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Firmenkarten: So bekommst du die Ausgaben deiner Mitarbeiter in den Griff

Mit Firmenkarten können Unternehmer in Echtzeit sehen, was die Mitarbeiter an Kosten produzieren. (Foto: Teerasak Ladnongkhun / Shutterstock)
Lesezeit: 5 Min.
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Mehr Überblick fürs Controlling und weniger Aufwand mit der Spesenabrechnung für die Mitarbeiter – von Firmenkarten-Startups profitieren beide Seiten.

Mit Bezahlkarten für Firmenkunden sollen Unternehmen in die Lage versetzt werden, dass die Mitarbeiter einfach Geld fürs Unternehmen ausgeben können, ohne die teils größeren Summen vorlegen zu müssen. Jeder, der schon einmal für seinen Arbeitgeber größere Reisen gemacht hat, kennt das Problem und dürfte eine einfache Abrechnungsmöglichkeit zu schätzen wissen. Auch für den Arbeitgeber bringt das Vorteile und die Buchhaltung hat weniger Aufwand: Das Unternehmen muss nämlich dem Mitarbeiter kein Bargeld mehr auszahlen und hinterher abrechnen lassen – ein Gewinn für beide Seiten.

Doch hinzu kommt noch ein viel wichtigerer Punkt: Unternehmen können so quasi in Echtzeit auswerten, welche Summen Mitarbeiter im Namen des Unternehmens ausgeben. Das hat meist nichts mit Misstrauen gegenüber „Spesenrittern“ zu tun, sondern ist gerade bei Startups ein wichtiger Faktor, um die Budgets nicht aus dem Ruder laufen zu lassen.

Firmenkarten-Startups sind meist international ausgerichtet

Inzwischen gibt es mehrere Fintech-Unternehmen, die es ermöglichen, dass Mitarbeiter Debit- oder sogar Kreditkarten bekommen können, entweder als virtuelle Version fürs Smartphone mit Bedienung via App oder gar als physische Karte. Alle auf dem Markt erhältlichen Lösungen haben gemein, dass die Karten von Visa oder Mastercard stammen, während es klassische Girocard-Lösungen (das, was man früher EC-Karte nannte) nicht gibt. Das wäre in Deutschland zwar praktischer, da verbreiteter, ist aber der Tatsache geschuldet, dass alle hier tätigen Unternehmen EU-weit denken und sich somit für die deutsche Insellösung weniger interessieren.

Finom: Rechnungsdienst und Banking-App

Noch vergleichsweise kurz am Markt ist der Anbieter Finom. Der verbindet seit Oktober 2020 in Deutschland Banking für Selbstständige mit Buchhaltung und virtuellen Firmenkreditkarten. Unterkonten lassen sich mit eigener IBAN erstellen, einen besonderen Schwerpunkt legt das Startup auf die Funktionen rund um die Rechnungsstellung. So lassen sich über die All-in-One-Finanzverwaltungs-, Rechnungsstellungs- und Bankdienstleistungslösung Rechnungen erstellen, senden und nachverfolgen.

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Die Gründer, die bereits in Russland mit der Modulbank eine andere Neobank für Geschäftskunden aufgebaut haben, setzen ebenfalls auf die Banking-Technik der Solarisbank und die Karteninfrastruktur von Visa. Virtuelle Karten lassen sich für jeden Mitarbeiter beliebig generieren und sperren, falls dieser das Unternehmen verlässt. Karten lassen sich mit unterschiedlichen Rechten und Limits versehen und kontaktlos per Smartphone nutzen. Je nach Kontomodell lassen sich bis zu vier Wallets definieren und es steht eine unterschiedliche Zahl an physischen Karten für die Mitarbeiter zur Verfügung.

Etwas Besonderes ist in diesem Kontext das Multibanking-Feature, das Finom-Kunden ermöglicht, weitere Konten des Unternehmens mit einzubinden. Sowohl für die Banking- als auch für die Rechnungsfunktionen steht eine API zur Verfügung, mit der sich eine Anbindung an externe Dienste realisieren lässt.

Payhawk: Debitcard-Lösung mit estnischer Bank

In 13 europäischen Ländern soll Payhawk nach und nach physische und virtuelle Debitkarten für Unternehmen anbieten. Diese erhalten dank entsprechender Infrastruktur ein weitgehend in Echtzeit erfolgendes Tracking über die Ausgaben der Mitarbeiter, was dem Controlling helfen kann. Visa-Karten lassen sich für verschiedene Zahlungen, Projekte oder Kunden verwenden. Jede Karte lässt sich individuell durch monatliche Budgets, Ausgabenlimits oder als Teil eines komplexeren Antrags- und Freigabe-Workflows konfigurieren. Dieser garantiert die Einhaltung und Kontrolle der Ausgaben des Unternehmens.

Sie bietet eine Wechselkursgebühr von 0,5 Prozent und beinhaltet eine weltweite Abhebungsrate von zwei Euro am Geldautomaten. Dadurch sind die Payhawk-Visa-Karten bei Zahlungen im Ausland oder mit mehreren Währungen online, laut Anbieter, besonders kostengünstig. Hinter Payhawk als technischem Dienstleister im Sinne der PSD2 steht die estnische PHV-Bank sowie in Großbritannien die Railsbank. Das deutsche Büro des Startups aus Sofia sitzt übrigens im Visa-eigenen Coworking-Space „Spielfeld“ in Berlin.

Pleo: Hoher Grad an Automatisierungsfunktionen

Das dänische Startup Pleo gibt es bereits seit 2015. Deutschland gilt als einer der wichtigsten Standorte, der mit dem im vergangenen Jahr eingeworbenen Kapital ausgebaut werden soll. Das Unternehmen bietet eine Software zur weitgehend automatisierten Spesenabrechnung und versteht sich als „All-in-one“-Plattform für Geschäftsausgaben, die intelligente Firmenkarten zur Automatisierung von Spesenabrechnungen anbietet.

Kernprodukt ist ebenfalls eine physische oder virtuelle Kreditkarte, die Unternehmen mit einer einfachen Überweisung von ihrem Bankkonto aufladen und unkompliziert an ihre Mitarbeiter ausgeben können. Mit der entsprechenden App lassen sich Bilder von Kassenzetteln hochladen und in die jeweils passende Ausgabenkategorie einfügen. Für Mitarbeiter, die Geld auslegen, kann das praktisch sein – denn sie riskieren nicht, auf irgendeiner Dienstreise einen Teil der Belege zu verlieren. Das Unternehmen kann teamübergreifend oder für einzelne Mitarbeiter Limits definieren und sieht in Echtzeit, welche Ausgaben durch die Mitarbeiter getätigt wurden. Das Unternehmen arbeitet inzwischen nach eigenen Angaben mit mehr als 15.000 Unternehmen zusammen und bietet dank entsprechender API Exportfunktionen mit gängigen Buchhaltungslösungen.

Spendesk: Auch mit virtuellen Einmalkarten nutzbar

Mit Spendesk lassen sich alle Ausgaben eines Unternehmens übersichtlich unter Kontrolle behalten. Dabei lässt sich mitarbeitergenau errechnen, wer was ausgegeben hat, und das Controlling kann individuelle Limits und Freigabegrenzen vorgeben. Dabei arbeitet Spendesk mit virtuellen Debitkarten auf Mastercard-Basis. Spendesk ist aber dank virtueller Einmalkarten auch in der Lage, projektbezogen und situativ eingesetzt zu werden. Über das Admin-Dashboard lassen sich im Handumdrehen neue Mitarbeiter einbinden und Ausscheidende entfernen. Zudem lassen sich die Nutzungszeiträume etwa auf ein bestimmtes Zeitfenster beschränken und man kann festlegen, dass nur bestimmte Ausgaben möglich sind. Für Mitarbeiter, die zu oft Belege vergessen, können Regeln festgelegt werden, etwa damit Konten mit mehreren fehlenden Belegen gesperrt werden.

Dabei erhält nicht nur die Geschäftsführung in Echtzeit Überblick über die Ausgaben, auch der Vorgesetzte kann für die jeweilige Abteilung entsprechende Budgets im Blick behalten. Praktisch ist auch die Abrechnung von Dienstreisen via App, die die gültigen Werte für den Kilometergeldrechner und Verpflegungsmehraufwand kennt. Spendesk bietet drei Tarifmodelle – für rein bargeldlose Zahlung, für Mitarbeiter mit Reisetätigkeit sowie eine umfangreiche Suite mit Rechnungsmodul.

Vanta: Vollwertige Kreditkarte mit der Raisin-Bank

Auch das Berliner Fintech Vanta hat eine kürzlich gestartete Lösung für Firmenkreditkarten am Start. Dabei kooperiert das Unternehmen mit der Frankfurter Raisin-Bank, die ansonsten vor allem für das Angebot Weltsparen bekannt ist. Anders als bei den meisten anderen Lösungen kommt hier eine vollwertige Kreditkarte auf Mastercard-Basis (in physischer oder virtueller Version) mit durch das Unternehmen definierbaren Limits zum Einsatz. Der Kunde muss dazu nicht das Firmenkonto wechseln, sondern kann die Karten einfach ins bestehende Firmenkonto integrieren.

Über ein Dashboard ist der Überblick über die angefallenen Kosten jederzeit möglich. Die Software von Vanta optimiert die Buchhaltung, spart Kosten und Zeit, da sie Transaktionen direkt Buchungskonten zuweisen kann und eine Integration mit der gewerblichen Steuersoftware oder dem Steuerberater (etwa via Datev-Export) ermöglicht. Der Vorteil von echten Kreditkarten gegenüber guthabenbasierten Debitkarten kann übrigens die bessere Akzeptanz im Ausland sein.

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Ein Kommentar
Georg
Georg

Interessanter Bericht. Aber was ist eine „Kontonkontrolle“ (gleich im Vorspann)?

Antworten

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