre Erfindungen, die wir heute nutzen, bauen auf Fehlern auf – sei es die Galvanisierung, Teflon oder auch einfach nur die Mikrowelle.
