Ratgeber

Firmenkarten: So bekommst du die Ausgaben deiner Mitarbeiter in den Griff

Mit Firmenkarten können Unternehmer in Echtzeit sehen, was die Mitarbeiter an Kosten produzieren. (Foto: Teerasak Ladnongkhun / Shutterstock)

Kontonkontrolle fürs Controlling und weniger Aufwand mit der Spesenabrechnung für die Mitarbeiter – von Firmenkarten-Startups profitieren beide Seiten. Diese Unternehmen sorgen für Klarheit im Unternehmen.

Mit Bezahlkarten für Firmenkunden sollen Unternehmen in die Lage versetzt werden, dass die Mitarbeiter einfach Geld fürs Unternehmen ausgeben können, ohne die teils größeren Summen vorlegen zu müssen. Jeder, der schon einmal für seinen Arbeitgeber größere Reisen gemacht hat, kennt das Problem und dürfte eine einfache Abrechnungsmöglichkeit zu schätzen wissen. Auch für den Arbeitgeber bringt das Vorteile und die Buchhaltung hat weniger Aufwand: Das Unternehmen muss nämlich dem Mitarbeiter kein Bargeld mehr auszahlen und hinterher abrechnen lassen – ein Gewinn für beide Seiten.

Doch hinzu kommt noch ein viel wichtigerer Punkt: Unternehmen können so quasi in Echtzeit auswerten, welche Summen Mitarbeiter im Namen des Unternehmens ausgeben. Das hat meist nichts mit Misstrauen gegenüber „Spesenrittern“ zu tun, sondern ist gerade bei Startups ein wichtiger Faktor, um die Budgets nicht aus dem Ruder laufen zu lassen.

Firmenkarten-Startups sind meist international ausgerichtet

Inzwischen gibt es mehrere Fintech-Unternehmen, die es ermöglichen, dass Mitarbeiter Debit- oder sogar Kreditkarten bekommen können, entweder als virtuelle Version fürs Smartphone mit Bedienung via App oder gar als physische Karte. Alle auf dem Markt erhältlichen Lösungen haben gemein, dass die Karten von Visa oder Mastercard stammen, während es klassische Girocard-Lösungen (das, was man früher EC-Karte nannte), nicht gibt. Das wäre in Deutschland zwar praktischer, da verbreiteter, ist aber der Tatsache geschuldet, dass alle hier tätigen Unternehmen EU-weit denken und sich somit für die deutsche Insellösung weniger interessieren.

Payhawk: Debitcard-Lösung mit Wirecard-Bank

In 13 europäischen Ländern soll Payhawk nach und nach physische und virtuelle Debitkarten für Unternehmen anbieten. Diese erhalten dank entsprechender Infrastruktur ein weitgehend in Echtzeit erfolgendes Tracking über die Ausgaben der Mitarbeiter, was dem Controlling helfen kann. Visa-Karten lassen sich für verschiedene Zahlungen, Projekte oder Kunden verwenden. Jede Karte lässt sich individuell durch monatliche Budgets, Ausgabenlimits oder als Teil eines komplexeren Antrags- und Freigabe-Workflows konfigurieren. Dieser garantiert die Einhaltung und Kontrolle der Ausgaben des Unternehmens.

Sie bietet eine Wechselkursgebühr von 0,5 Prozent und beinhaltet eine weltweite Abhebungsrate von zwei Euro am Geldautomaten. Dadurch sind die Payhawk-Visa-Karten bei Zahlungen im Ausland, oder mit mehreren Währungen online, laut Anbieter besonders kostengünstig. Das deutsche Büro des Startups aus Sofia sitzt übrigens im Visa-eigenen Coworking-Space „Spielfeld“ in Berlin.

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